Como adicionar uma caixa de correio compartilhada no Outlook e por que ela não aparece
A sua empresa deu a você acesso a um endereço compartilhado como info@ ou support@, e você quer tê-lo no Outlook ao lado dos seus próprios emails. Muitas vezes ele aparece sozinho depois de reiniciar o Outlook. Quando não aparece, o motivo costuma ser a forma como o seu acesso foi configurado, e não algo que você fez de errado.
Em resumo: a caixa de correio compartilhada é um recurso do Microsoft 365 para contas corporativas ou de estudante, e o administrador precisa dar acesso a você antes que qualquer Outlook consiga abri-la. No Outlook para Windows, ela costuma aparecer sozinha depois que você fecha e reinicia o Outlook, às vezes alguns minutos depois de o administrador adicionar você. Se isso não acontecer, adicione-a manualmente: no novo Outlook e no Outlook na Web, clique com o botão direito no nome da sua conta (na Web, em Pastas) e escolha Adicionar pasta ou caixa de correio compartilhada. No Outlook clássico, vá em Arquivo > Configurações da Conta > Configurações da Conta > Alterar > Mais Configurações > Avançado > Adicionar. No Mac, use Arquivo > Abrir > Caixa de Correio Compartilhada. No aplicativo de celular, toque em Adicionar Conta e depois em Adicionar uma Caixa de Correio Compartilhada. Um motivo comum para ela nunca aparecer sozinha é o acesso ter sido dado por meio de um grupo de segurança, que o Outlook não adiciona automaticamente.
O que é uma caixa de correio compartilhada e qual acesso você precisa ter
Uma caixa de correio compartilhada é um único endereço que várias pessoas leem e respondem. Com a permissão certa, as respostas enviadas por ela saem do endereço compartilhado, e não de você. O administrador do Microsoft 365 cria a caixa e dá permissões a cada pessoa, descritas no guia para administradores da Microsoft:
- Acesso Total: você pode abrir a caixa de correio, ler, excluir e alterar emails e usar o calendário dela. Sozinha, essa permissão não deixa você enviar.
- Enviar Como: o seu email parece ter sido enviado pela caixa de correio compartilhada.
- Enviar em Nome de: o seu email aparece como enviado por você em nome da caixa de correio compartilhada.
Você nunca entra em uma caixa de correio compartilhada com uma senha dela. Você entra com a sua conta e a abre. A Microsoft lista as caixas de correio compartilhadas apenas para contas corporativas ou de estudante. Com uma conta pessoal do Outlook.com, você não pode usar uma caixa de correio compartilhada, mas pode compartilhar um calendário; veja como compartilhar um calendário no Outlook.
Onde adicionar uma caixa de correio compartilhada em cada Outlook
| Outlook | Aparece sozinha? | Onde adicionar manualmente |
|---|---|---|
| Novo Outlook para Windows | Normalmente, depois de reiniciar, em Compartilhado comigo | Clique com o botão direito no nome da conta > Adicionar pasta ou caixa de correio compartilhada |
| Outlook clássico para Windows | Normalmente, depois de reiniciar (mapeamento automático) | Arquivo > Configurações da Conta > Configurações da Conta > Alterar > Mais Configurações > Avançado > Adicionar, ou Arquivo > Adicionar Conta |
| Outlook na Web | Adicione manualmente uma vez | Clique com o botão direito em Pastas > Adicionar pasta ou caixa de correio compartilhada, ou no seu nome > Abrir outra caixa de correio |
| Outlook para Mac | Não, o Mac não tem mapeamento automático | Arquivo > Abrir > Caixa de Correio Compartilhada, ou Ferramentas > Contas > Delegação e Compartilhamento |
| Outlook para iPhone e Android | Não, a Microsoft só dá passos manuais | Adicionar Conta > Adicionar uma Caixa de Correio Compartilhada |
Como adicionar uma caixa de correio compartilhada no novo Outlook
Feche e reinicie o novo Outlook depois que o administrador adicionar você. O artigo da Microsoft sobre caixas de correio compartilhadas diz que ela deve aparecer no painel de pastas, possivelmente alguns minutos depois. Procure em Compartilhado comigo: a caixa de correio compartilhada é uma subpasta ali. Para adicioná-la você mesmo:
- Selecione Email no painel de navegação.
- No painel de pastas, clique com o botão direito no nome da sua conta e selecione Adicionar pasta ou caixa de correio compartilhada.
- Digite o endereço compartilhado, por exemplo info@contoso.com.
Adicionada dessa forma, a caixa de correio funciona como uma pasta. Para que ela tenha notificações, regras e categorias próprias, adicione-a como conta. A página da Microsoft sobre as configurações de caixas de correio compartilhadas coloca isso em Configurações > Contas > Compartilhado comigo: selecione Converter em uma caixa de correio que foi adicionada para você, ou + Adicionar para uma que não foi. Para isso, você precisa de Acesso Total. A Microsoft diz que essa opção talvez ainda não esteja na sua versão do novo Outlook. Para transformar uma conta de volta em pasta, selecione Mais nela, em Compartilhado comigo, e depois Usar como pasta compartilhada.
Como adicionar uma caixa de correio compartilhada no Outlook clássico
O Outlook clássico mantém uma caixa de correio compartilhada de uma de três formas. Mapeada automaticamente: o Outlook a adiciona depois de reiniciar quando o administrador deu Acesso Total diretamente a você (ativado por padrão). Caixa de correio adicional: você a adiciona sob a sua própria conta. Conta adicional: ela fica no Outlook como uma conta separada, que segundo a Microsoft é a única forma de receber os lembretes de eventos dela. Use só uma, ou você terá duas cópias.
Para adicioná-la como caixa de correio adicional:
- Selecione Arquivo > Configurações da Conta > Configurações da Conta e depois a guia Email.
- Confira se a sua própria conta está destacada e escolha Alterar.
- Escolha Mais Configurações > Avançado > Adicionar.
- Digite o endereço compartilhado e escolha OK, OK, Avançar, Concluir e Fechar.
Para adicioná-la como conta adicional:
- Se a caixa de correio já estiver no seu painel de pastas, remova-a primeiro (veja abaixo). Uma caixa mapeada automaticamente só pode ser removida pelo administrador, e pode levar até uma hora para sumir.
- Selecione Arquivo > Adicionar Conta, digite o endereço compartilhado e selecione Conectar.
- Na tela de entrada, digite o seu próprio endereço de email, não o compartilhado, e selecione Avançar. Se a tela não deixar você mudar o endereço, selecione Entrar com outra conta.
- Reinicie o Outlook.
Como abrir uma caixa de correio compartilhada no Outlook na Web
O artigo da Microsoft sobre a Web dá duas formas. Para mantê-la na sua lista de pastas:
- Clique com o botão direito em Pastas no painel esquerdo e escolha Adicionar pasta ou caixa de correio compartilhada. Com uma caixa de correio do Exchange local, clique com o botão direito no nome da sua própria caixa de correio.
- Digite o endereço compartilhado. A caixa de correio passa a aparecer na sua lista de pastas.
Para abri-la em uma janela separada do navegador:
- Selecione o seu nome na barra de navegação.
- Selecione Abrir outra caixa de correio, digite o endereço e selecione Abrir.
A Microsoft diz que você só recebe notificações de novos emails da Caixa de Entrada compartilhada na janela separada.
Como abrir uma caixa de correio compartilhada no Outlook para Mac
Segundo o artigo da Microsoft sobre o Mac, você precisa de uma conta Exchange, o Outlook para Mac só oferece Acesso Total para caixas de correio compartilhadas e não as mapeia automaticamente, então você mesmo precisa adicioná-la:
- Vá em Ferramentas > Contas e selecione a conta que tem acesso.
- Selecione Delegação e Compartilhamento e depois a guia Compartilhado Comigo.
- Clique em + e adicione a caixa de correio compartilhada.
Ou vá em Arquivo > Abrir > Caixa de Correio Compartilhada.
Como adicionar uma caixa de correio compartilhada no aplicativo Outlook (iPhone e Android)
- Entre na sua própria conta no aplicativo Outlook.
- Toque em Adicionar Conta no painel de navegação esquerdo e depois em Adicionar uma Caixa de Correio Compartilhada.
- Se você tem várias contas, escolha a que tem acesso.
O artigo da Microsoft sobre o celular diz que isso funciona quando a sua caixa de correio e a caixa de correio compartilhada estão no Exchange Online. Caso contrário, use o Outlook na Web no navegador do celular.
Como enviar emails por uma caixa de correio compartilhada no Outlook
Para isso, você precisa de Enviar Como ou Enviar em Nome de. Só o Acesso Total não basta.
- Novo Outlook: selecione Página Inicial > Novo > Email. Se você não vê De, selecione Opções > Mostrar De. Mude De para o endereço compartilhado ou escolha Outro endereço de email e digite-o.
- Outlook clássico: escolha Novo Email. Se você não vê De, escolha Opções > De e depois selecione o endereço compartilhado ou Outro endereço de email.
- Outlook na Web: escolha Novo email e depois Mais ações e Mostrar de. Na primeira vez, clique com o botão direito no endereço em De, escolha Remover e digite o endereço compartilhado. Depois disso, ele aparece na lista De.
- Outlook para Mac: a conta compartilhada aparece como opção em De. Sem Enviar Como ou Enviar em Nome de, a Microsoft diz que o email não será enviado.
Para onde vão os emails enviados por uma caixa de correio compartilhada
Por padrão no Microsoft 365, uma mensagem que você envia por uma caixa de correio compartilhada é salva nos seus próprios Itens Enviados, e não nos da caixa compartilhada, segundo o artigo da Microsoft sobre Itens Enviados. Um administrador pode mudar uma configuração da caixa de correio para que uma cópia também seja salva nos Itens Enviados da caixa compartilhada, separadamente para Enviar Como e Enviar em Nome de. No novo Outlook, essa configuração do administrador é a única opção.
Por que a caixa de correio compartilhada não aparece no Outlook
Siga esta lista em ordem. Um primeiro teste rápido: abra a caixa de correio no Outlook na Web com Abrir outra caixa de correio. Se ela abrir lá, o seu acesso funciona e o problema está no seu aplicativo do Outlook.
- O acesso ainda não foi concedido ou é muito recente. A Microsoft diz que pode levar alguns minutos depois que o administrador adiciona você. Feche e reinicie o Outlook, espere e reinicie de novo. Se ela abre na Web, mas não no Outlook para desktop, o acesso já está ativo e o aplicativo para desktop ainda não se atualizou.
- O acesso veio por meio de um grupo. Se o administrador deu Acesso Total a um grupo de segurança do qual você faz parte, o Outlook não adiciona a caixa de correio automaticamente, porque o mapeamento automático não olha dentro de grupos. Adicionada manualmente, ela funciona. Para que ela apareça sozinha, o administrador precisa dar Acesso Total diretamente a você.
- O mapeamento automático foi desativado. Os administradores podem dar acesso sem mapeamento automático, muitas vezes porque muitas caixas mapeadas automaticamente deixam a abertura do Outlook lenta. Adicione-a manualmente.
- Você está no Mac ou no celular. O Outlook para Mac não mapeia caixas de correio compartilhadas automaticamente, e os passos da Microsoft para o celular são todos manuais. Use os passos acima.
- Ela está lá, mas recolhida. No novo Outlook, expanda Compartilhado comigo no painel de pastas.
- Só aparecem os emails recentes (Outlook clássico em Modo Cache do Exchange). O Outlook clássico baixa as pastas compartilhadas para o seu computador por padrão, e a configuração Baixar emails dos últimos vale também para caixas de correio compartilhadas, segundo a Microsoft. Selecione Clique aqui para exibir mais no Microsoft Exchange no fim da pasta, ou defina Baixar emails dos últimos como Todos: vá em Arquivo > Configurações da Conta > Configurações da Conta e clique duas vezes na sua conta.
- Você consegue ler, mas não enviar. Você tem Acesso Total sem Enviar Como ou Enviar em Nome de. A Microsoft também observa que as duas permissões de envio falham no Outlook para desktop quando a caixa de correio compartilhada está oculta na lista de endereços. As duas correções cabem ao administrador.
Como remover uma caixa de correio compartilhada do Outlook
- Outlook na Web: clique com o botão direito na caixa de correio compartilhada e selecione Remover pasta compartilhada.
- Outlook clássico, adicionada manualmente: volte a Arquivo > Configurações da Conta > Configurações da Conta > Alterar > Mais Configurações > Avançado. Em Abrir estas caixas de correio adicionais, selecione a caixa de correio e depois Remover.
- Outlook clássico, mapeada automaticamente: você não pode removê-la por conta própria. Só um administrador do Exchange pode desativar o mapeamento automático, e a Microsoft diz que pode levar até uma hora para ela sair do seu Outlook.
- iPhone e Android: vá em Configurações > Contas, toque na caixa de correio compartilhada e selecione Excluir Conta.
Remover a caixa do Outlook muda só o que você vê. O seu acesso continua até o administrador removê-lo.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva para uma caixa de correio compartilhada aparecer no Outlook?
A Microsoft diz que pode levar alguns minutos depois que o administrador adiciona você. Feche e reinicie o Outlook. No Outlook para desktop, pode demorar mais. Se ela ainda não estiver lá, adicione-a manualmente ou veja se ela abre no Outlook na Web com Abrir outra caixa de correio.
Por que a caixa de correio compartilhada aparece para os colegas, mas não para mim?
Uma causa comum é você ter recebido o acesso por meio de um grupo de segurança. O Outlook só adiciona uma caixa de correio compartilhada automaticamente quando o Acesso Total foi dado diretamente a você. Você ainda pode adicioná-la manualmente ou pedir ao administrador que conceda o acesso a você pelo nome.
Posso adicionar uma caixa de correio compartilhada a uma conta pessoal do Outlook.com?
Não. As caixas de correio compartilhadas são criadas por um administrador do Microsoft 365 para contas corporativas ou de estudante. Para contas pessoais, a Microsoft descreve o compartilhamento de calendário.
Por que os emails que envio pela caixa de correio compartilhada não estão nos Itens Enviados dela?
No Microsoft 365, os emails que você envia por uma caixa de correio compartilhada são salvos, por padrão, nos seus próprios Itens Enviados. Um administrador pode ativar uma configuração que também salva uma cópia nos Itens Enviados da caixa de correio compartilhada.
Preciso da senha da caixa de correio compartilhada?
Não. Você entra com a sua própria conta e abre a caixa de correio compartilhada. Mesmo quando a adiciona como conta no Outlook clássico, você digita o seu próprio endereço de email na tela de entrada.
Por que consigo ler a caixa de correio compartilhada, mas não enviar por ela?
O Acesso Total permite abrir e gerenciar a caixa de correio, mas para enviar também é preciso Enviar Como ou Enviar em Nome de. Peça ao administrador que adicione uma delas.