Freigegebenes Postfach in Outlook hinzufügen, und warum es nicht erscheint
Ihr Unternehmen hat Ihnen Zugriff auf eine gemeinsame Adresse wie info@ oder support@ gegeben, und Sie möchten sie in Outlook neben Ihren eigenen E-Mails sehen. Oft erscheint sie nach einem Neustart von selbst. Wenn nicht, liegt das meist daran, wie Ihr Zugriff eingerichtet wurde, und nicht an etwas, das Sie falsch gemacht haben.
Kurz gesagt: Ein freigegebenes Postfach ist eine Funktion für Geschäfts-, Schul- oder Unikonten von Microsoft 365, und Ihr Administrator muss Ihnen Zugriff geben, bevor irgendein Outlook es öffnen kann. In Outlook für Windows erscheint es meist von selbst, nachdem Sie Outlook schließen und neu starten, manchmal erst einige Minuten nachdem der Administrator Sie hinzugefügt hat. Wenn nicht, fügen Sie es von Hand hinzu: Im neuen Outlook und in Outlook im Web klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen (im Web auf Ordner) und wählen Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen. Im klassischen Outlook gehen Sie zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > Ändern > Weitere Einstellungen > Erweitert > Hinzufügen. Auf dem Mac nutzen Sie Datei > Öffnen > Freigegebenes Postfach. In der App auf dem Handy tippen Sie auf Konto hinzufügen und dann auf Geteiltes Postfach hinzufügen. Ein häufiger Grund, warum es nie von selbst erscheint: Der Zugriff wurde über eine Sicherheitsgruppe erteilt, und solche Postfächer fügt Outlook nicht automatisch hinzu.
Was ein freigegebenes Postfach ist, und welchen Zugriff Sie brauchen
Ein freigegebenes Postfach ist eine Adresse, die mehrere Personen lesen und beantworten. Mit der passenden Berechtigung kommen Antworten daraus von der freigegebenen Adresse und nicht von Ihnen. Ihr Microsoft 365-Administrator erstellt es und erteilt jeder Person Berechtigungen, beschrieben in Microsofts Anleitung für Administratoren:
- Vollzugriff: Sie können das Postfach öffnen, E-Mails lesen, löschen und ändern und seinen Kalender nutzen. Allein erlaubt diese Berechtigung kein Senden.
- Senden als: Ihre E-Mail sieht aus, als hätte das freigegebene Postfach sie gesendet.
- Senden im Auftrag von: Ihre E-Mail erscheint als von Ihnen im Auftrag des freigegebenen Postfachs gesendet.
Sie melden sich nie mit einem eigenen Kennwort am freigegebenen Postfach an. Sie melden sich als Sie selbst an und öffnen es. Microsoft führt freigegebene Postfächer nur für Geschäfts-, Schul- oder Unikonten auf. Mit einem privaten Outlook.com-Konto können Sie kein freigegebenes Postfach nutzen, aber einen Kalender freigeben; siehe Kalender in Outlook freigeben.
Wo Sie ein freigegebenes Postfach in jedem Outlook hinzufügen
| Outlook | Erscheint es von selbst? | Wo Sie es von Hand hinzufügen |
|---|---|---|
| Neues Outlook für Windows | Meist nach einem Neustart, unter Für mich freigegeben | Rechtsklick auf Ihren Kontonamen > Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen |
| Klassisches Outlook für Windows | Meist nach einem Neustart (automatische Zuordnung) | Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > Ändern > Weitere Einstellungen > Erweitert > Hinzufügen, oder Datei > Konto hinzufügen |
| Outlook im Web | Einmal von Hand hinzufügen | Rechtsklick auf Ordner > Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen, oder Ihr Name > Weiteres Postfach öffnen |
| Outlook für Mac | Nein, der Mac unterstützt keine automatische Zuordnung | Datei > Öffnen > Freigegebenes Postfach, oder Extras > Konten > Delegierung und Freigabe |
| Outlook für iPhone und Android | Nein, Microsoft beschreibt nur Schritte von Hand | Konto hinzufügen > Geteiltes Postfach hinzufügen |
Freigegebenes Postfach im neuen Outlook hinzufügen
Schließen Sie das neue Outlook und starten Sie es neu, nachdem Ihr Administrator Sie hinzugefügt hat. Laut Microsofts Artikel zu freigegebenen Postfächern sollte es dann im Ordnerbereich erscheinen, eventuell einige Minuten später. Sehen Sie unter Für mich freigegeben nach: Das freigegebene Postfach ist dort ein Unterordner. So fügen Sie es selbst hinzu:
- Wählen Sie im Navigationsbereich E-Mail.
- Klicken Sie im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen und wählen Sie Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen.
- Geben Sie die freigegebene Adresse ein, zum Beispiel info@contoso.com.
So hinzugefügt verhält sich das Postfach wie ein Ordner. Für eigene Benachrichtigungen, Regeln und Kategorien fügen Sie es stattdessen als Konto hinzu. Microsofts Seite zu den Einstellungen freigegebener Postfächer verortet das unter Einstellungen > Konten > Für mich freigegeben: Wählen Sie Konvertieren bei einem Postfach, das für Sie hinzugefügt wurde, oder + Hinzufügen bei einem, das nicht hinzugefügt wurde. Dafür brauchen Sie Vollzugriff. Laut Microsoft gibt es diese Option in Ihrer Version des neuen Outlook vielleicht noch nicht. Um ein Konto wieder in einen Ordner zu verwandeln, wählen Sie unter Für mich freigegeben bei diesem Konto Weitere Optionen und dann Als freigegebenen Ordner verwenden.
Freigegebenes Postfach im klassischen Outlook hinzufügen
Das klassische Outlook kann ein freigegebenes Postfach auf drei Arten enthalten. Automatisch zugeordnet: Outlook fügt es nach einem Neustart hinzu, wenn Ihr Administrator Ihnen den Vollzugriff direkt erteilt hat (standardmäßig aktiv). Zusätzliches Postfach: Sie fügen es unter Ihrem eigenen Konto hinzu. Zusätzliches Konto: Es steht als eigenes Konto in Outlook, laut Microsoft der einzige Weg, seine Terminerinnerungen zu erhalten. Nutzen Sie nur einen davon, sonst haben Sie das Postfach doppelt.
So fügen Sie es als zusätzliches Postfach hinzu:
- Wählen Sie Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen und dann die Registerkarte E-Mail.
- Achten Sie darauf, dass Ihr eigenes Konto markiert ist, und wählen Sie Ändern.
- Wählen Sie Weitere Einstellungen > Erweitert > Hinzufügen.
- Geben Sie die freigegebene Adresse ein und wählen Sie dann OK, OK, Weiter, Fertig stellen und Schließen.
So fügen Sie es als zusätzliches Konto hinzu:
- Steht das Postfach schon in Ihrem Ordnerbereich, entfernen Sie es zuerst (siehe unten). Ein automatisch zugeordnetes Postfach kann nur Ihr Administrator entfernen, und es kann bis zu einer Stunde dauern, bis es verschwindet.
- Wählen Sie Datei > Konto hinzufügen, geben Sie die freigegebene Adresse ein und wählen Sie Verbinden.
- Geben Sie bei der Anmeldung Ihre eigene E-Mail-Adresse ein, nicht die freigegebene, und wählen Sie dann Weiter. Lässt sich die Adresse dort nicht ändern, wählen Sie Mit einem anderen Konto anmelden.
- Starten Sie Outlook neu.
Freigegebenes Postfach in Outlook im Web öffnen
Microsofts Artikel für das Web nennt zwei Wege. Um es in Ihrer Ordnerliste zu behalten:
- Klicken Sie im linken Bereich mit der rechten Maustaste auf Ordner und wählen Sie Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen. Bei einem lokalen Exchange-Postfach klicken Sie stattdessen mit der rechten Maustaste auf den Namen Ihres eigenen Postfachs.
- Geben Sie die freigegebene Adresse ein. Das Postfach erscheint dann in Ihrer Ordnerliste.
Um es in einem eigenen Browserfenster zu öffnen:
- Wählen Sie Ihren Namen in der Navigationsleiste.
- Wählen Sie Weiteres Postfach öffnen, geben Sie die Adresse ein und wählen Sie Öffnen.
Laut Microsoft erhalten Sie Benachrichtigungen über neue E-Mails im freigegebenen Posteingang nur im eigenen Fenster.
Freigegebenes Postfach in Outlook für Mac öffnen
Laut Microsofts Artikel für den Mac brauchen Sie ein Exchange-Konto, Outlook für Mac unterstützt bei freigegebenen Postfächern nur den Vollzugriff, und es ordnet sie nicht automatisch zu. Sie fügen das Postfach also selbst hinzu:
- Gehen Sie zu Extras > Konten und wählen Sie das Konto, das den Zugriff hat.
- Wählen Sie Delegierung und Freigabe und dann die Registerkarte Für mich freigegeben.
- Klicken Sie auf + und fügen Sie das freigegebene Postfach hinzu.
Oder gehen Sie zu Datei > Öffnen > Freigegebenes Postfach.
Freigegebenes Postfach in der Outlook-App hinzufügen (iPhone und Android)
- Melden Sie sich in der Outlook-App mit Ihrem eigenen Konto an.
- Tippen Sie im linken Navigationsbereich auf Konto hinzufügen und dann auf Geteiltes Postfach hinzufügen.
- Haben Sie mehrere Konten, wählen Sie das, das den Zugriff hat.
Laut Microsofts Artikel für Mobilgeräte funktioniert das, wenn Ihr Postfach und das freigegebene Postfach beide in Exchange Online liegen. Andernfalls nutzen Sie Outlook im Web im Browser Ihres Handys.
Von einem freigegebenen Postfach in Outlook senden
Dafür brauchen Sie Senden als oder Senden im Auftrag von. Vollzugriff allein genügt nicht.
- Neues Outlook: Wählen Sie Start > Neu > E-Mail. Sehen Sie kein Feld Von, wählen Sie Optionen > Von anzeigen. Ändern Sie Von in die freigegebene Adresse, oder wählen Sie Andere E-Mail-Adresse und geben Sie sie ein.
- Klassisches Outlook: Wählen Sie Neue E-Mail. Sehen Sie kein Feld Von, wählen Sie Optionen > Von und dann die freigegebene Adresse oder Andere E-Mail-Adresse.
- Outlook im Web: Wählen Sie Neue E-Mail, dann Weitere Aktionen und Von anzeigen. Beim ersten Mal klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Adresse im Feld Von, wählen Entfernen und geben die freigegebene Adresse ein. Danach steht sie in der Liste unter Von.
- Outlook für Mac: Das freigegebene Konto erscheint als Auswahl unter Von. Ohne Senden als oder Senden im Auftrag von wird die E-Mail laut Microsoft nicht gesendet.
Wo E-Mails landen, die Sie von einem freigegebenen Postfach senden
Standardmäßig wird in Microsoft 365 eine Nachricht, die Sie von einem freigegebenen Postfach senden, in Ihrem eigenen Ordner „Gesendete Elemente“ gespeichert, nicht in dem des freigegebenen Postfachs, so Microsofts Artikel zu „Gesendete Elemente“. Ein Administrator kann eine Postfacheinstellung ändern, damit zusätzlich eine Kopie in „Gesendete Elemente“ des freigegebenen Postfachs gespeichert wird, getrennt für Senden als und Senden im Auftrag von. Im neuen Outlook ist diese Einstellung des Administrators die einzige Möglichkeit.
Warum Ihr freigegebenes Postfach in Outlook nicht erscheint
Gehen Sie diese Liste von oben nach unten durch. Ein schneller erster Test: Öffnen Sie das Postfach in Outlook im Web mit Weiteres Postfach öffnen. Öffnet es sich dort, funktioniert Ihr Zugriff, und das Problem liegt in Ihrer Outlook-App.
- Der Zugriff ist noch nicht erteilt oder ganz neu. Laut Microsoft kann es einige Minuten dauern, nachdem der Administrator Sie hinzugefügt hat. Schließen Sie Outlook, starten Sie es neu, warten Sie und starten Sie es noch einmal neu. Öffnet es sich im Web, aber nicht im Desktop-Outlook, ist der Zugriff eingerichtet, und die Desktop-App ist nur noch nicht nachgezogen.
- Der Zugriff kam über eine Gruppe. Hat Ihr Administrator einer Sicherheitsgruppe, zu der Sie gehören, den Vollzugriff erteilt, fügt Outlook das Postfach nicht automatisch hinzu, weil die automatische Zuordnung nicht in Gruppen hineinschaut. Von Hand hinzugefügt funktioniert es trotzdem. Damit es von selbst erscheint, muss der Administrator Ihnen den Vollzugriff direkt erteilen.
- Die automatische Zuordnung wurde abgeschaltet. Administratoren können Zugriff ohne automatische Zuordnung erteilen, oft weil viele automatisch zugeordnete Postfächer den Start von Outlook verlangsamen. Fügen Sie es von Hand hinzu.
- Sie nutzen einen Mac oder ein Handy. Outlook für Mac ordnet freigegebene Postfächer nicht automatisch zu, und Microsofts Schritte für das Handy sind alle manuell. Nutzen Sie die Schritte oben.
- Es ist da, aber zugeklappt. Erweitern Sie im neuen Outlook Für mich freigegeben im Ordnerbereich.
- Nur neuere E-Mails erscheinen (klassisches Outlook im Exchange-Cache-Modus). Das klassische Outlook lädt freigegebene Ordner standardmäßig auf Ihren Computer herunter, und die Einstellung E-Mails der letzten Zeit herunterladen gilt laut Microsoft auch für freigegebene Postfächer. Wählen Sie unten im Ordner Klicken Sie hier, um mehr zu Microsoft Exchange anzuzeigen, oder stellen Sie E-Mails der letzten Zeit herunterladen auf Alle: Gehen Sie zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen und doppelklicken Sie auf Ihr Konto.
- Sie können lesen, aber nicht senden. Sie haben Vollzugriff ohne Senden als oder Senden im Auftrag von. Microsoft weist außerdem darauf hin, dass beide Sendeberechtigungen im Desktop-Outlook nicht funktionieren, wenn das freigegebene Postfach in der Adressliste ausgeblendet ist. Beides kann nur Ihr Administrator beheben.
Freigegebenes Postfach aus Outlook entfernen
- Outlook im Web: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das freigegebene Postfach und wählen Sie Löschen.
- Klassisches Outlook, von Hand hinzugefügt: Gehen Sie wieder zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > Ändern > Weitere Einstellungen > Erweitert. Markieren Sie unter Zusätzlich diese Postfächer öffnen das Postfach und wählen Sie Entfernen.
- Klassisches Outlook, automatisch zugeordnet: Sie können es nicht selbst entfernen. Nur ein Exchange-Administrator kann die automatische Zuordnung abschalten, und laut Microsoft kann es bis zu einer Stunde dauern, bis das Postfach aus Ihrem Outlook verschwindet.
- iPhone und Android: Gehen Sie zu Einstellungen > Konten, tippen Sie auf das freigegebene Postfach und wählen Sie Konto löschen.
Wenn Sie es aus Outlook entfernen, ändert sich nur Ihre eigene Ansicht. Ihr Zugriff bleibt bestehen, bis der Administrator ihn entfernt.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert es, bis ein freigegebenes Postfach in Outlook erscheint?
Laut Microsoft kann es einige Minuten dauern, nachdem Ihr Administrator Sie hinzugefügt hat. Schließen Sie Outlook und starten Sie es neu. Im Desktop-Outlook kann es länger dauern. Ist es dann immer noch nicht da, fügen Sie es von Hand hinzu oder prüfen Sie, ob es sich in Outlook im Web über „Weiteres Postfach öffnen“ aufrufen lässt.
Warum erscheint das freigegebene Postfach bei Kollegen, aber nicht bei mir?
Eine häufige Ursache: Sie haben den Zugriff über eine Sicherheitsgruppe erhalten. Outlook fügt ein freigegebenes Postfach nur dann automatisch hinzu, wenn Ihnen der Vollzugriff direkt erteilt wurde. Sie können es trotzdem von Hand hinzufügen oder Ihren Administrator bitten, Ihnen den Zugriff namentlich zu erteilen.
Kann ich einem privaten Outlook.com-Konto ein freigegebenes Postfach hinzufügen?
Nein. Freigegebene Postfächer werden von einem Microsoft 365-Administrator für Geschäfts-, Schul- oder Unikonten erstellt. Für private Konten beschreibt Microsoft stattdessen das Freigeben eines Kalenders.
Warum stehen E-Mails, die ich vom freigegebenen Postfach sende, nicht in dessen Ordner „Gesendete Elemente“?
In Microsoft 365 wird E-Mail, die Sie von einem freigegebenen Postfach senden, standardmäßig in Ihrem eigenen Ordner „Gesendete Elemente“ gespeichert. Ein Administrator kann eine Einstellung einschalten, die zusätzlich eine Kopie in „Gesendete Elemente“ des freigegebenen Postfachs speichert.
Brauche ich das Kennwort des freigegebenen Postfachs?
Nein. Sie melden sich mit Ihrem eigenen Konto an und öffnen das freigegebene Postfach. Selbst wenn Sie es im klassischen Outlook als Konto hinzufügen, geben Sie bei der Anmeldung Ihre eigene E-Mail-Adresse ein.
Warum kann ich das freigegebene Postfach lesen, aber nicht davon senden?
Mit Vollzugriff können Sie das Postfach öffnen und verwalten, zum Senden brauchen Sie aber zusätzlich Senden als oder Senden im Auftrag von. Bitten Sie Ihren Administrator, eine der beiden Berechtigungen hinzuzufügen.