Outlook-Kalender freigeben und einen für Sie freigegebenen Kalender öffnen
Sie möchten, dass jemand Ihren Kalender sieht, oder jemand hat seinen freigegeben, und Sie finden ihn nicht. Die Schritte unterscheiden sich in jedem Outlook, und die gewählte Stufe entscheidet, was die andere Person sieht.
Kurz gesagt: Wählen Sie Kalender und dann auf der Registerkarte Start die Option Kalender freigeben (neues Outlook, Outlook im Web, Outlook.com) oder ebenfalls Kalender freigeben (klassisches Outlook). Fügen Sie die Person hinzu, wählen Sie eine Berechtigungsstufe und senden Sie. Sie erhält eine Einladung per E-Mail und wählt Annehmen. Für jemanden, der Outlook nicht nutzt, veröffentlichen Sie den Kalender unter Einstellungen > Kalender > Freigegebene Kalender und senden den HTML- oder ICS-Link, aber jeder, der diesen Link hat, kann den Kalender sehen. Ist die Freigabe ausgegraut, hat Ihr IT-Administrator sie blockiert.
Outlook-Kalenderfreigabe in jeder Version
| Outlook | Ihren Kalender freigeben | Den einer anderen Person öffnen |
|---|---|---|
| Neues Outlook für Windows, Outlook im Web (Geschäfts-, Schul- oder Unikonto) | Start > Kalender freigeben | Einladung annehmen oder Kalender hinzufügen > Aus Verzeichnis hinzufügen (Geschäfts-, Schul- oder Unikonto) |
| Klassisches Outlook für Windows | Start > Kalender freigeben | Einladung annehmen oder Kalender hinzufügen > Freigegebenen Kalender öffnen |
| Outlook.com (privat) | Start > Kalender freigeben. Nur anzeigen oder bearbeiten | Einladung annehmen. Direkt hinzufügen geht nicht |
| Outlook für Mac | Drei Punkte > Freigabeberechtigungen. Beide Personen brauchen Exchange-Konten | Datei > Öffnen > Ordner anderer Benutzer |
| Outlook für iPhone und Android | Menü > Zahnrad > Personen hinzufügen | Menü > + > Freigegebene Kalender hinzufügen |
Kalender-Berechtigungsstufen in einfachen Worten
Microsofts Artikel zur Freigabe führt diese Bezeichnungen auf:
- Kann anzeigen, wenn ich beschäftigt bin: Die Person sieht, wann Sie beschäftigt sind, und keine Details zu Ereignissen.
- Kann Titel und Speicherorte anzeigen: Beschäftigte Zeiten, dazu Titel und Ort jedes Ereignisses.
- Kann alle Details anzeigen: Alles in Ihren Ereignissen, aber die Person kann nichts ändern.
- Kann bearbeiten: Die Person kann Ihren Kalender anzeigen und ändern. Nur Personen in Ihrer Organisation.
- Delegieren: Die Person kann Ihren Kalender bearbeiten, ihn für andere freigeben und in Ihrem Namen Besprechungen planen und darauf antworten. Nur Geschäfts-, Schul- oder Unikonten, Personen in Ihrer Organisation und Ihr primärer Kalender. Microsoft nennt dafür eigene Schritte.
Outlook.com bietet nur Anzeigen oder Bearbeiten. Auf dem Mac verwenden manche Microsoft-Seiten diese Namen und andere ältere wie Prüfer.
Kalender im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook.com freigeben
- Wählen Sie Kalender.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Kalender freigeben. Haben Sie mehrere Kalender, wählen Sie einen aus.
- Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein. Wählen Sie den Namen aus der Liste oder drücken Sie die Eingabetaste. Fügen Sie jeweils nur eine Person hinzu.
- Wählen Sie in der Dropdownliste neben dem Namen eine Berechtigungsstufe.
- Wählen Sie Freigeben. Die Person erhält eine Einladung per E-Mail.
Kalender im klassischen Outlook freigeben
- Wählen Sie im Ordner Kalender auf der Registerkarte Start die Option Kalender freigeben und dann den Kalender.
- Wählen Sie im Dialogfeld Kalendereigenschaften die Option Hinzufügen.
- Durchsuchen Sie Ihr Adressbuch oder geben Sie die E-Mail-Adressen ein und wählen Sie dann OK.
- Wählen Sie jede Person aus, legen Sie ihre Detailstufe fest und wählen Sie OK.
Kalender in Outlook für Mac freigeben
Laut Microsoft brauchen Sie und die andere Person beide Exchange-Konten.
- Wählen Sie in der Seitenleiste die Schaltfläche Kalender und dann den Kalender.
- Wählen Sie die drei Punkte daneben oder klicken Sie bei gedrückter Ctrl-Taste darauf und wählen Sie dann Freigabeberechtigungen.
- Wählen Sie unter Kalendereigenschaften die Schaltfläche zum Hinzufügen (+) und suchen Sie die Person.
- Wählen Sie eine Berechtigungsstufe, dann Hinzufügen und, falls angezeigt, Fertig.
Kalender in der Outlook-App (iPhone und Android) freigeben
Diese Schritte stammen aus Microsofts Anleitung für iOS und Android.
- Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf das Symbol Kalender.
- Tippen Sie oben links auf die Schaltfläche Menü und dann auf das Zahnradsymbol neben dem Kalender.
- Tippen Sie auf Personen hinzufügen und wählen Sie sie aus.
- Tippen Sie auf eine Person, um ihre Berechtigung festzulegen, und tippen Sie dann auf das Häkchen.
Outlook-Kalender außerhalb Ihrer Organisation freigeben
Was die andere Person erhält, hängt davon ab, wo ihr Konto liegt:
- Andere Microsoft 365-Organisation, externe Freigabe aktiviert: Ein vollständiger freigegebener Kalender.
- Externe Freigabe deaktiviert, oder Outlook.com, Gmail oder ein anderer Dienst: Ein ICS-Abonnementlink. Bei einem Outlook.com-Konto müssen Gmail-Nutzer mit einem Outlook.com- oder Microsoft 365-Konto annehmen, veröffentlichen Sie also stattdessen einen Link.
Kalenderlink für jemanden veröffentlichen, der Outlook nicht nutzt
- Gehen Sie in Outlook im Web oder Outlook.com zu Einstellungen > Kalender > Freigegebene Kalender. Im neuen Outlook wählen Sie Kalender, dann die Registerkarte Ansicht und dann Kalendereinstellungen > Kalender > Freigegebene Kalender.
- Wählen Sie unter Kalender veröffentlichen den Kalender und die gewünschte Detailstufe.
- Wählen Sie Veröffentlichen. Ein HTML-Link und ein ICS-Link erscheinen.
- Senden Sie den HTML-Link zum Anzeigen im Browser oder den ICS-Link zum Abonnieren in einer Kalender-App.
Mit dem klassischen Outlook oder auf dem Mac veröffentlichen Sie über Outlook im Web. Was ein Link preisgibt, laut Microsofts Dokumentation zum Veröffentlichen:
- Keine Anmeldung. Jeder, der die URL hat, kann den Kalender sehen. Laut Microsoft sollten Sie diese URLs als vertraulich behandeln.
- Eine Detailstufe für alle. Microsofts Seiten sagen nicht, wie private Ereignisse in einem Link erscheinen, gehen Sie also nicht davon aus, dass sie verborgen bleiben.
- Hat er sich zu weit verbreitet, wählen Sie Veröffentlichung aufheben, veröffentlichen Sie dann erneut und senden Sie nur den neuen Link.
Abonnieren oder importieren? Ein ICS-Link bleibt aktuell. Eine heruntergeladene ICS-Datei ist eine einmalige Kopie. Um in Outlook.com oder Outlook im Web zu abonnieren, gehen Sie zu Kalender > Kalender hinzufügen > Aus dem Internet abonnieren, fügen den Link ein und wählen Importieren (im Web dann Speichern).
Freigegebenen Kalender in Outlook öffnen
Haben Sie eine Einladung, wählen Sie in der Nachricht Annehmen. Sehen Sie dann hier nach:
- Neues Outlook: Freigegebene Kalender sind standardmäßig ausgeblendet. Wählen Sie in der Kalenderliste Alle anzeigen und suchen Sie den Kalender unter Kalender von Personen.
- Klassisches Outlook: Er erscheint unter Freigegebene Kalender. Ohne Einladung wählen Sie Kalender hinzufügen und dann Freigegebenen Kalender öffnen, geben den Namen der Person ein und wählen OK. Laut Microsoft braucht das ein Exchange-Konto und öffnet nur den Standardkalender der Person.
- Neues Outlook und Web, Geschäfts-, Schul- oder Unikonto: Ohne Einladung gehen Sie zu Kalender > Kalender hinzufügen > Aus Verzeichnis hinzufügen, wählen das Konto aus und wählen Hinzufügen. Laut Microsoft zeigt das eventuell nur die Verfügbarkeit, nutzen Sie also lieber die Einladung.
- Outlook für Mac: Zeigen Sie im Menü Datei auf Öffnen und wählen Sie Ordner anderer Benutzer. Suchen Sie die Person und wählen Sie Öffnen.
- iPhone und Android: Öffnen Sie den Kalender und tippen Sie auf die Schaltfläche „Menü“ und dann auf +. Tippen Sie auf Freigegebene Kalender hinzufügen (iOS) oder Freigegebenen Kalender hinzufügen (Android), suchen Sie die Person in Ihrer Organisation und tippen Sie auf das + daneben.
Zugriff einer Person ändern oder entfernen
- Outlook im Web und Outlook.com: Gehen Sie zu Kalender, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender und wählen Sie die Option für Freigabe und Berechtigungen. Wählen Sie eine neue Stufe oder Entfernen.
- Neues Outlook: Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Kalender freigeben und dann neben der Person Entfernen. Dieselbe Seite sagt auch, Sie sollen Outlook im Web nutzen.
- Klassisches Outlook: Wählen Sie Kalender, dann die Registerkarte Ordner und dann Kalendereigenschaften. Wählen Sie auf der Registerkarte Berechtigungen unter Derzeit freigegeben für die Person aus, wählen Sie Entfernen und dann OK.
- Outlook für Mac: Öffnen Sie Kalendereigenschaften über dasselbe Menü, wählen Sie die Person aus, drücken Sie die Minus-Schaltfläche (-) und wählen Sie Fertig.
- iPhone und Android: Tippen Sie auf das Zahnrad neben dem Kalender, tippen Sie auf die Person, ändern oder entfernen Sie ihren Zugriff und tippen Sie dann auf das Häkchen.
Laut Microsoft wird das Entfernen innerhalb weniger Stunden erkannt. Jemand in einer anderen Organisation behält seine Kopie, die sich nicht mehr aktualisiert.
Private Termine vor Personen verbergen, für die Sie freigeben
Markieren Sie das Ereignis als privat, und die meisten Personen, für die Sie freigeben, sehen nur die Zeit.
Im neuen Outlook wählen Sie Privat auf der Registerkarte Ereignis oder in der Dropdownliste Nicht privat. Im klassischen Outlook wählen Sie Privat in der Gruppe Markierungen.
Laut Microsoft sollten Sie sich nicht auf „Privat“ verlassen und jedem, der diese Elemente nicht sehen darf, die Leseberechtigung vorenthalten. Seine Seiten sind sich uneinig, ob diese Personen und Stellvertretungen die Details sehen können.
Warum Sie Ihren Outlook-Kalender nicht freigeben können
- Die Option ist ausgegraut. Laut Microsoft hat Ihr Administrator eine Richtlinie festgelegt, die die Kalenderfreigabe blockiert. Nur die IT kann das ändern.
- „Dieser Kalender kann nicht freigegeben werden.“ Im klassischen Outlook ist die Adresse ungültig, gehört zu einer Microsoft 365-Gruppe oder zu jemandem außerhalb Ihrer Organisation. Bei einer externen Adresse versuchen Sie Outlook im Web.
- Die IT begrenzt die externe Freigabe. Administratoren entscheiden, für welche Domänen Sie freigeben können und wie viele Details, und Sie können diese Grenzen nicht umgehen. Ohne eine Richtlinie, die es erlaubt, können Sie nicht veröffentlichen.
Warum eine Kalendereinladung nicht ankommt oder sich nicht öffnen lässt
Kommt sie nie an, prüfen Sie die Adresse, sehen Sie in Junk-E-Mail nach und bitten Sie den Besitzer, erneut freizugeben.
E-Mail-Regeln, Haftungsausschlüsse und E-Mail-Filter von Drittanbietern können eine Einladung ungültig machen, und eine Haftungsausschlussregel kann die Schaltfläche Annehmen entfernen, was die IT beheben kann. Verbirgt nur eine App die Schaltfläche, versuchen Sie, in Outlook im Web anzunehmen. Bitten Sie nach jeder Behebung um eine neue Einladung.
Warum sich ein freigegebener Kalender nicht aktualisiert
Prüfen Sie zuerst, ob er sich schon hätte aktualisieren müssen. Im November 2026 nennt Microsoft diese Zeiten:
- Dieselbe Microsoft 365-Organisation oder Freigabe von einem Outlook.com-Konto: Sofort.
- Andere Microsoft 365-Organisation: In den meisten Fällen innerhalb von drei Stunden.
- ICS-Link in Outlook.com oder Outlook im Web: Alle 3 bis 6 Stunden, wobei es laut Microsoft auch mehr als 24 dauern kann.
- ICS-Link in Gmail: Alle 24 bis 48 Stunden.
Ist es überfällig, gehen Sie diese Punkte durch:
- Mit Outlook im Web vergleichen. Stimmt das Web, liegt das Problem an Ihrer Desktop-App. Stimmen beide nicht, prüfen Sie zuerst die Berechtigung. Ein Kalender kann außerdem leer aussehen, bis seine erste Synchronisierung abgeschlossen ist.
- Im klassischen Outlook den Typ prüfen. Öffnen Sie die Eigenschaften des Kalenders. Ohne (REST) nutzt er die ältere Verbindung. Aktualisieren Sie Outlook und vergewissern Sie sich, dass Verbesserungen für freigegebene Kalender aktivieren eingeschaltet ist, unter Datei > Kontoeinstellungen, beim Exchange-Konto Ändern > Weitere Einstellungen > Erweitert. Starten Sie Outlook neu.
- Löschen Sie den Kalender, starten Sie Outlook neu und fügen Sie ihn erneut hinzu, mit Kalender hinzufügen > Freigegebenen Kalender öffnen, oder nehmen Sie eine neue Einladung an. Nutzen Sie nicht die Option zum Hinzufügen aus der Adressliste, die den älteren Typ erstellt.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich meinen Outlook-Kalender mit jemandem teilen, der Gmail nutzt?
Ja, als schreibgeschützten Link. Mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto geben Sie ihn für die Adresse der Person frei, und sie erhält einen ICS-Link. Bei Outlook.com kann ein Gmail-Nutzer laut Microsoft nur mit einem Outlook.com- oder Microsoft 365-Konto annehmen, veröffentlichen Sie den Kalender also unter „Freigegebene Kalender“ und senden Sie den ICS-Link. Der Dienst der Person bestimmt, wie oft er sich aktualisiert, und bei Gmail kann das laut Microsoft 24 bis 48 Stunden dauern. Jeder, der einen veröffentlichten Link hat, kann den Kalender sehen.
Kann jemand außerhalb meiner Organisation meinen Outlook-Kalender bearbeiten?
Nein. Laut Microsoft können Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation keinen Bearbeitungs- oder Stellvertretungszugriff geben. Sie können nur Anzeigestufen erhalten, und Ihr IT-Administrator kann diese weiter einschränken.
Was ist der Unterschied zwischen dem Freigeben eines Kalenders und dem Stellvertretungszugriff?
Mit der Freigabe kann jemand Ihren Kalender je nach Stufe sehen oder ändern. Eine Stellvertretung kann außerdem in Ihrem Namen Besprechungen planen und darauf antworten. Stellvertretungszugriff braucht ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto, gilt für Ihren primären Kalender und nur für Personen in Ihrer Organisation.
Können Personen, für die ich meinen Kalender freigebe, meine privaten Termine sehen?
Die meisten sehen laut den meisten Microsoft-Seiten bei einem als privat markierten Ereignis nur die Zeit, aber eine Seite sagt, dass Personen mit Leseberechtigung die Details sehen können, ebenso Stellvertretungen. Microsoft rät, sich nicht auf „Privat“ zu verlassen, geben Sie also niemandem Leseberechtigung, der ein Element nicht sehen darf.
Warum sehe ich einen Kalender nicht, der für mich freigegeben wurde?
Im neuen Outlook sind freigegebene Kalender standardmäßig ausgeblendet: Wählen Sie Alle anzeigen und sehen Sie unter Kalender von Personen nach. Im klassischen Outlook sehen Sie unter Freigegebene Kalender nach. Haben Sie eine Einladung nie angenommen, nehmen Sie sie an oder bitten Sie den Besitzer, erneut freizugeben. Auf dem Smartphone versuchen Sie, ihn über das Kalendermenü mit der Schaltfläche + hinzuzufügen.
Warum ist die Option „Kalender freigeben“ in Outlook ausgegraut?
Laut Microsoft hat der Administrator Ihrer Organisation eine Richtlinie festgelegt, die die Kalenderfreigabe verhindert. Das können Sie nicht selbst ändern, fragen Sie also die IT. Das Veröffentlichen und die Freigabe außerhalb Ihrer Organisation werden über ähnliche Administratoreinstellungen gesteuert.