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November 2026  ·  Folder Suggest

Serienbrief per E-Mail mit Outlook: Personalisierte Serien-E-Mails mit Word und Excel senden

Sie möchten dieselbe E-Mail an eine Liste von Personen senden, jede mit ihrem eigenen Namen oder ihren eigenen Angaben, und jede als eigene Nachricht. Outlook allein kann das nicht. Der übliche Weg ist ein Seriendruck in Word, mit Ihrer Liste in Excel, gesendet über das klassische Outlook.

Kurz gesagt: Legen Sie Ihre Liste in Excel an, mit einer Spalte für die E-Mail-Adressen, öffnen Sie dann die Desktop-App von Word und gehen Sie zu Sendungen > Seriendruck starten > E-Mail-Nachrichten. Wählen Sie Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden, um die Tabelle zu verbinden, fügen Sie Felder mit Seriendruckfeld einfügen oder Grußzeile ein und prüfen Sie jede Nachricht mit Vorschau Ergebnisse. Bevor Sie an die Liste senden, führen Sie den Seriendruck einmal mit einer Kopie der Tabelle aus, in der jede Adresse Ihre eigene ist, und prüfen, was ankommt. Verbinden Sie dann die echte Liste, wählen Sie Fertig stellen und zusammenführen > E-Mail-Nachrichten senden, wählen Sie unter An die Adressspalte, geben Sie die Betreffzeile ein, wählen Sie ein E-Mail-Format und dann OK: Damit wird sofort gesendet. Unter Windows sendet Word über das klassische Outlook: Das neue Outlook für Windows unterstützt die Verbindung nicht, die Word nutzt. Jede Person bekommt ihre eigene Nachricht, ohne Cc, ohne Bcc und ohne Anlagen.

Welches Outlook mit dem Seriendruck funktioniert

Der Seriendruck per E-Mail in Word braucht ein MAPI-kompatibles E-Mail-Programm, und Microsofts Vergleich von neuem und klassischem Outlook führt MAPI im klassischen Outlook als verfügbar und im neuen Outlook als nicht unterstützt. Im Februar 2024 antwortete ein Microsoft-Moderator in Microsoft Q&A, dass das Senden eines Seriendrucks aus Word im neuen Outlook für Windows nicht unterstützt werde, und schlug vor, mit dem Umschalter oben rechts zum klassischen Outlook zurückzuwechseln.

Outlook Word-Seriendruck per E-Mail Eingebauter Seriendruck
Klassisches Outlook für Windows Ja, mit Word für Windows Nein, das läuft über Word
Neues Outlook für Windows Nein. Wechseln Sie zum klassischen Outlook Nur einfach, ohne persönliche Felder (geführt als „Teilweise verfügbar“)
Outlook im Web (Geschäfts-, Schul- oder Unikonto) Nein. Word für das Web kann keinen Seriendruck erstellen Nur einfach, laut Microsofts Roadmap
Outlook.com (privat) Ja, wenn das Konto im klassischen Outlook unter Windows oder in der Standard-E-Mail-App Ihres Mac eingerichtet ist –
Outlook für Mac Word für Mac sendet über Ihre Standard-E-Mail-App (Microsoft sagt nicht, ob das neue Outlook für Mac funktioniert) –

Laut Microsofts Seite Erstellen eines Seriendrucks ist das Erstellen eines Seriendrucks in Word für das Web derzeit nicht möglich. Sie brauchen also die Desktop-App von Word unter Windows oder auf dem Mac. Einen Weg, einen Seriendruck aus der Outlook-App auf dem Smartphone auszuführen, dokumentiert Microsoft nicht.

Vorbereitung: die Excel-Liste

Microsofts Artikel zum Seriendruck mit Excel nennt diese Regeln:

Serien-E-Mail mit Outlook erstellen (Word für Windows und klassisches Outlook)

Stellen Sie sicher, dass das klassische Outlook mit dem Konto eingerichtet ist, von dem Sie senden möchten. Diese Schritte folgen Microsofts Artikel zu Massen-E-Mails, seiner Seite zu Datenquellen und seiner Seite zum Seriendruck in E-Mail. Die Schritte 7 bis 14 senden zuerst einen Test an Sie selbst, Schritt 15 sendet an die Liste.

  1. Öffnen Sie in Word ein leeres Dokument und gehen Sie zu Sendungen > Seriendruck starten > E-Mail-Nachrichten. Schreiben Sie die Nachricht.
  2. Wählen Sie Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden. Navigieren Sie zur Excel-Datei und wählen Sie Öffnen.
  3. Wählen Sie im folgenden Dialogfeld zur Arbeitsmappe das Blatt aus. Lassen Sie den Zellbereich leer, um das ganze Blatt zu verwenden, und wählen Sie dann OK.
  4. Um Personen auszulassen, wählen Sie Empfängerliste bearbeiten und deaktivieren das Kontrollkästchen neben jeder einzelnen.
  5. Klicken Sie an die Stelle, an die eine persönliche Angabe gehört. Wählen Sie Grußzeile, ein Format und OK, oder wählen Sie den Pfeil unter Seriendruckfeld einfügen und eine Spalte, etwa Vorname. Speichern Sie dann das Dokument.
  6. Wählen Sie Vorschau Ergebnisse und blättern Sie mit Nächster Datensatz und Vorheriger Datensatz durch die Datensätze. Prüfen Sie Namen, Abstände und Formatierung in mehreren Nachrichten.
  7. Verbinden Sie eine Testliste, bevor Sie irgendetwas senden. Speichern Sie eine Kopie Ihrer Tabelle, behalten Sie zwei oder drei Zeilen und ersetzen Sie jede E-Mail-Adresse durch Ihre eigene. Verbinden Sie die Kopie in Word über Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden. Bis Sie die echte Liste wieder verbinden, kann der Seriendruck nur Sie erreichen.
  8. Wählen Sie Fertig stellen und zusammenführen > E-Mail-Nachrichten senden.
  9. Wählen Sie unter An die Spalte mit den E-Mail-Adressen.
  10. Geben Sie unter Betreffzeile den Betreff ein.
  11. Behalten Sie unter E-Mail-Format die Option HTML (Standard) oder wählen Sie Nur-Text. Nur-Text entfernt jede Formatierung und alle Grafiken.
  12. Behalten Sie unter Datensätze senden die Option Alle. In der Testliste sind alle Zeilen Sie selbst.
  13. Wählen Sie OK. Danach gibt es keinen Prüfschritt mehr: Word sendet sofort für jede ausgewählte Zeile eine Nachricht über Outlook.
  14. Öffnen Sie die Testnachrichten in Ihrem Posteingang und prüfen Sie Betreff, Felder und Formatierung. Stimmt etwas nicht, korrigieren Sie das Dokument und wiederholen die Schritte 8 bis 13 mit der Testliste.
  15. Wenn der Test stimmt, verbinden Sie die echte Liste mit Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden, prüfen erneut Empfängerliste bearbeiten und Vorschau Ergebnisse und wiederholen dann die Schritte 8 bis 13, um an alle zu senden.

Speichern Sie das Word-Dokument, wenn Sie es wiederverwenden möchten: Es behält die Verbindung zur Tabelle.

Serien-E-Mail zuerst an sich selbst testen

Ein Test fängt eine falsche Spalte unter An, ein defektes Feld oder einen fehlerhaften Betreff ab, bevor jemand anderes sie sieht. Die Schritte 7 bis 14 oben nutzen eine Kopie der Liste. Wenn Sie lieber bei einer Tabelle bleiben, nutzen Sie stattdessen eine eigene Zeile und einen Datensatzbereich:

  1. Fügen Sie Ihren eigenen Namen und Ihre E-Mail-Adresse als erste Datenzeile in die Tabelle ein und speichern Sie sie, bevor Sie sie mit Word verbinden.
  2. Wählen Sie in Word Vorschau Ergebnisse und prüfen Sie, dass Datensatz 1 Sie selbst sind.
  3. Wählen Sie Fertig stellen und zusammenführen > E-Mail-Nachrichten senden. Wählen Sie unter Datensätze senden die Option Von 1 Bis 1 und dann OK. Nur Ihre Zeile wird gesendet.
  4. Prüfen Sie die Nachricht in Ihrem Posteingang.
  5. Bevor Sie an alle senden, wählen Sie Empfängerliste bearbeiten und deaktivieren das Kontrollkästchen neben Ihrer Zeile, damit Sie keine zweite Kopie bekommen.
  6. Führen Sie Fertig stellen und zusammenführen > E-Mail-Nachrichten senden erneut aus, mit Datensätze senden auf Alle.

Aktueller Datensatz sendet an die Zeile, die Vorschau Ergebnisse gerade zeigt. In der echten Liste ist das ein echter Empfänger, es sei denn, die angezeigte Zeile ist Ihre eigene.

Serien-E-Mail auf dem Mac (Word für Mac und Outlook für Mac)

Auf Ihrem Mac muss eine Standard-E-Mail-App festgelegt sein, sonst bleibt In E-Mail zusammenführen nicht verfügbar. Microsofts Schritte für den Mac beschreiben keinen Datensatzbereich, testen Sie also mit einer Kopie Ihrer Liste. Die Schritte aus demselben Microsoft-Artikel:

  1. Gehen Sie zu Sendungen > Seriendruck starten > E-Mail-Nachrichten und schreiben Sie die Nachricht.
  2. Gehen Sie zu Sendungen > Empfänger auswählen und wählen Sie Ihre Liste.
  3. Gehen Sie zu Sendungen > Seriendruckfeld einfügen und fügen Sie die Felder ein, die Sie brauchen.
  4. Gehen Sie zu Sendungen > Vorschau Ergebnisse und prüfen Sie mit den Pfeilen jede Nachricht.
  5. Verbinden Sie eine Testliste, bevor Sie irgendetwas senden. Speichern Sie eine Kopie Ihrer Tabelle, in der jede E-Mail-Adresse Ihre eigene ist, gehen Sie dann zu Sendungen > Empfänger auswählen und wählen Sie die Kopie.
  6. Gehen Sie zu Sendungen > Fertig stellen und zusammenführen > In E-Mail zusammenführen. Legen Sie das Feld An, den Betreff und das Format fest: Text, HTML oder Anlage.
  7. Wählen Sie Seriendruck in Postausgang.
  8. Prüfen Sie die Testnachrichten, die Sie erhalten. Stimmen sie, gehen Sie zu Sendungen > Empfänger auswählen, wählen die echte Liste, prüfen erneut Vorschau Ergebnisse und wiederholen die Schritte 6 und 7, um an alle zu senden.

Wählen Sie das Format „Anlage“, hat jede Nachricht keinen Text im Nachrichtentext und enthält stattdessen das Dokument als Anlage.

Seriendruck im neuen Outlook und in Outlook im Web

Microsofts Vergleichsseite führt den Seriendruck im neuen Outlook als „Teilweise verfügbar“. Der Eintrag 423047 der Microsoft 365-Roadmap erklärt die Lücke. Der aktuelle Mail Merge (Basic) in Outlook im Web und im neuen Outlook für Windows setzt keine Felder pro Empfänger ein. Mail Merge (Advanced) soll jedem Empfänger eine eigene E-Mail senden, mit nur seiner Adresse in der Empfängerliste, personalisiert mit Angaben wie seinem Namen.

Stand November 2026 führt die Roadmap Mail Merge (Advanced) als „In Entwicklung“, mit einer öffentlichen Vorschau im August 2026 und allgemeiner Verfügbarkeit im September 2026. Diese Termine sind ohne Statusänderung verstrichen, prüfen Sie also den Roadmap-Eintrag, bevor Sie damit planen. Bis die Funktion erscheint, heißt ein personalisierter Seriendruck unter Windows: Word und klassisches Outlook.

Grenzen des Seriendrucks: Anlagen, Cc und Bcc

Aus Microsofts Artikel zu Massen-E-Mails, für Word unter Windows:

Sendelimits von Outlook beim Seriendruck

Ein Seriendruck sendet eine Nachricht pro ausgewählter Zeile, eine lange Liste kann also das Tageslimit Ihres Kontos erreichen. Stand November 2026:

Laut Microsoft ist Exchange Online nicht für kommerzielle Massen-E-Mails wie Kunden-Newsletter gebaut, und Microsoft empfiehlt dafür einen spezialisierten Dienst. Ein Seriendruck passt zu einer Liste von Personen, mit denen Sie zu tun haben, nicht zu einer Marketingliste.

Häufig gestellte Fragen

Kann man in Outlook ohne Word eine Serien-E-Mail senden?
Keine personalisierte, Stand November 2026. Das neue Outlook und Outlook im Web haben einen einfachen Seriendruck, der Namen oder andere Felder nicht pro Empfänger einsetzt. Microsofts Roadmap führt einen personalisierten Mail Merge (Advanced) als in Entwicklung. Nutzen Sie bis dahin die Word-Registerkarte „Sendungen“ mit dem klassischen Outlook.

Warum sendet der Word-Seriendruck nicht im neuen Outlook?
Word sendet einen Seriendruck über ein MAPI-E-Mail-Programm, und Microsoft führt MAPI im neuen Outlook für Windows als nicht unterstützt. Wechseln Sie zurück zum klassischen Outlook und führen Sie den Seriendruck erneut aus.

Kann ich einer Serien-E-Mail in Outlook eine Anlage hinzufügen?
Nicht mit Word für Windows. Laut Microsoft können Sie keine Anlagen hinzufügen, aber Links einfügen. Legen Sie die Datei also auf OneDrive oder SharePoint und verlinken Sie sie. In Word für Mac sendet das Format „Anlage“ das zusammengeführte Dokument selbst als Anlage, ohne Text im Nachrichtentext.

Kann ich bei einer Serien-E-Mail jemanden in Cc oder Bcc setzen?
Nein. Word sendet an jede Adresse in Ihrer Liste eine eigene Nachricht und kann keine Cc- oder Bcc-Empfänger hinzufügen.

Wie viele E-Mails kann ich mit einem Seriendruck aus Outlook senden?
Stand November 2026 kann ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto in Exchange Online an 10.000 Empfänger pro Tag senden, mit bis zu 30 Nachrichten pro Minute, und von einer Standardadresse auf onmicrosoft.com nur an 100 externe Empfänger pro Tag. Outlook.com erlaubt Microsoft 365-Abonnenten 5.000 Empfänger pro Tag, davon aber nur 1.000 Personen, denen Sie noch nie geschrieben haben. Kostenlose Konten bekommen weniger.

Wie teste ich eine Serien-E-Mail, ohne allen zu schreiben?
Prüfen Sie zuerst jede Nachricht mit Vorschau Ergebnisse. Verbinden Sie dann eine Kopie Ihrer Tabelle, in der jede E-Mail-Adresse Ihre eigene ist, und führen Sie den Seriendruck damit aus. Unter Windows können Sie stattdessen Ihre eigene Adresse in die erste Zeile setzen und nur diese Zeile senden, mit Datensätze senden auf Von 1 Bis 1. Wenn der Test stimmt, verbinden Sie die echte Liste (oder entfernen Ihre eigene Zeile unter Empfängerliste bearbeiten), prüfen die Vorschau erneut und senden.

Weiterlesen: neues vs. klassisches Outlook, Verteilerliste in Outlook erstellen und E-Mail-Vorlagen in Outlook.