Outlook-Signatur erstellen, ändern oder einfügen, und warum sie manchmal nicht erscheint
Sie möchten Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten unter Ihren E-Mails haben, ohne sie jedes Mal einzutippen, oder die eingerichtete Signatur ist verschwunden oder veraltet. Jedes Outlook bewahrt diese Einstellung an einem eigenen Ort auf, und eine in einem Outlook erstellte Signatur erscheint nicht unbedingt in einem anderen.
Kurz gesagt: Im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook.com gehen Sie zu Einstellungen > Konten > Signaturen, wählen Signatur hinzufügen, geben die Signatur ein, aktivieren die Kontrollkästchen für neue Nachrichten sowie für Antworten und Weiterleitungen und wählen Speichern. Im klassischen Outlook öffnen Sie eine neue E-Mail und wählen Signatur > Signaturen. Auf dem Mac gehen Sie zu Outlook > Einstellungen und dann zu Signaturen. In der App für iPhone oder Android gehen Sie zu Einstellungen und dann zu Signatur. Um eine Signatur zu ändern, gehen Sie an dieselbe Stelle zurück und bearbeiten sie. Fehlt sie in Antworten, legen Sie auch den Standard für Antworten und Weiterleitungen fest, denn diese Einstellung ist getrennt.
Wo die Outlook-Signatureinstellungen in jeder Version sind
| Outlook | Erstellen oder ändern | Automatisch bei neuen Nachrichten und Antworten |
|---|---|---|
| Neues Outlook für Windows | Einstellungen > Konten > Signaturen | Kontrollkästchen an der Signatur |
| Klassisches Outlook für Windows | Neue E-Mail, Nachricht > Signatur > Signaturen | Dropdownlisten Neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen |
| Outlook im Web und Outlook.com | Einstellungen > Konten > Signaturen | Kontrollkästchen an der Signatur |
| Outlook für Mac | Outlook > Einstellungen, dann Signaturen unter E-Mail | Für neue Nachrichten und Für Antworten oder Weiterleitungen |
| Outlook für iOS und Android | Einstellungen, dann Signatur unter Mail | Von Microsoft keine eigene Einstellung für Antworten beschrieben |
Signatur im neuen Outlook und in Outlook im Web erstellen
Microsofts Artikel zu Signaturen nennt dieselben Schritte für das neue Outlook, Outlook im Web und Outlook.com.
- Wählen Sie Einstellungen (das Zahnrad) und dann Konten > Signaturen.
- Wenn Sie im neuen Outlook mehrere Konten haben, wählen Sie das Konto aus.
- Wählen Sie Signatur hinzufügen und geben Sie ihr einen eindeutigen Namen.
- Geben Sie Ihre Signatur in das Bearbeitungsfeld ein und formatieren Sie sie.
- Wenden Sie sie mit den Kontrollkästchen unten auf neue Nachrichten sowie auf Antworten und Weiterleitungen an, oder lassen Sie sie leer, um die Signatur von Hand einzufügen.
- Wählen Sie Speichern.
Im November 2026 zeigte Outlook im Web mit einem privaten Konto Konto statt Konten, mit den Kontrollkästchen Als Standard für neue Nachrichten festlegen und Als Standard für Antworten und Weiterleitungen festlegen. Stimmen diese Schritte unter Windows nicht mit Ihrem Bildschirm überein, sind Sie vielleicht im klassischen Outlook.
Signatur im klassischen Outlook erstellen
- Öffnen Sie eine neue E-Mail. Wählen Sie im Menü Nachricht die Option Signatur > Signaturen.
- Wählen Sie in der Dropdownliste E-Mail-Konto das Konto aus.
- Wählen Sie unter Signatur zum Bearbeiten auswählen die Option Neu und geben Sie einen Namen ein.
- Schreiben Sie die Signatur unter Signatur bearbeiten. Für Aufzählungen, Tabellen oder Rahmen erstellen Sie sie in Word und fügen sie ein.
- Wählen Sie unter Standardsignatur auswählen bei Neue Nachrichten und bei Antworten/Weiterleitungen eine Signatur aus, oder lassen Sie (keine) stehen.
- Wählen Sie OK.
Das klassische Outlook fügt die neue Signatur nicht in die E-Mail ein, die Sie in Schritt 1 geöffnet haben. Fügen Sie sie dort von Hand ein.
Signatur in Outlook für Mac erstellen
Aus Microsofts Artikel zu Signaturen auf dem Mac:
- Wählen Sie im Menü Outlook die Option Einstellungen. Wählen Sie unter E-Mail die Option Signaturen.
- Wählen Sie Unbenannt und benennen Sie die Standardsignatur um, oder fügen Sie eine neue hinzu und geben Sie ihr einen Namen.
- Geben Sie die Signatur im Signatur-Editor ein und formatieren Sie sie.
- Wählen Sie unter Standardsignatur festlegen das Konto aus und legen Sie dann Für neue Nachrichten und Für Antworten oder Weiterleitungen fest.
- Schließen Sie das Fenster Signaturen.
Im älteren Outlook für Mac (Legacy) heißt der Bereich auf Englisch Email statt Mail, und dort steht Standardsignatur auswählen statt Standardsignatur festlegen. Microsoft nannte Oktober 2026 als Ende des Supports für die meisten Lizenzen.
Signatur in Outlook ändern
- Neues Outlook, Outlook im Web, Outlook.com: Gehen Sie zu Einstellungen > Konten > Signaturen, wählen Sie neben der Signatur die Schaltfläche Signatur bearbeiten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und wählen Sie Speichern.
- Klassisches Outlook: Gehen Sie zu Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen, wählen Sie die Signatur aus, bearbeiten Sie sie und wählen Sie dann Speichern und OK.
- Mac: Wählen Sie unter Signaturen bei Signaturname die Signatur aus, wählen Sie Bearbeiten, aktualisieren Sie sie und schließen Sie das Fenster.
- iPhone und Android: Gehen Sie zu Einstellungen, tippen Sie unter Mail auf Signatur und bearbeiten Sie den Text.
Logo, Bild oder Link in die Signatur einfügen
Klassisches Outlook:
- Öffnen Sie eine neue E-Mail, wählen Sie Signatur > Signaturen und wählen Sie die Signatur unter Signatur zum Bearbeiten auswählen aus.
- Wählen Sie die Schaltfläche Bild, suchen Sie Ihre Datei und wählen Sie Einfügen.
- Um die Größe zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild, wählen Sie Bild und öffnen Sie die Registerkarte Größe. Lassen Sie die Option zum Sperren des Seitenverhältnisses aktiviert.
- Wählen Sie zweimal OK.
Für einen Link verwenden Sie die kleine Formatierungsleiste unter Signatur bearbeiten. Microsofts Artikel zu Social-Media-Symbolen nutzt Einfügen > Link: Geben Sie die Webadresse in das Feld Adresse ein und wählen Sie OK.
Mac: Wählen Sie im Signatur-Editor Weitere Elemente anzeigen (...), um ein Foto, Logo oder Bild hinzuzufügen. Für einen Link wählen Sie Link, geben den Anzuzeigenden Text und die Adresse ein und wählen OK.
Neues Outlook, Outlook im Web, Outlook.com: Setzen Sie im Signatur-Editor den Cursor an die gewünschte Stelle und wählen Sie Bilder einfügen, wie es in Microsofts Artikel zu Logos heißt. Suchen Sie Ihre Datei, wählen Sie Öffnen und ziehen Sie dann an einer Ecke, um die Größe zu ändern. Im November 2026 zeigte Outlook im Web mit einem privaten Konto dies als Bilder auf der Registerkarte Einfügen des Editors, mit Link daneben. Senden Sie sich eine Test-E-Mail, um das Ergebnis zu sehen.
Antworten, mehrere Signaturen und mehrere Konten
- Neue Nachrichten und Antworten sind überall außer in der Smartphone-App getrennte Einstellungen, Sie können also neue E-Mails mit einer vollständigen Signatur und Antworten mit einer kürzeren versehen.
- Mehrere Signaturen: Im neuen und klassischen Outlook, im Web und auf dem Mac können Sie mehrere speichern. Benennen Sie sie eindeutig, damit Sie in der Liste die richtige finden.
- Mehrere Konten: Richten Sie jedes einzeln ein. Im neuen Outlook wählen Sie zuerst das Konto aus. Im klassischen Outlook nutzen Sie E-Mail-Konto. Auf dem Mac wählen Sie es unter Standardsignatur festlegen aus.
Signatur von Hand in eine einzelne E-Mail einfügen
- Neues Outlook: Wählen Sie in der Gruppe Einfügen auf der Registerkarte Nachricht die Option Signatur und wählen Sie eine aus.
- Klassisches Outlook, Outlook im Web, Outlook.com: Wählen Sie auf der Registerkarte Nachricht die Option Signatur und wählen Sie eine aus.
- Mac: Klicken Sie in den Nachrichtentext. Wählen Sie im Menüband Signatur, das eventuell unter Weitere Elemente anzeigen (...) liegt. Fehlt es, fügen Sie es über die Anpassung der Symbolleiste hinzu.
Die Signatur in der Outlook-App (iPhone und Android)
- Öffnen Sie Einstellungen. Tippen Sie unter Mail auf Signatur.
- Geben Sie Ihre Signatur ein, oder schalten Sie Signatur pro Konto ein und geben Sie für jedes Konto eine ein.
Microsofts Seite zur App nennt keinen Schritt, um ein Bild hinzuzufügen, in Antworten eine andere Signatur zu verwenden, mehrere zu speichern oder eine von Hand einzufügen. Sie sagt auch nicht, dass die App eine Signatur aus einem anderen Outlook übernimmt, geben Sie sie also in der App ein. „Get Outlook for“ plus das System Ihres Smartphones ist die Standardsignatur der App, die gilt, bis Sie eine eigene festlegen.
Warum Ihre Outlook-Signatur nicht erscheint oder falsch aussieht
- Sie fehlt in Antworten und Weiterleitungen. Dieser Standard ist getrennt. Im klassischen Outlook steht Antworten/Weiterleitungen anfangs auf (keine).
- Das Bild ist weg. Nur-Text kann keine Bilder innerhalb einer Nachricht anzeigen, prüfen Sie also das Format dieser E-Mail. Im neuen Outlook stellen Sie eine einzelne Nachricht über Optionen um und legen den Standard unter Nachrichtenformat in Einstellungen > E-Mail > Verfassen und antworten fest. Im klassischen Outlook nutzen Sie Text formatieren und legen den Standard unter Nachrichten in diesem Format verfassen in Datei > Optionen > E-Mail fest.
- Sie senden von einem anderen Konto. Standards gehören zum jeweiligen Konto.
- Sie sind an einem anderen Computer. Im klassischen Outlook folgen laut Microsoft Standardsignaturen dem Konto auf dessen andere Geräte, während die übrigen unter Signaturen auf diesem Gerät dort bleiben, wo Sie sie erstellt haben.
- Sie ist in Outlook, aber nicht im Web, oder umgekehrt. Laut Microsoft wandern Signaturen in Outlook für Windows mit (Build 2303 oder höher), bei Microsoft 365- und Outlook.com-Postfächern, und bei Geschäftskonten ist das im Web und im neuen Outlook standardmäßig aktiviert, sofern Ihr Administrator es nicht abgeschaltet hat. Sein Artikel zu Signaturen sagt außerdem, dass Sie sie mit einem Microsoft-Konto in beiden erstellen müssen. Ist Ihre Signatur nicht mitgewandert, erstellen Sie sie dort erneut.
- Sie wurde nicht vom klassischen ins neue Outlook übernommen. Signaturen stehen auf der Liste der importierten Einstellungen, aber nur, wenn in den Optionen des klassischen Outlook Allgemein > Meine Outlook-Einstellungen in der Cloud speichern aktiviert ist, was einen Neustart von Outlook erfordert. Um erneut zu importieren, gehen Sie zu Einstellungen > Konten > Ihre Konten, wählen neben Ihrem obersten Konto Verwalten und dann Erste Schritte. Fehlt sie dann immer noch, übertragen Sie sie von Hand.
- Bilder kommen als Anlagen an. Laut Microsoft können VML-Tags (Vector Markup Language) das verursachen, und es empfiehlt die Schritte mit der Schaltfläche Bild oben.
Unternehmensweite Signaturen, die die IT festlegt
Bei einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto kann Ihr Administrator E-Mails auf dem Server mit einer Nachrichtenflussregel eine Signatur hinzufügen. Microsoft nennt das Haftungsausschlüsse. Sie können sie nicht über die Signatureinstellungen von Outlook ändern, fragen Sie also die IT. Das erklärt mehrere seltsame Ergebnisse:
- Sie ist nicht in „Gesendete Elemente“. Laut Microsoft können Sie sie dort nicht sehen.
- Sie steht nicht unter Ihrer letzten Antwort. Die Regel kann sie dort nicht platzieren, und Administratoren können sie auf die erste Nachricht einer Unterhaltung beschränken.
- Kollegen bekommen sie nicht. Eine Regel kann nur für Empfänger außerhalb der Organisation gelten.
- Eine Zeile fehlt. Eine Zeile mit einer Angabe, die in Ihrem Konto nicht ausgefüllt ist, etwa einer Telefonnummer, wird übersprungen.
- Sie haben zwei Signaturen. Die Regel ergänzt, was Sie gesendet haben, schalten Sie also Ihre eigene ab, wenn sich beide überschneiden.
Häufig gestellte Fragen
Warum erscheint meine Signatur nicht, wenn ich in Outlook antworte?
Antworten und Weiterleitungen haben einen eigenen Standard, getrennt von neuen Nachrichten. Im klassischen Outlook wählen Sie unter Signatur > Signaturen bei Antworten/Weiterleitungen eine Signatur aus. Im neuen Outlook und im Web bearbeiten Sie die Signatur unter Einstellungen > Konten > Signaturen und aktivieren das Kontrollkästchen für Antworten und Weiterleitungen.
Wie ändere ich meine Signatur in Outlook?
Im neuen Outlook und im Web gehen Sie zu Einstellungen > Konten > Signaturen, wählen die Schaltfläche Signatur bearbeiten und dann Speichern. Im klassischen Outlook gehen Sie zu Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen. Auf dem Mac gehen Sie zu Outlook > Einstellungen, dann unter E-Mail zu Signaturen, und wählen Bearbeiten.
Kann ich für jedes E-Mail-Konto eine andere Signatur verwenden?
Ja. Im neuen Outlook, im klassischen Outlook und in Outlook für Mac können Sie jeweils das Konto wählen, für das die Signatur oder der Standard gilt, und Sie wiederholen die Schritte für jedes Konto. In der App für iPhone und Android schalten Sie Signatur pro Konto ein.
Warum fehlt das Logo in meiner Outlook-Signatur?
Ein dokumentierter Grund ist Nur-Text, das keine Bilder innerhalb einer Nachricht anzeigen kann. Prüfen Sie also, ob die E-Mail im HTML-Format ist. Kommt das Bild stattdessen als Anlage an, fügen Sie es erneut über die Schaltfläche Bild im klassischen Outlook ein, was Microsoft empfiehlt.
Kann ich in der mobilen Outlook-App ein Bild in meine Signatur einfügen?
Microsofts Seite zur App für iPhone und Android nennt dafür keinen Schritt. Sie beschreibt nur das Eingeben einer Signatur, entweder einer für alle Konten oder einer pro Konto.
Warum wurde meine Signatur nicht vom klassischen ins neue Outlook übernommen?
Der Import funktioniert nur, wenn in den Optionen des klassischen Outlook Meine Outlook-Einstellungen in der Cloud speichern aktiviert ist. Aktivieren Sie die Option, starten Sie das klassische Outlook neu und führen Sie den Import im neuen Outlook erneut aus, über Einstellungen > Konten > Ihre Konten > Verwalten > Erste Schritte. Fehlt die Signatur dann immer noch, übertragen Sie sie von Hand.