Een gedeeld postvak toevoegen in Outlook, en waarom het niet verschijnt
Je bedrijf heeft je toegang gegeven tot een gedeeld adres zoals info@ of support@, en je wilt het in Outlook naast je eigen mail hebben. Vaak verschijnt het vanzelf na een herstart. Gebeurt dat niet, dan ligt het meestal aan hoe je toegang is ingesteld, niet aan iets wat jij verkeerd hebt gedaan.
Kort gezegd: een gedeeld postvak is een functie voor werk- en schoolaccounts van Microsoft 365, en je beheerder moet je toegang geven voordat welke Outlook dan ook het kan openen. In Outlook voor Windows verschijnt het meestal vanzelf nadat je Outlook sluit en opnieuw start, soms een paar minuten nadat de beheerder je heeft toegevoegd. Gebeurt dat niet, voeg het dan met de hand toe: klik in de nieuwe Outlook en Outlook op het web met de rechtermuisknop op je accountnaam (op het web op Mappen) en kies Gedeelde map of postvak toevoegen. Ga in klassiek Outlook naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen > Wijzigen > Meer instellingen > Geavanceerd > Toevoegen. Kies op een Mac Bestand > Openen en dan het gedeelde postvak. Tik in de telefoonapp op Account toevoegen en dan op de optie om een gedeeld postvak toe te voegen. Een veelvoorkomende reden dat het nooit vanzelf verschijnt, is dat de toegang via een beveiligingsgroep is gegeven, en zo’n postvak voegt Outlook niet automatisch toe.
Wat een gedeeld postvak is, en welke toegang je nodig hebt
Een gedeeld postvak is één adres dat meerdere mensen lezen en beantwoorden. Met de juiste machtiging komen antwoorden van het gedeelde adres en niet van jou. Je Microsoft 365-beheerder maakt het aan en geeft iedereen machtigingen, zoals beschreven in Microsofts handleiding voor beheerders:
- Volledige toegang: je kunt het postvak openen, e-mail lezen, verwijderen en wijzigen, en de agenda ervan gebruiken. Daarmee alleen kun je niet verzenden.
- Verzenden als: je e-mail ziet eruit alsof het gedeelde postvak hem heeft verstuurd.
- Verzenden namens: je e-mail staat als verstuurd door jou namens het gedeelde postvak.
Je meldt je nooit bij een gedeeld postvak aan met een eigen wachtwoord. Je meldt je aan als jezelf en opent het. Microsoft noemt gedeelde postvakken alleen voor werk- of schoolaccounts. Met een persoonlijk Outlook.com-account kun je geen gedeeld postvak gebruiken, maar wel een agenda delen; zie een agenda delen in Outlook.
Waar je een gedeeld postvak toevoegt in elke Outlook
| Outlook | Verschijnt vanzelf? | Waar je het met de hand toevoegt |
|---|---|---|
| Nieuwe Outlook voor Windows | Meestal, na een herstart, onder Gedeeld met mij | Rechtermuisknop op je accountnaam > Gedeelde map of postvak toevoegen |
| Klassiek Outlook voor Windows | Meestal, na een herstart (automatisch toewijzen) | Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen > Wijzigen > Meer instellingen > Geavanceerd > Toevoegen, of Bestand > Account toevoegen |
| Outlook op het web | Eén keer met de hand toevoegen | Rechtermuisknop op Mappen > Gedeelde map of postvak toevoegen, of je naam > Ander postvak openen |
| Outlook voor Mac | Nee, de Mac ondersteunt automatisch toewijzen niet | Bestand > Openen en dan het gedeelde postvak, of Extra > Accounts en dan delegeren en delen |
| Outlook voor iPhone en Android | Nee, Microsoft geeft alleen stappen voor met de hand | Account toevoegen en dan de optie voor een gedeeld postvak |
Een gedeeld postvak toevoegen in de nieuwe Outlook
Sluit de nieuwe Outlook en start hem opnieuw nadat je beheerder je heeft toegevoegd. Volgens Microsofts artikel over gedeelde postvakken hoort het dan in het mappenvenster te verschijnen, misschien een paar minuten later. Kijk onder Gedeeld met mij: daar staat het gedeelde postvak als submap. Om het zelf toe te voegen:
- Selecteer E-mail in het navigatievenster.
- Klik in het mappenvenster met de rechtermuisknop op je accountnaam en selecteer Gedeelde map of postvak toevoegen.
- Typ het gedeelde adres, bijvoorbeeld info@contoso.com.
Zo toegevoegd werkt het postvak als een map. Wil je er eigen meldingen, regels en categorieën voor, voeg het dan als account toe. Microsofts pagina over instellingen voor gedeelde postvakken zet dit onder Instellingen > Accounts > Gedeeld met mij: selecteer Converteren bij een postvak dat voor jou is toegevoegd, of + Toevoegen voor een postvak dat er nog niet staat. Daarvoor heb je Volledige toegang nodig. Volgens Microsoft zit deze optie misschien nog niet in jouw versie van de nieuwe Outlook. Om een account weer een map te maken, selecteer je Meer bij het postvak onder Gedeeld met mij en dan Gebruiken als gedeelde map.
Een gedeeld postvak toevoegen in klassiek Outlook
Klassiek Outlook kan een gedeeld postvak op drie manieren tonen. Automatisch toegewezen: Outlook voegt het na een herstart toe als je beheerder je rechtstreeks Volledige toegang heeft gegeven (standaard aan). Extra postvak: je voegt het toe onder je eigen account. Extra account: het staat in Outlook als apart account, en volgens Microsoft is dat de enige manier om de herinneringen voor afspraken ervan te krijgen. Gebruik er één, anders krijg je twee exemplaren.
Om het als extra postvak toe te voegen:
- Selecteer Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen en dan het tabblad E-mail.
- Zorg dat je eigen account is gemarkeerd en kies dan Wijzigen.
- Kies Meer instellingen > Geavanceerd > Toevoegen.
- Typ het gedeelde adres en kies dan OK, OK, Volgende, Voltooien en Sluiten.
Om het als extra account toe te voegen:
- Staat het postvak al in je mappenvenster, verwijder het dan eerst (zie hieronder). Een automatisch toegewezen postvak kan alleen je beheerder verwijderen, en het kan tot een uur duren voordat het verdwijnt.
- Selecteer Bestand > Account toevoegen, vul het gedeelde adres in en selecteer Verbinden.
- Vul bij het aanmelden je eigen e-mailadres in, niet het gedeelde, en selecteer Volgende. Kun je het adres in dat venster niet wijzigen, selecteer dan Aanmelden met een ander account.
- Start Outlook opnieuw.
Een gedeeld postvak openen in Outlook op het web
Microsofts artikel voor het web geeft twee manieren. Om het in je mappenlijst te houden:
- Klik in het linkervenster met de rechtermuisknop op Mappen en kies Gedeelde map of postvak toevoegen. Met een on-premises Exchange-postvak klik je in plaats daarvan met de rechtermuisknop op de naam van je eigen postvak.
- Typ het gedeelde adres. Het postvak verschijnt dan in je mappenlijst.
Om het in een apart browservenster te openen:
- Selecteer je naam in de navigatiebalk.
- Selecteer Ander postvak openen, typ het adres en selecteer Openen.
Volgens Microsoft krijg je alleen in dat aparte venster meldingen van nieuwe mail in het Postvak IN van het gedeelde postvak.
Een gedeeld postvak openen in Outlook voor Mac
Volgens Microsofts artikel voor de Mac heb je een Exchange-account nodig, ondersteunt Outlook voor Mac bij gedeelde postvakken alleen Volledige toegang, en worden ze niet automatisch toegewezen, dus je voegt het zelf toe:
- Ga naar Extra > Accounts en selecteer het account dat toegang heeft.
- Selecteer de knop voor delegeren en delen en dan het tabblad Gedeeld met mij.
- Klik op + en voeg het gedeelde postvak toe.
Of kies Bestand > Openen en dan het gedeelde postvak.
Een gedeeld postvak toevoegen in de Outlook-app (iPhone en Android)
- Meld je in de Outlook-app aan met je eigen account.
- Tik in het linkernavigatievenster op Account toevoegen en dan op de optie om een gedeeld postvak toe te voegen.
- Heb je meerdere accounts, kies dan het account dat toegang heeft.
Volgens Microsofts artikel voor mobiel werkt dit als zowel je eigen postvak als het gedeelde postvak in Exchange Online staan. Anders gebruik je Outlook op het web in de browser van je telefoon.
Verzenden vanuit een gedeeld postvak in Outlook
Hiervoor heb je Verzenden als of Verzenden namens nodig. Volledige toegang alleen is niet genoeg.
- Nieuwe Outlook: selecteer Start > Nieuwe > E-mail. Zie je Van niet, selecteer dan Opties > Van weergeven. Zet Van op het gedeelde adres, of kies Ander e-mailadres en typ het.
- Klassiek Outlook: kies Nieuwe e-mail. Zie je Van niet, kies dan Opties > Van en kies het gedeelde adres of Ander e-mailadres.
- Outlook op het web: kies Nieuwe e-mail, dan Meer acties en Van weergeven. Klik de eerste keer met de rechtermuisknop op het adres bij Van, kies Verwijderen en typ het gedeelde adres. Daarna staat het in de lijst bij Van.
- Outlook voor Mac: het gedeelde account staat als keuze bij Van. Zonder Verzenden als of Verzenden namens wordt de e-mail volgens Microsoft niet verzonden.
Waar e-mail blijft die je vanuit een gedeeld postvak verstuurt
Standaard wordt in Microsoft 365 een bericht dat je vanuit een gedeeld postvak verstuurt in je eigen Verzonden items opgeslagen, niet in die van het gedeelde postvak, volgens Microsofts artikel over Verzonden items. Een beheerder kan een instelling van het postvak wijzigen zodat er ook een kopie in de Verzonden items van het gedeelde postvak wordt bewaard, apart voor Verzenden als en Verzenden namens. In de nieuwe Outlook is die instelling van de beheerder de enige mogelijkheid.
Waarom je gedeelde postvak niet in Outlook verschijnt
Loop deze lijst van boven naar beneden af. Een snelle eerste test: open het postvak in Outlook op het web met Ander postvak openen. Opent het daar, dan werkt je toegang en zit het probleem in je Outlook-app.
- De toegang is nog niet gegeven, of is heel recent. Volgens Microsoft kan het een paar minuten duren nadat de beheerder je heeft toegevoegd. Sluit Outlook en start het opnieuw, wacht, en start het nog een keer. Opent het op het web maar niet in Outlook op de computer, dan is de toegang geregeld en loopt de app op de computer nog achter.
- De toegang loopt via een groep. Heeft je beheerder Volledige toegang gegeven aan een beveiligingsgroep waar jij lid van bent, dan voegt Outlook het postvak niet automatisch toe, omdat automatisch toewijzen niet in groepen kijkt. Met de hand toegevoegd werkt het wel. Wil je dat het vanzelf verschijnt, dan moet de beheerder jou rechtstreeks Volledige toegang geven.
- Automatisch toewijzen staat uit. Beheerders kunnen toegang geven zonder automatisch toewijzen, vaak omdat veel automatisch toegewezen postvakken het opstarten van Outlook vertragen. Voeg het met de hand toe.
- Je werkt op een Mac of een telefoon. Outlook voor Mac wijst gedeelde postvakken niet automatisch toe, en de stappen van Microsoft voor de telefoon gaan allemaal met de hand. Gebruik de stappen hierboven.
- Het staat er wel, maar is ingeklapt. Vouw in de nieuwe Outlook Gedeeld met mij uit in het mappenvenster.
- Je ziet alleen recente mail (klassiek Outlook in de Exchange-modus met cache). Klassiek Outlook downloadt gedeelde mappen standaard naar je computer, en de instelling Download e-mail voor de afgelopen periode geldt ook voor gedeelde postvakken, volgens Microsoft. Selecteer Klik hier om meer te bekijken in Microsoft Exchange onderaan de map, of zet Download e-mail voor de afgelopen periode op Alle: ga naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen en dubbelklik op je account.
- Je kunt lezen maar niet verzenden. Je hebt Volledige toegang zonder Verzenden als of Verzenden namens. Microsoft wijst er ook op dat beide verzendmachtigingen in Outlook op de computer niet werken als het gedeelde postvak verborgen is in de adreslijst. Beide zijn dingen die je beheerder moet oplossen.
Een gedeeld postvak uit Outlook verwijderen
- Outlook op het web: klik met de rechtermuisknop op het gedeelde postvak en selecteer Verwijderen.
- Klassiek Outlook, met de hand toegevoegd: ga terug naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen > Wijzigen > Meer instellingen > Geavanceerd. Selecteer onder Deze extra postvakken openen het postvak en selecteer Verwijderen.
- Klassiek Outlook, automatisch toegewezen: dat kun je niet zelf verwijderen. Alleen een Exchange-beheerder kan automatisch toewijzen uitzetten, en volgens Microsoft kan het tot een uur duren voordat het uit je Outlook verdwijnt.
- iPhone en Android: ga naar Instellingen > Accounts, tik op het gedeelde postvak en selecteer Account verwijderen.
Het verwijderen uit Outlook verandert alleen wat jij ziet. Je toegang blijft bestaan tot de beheerder die weghaalt.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voordat een gedeeld postvak in Outlook verschijnt?
Volgens Microsoft kan het een paar minuten duren nadat je beheerder je heeft toegevoegd. Sluit Outlook en start het opnieuw. In Outlook op de computer kan het langer duren. Staat het er dan nog niet, voeg het dan met de hand toe, of kijk of het in Outlook op het web opent met Ander postvak openen.
Waarom zien mijn collega’s het gedeelde postvak wel en ik niet?
Een veelvoorkomende oorzaak is dat je toegang via een beveiligingsgroep hebt gekregen. Outlook voegt een gedeeld postvak alleen automatisch toe als Volledige toegang rechtstreeks aan jou is gegeven. Je kunt het nog steeds met de hand toevoegen, of je beheerder vragen het jou op naam te geven.
Kan ik een gedeeld postvak toevoegen aan een persoonlijk Outlook.com-account?
Nee. Gedeelde postvakken worden door een Microsoft 365-beheerder gemaakt voor werk- of schoolaccounts. Voor persoonlijke accounts beschrijft Microsoft in plaats daarvan het delen van een agenda.
Waarom staan e-mails die ik vanuit het gedeelde postvak verstuur niet in de Verzonden items daarvan?
In Microsoft 365 wordt mail die je vanuit een gedeeld postvak verstuurt standaard in je eigen Verzonden items opgeslagen. Een beheerder kan een instelling aanzetten die ook een kopie in de Verzonden items van het gedeelde postvak bewaart.
Heb ik het wachtwoord van het gedeelde postvak nodig?
Nee. Je meldt je aan met je eigen account en opent het gedeelde postvak. Ook als je het in klassiek Outlook als account toevoegt, vul je bij het aanmelden je eigen e-mailadres in.
Waarom kan ik het gedeelde postvak lezen maar er niet vanuit verzenden?
Met Volledige toegang kun je het postvak openen en beheren, maar om te verzenden heb je ook Verzenden als of Verzenden namens nodig. Vraag je beheerder een van de twee toe te voegen.