Outlook QuickSteps: Erstellen, bearbeiten und nutzen in jeder Version
Sie legen dieselbe Art von E-Mail viele Male am Tag ab, kennzeichnen oder leiten sie weiter, und jedes Mal braucht es mehrere Klicks. QuickSteps machen aus dieser Folge einen Klick oder eine Tastenkombination. Ob Sie sie haben, hängt von Ihrem Outlook und Ihrem Konto ab.
Kurz gesagt: Ein QuickStep ist eine gespeicherte Folge von Aktionen, etwa eine E-Mail in einen Ordner verschieben und als gelesen markieren, die Outlook ausführt, wenn Sie ihn anklicken oder seine Tastenkombination drücken. Im klassischen Outlook für Windows finden Sie sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe QuickSteps: Mit Neu erstellen legen Sie einen an, mit QuickSteps verwalten bearbeiten Sie sie. Im neuen Outlook und in Outlook im Web, wo sie Schnellschritte heißen, öffnen Sie auf der Registerkarte Start das Dropdownmenü Schnellschritte, wählen Schnellschritte verwalten und dann + Neuer Schnellschritt; die Tastenkombinationen dort reichen von Strg+Umschalt+5 bis Strg+Umschalt+9. In Outlook.com sind Schnellschritte eine Premiumfunktion für Microsoft 365-Abonnenten mit einem Privatabonnement.
Was sind QuickSteps in Outlook?
Microsofts Artikel zu QuickSteps beschreibt sie als Möglichkeit, mehrere Aktionen auf einmal auf eine Nachricht anzuwenden. Wählen Sie eine oder mehrere E-Mails aus, klicken Sie auf den QuickStep oder drücken Sie seine Tastenkombination, und Outlook führt jede darin enthaltene Aktion aus.
Typische Aktionen sind das Verschieben in einen Ordner, das Markieren als gelesen oder ungelesen, Kennzeichnen, Kategorisieren, Weiterleiten und Löschen. Laut Microsoft lässt sich ein QuickStep nicht mit einem Menübefehl oder Strg+Z rückgängig machen, und Endgültig löschen lässt sich gar nicht umkehren. Testen Sie einen neuen QuickStep daher an einer unwichtigen E-Mail.
Wo QuickSteps in jedem Outlook zu finden sind
| Outlook | QuickSteps? | Wo |
|---|---|---|
| Klassisches Outlook für Windows | Ja | Registerkarte Start, Gruppe QuickSteps |
| Neues Outlook für Windows | Ja, als „Teilweise verfügbar“ eingestuft in Microsofts Vergleich von neuem und klassischem Outlook | Registerkarte Start, Dropdownmenü Schnellschritte |
| Outlook im Web (Geschäfts-, Schul- oder Unikonto) | Ja | Registerkarte Start, Dropdownmenü Schnellschritte |
| Outlook.com (privat) | Nur mit einem Microsoft 365-Privatabonnement wie Personal oder Family | Wie in Outlook im Web |
| Outlook für Mac | Von Microsoft nicht dokumentiert | Keine Anleitung zu QuickSteps |
| Outlook für iPhone und Android | Von Microsoft nicht dokumentiert | Stattdessen die Wischoptionen nutzen |
Die vorgegebenen QuickSteps im klassischen Outlook
Das klassische Outlook bringt diese QuickSteps in der Gruppe auf der Registerkarte Start mit:
- Verschieben in: verschiebt die Nachricht in einen Ordner Ihrer Wahl und markiert sie als gelesen.
- An Vorgesetzte(n): leitet die Nachricht an Ihre Vorgesetzte oder Ihren Vorgesetzten weiter.
- Team-E-Mail: leitet die Nachricht an andere in Ihrem Team weiter.
- Fertig: verschiebt die Nachricht in einen Ordner, markiert sie als erledigt und als gelesen.
- Antworten und löschen: öffnet eine Antwort und löscht die ursprüngliche Nachricht.
- Neu erstellen: erstellt Ihren eigenen QuickStep.
Wenn Sie manche davon zum ersten Mal anklicken, bittet Outlook Sie, sie einzurichten. Verschieben in: und Fertig brauchen zum Beispiel einen Ordner. Laut Microsoft sind die Namen Ihrer Vorgesetzten und Ihres Teams bei An Vorgesetzte(n) und Team-E-Mail schon eingetragen, wenn Ihre Organisation Exchange oder Microsoft 365 nutzt.
QuickStep im klassischen Outlook erstellen
- Gehen Sie zu E-Mail und wählen Sie die Registerkarte Start.
- Wählen Sie in der Gruppe QuickSteps die Option Neu erstellen.
- Geben Sie einen Namen in das Feld Name ein. Um ein Symbol auszuwählen, wählen Sie die Symbolschaltfläche daneben.
- Wählen Sie unter Aktionen die erste Aktion, etwa das Verschieben in einen Ordner, Kennzeichnen oder Kategorisieren. Wählen Sie für jede weitere Aktion Aktion hinzufügen.
- Um den QuickStep über die Tastatur auszuführen, wählen Sie eine Kombination im Feld Tastenkombination.
- Speichern Sie den QuickStep. Er erscheint oben in der Gruppe.
QuickSteps im klassischen Outlook bearbeiten, kopieren oder umsortieren
Microsofts Artikel zum Bearbeiten und Verwalten nennt diese Schritte:
- Öffnen Sie auf der Registerkarte Start die Gruppe QuickSteps (über den Pfeil für weitere Einträge am Rand der Gruppe) und wählen Sie QuickSteps verwalten.
- Wählen Sie im Feld QuickStep den QuickStep aus und dann Bearbeiten.
- Ändern Sie Aktionen unter Aktionen oder fügen Sie welche hinzu, ändern Sie die Tastenkombination oder das Symbol und wählen Sie dann Speichern.
Im selben Fenster QuickSteps verwalten beginnt Duplizieren einen neuen QuickStep als Kopie eines vorhandenen, die Pfeilschaltflächen unter der Liste ändern die Reihenfolge in der Gruppe, und Sie können einen QuickStep löschen, den Sie nicht mehr brauchen.
Schnellschritte im neuen Outlook und in Outlook im Web erstellen
Die Schritte sind im neuen Outlook für Windows und in Outlook im Web gleich:
- Wählen Sie im Navigationsbereich E-Mail.
- Öffnen Sie auf der Registerkarte Start das Dropdownmenü neben Schnellschritte und wählen Sie Schnellschritte verwalten.
- Wählen Sie im Fenster Einstellungen unter Schnellschritte die Option + Neuer Schnellschritt.
- Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie dann eine Aktion unter Aktion auswählen. Für weitere wählen Sie Weitere Aktion hinzufügen.
- Fügen Sie bei Bedarf im Abschnitt zum Anpassen des Schnellschritts eine Beschreibung hinzu und wählen Sie unter Verknüpfung auswählen eine Tastenkombination.
- Wählen Sie Speichern.
Die Tastenkombinationen sind auf Strg+Umschalt+5 bis Strg+Umschalt+9 beschränkt, höchstens fünf Schnellschritte bekommen also eine.
Zum Bearbeiten öffnen Sie erneut Schnellschritte verwalten und wählen das Bearbeitungssymbol; die Pfeile nach oben und unten dort ändern die Reihenfolge. Im neuen Outlook finden Sie sie auch unter Ansicht > Ansichtseinstellungen > E-Mail > Schnellschritte.
Sie können weniger als im klassischen Outlook. In einer Antwort in Microsoft Q&A (Oktober 2025) sagte ein Moderator aus Microsofts externem Supportteam, dass die Aktionen Antworten und Allen antworten im neuen Outlook vorerst bewusst fehlen und stattdessen Weiterleiten und Mit Besprechung antworten angeboten werden. Microsofts Seiten veröffentlichen keine vollständige Liste der Aktionen.
Schnellschritte in Outlook.com mit einem privaten Konto
Microsoft führt Schnellschritte unter den Premiumfunktionen von Outlook.com. Sie werden für Microsoft 365-Abonnenten mit einem Privatabonnement wie Personal oder Family aktiviert, deren Abonnement mit einem Outlook.com-Postfach verknüpft ist (@outlook.com, @hotmail.com, @live.com oder @msn.com). Business-Pläne zählen nicht. Ohne ein solches Abonnement sind die Premiumvorteile laut Microsoft deaktiviert, Schnellschritte also nicht verfügbar.
Jedes Outlook.com-Konto kann stattdessen Ein-Klick-Schaltflächen unter Einstellungen > E-Mail > Aktionen anpassen auswählen (Microsofts Schritte). Jede erledigt eine einzelne Sache, keine Folge.
QuickSteps in Outlook für Mac, iPhone und Android
Laut einer Moderatorantwort in Microsoft Q&A von 2024 zum älteren Outlook für Mac hat es keine QuickSteps, und Microsofts Artikel zu QuickSteps enthält weiterhin keine Anleitung für den Mac.
Auch für die Apps für iPhone und Android hat Microsoft keine Anleitung zu QuickSteps. Am nächsten kommt eine Wischaktion, die Sie nach Microsofts Schritten zu den Wischoptionen einrichten:
- Tippen Sie oben auf Posteingang, um den Seitenbereich zu öffnen, und dann auf Einstellungen.
- Tippen Sie auf E-Mail und dann auf Wischoptionen. In manchen Versionen steht Wischoptionen direkt in den Einstellungen.
- Tippen Sie auf Nach rechts wischen oder Nach links wischen und wählen Sie eine Aktion, etwa Archivieren, Verschieben, Kennzeichnen oder Lesen und archivieren.
QuickSteps oder Regeln in Outlook
Ein QuickStep läuft nur, wenn Sie ihn anklicken oder seine Tastenkombination drücken, und nur für die ausgewählten E-Mails. Eine Regel läuft von selbst, wenn E-Mails eingehen oder gesendet werden. Nutzen Sie einen QuickStep, wenn Sie eine E-Mail lesen, bevor Sie entscheiden, und eine Regel, wenn die Entscheidung immer gleich ausfällt. Wie Sie die automatische Variante einrichten, lesen Sie unter E-Mails in Outlook automatisch ablegen, und wenn eine Regel ihre Arbeit nicht tut, unter warum Outlook-Regeln keine E-Mails mehr verschieben.
QuickSteps fehlen oder sind ausgegraut
- Keine Schaltfläche „Schnellschritte“ im neuen Outlook: Die Schaltfläche ist vielleicht nicht in Ihrem Menüband. Wählen Sie im vereinfachten Menüband am rechten Ende der Registerkarte Weitere Optionen > Anpassen, nach Microsofts Schritten zum Menüband. Ein Moderator in Microsoft Q&A riet, in diesem Fenster Schnellschritte zu aktivieren und Speichern zu wählen. Steht es dort auch nicht, ist die Funktion in Ihrem Konto vielleicht noch nicht angekommen.
- Ausgegraut im klassischen Outlook: Nach Version 2512 (Build 19530.20138) wurden QuickSteps grau, die eine Aktion enthielten, die auf die ausgewählte E-Mail nicht anwendbar war, etwa das Löschen von Kennzeichnungen oder Kategorien, die gar nicht gesetzt waren. Microsofts Seite zu diesem bekannten Problem sagt, dass eine Änderung am Dienst das am 8. Mai 2026 behoben hat und Sie Outlook eventuell neu starten müssen. Die Seite sagt auch, dass eine Tastenkombination den QuickStep ausführt, selbst wenn er grau ist.
- Ausgegraut im neuen Outlook oder im Web: Ein Schnellschritt, dessen Verschiebeaktion immer nach einem Ordner fragen soll, kann grau erscheinen. Ein Moderator des Microsoft-Supports sagte in Microsoft Q&A im Dezember 2025, dass diese Auswahl dort nicht vollständig unterstützt wird. Schnellschritte mit festem Ordner funktionieren weiterhin, legen Sie also für jeden häufig genutzten Ordner einen an.
Warum Ihre QuickSteps nicht ins neue Outlook übernommen wurden
Das neue Outlook kann QuickSteps aus dem klassischen Outlook übernehmen. Sie stehen auf Microsofts Liste der importierten Einstellungen. Der Import funktioniert nur, wenn im Optionenfenster des klassischen Outlook unter Allgemein die Option Meine Outlook-Einstellungen in der Cloud speichern aktiviert war.
- Schalten Sie diese Option im klassischen Outlook ein und starten Sie Outlook neu.
- Gehen Sie im neuen Outlook zu Einstellungen > Konten > Ihre Konten.
- Wählen Sie Verwalten neben Ihrem primären Konto und dann Erste Schritte, um den Import erneut auszuführen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Tastenkombination haben QuickSteps in Outlook?
Keine feste. Sie weisen jedem QuickStep selbst eine Tastenkombination zu. Im klassischen Outlook wählen Sie sie im Feld Tastenkombination, wenn Sie den QuickStep erstellen oder bearbeiten. Im neuen Outlook und in Outlook im Web wählen Sie eine unter Verknüpfung auswählen; angeboten werden nur Strg+Umschalt+5 bis Strg+Umschalt+9.
Kann ich einen QuickStep rückgängig machen?
Laut Microsoft nicht mit Strg+Z oder einem Menübefehl. Sie müssen jede Aktion von Hand umkehren, etwa indem Sie die E-Mail zurückverschieben. Eine Aktion wie Endgültig löschen lässt sich gar nicht umkehren.
Warum sehe ich in Outlook.com keine QuickSteps?
Schnellschritte, wie sie dort heißen, sind eine Premiumfunktion von Outlook.com für Microsoft 365-Abonnenten mit einem Privatabonnement wie Personal oder Family und einem Outlook.com-Postfach. Ohne dieses Abonnement sind Schnellschritte nicht verfügbar. Stattdessen bietet Ihnen Einstellungen > E-Mail > Aktionen anpassen Ein-Klick-Schaltflächen für einzelne Aktionen.
Hat Outlook für Mac QuickSteps?
Microsoft dokumentiert sie dort nicht. Seine Anleitung zu QuickSteps deckt nur das klassische Outlook, das neue Outlook und Outlook im Web ab, und laut einer Moderatorantwort von 2024 in Microsoft Q&A hat das ältere Outlook für Mac sie nicht. Auch für die Apps für iPhone und Android hat Microsoft keine Anleitung zu QuickSteps; am nächsten kommen dort die Wischoptionen.
Was ist der Unterschied zwischen QuickSteps und Regeln in Outlook?
Ein QuickStep läuft nur, wenn Sie ihn anklicken oder seine Tastenkombination drücken, und nur für die ausgewählten E-Mails. Eine Regel läuft automatisch für jede Nachricht, die ihre Bedingungen erfüllt. QuickSteps passen zu Entscheidungen, die Sie nach dem Lesen treffen, Regeln zu Entscheidungen, die immer gleich ausfallen.