Outlook-E-Mail als PDF speichern (und drucken)
Sie brauchen eine E-Mail als PDF, als Beleg, für einen Antrag oder für jemanden, der kein Outlook nutzt. Outlook hat keine Schaltfläche zum Speichern als PDF, aber am Computer kann es jede Version über Drucken. Mit denselben Schritten drucken Sie die E-Mail auch auf Papier.
Kurz gesagt: Öffnen Sie die E-Mail, wählen Sie Drucken und nehmen Sie statt eines echten Druckers einen PDF-Drucker. Im klassischen Outlook für Windows gehen Sie zu Datei > Drucken und wählen Microsoft Print to PDF. Im neuen Outlook und in Outlook im Web wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Drucken, wählen oben in der Vorschau erneut Drucken, falls sich eine öffnet, und nehmen Microsoft Print to PDF (im Browser funktioniert auch dessen Option Als PDF speichern). Auf dem Mac gehen Sie zu Datei > Drucken, wählen den Pfeil neben PDF und dann Als PDF speichern. Wählen Sie einen Ordner und einen Dateinamen und dann Speichern. Um auf Papier zu drucken, wählen Sie an derselben Stelle Ihren Drucker. Das PDF enthält die Nachricht, nicht ihre Anhänge; speichern Sie diese also getrennt.
Wo Drucken und Speichern in jedem Outlook sind
| Outlook | Als PDF speichern | Als E-Mail-Datei speichern |
|---|---|---|
| Neues Outlook für Windows | Start > Drucken, dann Drucken in der Vorschau und Microsoft Print to PDF | Weitere Aktionen > Speichern unter |
| Klassisches Outlook für Windows | Datei > Drucken, dann Microsoft Print to PDF | Datei > Speichern unter (mehrere Formate, darunter HTML) |
| Outlook im Web und Outlook.com | Start > Drucken, dann Microsoft Print to PDF oder Als PDF speichern im Browser | Weitere Aktionen > Herunterladen (.eml oder .msg) |
| Outlook für Mac | Datei > Drucken, dann PDF > Als PDF speichern | Von Microsoft nicht beschrieben |
| Outlook für iPhone und Android | Nicht in Outlook. Über Weitere Optionen drucken, dann den Druckbildschirm des Handys nutzen | Von Microsoft nicht beschrieben |
E-Mail im neuen Outlook für Windows als PDF speichern
Laut Microsofts Artikel zum Speichern bietet das neue Outlook PDF nicht als Dateityp zum Speichern an, Sie drucken also stattdessen in ein PDF. Microsoft Print to PDF ist der in Windows eingebaute PDF-Drucker.
- Wählen Sie die E-Mail.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Drucken. Eine Druckvorschau öffnet sich.
- Wählen Sie oben in der Vorschau Drucken, um den Druckdialog zu öffnen.
- Wählen Sie in der Liste Drucker den Eintrag Microsoft Print to PDF und dann Drucken.
- Wählen Sie im Fenster Druckausgabe speichern unter einen Ordner, geben Sie einen Dateinamen ein und wählen Sie Speichern.
Sehen Sie Drucken nicht auf der Registerkarte Start, öffnen Sie das Menü Weitere Aktionen (...) der Nachricht und wählen Sie dort Drucken. Das funktioniert auch im Web. Passt beides nicht zu Ihrem Bildschirm, nutzen Sie vielleicht das klassische Outlook.
E-Mail im klassischen Outlook als PDF speichern
Auch das klassische Outlook bietet unter Speichern unter kein PDF an. Nutzen Sie Drucken:
- Öffnen Sie die E-Mail und wählen Sie Datei > Drucken.
- Wählen Sie in der Liste Drucker den Eintrag Microsoft Print to PDF und dann Drucken.
- Wählen Sie im Fenster Druckausgabe speichern unter einen Ordner, geben Sie einen Dateinamen ein und wählen Sie Speichern.
Auf Papier wird nichts gedruckt. Das PDF wird in dem Ordner gespeichert, den Sie gewählt haben.
E-Mail in Outlook im Web und Outlook.com als PDF speichern
Im Web sind die Schritte für Geschäfts-, Schul- oder Unikonten und private Outlook.com-Konten gleich:
- Wählen Sie die E-Mail.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Drucken. Öffnet sich eine Vorschau, wählen Sie oben darin Drucken. Der Druckdialog Ihres Browsers öffnet sich.
- Wählen Sie den PDF-Drucker. Microsoft nennt Microsoft Print to PDF, den Windows mitbringt. Die eigene PDF-Option Ihres Browsers funktioniert ebenfalls, und sie ist die richtige auf einem Mac oder jedem Computer ohne den PDF-Drucker von Windows. In Microsoft Edge ist es der Drucker Als PDF speichern in derselben Liste, den Microsofts Edge-Hilfe als Alternative zu Microsoft Print to PDF nennt.
- Wählen Sie Drucken oder Speichern und dann einen Ordner und einen Dateinamen.
E-Mail in Outlook für Mac als PDF speichern
Aus Microsofts Artikel zu PDF:
- Öffnen Sie die E-Mail und wählen Sie Datei > Drucken.
- Wählen Sie im Druckfenster den Pfeil neben PDF.
- Wählen Sie Als PDF speichern.
- Wählen Sie einen Speicherort, geben Sie einen Dateinamen ein und wählen Sie Speichern.
E-Mail auf iPhone oder Android als PDF speichern
Die Outlook-App hat keine PDF-Option. Microsofts Hilfe zur App führt Drucken unter den drei Punkten, Weitere Optionen, oben rechts in einer Unterhaltung, und sagt, dass es für die ganze Unterhaltung gilt. Alles danach, auch das Speichern als PDF, geschieht im eigenen Druck- oder Teilen-Bildschirm Ihres Handys, also außerhalb von Outlook. Microsoft beschreibt dafür keine Schritte.
Sehen Sie Drucken in der App nicht, nutzen Sie Outlook im Web oder einen Computer.
E-Mail in Outlook drucken
Auf Papier drucken Sie auf demselben Weg. Wählen Sie Ihren Drucker statt des PDF-Druckers.
- Klassisches Outlook: Wählen Sie die E-Mail und dann Datei > Drucken oder STRG+P. Wählen Sie Memoformat und dann Drucken. Tabellenformat druckt eine Liste von Nachrichten, nicht die E-Mail selbst.
- Neues Outlook: Wählen Sie die E-Mail, wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Drucken und dann oben in der Vorschau erneut Drucken. Wählen Sie im Dialog Drucken einen Drucker, ein Layout und die Seiten, und wählen Sie dann Drucken.
- Outlook im Web und Outlook.com: Wählen Sie die E-Mail und auf der Registerkarte Start die Option Drucken. Öffnet sich eine Vorschau, wählen Sie oben darin Drucken. Wählen Sie dann im Dialog Drucken einen Drucker, ein Layout und die Seiten.
- Mac: Datei > Drucken, dann Ihren Drucker wählen.
Warum eine gedruckte oder als PDF gespeicherte E-Mail falsch aussieht oder abgeschnitten ist
Microsofts Artikel zum Drucken und sein Artikel zum Drucken eines Teils einer Nachricht beschreiben die Einstellungen, die das Aussehen eines Ausdrucks ändern:
- Ränder abgeschnitten, falsches Format oder falsche Ausrichtung (klassisches Outlook): Öffnen Sie unter Datei > Drucken > Druckoptionen die Option Seite einrichten, um Ränder, Ausrichtung, Papierformat, Schriftarten sowie Kopf- und Fußzeile zu ändern. Eigenschaften neben dem Drucker legt ebenfalls Ausrichtung und Papier fest.
- Ränder abgeschnitten (neues Outlook, Web): Probieren Sie im Dialog Drucken ein anderes Layout.
- Ein Bild in der E-Mail wird nicht gedruckt (neues Outlook, Web): Laut Microsoft können Sie ein Bild aus dem Text einer Nachricht derzeit nicht drucken. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, wählen Sie Bild speichern unter, klicken Sie dann im Datei-Explorer mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Drucken. Wirkt das Bild dort abgeschnitten, deaktivieren Sie Bild an Rahmen anpassen.
- Eine lange E-Mail oder Unterhaltung: Wählen Sie im klassischen Outlook die Seiten unter Seitenbereich in den Druckoptionen, und wählen Sie zuerst Vorschau, um zu sehen, welche Sie brauchen. Auf dem Handy umfasst Drucken die ganze Unterhaltung.
- Nur ein Teil einer E-Mail (klassisches Outlook): Öffnen Sie die Nachricht, gehen Sie zu Nachricht > Weitere Verschiebeaktionen > Im Browser anzeigen, markieren Sie im Browser den gewünschten Teil, öffnen Sie Drucken und wählen Sie unter Seitenbereich die Option Markierung.
- Der Drucker selbst macht Probleme: Microsoft verweist auf das Handbuch oder die Website des Druckerherstellers.
Sind Anhänge im PDF enthalten?
Microsofts PDF-Schritte speichern nur die Nachricht, und keiner davon sagt, dass Anhänge ins PDF kommen. Speichern Sie die Anhänge als eigene Dateien.
- Klassisches Outlook: Wählen Sie den Pfeil neben dem Anhang und dann Speichern unter für eine Datei oder Alle Anlagen speichern für alle Dateien der Nachricht. Sie landen in Ihrem Ordner Dokumente, wenn Sie keinen anderen wählen, so Microsofts Artikel zu Anhängen.
- Neues Outlook und Web: Öffnen Sie das Menü neben dem Anhang und wählen Sie Herunterladen, In OneDrive speichern oder Alle herunterladen.
- Mac: Microsofts Artikel zu Anhängen auf dem Mac beschreibt Herunterladen für eine Datei und Alle herunterladen für alle.
Um Anhänge im klassischen Outlook zusammen mit der E-Mail auf Papier zu drucken, aktivieren Sie in den Druckoptionen die Option Angefügte Dateien drucken. Die Einstellung bleibt aktiv, bis Sie sie deaktivieren. Im neuen Outlook und im Web öffnen Sie den Anhang mit Vorschau und wählen Drucken, wie Microsofts Artikel zum Drucken von Anhängen beschreibt. Dateien, für die Outlook keine Vorschau anzeigen kann, müssen Sie zuerst in ihrer eigenen App öffnen.
Kann man mehrere E-Mails auf einmal als PDF speichern?
Nicht als eingebaute Funktion. Microsoft beschreibt das Speichern als PDF nur Nachricht für Nachricht. Um viele E-Mails in einer Datei aufzubewahren, kann das klassische Outlook einen Ordner oder ein ganzes Postfach in eine Outlook-Datendatei (.pst) exportieren, über Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren > In Datei exportieren. Das neue Outlook kann E-Mails über Einstellungen > Dateien > Exportieren exportieren, laut Microsofts Artikel zum Exportieren. Eine PST-Datei öffnet sich in Outlook, nicht in einem PDF-Reader.
Weitere Wege, eine E-Mail aufzubewahren: .msg, .eml, HTML und Text
- Klassisches Outlook: Öffnen Sie die E-Mail, wählen Sie Datei > Speichern unter und wählen Sie in der Liste Dateityp ein Format. Laut Microsoft behält das Speichern als HTML die Formatierung, Bilder, Links und die Zeilen Von, An, Cc und Betreff, und Sie können diese Datei in Word öffnen, um daraus eine .docx-Datei zu machen.
- Neues Outlook: Wählen Sie Weitere Aktionen > Speichern unter, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen Sie Speichern unter. Die Datei wird nach dem Betreff benannt.
- Outlook im Web und Outlook.com: Wählen Sie Weitere Aktionen > Herunterladen. Die Nachricht wird als .eml- oder .msg-Datei gespeichert, meist in Ihrem Ordner Downloads.
Häufig gestellte Fragen
Hat Outlook eine Schaltfläche zum Speichern als PDF?
Nein. Laut Microsoft bieten das neue Outlook, das klassische Outlook und Outlook im Web PDF nicht als Dateityp zum Speichern an. Sie drucken die E-Mail stattdessen auf einen PDF-Drucker: Microsoft Print to PDF unter Windows, oder „Als PDF speichern“ auf dem Mac oder im Browser.
Wo finde ich Microsoft Print to PDF?
Das ist der in Windows eingebaute PDF-Drucker. Wählen Sie ihn in der Druckerliste des Druckdialogs, wählen Sie Drucken, und wählen Sie dann im Fenster „Druckausgabe speichern unter“ einen Ordner und einen Dateinamen.
Wo ist Drucken im neuen Outlook?
Wählen Sie die E-Mail und dann auf der Registerkarte Start die Option Drucken. Eine Vorschau öffnet sich; wählen Sie oben darin Drucken, um zum Druckdialog zu gelangen.
Werden Anhänge im PDF gespeichert?
Microsofts PDF-Schritte speichern nur die Nachricht. Speichern Sie Anhänge getrennt: Alle Anlagen speichern im klassischen Outlook, Alle herunterladen im neuen Outlook und in Outlook im Web oder Alle herunterladen in Outlook für Mac.
Warum wird meine gedruckte Outlook-E-Mail abgeschnitten?
Öffnen Sie im klassischen Outlook Datei > Drucken > Druckoptionen > Seite einrichten und prüfen Sie Ränder, Ausrichtung und Papierformat. Im neuen Outlook und im Web probieren Sie im Druckdialog ein anderes Layout.
Kann ich eine E-Mail auf dem Handy als PDF speichern?
Nicht in der Outlook-App selbst. Die Option Drucken der App, unter Weitere Optionen oben rechts in einer Unterhaltung, druckt die ganze Unterhaltung, und eine PDF-Option gehört zum Druckbildschirm Ihres Handys. Für diesen Teil beschreibt Microsoft keine Schritte.
Kann ich viele E-Mails auf einmal als PDF speichern?
Nicht mit einer eingebauten Funktion. Microsoft beschreibt nur eine Nachricht nach der anderen. Um viele E-Mails in einer Datei aufzubewahren, exportieren Sie sie aus dem klassischen oder neuen Outlook in eine PST-Datei.