Outlook-E-Mails automatisch weiterleiten (und warum es nicht mehr funktioniert)
Ihre Outlook-E-Mails sollen auch an einer anderen Adresse ankommen, entweder alle oder nur die von bestimmten Personen. Outlook bietet dafür zwei Wege, und welchen Sie nutzen können, hängt von Ihrer Version und Ihrem Konto ab. Kommt nichts an, steckt oft eine Sperre dahinter, die Sie in Ihren Einstellungen nicht sehen.
Kurz gesagt: Um alles weiterzuleiten, öffnen Sie im neuen Outlook oder in Outlook im Web die Einstellungen (das Zahnrad), gehen zu E-Mail > Weiterleitung (in Outlook.com E-Mail > Weiterleitung und IMAP), schalten Weiterleitung aktivieren ein, geben die Adresse ein, aktivieren Kopie der weitergeleiteten Nachrichten beibehalten und wählen Speichern. Um nur manche E-Mails weiterzuleiten, erstellen Sie eine Regel unter Einstellungen > E-Mail > Regeln > Regel hinzufügen. Das klassische Outlook für Windows hat keine Weiterleitungseinstellung, dort nutzen Sie eine Regel unter Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Geschäfts- und Schulkonten können oft gar nicht außerhalb der Organisation weiterleiten: Die weitergeleitete Kopie kommt mit dem Fehler 5.7.520 zurück, und das kann nur die IT ändern.
Weiterleitungseinstellung oder Weiterleitungsregel
Microsoft beschreibt beide in Aktivieren oder Deaktivieren der automatischen Weiterleitung in Outlook und Regeln für die automatische Weiterleitung von Nachrichten.
| Weiterleitungseinstellung | Weiterleitungsregel | |
|---|---|---|
| Was sie sendet | Alle eingehenden E-Mails, an eine Adresse | Alle E-Mails oder nur die, die Ihren Bedingungen entsprechen, an eine oder mehrere Adressen |
| Kopie in Ihrem Postfach | Nur wenn Sie Kopie der weitergeleiteten Nachrichten beibehalten aktivieren | Ja, immer |
| Wohin Antworten gehen | An Sie (Microsoft sagt das für Outlook.com) | Weiterleiten: an Sie. Umleiten: an den ursprünglichen Absender |
| Wo sie läuft | Auf Microsofts Servern, als Einstellung Ihres Postfachs. Sie funktioniert auch bei geschlossenem Outlook | Auf Microsofts Servern, außer bei Regeln des klassischen Outlook, die als clientseitig gekennzeichnet sind; diese laufen nur bei geöffnetem Outlook |
| Neues Outlook für Windows | Ja | Ja, nicht für Gmail-, Yahoo- oder iCloud-Konten |
| Outlook im Web und Outlook.com | Ja | Ja |
| Klassisches Outlook für Windows | Nein. Eine Regel nutzen oder im Web einrichten | Ja |
| Outlook für Mac, iPhone und Android | Keine Schritte von Microsoft. Das Web nutzen | Der Mac hat Regeln; keine Weiterleitungsschritte für Handys |
Alle E-Mails im neuen Outlook und in Outlook im Web automatisch weiterleiten
Diese Schritte gelten für das neue Outlook für Windows und Outlook im Web mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto:
- Wählen Sie oben im Fenster Einstellungen (das Zahnrad).
- Wählen Sie E-Mail > Weiterleitung. Fordert Outlook Sie zur Anmeldung auf, melden Sie sich an; danach erscheinen die Weiterleitungsoptionen.
- Schalten Sie Weiterleitung aktivieren ein und geben Sie die Adresse ein, an die Ihre E-Mails gehen sollen.
- Aktivieren Sie Kopie der weitergeleiteten Nachrichten beibehalten, wenn die E-Mails auch in diesem Postfach bleiben sollen.
- Wählen Sie Speichern.
Ohne die Kopie bleiben Ihre E-Mails nicht in diesem Postfach. Passen diese Schritte unter Windows nicht zu Ihrem Bildschirm, nutzen Sie wahrscheinlich das klassische Outlook.
Outlook.com-E-Mails an eine andere Adresse weiterleiten
Mit einem privaten Konto (Outlook.com, Hotmail, Live) melden Sie sich bei Outlook.com an:
- Wählen Sie Einstellungen (das Zahnrad).
- Wählen Sie E-Mail > Weiterleitung und IMAP.
- Aktivieren Sie Weiterleitung aktivieren und geben Sie im Feld für die Weiterleitungsadresse die Adresse ein, an die Ihre E-Mails gehen sollen.
- Aktivieren Sie Kopie der weitergeleiteten Nachrichten beibehalten, damit Ihre E-Mails auch in Outlook.com bleiben, und wählen Sie dann Speichern.
Laut Microsoft werden Sie eventuell gebeten, sich erneut anzumelden, bevor die Weiterleitungsoptionen erscheinen. Microsofts Artikel zur Weiterleitung in Outlook.com ergänzt: Ist die Überprüfung in zwei Schritten für Ihr Microsoft-Konto nicht aktiviert, werden Sie beim Einschalten der Weiterleitung aufgefordert, sie zu aktivieren; ist sie aktiviert, werden Sie gebeten, Ihre Identität zu bestätigen. Laut demselben Artikel kommen weitergeleitete Nachrichten von Ihrem Konto, Antworten gehen also an Sie und nicht an den ursprünglichen Absender. Sollen Antworten den Absender erreichen, nutzen Sie stattdessen eine Regel mit Umleiten zu.
Nur manche E-Mails mit einer Regel weiterleiten
Im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook.com:
- Wählen Sie Einstellungen, dann E-Mail > Regeln und dann Regel hinzufügen.
- Geben Sie der Regel einen Namen.
- Fügen Sie eine Bedingung hinzu, etwa den Absender. Um alles weiterzuleiten, wählen Sie Auf alle Nachrichten anwenden.
- Fügen Sie eine Aktion hinzu: Weiterleiten an, Umleiten zu oder Als Anlage weiterleiten, und geben Sie die Adresse ein.
- Aktivieren Sie Verarbeiten weiterer Regeln beenden, wenn spätere Regeln diese Nachrichten nicht mehr bearbeiten sollen, und wählen Sie dann Speichern.
Welche Aktion Sie wählen:
- Weiterleiten an: Die Nachricht kommt als von Ihnen weitergeleitet an, und Antworten gehen an Sie.
- Umleiten zu: Die Nachricht behält den ursprünglichen Absender, und Antworten gehen an diesen Absender.
- Als Anlage weiterleiten: sendet das Original als Anlage einer Nachricht von Ihnen.
Microsoft weist darauf hin, dass eine Regel nur auf E-Mails wirkt, die nach ihrer Erstellung eingehen. Im neuen Outlook funktionieren Regeln nicht für hinzugefügte Gmail-, Yahoo- oder iCloud-Konten; richten Sie die Weiterleitung dort beim jeweiligen E-Mail-Anbieter ein.
E-Mails im klassischen Outlook automatisch weiterleiten
Im klassischen Outlook für Windows nutzen Microsofts Schritte zur Weiterleitung eine Regel:
- Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Regeln und Benachrichtigungen verwalten (oder Start > Weitere Befehle (...) > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten).
- Haben Sie mehrere Konten, stellen Sie auf der Registerkarte E-Mail-Regeln unter Änderungen auf diesen Ordner anwenden das Konto ein, von dem aus Sie weiterleiten möchten.
- Wählen Sie Neue Regel. Wählen Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden und dann Weiter.
- Um alles weiterzuleiten, aktivieren Sie keine Bedingung, wählen Weiter und dann Ja, wenn Outlook fragt, ob die Regel für jede Nachricht gelten soll. Um nur manche E-Mails weiterzuleiten, aktivieren Sie die gewünschten Bedingungen.
- Aktivieren Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Option an Personen oder öffentliche Gruppen umleiten, an Personen oder öffentliche Gruppen weiterleiten oder an Personen oder öffentliche Gruppen als Anlage weiterleiten.
- Wählen Sie unter Schritt 2 den unterstrichenen Link Personen oder öffentliche Gruppen, geben Sie im Dialogfeld Regeladresse die Adresse in das Feld An ein und wählen Sie OK.
- Wählen Sie Weiter, fügen Sie bei Bedarf Ausnahmen hinzu, geben Sie der Regel einen Namen und wählen Sie Fertig stellen und dann OK.
Regeln, die Sie im neuen Outlook, im Web und in Outlook.com erstellen, laufen auf Microsofts Servern. Eine Regel des klassischen Outlook kann clientseitig werden, und Microsoft warnt, dass bestimmte Regeln nur laufen, wenn Outlook eingeschaltet ist. Eine solche Regel leitet nichts weiter, solange Outlook geschlossen ist, und holt das erst nach, wenn Sie es wieder öffnen. Unter clientseitige und serverseitige Regeln erfahren Sie, welche Art Sie haben.
Outlook für Mac, iPhone und Android
- Outlook für Mac: Microsofts Artikel zur Weiterleitung enthalten keine Schritte für den Mac. Outlook für Mac hat Regeln, aber mit einem Microsoft 365-, Exchange- oder Outlook.com-Konto ist der einfachere Weg Outlook im Web mit den Schritten oben.
- iPhone und Android: Microsoft beschreibt keine Schritte, um in der Outlook-App eine Weiterleitung einzurichten. Öffnen Sie Outlook im Web im Browser Ihres Handys und nutzen Sie dort die Weiterleitungseinstellung oder eine Regel.
Warum die automatische Weiterleitung in Outlook nicht funktioniert
Ihre Organisation blockiert Weiterleitungen nach außen. Microsofts Dokumentation für Administratoren erklärt, dass die Richtlinie für ausgehenden Spam die automatische Weiterleitung an externe Adressen steuert. 2021 wurde die Standardeinstellung auf aus geändert, für neue Organisationen und für bestehende, die sie nicht nutzten. Eine blockierte Nachricht kommt in einem Unzustellbarkeitsbericht zurück, der lautet: „5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding.“
- Laut Microsoft hören Posteingangsregeln und Postfachweiterleitungen, die E-Mails an externe Adressen senden, auf zu funktionieren, wenn die Einstellung aus ist.
- Weiterleitungen an Kollegen innerhalb Ihrer Organisation betrifft diese Richtlinie nicht.
- Administratoren können Weiterleitungen auch an bestimmte Domänen oder mit Nachrichtenflussregeln blockieren. Erlaubt eine Steuerung die Weiterleitung und blockiert eine andere sie, gewinnt meist die Sperre.
- Sie können das nicht selbst ändern. Fragen Sie die IT, und prüfen Sie die Unternehmensrichtlinie, bevor Sie geschäftliche E-Mails an eine private Adresse weiterleiten. Als Urlaubsvertretung leiten Sie besser an einen Kollegen weiter, wie es die Anleitung zur Abwesenheitsnotiz beschreibt.
Die Regel läuft nicht.
- Es ist eine clientseitige Regel des klassischen Outlook, und Outlook war nicht geöffnet.
- Sie ist ausgeschaltet. Im neuen Outlook und im Web hat jede Regel unter Einstellungen > E-Mail > Regeln einen Schalter.
- Eine frühere Regel mit Verarbeiten weiterer Regeln beenden (im klassischen Outlook Keine weiteren Regeln anwenden) hat die Nachricht zuerst erfasst.
- Sie erwarten, dass sie E-Mails weiterleitet, die Sie schon hatten. Regeln wirken auf neue E-Mails.
Limits. Laut Microsoft kann die Zahl der Adressen in einer Weiterleitungs- oder Umleitungsregel durch Ihr Konto begrenzt sein, und eine Regel mit zu vielen Adressen funktioniert nicht. Bei Microsoft 365-Arbeitskonten erlauben die Limits von Exchange Online 10 Empfänger für eine Umleitungsregel, und eine Nachricht wird von Posteingangsregeln nur einmal umgeleitet: Nutzt die Person, an die Sie weiterleiten, ebenfalls Microsoft 365 und leitet sie die E-Mail per Regel weiter, wird dieser zweite Schritt ohne Unzustellbarkeitsbericht verworfen. Ist Ihr Postfach über seinem Speicherlimit, können Weiterleitungsregeln laut Microsoft aussetzen, bis Sie genug E-Mails löschen.
Die andere Adresse weist die E-Mail ab oder legt sie als Junk ab. Ist die Adresse falsch geschrieben oder gibt es sie nicht mehr, suchen Sie in Ihrem Posteingang nach Unzustellbarkeitsberichten und lesen Sie den angegebenen Grund. Microsoft empfiehlt außerdem, beim ersten Test der Weiterleitung den Junk- oder Spam-Ordner der Zieladresse zu prüfen.
Automatische Weiterleitung in Outlook ausschalten
- Weiterleitungseinstellung: Gehen Sie wieder zu Einstellungen > E-Mail > Weiterleitung (Outlook.com: E-Mail > Weiterleitung und IMAP), schalten Sie Weiterleitung aktivieren aus und wählen Sie Speichern.
- Regeln: Prüfen Sie unter Einstellungen > E-Mail > Regeln, ob eine Regel weiterleitet oder umleitet, und schalten Sie sie aus oder löschen Sie sie. Im klassischen Outlook sehen Sie unter Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten nach.
- Wird immer noch weitergeleitet? Bei einem Arbeitskonto kann auch ein Administrator eine Weiterleitung für Ihr Postfach einrichten (Microsoft nennt das Postfachweiterleitung). Fragen Sie die IT.
Das Ausschalten der Einstellung ändert nichts an Ihren Regeln, und umgekehrt genauso. Prüfen Sie also beides.
Häufig gestellte Fragen
Wie leite ich alle meine Outlook-E-Mails automatisch an eine andere Adresse weiter?
Im neuen Outlook oder in Outlook im Web wählen Sie Einstellungen, dann E-Mail > Weiterleitung (in Outlook.com E-Mail > Weiterleitung und IMAP), schalten Weiterleitung aktivieren ein, geben die Adresse ein, aktivieren Kopie der weitergeleiteten Nachrichten beibehalten und wählen Speichern. Im klassischen Outlook nutzen Microsofts Schritte eine Regel ohne Bedingungen unter Regeln und Benachrichtigungen verwalten, oder Sie richten die Weiterleitung im Web ein.
Kann ich nur E-Mails von bestimmten Absendern weiterleiten?
Ja, mit einer Regel. Im neuen Outlook, im Web oder in Outlook.com gehen Sie zu Einstellungen > E-Mail > Regeln > Regel hinzufügen, wählen eine Bedingung, etwa den Absender, und dann Weiterleiten an, Umleiten zu oder Als Anlage weiterleiten. Im klassischen Outlook erstellen Sie die Regel unter Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
Warum funktioniert meine automatische Weiterleitung in Outlook nicht?
Bei einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto blockiert Ihre Organisation sehr wahrscheinlich die automatische Weiterleitung an externe Adressen, und weitergeleitete Kopien kommen mit dem Fehler 5.7.520 zurück. Das kann nur die IT ändern. Andernfalls prüfen Sie, ob die Regel eingeschaltet ist, ob eine clientseitige Regel des klassischen Outlook darauf wartet, dass Outlook geöffnet wird, ob die Zieladresse richtig geschrieben ist und ob die E-Mails dort im Junk-Ordner liegen.
Was ist der Unterschied zwischen Weiterleiten und Umleiten in Outlook?
Eine weitergeleitete Nachricht kommt als von Ihnen weitergeleitet an, Antworten gehen also an Sie. Eine umgeleitete Nachricht behält den ursprünglichen Absender in der Von-Zeile, Antworten gehen also an diesen Absender. Bei einer Regel bleibt in beiden Fällen eine Kopie in Ihrem Postfach.