Posteingang mit Relevanz in Outlook: wie er sortiert, wie Sie ihn trainieren und wie Sie ihn ausschalten
Der Posteingang mit Relevanz teilt Ihren Outlook-Posteingang in zwei Registerkarten, „Relevant“ und „Sonstige“, und entscheidet selbst, welche E-Mail wohin kommt. Manche verlassen sich darauf, andere merken erst davon, wenn eine wichtige E-Mail eine Woche lang in „Sonstige“ lag. Hier steht, worauf er achtet, wie Sie ihn korrigieren und wo der Schalter in jeder Outlook-Version ist.
Kurz gesagt: Der Posteingang mit Relevanz (im Englischen „Focused Inbox“) teilt den Posteingang in eine Registerkarte Relevant für die E-Mails, die Ihnen wichtig sind, und eine Registerkarte Sonstige für den Rest. Er lernt aus den Personen, mit denen Sie schreiben und interagieren, und hält automatische und Massen-E-Mails aus „Relevant“ heraus. „Sonstige“ gehört weiter zum Posteingang, ist kein Ordner und nicht der Junk-E-Mail-Ordner. Zum Ausschalten: im neuen Outlook unter Ansicht > Ansichtseinstellungen > E-Mail > Nachrichtenliste die Option zum Sortieren in „Relevant“ und „Sonstige“ deaktivieren; im klassischen Outlook Ansicht > Posteingang mit Relevanz anzeigen; im Web Einstellungen > E-Mail > Nachrichtenliste; auf dem Mac die Registerkarte Ansicht; auf dem Smartphone Einstellungen > E-Mail > Posteingang mit Relevanz. Zum Trainieren klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail und verschieben sie in die andere Registerkarte, einmalig oder mit der Option „Immer …“ für alle künftigen E-Mails dieses Absenders.
Was der Posteingang mit Relevanz ist und wie er entscheidet
Der Posteingang mit Relevanz teilt den Posteingang in zwei Registerkarten — „Relevant“ und „Sonstige“. Microsoft beschreibt nur kurz, wie er entscheidet: Er berücksichtigt die E-Mails und Kontakte, mit denen Sie interagieren, und filtert störende Quellen wie automatisch generierte oder Massen-E-Mails heraus. In der Praxis landen E-Mails von Personen, denen Sie schreiben und antworten, meist in „Relevant“, Newsletter, Benachrichtigungen und Werbung meist in „Sonstige“.
Die genauen Regeln veröffentlicht Microsoft nicht, und die Sortierung steht nicht fest. Laut Microsoft wird sie besser, je mehr Sie die Funktion nutzen, und wenn Sie E-Mails zwischen den beiden Registerkarten verschieben, lernt Outlook, was Ihnen wichtig ist. Deshalb können zwei Personen denselben Absender auf unterschiedlichen Registerkarten sehen.
Was der Posteingang mit Relevanz nicht tut:
- Er löscht nichts und legt nichts ab. Beide Registerkarten sind Ihr Posteingang. Eine E-Mail in „Sonstige“ liegt weiterhin im Ordner Posteingang, und nichts wird in andere Ordner verschoben.
- Er ist nicht der Junk-E-Mail-Filter. Junk-E-Mail ist ein eigener Ordner mit eigenem Filter. „Sonstige“ enthält E-Mails, die Outlook für weniger wichtig hält, nicht solche, die es für verdächtig hält.
- Er versteckt „Sonstige“ nicht ganz. Laut Microsoft werden Sie bei aktiviertem Posteingang mit Relevanz über E-Mails informiert, die in „Sonstige“ landen, und Sie können jederzeit die Registerkarte wechseln.
Auf dem Smartphone spielt das eine größere Rolle als am Computer. In Outlook für iOS und Android sind die Benachrichtigungen laut Microsoft mit dem Posteingang mit Relevanz synchronisiert, unter iOS auch der Zähler am App-Symbol. Wer sich auf Benachrichtigungen verlässt, übersieht eine E-Mail in „Sonstige“ also leicht. Ändern lässt sich das in der App unter Einstellungen > Benachrichtigungen.
„Relevant“ und „Sonstige“ im Vergleich zu Clutter
Clutter war die ältere Umsetzung derselben Idee. Es verschob weniger wichtige E-Mails aus dem Posteingang in einen eigenen Ordner Clutter. Der Posteingang mit Relevanz ersetzt es, und laut Microsoft steckt derselbe Algorithmus dahinter: E-Mails, die früher in Clutter gelandet wären, landen jetzt auf der Registerkarte „Sonstige“ und bleiben im Posteingang.
- Nachrichten, die schon im Ordner „Clutter“ liegen, bleiben dort, bis Sie sie löschen oder verschieben.
- Wenn Sie „Relevant“ und „Sonstige“ gar nicht sehen, haben Sie eventuell stattdessen einen Ordner „Clutter“.
- Laut Microsoft können Sie Clutter vorerst weiter verwenden; auf lange Sicht wird es durch den Posteingang mit Relevanz ersetzt.
So aktivieren oder deaktivieren Sie den Posteingang mit Relevanz
Jede Outlook-Version hat ihren eigenen Schalter. Die Schritte folgen den Microsoft-Artikeln Posteingang mit Relevanz für Outlook, Posteingang mit Relevanz in Outlook für Mac und Was ist der „Posteingang mit Relevanz“? (iOS und Android). Die deutschen Fassungen dieser Artikel sind teilweise maschinell übersetzt und nennen die zweite Registerkarte mal „Sonstige“, mal „Sonstiges“, mal „Andere“. Die Beschriftungen in Ihrem Outlook können daher leicht abweichen.
- Neues Outlook für Windows: Wählen Sie Ansicht > Ansichtseinstellungen, dann E-Mail > Nachrichtenliste. Wählen Sie das Konto und aktivieren oder deaktivieren Sie die Option zum Sortieren der Nachrichten in „Relevant“ und „Sonstige“ (im deutschen Microsoft-Artikel: „Nachrichten sortieren in ‚Relevant‘ und ‚Andere‘“). Wählen Sie dann Speichern. Die Einstellung gilt pro Konto; bei mehreren Konten entscheiden Sie für jedes einzeln.
- Klassisches Outlook für Windows: Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht die Option Posteingang mit Relevanz anzeigen. Ein erneuter Klick schaltet ihn wieder aus.
- Outlook im Web und Outlook.com: Wählen Sie Einstellungen > E-Mail > Nachrichtenliste. Aktivieren oder deaktivieren Sie im Abschnitt Posteingang mit Relevanz das Kontrollkästchen zum Sortieren in „Relevant“ und „Sonstige“, dann Speichern.
- Outlook für Mac: Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht die Option zum Aktivieren bzw. Deaktivieren des Posteingangs mit Relevanz. Im älteren Outlook für Mac (Legacy) ist es Organisieren > Posteingang mit Relevanz; Microsoft beendet den Support für das ältere Outlook für Mac im Oktober 2026.
- Outlook für iOS und Android: Wischen Sie in der Nachrichtenliste nach links oder tippen Sie auf Start bzw. Ihr Benutzersymbol, um das Menü zu öffnen. Wählen Sie dann Einstellungen > E-Mail und stellen Sie den Schalter Posteingang mit Relevanz auf ein oder aus.
Beim Ausschalten verschwinden die beiden Registerkarten und der Posteingang erscheint wieder als eine Liste; keine E-Mail wird verschoben oder gelöscht. Laut Microsoft wird der Schalter in jeder Outlook-App einzeln eingestellt, daher können die Registerkarten in einem Outlook noch erscheinen, nachdem Sie sie in einem anderen ausgeschaltet haben. Schalten Sie sie dann auch dort aus.
So trainieren Sie ihn: Verschieben oder immer verschieben
Landet eine E-Mail auf der falschen Registerkarte, verschieben Sie sie. Laut Microsoft bringen Sie Outlook bei, was Ihnen wichtig ist, indem Sie E-Mails zwischen „Relevant“ und „Sonstige“ verschieben und für Absender feste Zuordnungen setzen. Es gibt zwei Arten zu verschieben, und der Unterschied zählt.
- Verschieben verschiebt nur die ausgewählte E-Mail auf die andere Registerkarte.
- Immer verschieben verschiebt sie und legt eine feste Zuordnung für den Absender fest: Jede künftige E-Mail dieses Absenders kommt auf diese Registerkarte.
Wo Sie die Befehle finden:
- Neues Outlook und Outlook im Web: Öffnen Sie „Relevant“ oder „Sonstige“, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und wählen Sie Verschieben > In anderen Posteingang verschieben oder In Posteingang mit Relevanz verschieben, beziehungsweise Immer zu „Anderer Posteingang“ verschieben oder Immer zum Posteingang mit Relevanz verschieben.
- Klassisches Outlook für Windows: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und wählen Sie den Befehl zum Verschieben nach „Sonstige“ oder „Relevant“ bzw. zum immer Verschieben dorthin. Der deutsche Microsoft-Artikel nennt sie „In andere verschieben“, „Immer zu anderen verschieben“, „In Relevant verschieben“ und „Immer in Relevant verschieben“.
- Outlook für Mac: Wählen Sie die E-Mail aus, dann im Menü Nachricht den Befehl zum Verschieben nach „Sonstige“ bzw. „Relevant“, einmalig oder immer (im deutschen Artikel „In andere verschieben“ und „Immer in andere verschieben“).
- Outlook für iOS und Android: Öffnen Sie die E-Mail, tippen Sie in der Kopfzeile auf das Symbol Weitere Optionen und verschieben Sie sie in den Posteingang mit Relevanz bzw. nach „Sonstige“. Unter iOS fragt Outlook dann, ob nur diese E-Mail oder immer verschoben werden soll.
Eine sinnvolle Aufteilung: immer nach „Sonstige“ für Newsletter und Benachrichtigungen, die Sie nie unterbrechen sollen, immer nach „Relevant“ für die wenigen Absender, die Sie nie verpassen dürfen (Vorgesetzte, ein wichtiger Mandant oder Kunde, die Betrugswarnungen Ihrer Bank), und ein einfaches Verschieben für alles dazwischen, damit die Sortierung weiter lernt, ohne feste Regel. Microsoft beschreibt diese Zuordnungen nur nach Absender. Um nach Betreff oder Stichwörtern zu sortieren, brauchen Sie eine Regel. Wenn eine E-Mail auch nicht unter „Sonstige“ liegt, lesen Sie, wohin verschwundene Outlook-E-Mails meist gehen.
Wo der Posteingang mit Relevanz nicht funktioniert
- Kontotypen in Outlook für Windows. In Outlook für Windows gibt es den Posteingang mit Relevanz nur für Microsoft 365-, Exchange- und Outlook.com-Konten. Ein Gmail-, Yahoo- oder anderes IMAP- oder POP-Konto in Outlook für Windows bekommt die Registerkarten nicht. In den Apps für iOS und Android ist das anders: Dort funktioniert er laut Microsoft für alle Ihre E-Mail-Konten.
- Freigegebene Postfächer. In freigegebenen Postfächern funktioniert der Posteingang mit Relevanz nicht, und laut Microsoft ist das so gewollt. Wenn Sie in einem freigegebenen Postfach „Verschieben“ wählen und die E-Mail sich nicht bewegt, liegt es daran. Microsoft weist außerdem darauf hin, dass Outlook für Windows derzeit trotzdem Hinweise zum Posteingang mit Relevanz für freigegebene Postfächer anzeigt, und nennt das ein unerwartetes Verhalten.
- Ein Ordner „Clutter“ statt der Registerkarten. Wenn Ihr Postfach noch Clutter verwendet, sehen Sie eventuell den Ordner „Clutter“ statt der beiden Registerkarten (siehe oben).
Posteingang mit Relevanz, Regeln oder Ordner?
Posteingang mit Relevanz, Regeln und Ordner beantworten verschiedene Fragen, und es hilft, sie auseinanderzuhalten.
| Posteingang mit Relevanz | Posteingangsregeln | Ordner | |
|---|---|---|---|
| Welche Frage | Braucht das jetzt meine Aufmerksamkeit? | Wohin soll solche Post immer gehen? | Wo finde ich später alles dazu? |
| Wer entscheidet | Outlook, lernend aus Ihrem Verhalten | Bedingungen, die Sie festlegen (Absender, Betreff, Wörter) | Sie, E-Mail für E-Mail |
| Wo die E-Mail landet | Weiter im Posteingang, auf einer von zwei Registerkarten | In einem gewählten Ordner, oder gelöscht | In einem gewählten Ordner |
| Gut für | Newsletter und Benachrichtigungen aus dem Weg halten | Post mit festem Muster: ein Absender, eine Betreffzeile | Post, die Sie nach Mandant, Kunde, Projekt oder Vorgang wieder brauchen |
Der Posteingang mit Relevanz sortiert nur. Wenn Sie eine E-Mail in „Relevant“ gelesen und erledigt haben, liegt sie weiter im Posteingang, genau wie alles in „Sonstige“. Wenn Sie später alle E-Mails zu einem Kunden oder Projekt zusammen sehen wollen, reicht Sortieren nicht: Sie müssen in einen Ordner abgelegt werden. Regeln schaffen das bei E-Mails mit festem Muster (siehe E-Mails in Outlook automatisch verschieben), aber die meisten Kunden- und Projekt-E-Mails haben kein Muster, das eine Regel erkennen könnte, und werden deshalb von Hand abgelegt.
Genau dieses Ablegen von Hand beschleunigt Folder Suggest: ein Outlook-Add-in, das für jede E-Mail einen Ordner aus Ihren vorhandenen Ordnern vorschlägt, sodass Sie sie mit einem Klick ablegen, wenn der Vorschlag passt. Es gibt einen kostenlosen Tarif. Es arbeitet neben dem Posteingang mit Relevanz, der den Posteingang weiter wie gewohnt sortiert.
Zur Ordnerseite lesen Sie E-Mails in Outlook organisieren. Für E-Mails, mit denen Sie fertig sind, die Sie aber nicht ablegen möchten: was Archiv, Sweep und Bereinigen in Outlook tun.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen „Relevant“ und „Sonstige“ in Outlook?
Beides sind Registerkarten desselben Posteingangs. „Relevant“ enthält die E-Mails, die Outlook für Sie für wichtig hält, auf Grundlage der Personen, mit denen Sie schreiben und interagieren. „Sonstige“ enthält den Rest, vor allem automatische und Massen-E-Mails wie Newsletter und Benachrichtigungen. Nichts in „Sonstige“ wird gelöscht oder in einen Ordner verschoben.
Wie deaktiviere ich den Posteingang mit Relevanz in Outlook?
Neues Outlook: Ansicht > Ansichtseinstellungen > E-Mail > Nachrichtenliste, die Option zum Sortieren in „Relevant“ und „Sonstige“ deaktivieren, Speichern. Klassisches Outlook: Ansicht > Posteingang mit Relevanz anzeigen. Outlook im Web und Outlook.com: Einstellungen > E-Mail > Nachrichtenliste, dieselbe Option deaktivieren, Speichern. Mac: Registerkarte Ansicht, Posteingang mit Relevanz deaktivieren. iOS und Android: Einstellungen > E-Mail > Schalter „Posteingang mit Relevanz“.
Warum landen wichtige E-Mails in „Sonstige“?
Der Posteingang mit Relevanz entscheidet nach Ihren bisherigen Interaktionen. Ein neuer Absender oder einer, dem Sie selten antworten, kann deshalb in „Sonstige“ landen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und wählen Sie die Option „Immer zum Posteingang mit Relevanz verschieben“: Alle künftigen E-Mails dieses Absenders landen dann in „Relevant“.
Warum sehe ich den Posteingang mit Relevanz in Outlook nicht?
Er kann deaktiviert sein, von Ihnen selbst (siehe die Schritte oben) oder, bei einem Geschäftskonto, von Ihrer IT-Abteilung für alle; Sie können ihn trotzdem selbst wieder einschalten, und er erscheint nach einem Neustart von Outlook. In Outlook für Windows gibt es ihn nur für Microsoft 365-, Exchange- und Outlook.com-Konten, Gmail-, Yahoo- und andere IMAP- oder POP-Konten haben ihn dort also nicht. In freigegebenen Postfächern funktioniert er nicht. Und ein Postfach, das noch Clutter verwendet, zeigt eventuell einen Ordner „Clutter“ statt der beiden Registerkarten.
Ist der Posteingang mit Relevanz dasselbe wie Clutter?
Er ersetzt Clutter und verwendet denselben Algorithmus. Clutter hat weniger wichtige E-Mails aber in einen eigenen Ordner verschoben, der Posteingang mit Relevanz lässt sie im Posteingang, auf der Registerkarte „Sonstige“. Nachrichten, die schon im Ordner „Clutter“ liegen, bleiben dort, bis Sie sie verschieben oder löschen.
Verschiebt der Posteingang mit Relevanz E-Mails in Ordner?
Nein. Er teilt den Posteingang nur in zwei Registerkarten. Um E-Mails automatisch in Ordner zu verschieben, brauchen Sie Regeln, oder Sweep im neuen Outlook und in Outlook im Web. E-Mails ohne festes Muster legen Sie selbst ab.