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Oktober 2026  ·  Folder Suggest

E-Mails in Outlook nach X Tagen automatisch verschieben

Sie möchten, dass E-Mails den Posteingang verlassen, sobald sie zwei Wochen oder einen Monat alt sind, ohne dass Sie das von Hand erledigen. Das naheliegende Werkzeug, eine Regel, kann das nicht. Was es kann, hängt davon ab, welches Outlook Sie verwenden und welche Art von Konto Sie haben.

Kurz gesagt: Outlook-Regeln greifen, wenn eine E-Mail eintrifft, und keine ihrer Bedingungen misst das Alter. Eine Regel kann deshalb keine E-Mails verschieben, die „älter als 30 Tage“ sind. Vier Dinge können es. Im klassischen Outlook für Windows verschiebt die AutoArchivierung Elemente, die älter als ein von Ihnen gewähltes Alter sind, in eine PST-Datei. Im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook.com verschiebt Sweep die E-Mails eines Absenders, sobald sie älter als 10 Tage sind. Mit einem Microsoft 365-Geschäftskonto verschiebt eine Archivrichtlinie, die Ihr IT-Administrator eingerichtet hat, E-Mails nach einem festen Alter in Ihr Archivpostfach. Und mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto kann Power Automate nach Zeitplan laufen und E-Mails jeden Alters in jeden Ordner verschieben. Für eine einmalige Aufräumaktion suchen Sie nach alten E-Mails und verschieben sie.

Welche Methode zu Ihrem Outlook passt

Methode Wo sie funktioniert Einstellbares Alter Wohin die E-Mails gehen
AutoArchivierung Klassisches Outlook für Windows 1 Tag bis 60 Monate, pro Ordner Eine PST-Datei auf Ihrem Computer oder gelöscht
Sweep Neues Outlook, Outlook im Web, Outlook.com 10 Tage, jeweils ein Absender Ein Ordner Ihrer Wahl oder „Gelöschte Elemente“
Archivrichtlinie Microsoft 365- und Exchange-Geschäftskonten, jedes Outlook Nur die Altersstufen, die Ihr Administrator anbietet Ihr Archivpostfach
Power Automate Microsoft 365-Geschäfts-, Schul- oder Unikonten; Einrichtung im Web Beliebig viele Tage Jeder Ordner im selben Postfach
Suchen und verschieben Jedes Outlook Jedes Datum, von Hand Jeder Ordner

Warum eine Regel das nicht kann

Eine Regel wird einmal geprüft, wenn eine Nachricht eintrifft. In diesem Moment ist jede Nachricht null Tage alt, eine Regel hat also nichts, worauf sie warten könnte. Microsofts Liste der Bedingungen, die Regeln im klassischen Outlook unterstützen, enthält eine einzige Datumsbedingung, und das ist ein fester Zeitraum zwischen zwei Daten, kein Alter. Die Regeln im neuen Outlook und im Web sind auf dem Server gespeichert, und auch dort ist der einzige Datumstest, den Microsoft dokumentiert, empfangen vor oder nach einem festen Datum. Ein festes Datum bewegt sich nie, deshalb kann keine der beiden Regelarten „älter als 14 Tage“ ausdrücken.

Für eine einmalige Aufräumaktion können Sie Regeln trotzdem verwenden. Im klassischen Outlook verschiebt eine Regel mit diesem Zeitraum zusammen mit Regeln jetzt anwenden (unter Datei > Regeln & Benachrichtigungen verwalten) das, was bereits in einem Ordner liegt. Im neuen Outlook steht unter Einstellungen > E-Mail > Regeln neben jeder Regel eine Schaltfläche, die sie sofort ausführt. Keine der beiden läuft nächste Woche von selbst wieder. Wofür Regeln gut sind, lesen Sie unter E-Mails in Outlook automatisch in Ordner verschieben, und warum manche nur laufen, solange Outlook geöffnet ist, unter Nur-Client-Regeln und serverseitige Regeln (auf Englisch).

Klassisches Outlook: AutoArchivierung

Die AutoArchivierung ist die einzige integrierte Funktion, die ein von Ihnen gewähltes Alter übernimmt und fortlaufend anwendet. Sie läuft im Hintergrund und verschiebt Elemente, die älter sind, aus dem Ordner in eine Outlook-Datendatei (PST) oder löscht sie, wenn Sie das so einstellen.

  1. Öffnen Sie Datei > Optionen > Erweitert > Einstellungen für AutoArchivierung und legen Sie Ausführen der AutoArchivierung alle n Tage fest.
  2. Um einem Ordner ein eigenes Alter zu geben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, wählen Eigenschaften und öffnen die Registerkarte AutoArchivierung.
  3. Geben Sie unter Bereinigen von Elementen, die älter als das Alter ein. Microsoft erlaubt einen Tag bis 60 Monate, in Tagen, Wochen oder Monaten. Für zwei Wochen geben Sie 14 Tage ein.
  4. Wählen Sie Verschieben alter Elemente in und die Archivdatei oder Elemente endgültig löschen, wenn sie ganz weg sein sollen. Endgültig gelöschte Elemente werden nirgends aufbewahrt, prüfen Sie diese Einstellung also doppelt.

Kennen Sie die Nachteile, bevor Sie sich darauf verlassen:

Um dasselbe einmalig von Hand zu erledigen, verwenden Sie Datei > Informationen > Tools > Alte Elemente bereinigen und geben unter Elemente archivieren, die älter sind als ein Datum ein. Was die AutoArchivierung im Vergleich zur Schaltfläche „Archivieren“ tut, steht in Archiv, Sweep und Bereinigen in Outlook erklärt.

Neues Outlook, Outlook im Web und Outlook.com: Sweep

Sweep kommt im neuen Outlook einer Altersregel am nächsten, mit zwei Einschränkungen: Es arbeitet jeweils für einen Absender, und das Alter ist fest auf 10 Tage eingestellt. Unter den Optionen von Sweep gibt es eine, die auf die E-Mails eines Absenders wirkt, sobald sie älter als 10 Tage sind, und Sie können den Zielordner wählen (standardmäßig „Gelöschte Elemente“).

  1. Wählen Sie eine E-Mail des Absenders aus.
  2. Wählen Sie in der Symbolleiste Sweep (die Schaltfläche kann auch „Aufräumen“ heißen).
  3. Wählen Sie die Regel für diesen Absender und den Ordner, in den die Nachrichten verschoben werden sollen, und dann OK.

Microsoft 365-Geschäftskonten: Archivrichtlinien

Liegt Ihr Postfach bei der Arbeit auf Microsoft 365 oder Exchange, kann Ihr IT-Administrator Ihnen Archivrichtlinien bereitstellen. Sie laufen auf dem Server und funktionieren deshalb in jedem Outlook, das Sie öffnen, und das Alter zählt ab dem Tag, an dem die Nachricht in Ihrem Postfach eingetroffen ist.

Drei Dinge entscheiden, ob Ihnen das hilft:

Jedes Alter, jeder Ordner: Power Automate

Wenn Sie genau „alles in diesem Ordner, was älter als 14 Tage ist, in jenen Ordner verschieben“ brauchen, erledigt das ein geplanter Flow in Power Automate, sofern Ihr Postfach ein Microsoft 365-Geschäfts-, Schul- oder Unikonto ist. Laut Microsoft ist Power Automate in der Grundversion für Geschäfts- und Schulkonten ohne Zusatzkosten enthalten, mit Standardconnectors, und die Outlook-Connectors gehören zu den Standardconnectors. Im Überblick:

  1. Erstellen Sie in Power Automate einen geplanten Cloud-Flow mit dem Trigger Wiederholung (englisch „Recurrence“), zum Beispiel einmal am Tag.
  2. Fügen Sie aus dem Connector Office 365 Outlook die Aktion Abrufen von E-Mails (V3) (englisch „Get emails (V3)“) für den Ordner hinzu, den Sie leeren möchten, und setzen Sie Top so hoch wie möglich (1.000).
  3. Tragen Sie das Alter in das Feld Suchabfrage ein, nämlich E-Mails, die bis einschließlich zum Datum vor 14 Tagen empfangen wurden: received<=@{formatDateTime(addDays(utcNow(), -14), 'yyyy-MM-dd')}. Laut Microsoft berücksichtigen die anderen Filter des Connectors nur die ersten 250 E-Mails im Ordner, während die Suchabfrage den ganzen Ordner abdeckt.
  4. Fügen Sie für jede gefundene E-Mail die Aktion Verschieben von E-Mails (V2) (englisch „Move email (V2)“) mit dem Zielordner hinzu. Sie verschiebt E-Mails innerhalb desselben Postfachs.

Ein Durchlauf findet höchstens 1.000 E-Mails, ein großer Rückstand wird also über mehrere Durchläufe abgebaut. Private Outlook.com-Konten können das nicht nutzen: Laut Microsoft unterstützt Power Automate keine privaten E-Mail-Konten mehr. Testen Sie den Flow zuerst an einem Testordner mit Kopien, denn ein falscher Ordner oder Filter verschiebt schnell sehr viele E-Mails.

Einmalig von Hand: suchen und verschieben

Für eine einzelne Aufräumaktion genügt in jedem Outlook die Suche. Öffnen Sie den Ordner und suchen Sie mit dem Schlüsselwort received:, jeweils für einen Zeitraum: received:"last year", dann received:"last month", oder einen einzelnen Tag wie received:1/15/2026. Markieren Sie alle Ergebnisse und ziehen Sie sie in den gewünschten Ordner. In Outlook.com können Sie auch einen Datumsbereich angeben, getrennt durch zwei Punkte. Laut Microsoft liefert die Outlook-Suche nur die ersten 1.000 Ergebnisse, wiederholen Sie den Vorgang also, bis der Ordner leer ist.

Ist das Alter die richtige Regel?

Wer E-Mails nach Alter verschiebt, bekommt sie aus dem Posteingang, legt aber den Vertrag eines Kunden und den Newsletter vom letzten Monat am selben Ort ab. Wenn Sie alte E-Mails nach Name oder Stichwort suchen, ist das in Ordnung: Ein Archiv ist durchsuchbar. Wenn Sie alles zu einem Kunden oder Projekt zusammen sehen müssen, ist das Alter der falsche Schlüssel, und das Ablegen nach Thema funktioniert besser. E-Mails in Outlook organisieren beschreibt eine Ordnerstruktur, die neben einem Archiv funktioniert.

Wenn das Ablegen in Ordner der Teil ist, der Zeit kostet: Folder Suggest ist ein Outlook-Add-in, das für jede E-Mail den passenden Ordner aus Ihren vorhandenen Ordnern vorschlägt, sodass das Ablegen nur einen Klick braucht. Es gibt einen kostenlosen Tarif.

Häufig gestellte Fragen

Kann eine Outlook-Regel E-Mails verschieben, die älter als 30 Tage sind?
Nein. Regeln greifen bei einer Nachricht, wenn sie eintrifft, und keine ihrer Bedingungen misst das Alter. Regeln können nur feste Datumsangaben prüfen, etwa ob eine E-Mail zwischen zwei Daten empfangen wurde. Das hilft bei einer einmaligen Aufräumaktion mit „Regeln jetzt anwenden“, aber die Daten rücken nicht von selbst weiter. Für ein mitlaufendes Alter verwenden Sie die AutoArchivierung, Sweep, eine Archivrichtlinie oder Power Automate.

Funktioniert die AutoArchivierung im neuen Outlook?
Nein. Laut Microsoft ist die AutoArchivierung im neuen Outlook für Windows nicht verfügbar. Im neuen Outlook kann Sweep die E-Mails eines Absenders verschieben, sobald sie älter als 10 Tage sind, und ein Microsoft 365-Geschäftskonto hat unter Umständen Archivrichtlinien.

Warum hat meine Archivrichtlinie nichts verschoben?
Dafür gibt es drei häufige Gründe. Richtlinien werden etwa einmal alle sieben Tage verarbeitet, es passiert also nicht sofort etwas. Eine Richtlinie, die ins Archiv verschiebt, braucht ein Archivpostfach; ohne Archivpostfach geschieht nichts. Und die Altersstufen sind die, die Ihr IT-Administrator eingerichtet hat: In Microsofts Standardsatz werden E-Mails ohne zugewiesene Richtlinie nach zwei Jahren verschoben, und die kürzeste Verschiebung, die Sie wählen können, ist ein Jahr.

Wie verschiebe ich einmalig alle E-Mails, die älter als ein bestimmtes Datum sind?
Durchsuchen Sie den Ordner mit dem Schlüsselwort received: jeweils für einen Zeitraum, etwa erst letztes Jahr und dann letzten Monat, markieren Sie die Ergebnisse und verschieben Sie sie. Die Outlook-Suche liefert höchstens 1.000 Ergebnisse, wiederholen Sie das also, bis der Ordner leer ist. Im klassischen Outlook verschiebt Datei > Informationen > Tools > Alte Elemente bereinigen stattdessen alles, was älter als ein bestimmtes Datum ist, in eine PST-Datei.

Weiterlesen: Archiv, Sweep und Bereinigen in Outlook erklärt, E-Mails in Outlook automatisch in Ordner verschieben, Alternativen zu Outlook-Regeln und E-Mails in Outlook organisieren.