Outlook 添加共享邮箱的方法，以及共享邮箱不显示的原因
公司给了你一个 info@ 或 support@ 这样的共享地址的访问权限，你想让它和自己的邮件一起出现在 Outlook 中。它常常在重启后自己出现。如果没有，原因通常在于你的访问权限是怎么设置的，而不是你做错了什么。
简而言之：共享邮箱是 Microsoft 365 工作或学校帐户的功能，管理员必须先授予你访问权限，任何 Outlook 才能打开它。在 Outlook for Windows 中，它通常会在你关闭并重新启动 Outlook 后自动出现，有时要在管理员添加你几分钟之后。如果没有出现，就手动添加：在新版 Outlook 和 Outlook 网页版中，右键单击你的帐户名称（网页版中是文件夹），选择添加共享文件夹或邮箱。在经典 Outlook 中，转到文件 > 帐户设置 > 帐户设置 > 更改 > 更多设置 > 高级 > 添加。在 Mac 上，使用文件 > 打开 > 共享邮箱。在手机应用中，点击添加帐户，然后点击添加共享邮箱。共享邮箱始终不自动出现的一个常见原因是，访问权限是通过安全组授予的，而 Outlook 不会自动添加这种邮箱。
什么是共享邮箱，以及你需要的访问权限
共享邮箱是由几个人共同阅读和回复的一个地址。只要权限合适，从它发出的回复显示的是共享地址，而不是你。共享邮箱由你的 Microsoft 365 管理员创建，并为每个人分配权限，详见 Microsoft 的管理员指南：
- 完全访问权限：你可以打开邮箱，阅读、删除和更改邮件，还能使用它的日历。仅有这项权限无法发送邮件。
- 发送方式：你发出的邮件看起来像是共享邮箱发送的。
- 代表发送：你的邮件会显示为由你代表共享邮箱发送。
你永远不会用共享邮箱自己的密码登录它，而是以自己的身份登录，然后打开它。Microsoft 只为工作或学校帐户列出了共享邮箱。使用个人 Outlook.com 帐户无法使用共享邮箱，但可以共享日历；请参阅如何在 Outlook 中共享日历。
各个 Outlook 中在哪里添加共享邮箱
| Outlook | 会自动出现吗？ | 在哪里手动添加 |
|---|---|---|
| 新版 Outlook for Windows | 通常会，重启后出现在“与我共享”下 | 右键单击你的帐户名称 > 添加共享文件夹或邮箱 |
| 经典 Outlook for Windows | 通常会，重启后出现（自动映射） | 文件 > 帐户设置 > 帐户设置 > 更改 > 更多设置 > 高级 > 添加，或文件 > 添加帐户 |
| Outlook 网页版 | 需要手动添加一次 | 右键单击“文件夹” > 添加共享文件夹或邮箱，或者你的名字 > 打开其他邮箱 |
| Outlook for Mac | 不会，Mac 不支持自动映射 | 文件 > 打开 > 共享邮箱，或者工具 > 帐户 > 委派和共享 |
| Outlook for iPhone 和 Android | 不会，Microsoft 只给出了手动步骤 | 添加帐户 > 添加共享邮箱 |
如何在新版 Outlook 中添加共享邮箱
管理员添加你之后，关闭并重新启动新版 Outlook。Microsoft 的共享邮箱文章表示，它应该会出现在文件夹窗格中，可能要过几分钟。请在与我共享下查找：共享邮箱是其中的一个子文件夹。要自己添加：
- 在导航窗格中选择邮件。
- 在文件夹窗格中，右键单击你的帐户名称，然后选择添加共享文件夹或邮箱。
- 键入共享地址，例如 info@contoso.com。
这样添加的邮箱就像一个文件夹。如果想让它有自己的通知、规则和类别，请改为把它添加为帐户。Microsoft 关于共享邮箱设置的页面把这项操作放在设置 > 帐户 > 与我共享下：对于已经为你添加的邮箱，选择转换；对于没有添加的，选择+ 添加。这需要完全访问权限。Microsoft 表示，你的新版 Outlook 可能还没有这个选项。要把帐户改回文件夹，请在与我共享下选择它的更多，然后选择用作共享文件夹。
如何在经典 Outlook 中添加共享邮箱
经典 Outlook 可以用三种方式之一来容纳共享邮箱。自动映射：管理员直接向你授予完全访问权限时，Outlook 会在重启后添加它（默认开启）。附加邮箱：你把它添加到自己的帐户下。附加帐户：它作为一个单独的帐户出现在 Outlook 中，Microsoft 表示，这是获取其事件提醒的唯一方法。只用其中一种，否则会出现两份。
要把它添加为附加邮箱：
- 选择文件 > 帐户设置 > 帐户设置，然后选择电子邮件选项卡。
- 确保选中的是你自己的帐户，然后选择更改。
- 选择更多设置 > 高级 > 添加。
- 键入共享地址，然后依次选择确定、确定、下一步、完成和关闭。
要把它添加为附加帐户：
- 如果邮箱已经在你的文件夹窗格中，请先删除它（见下文）。自动映射的邮箱只有管理员才能删除，而且可能要过最多一小时才会消失。
- 选择文件 > 添加帐户，输入共享地址，然后选择连接。
- 在登录提示中，输入你自己的电子邮件地址，而不是共享地址，然后选择下一步。如果提示不允许更改地址，请选择使用其他帐户登录。
- 重新启动 Outlook。
如何在 Outlook 网页版中打开共享邮箱
Microsoft 的网页版文章给出了两种方法。要把它保留在文件夹列表中：
- 右键单击左侧窗格中的文件夹，然后选择添加共享文件夹或邮箱。如果你使用的是本地 Exchange 邮箱，请改为右键单击你自己的邮箱名称。
- 键入共享地址。该邮箱随后会出现在你的文件夹列表中。
要在单独的浏览器窗口中打开它：
- 在导航栏上选择你的名字。
- 选择打开其他邮箱，键入地址，然后选择打开。
Microsoft 表示，只有在单独的窗口中，你才会收到共享收件箱的新邮件通知。
如何在 Outlook for Mac 中打开共享邮箱
根据 Microsoft 的Mac 文章，你需要 Exchange 帐户，Outlook for Mac 对共享邮箱只支持完全访问权限，而且不会自动映射共享邮箱，所以需要你自己添加：
- 转到工具 > 帐户，选择拥有访问权限的帐户。
- 选择委派和共享，然后选择与我共享选项卡。
- 单击+，添加共享邮箱。
或者转到文件 > 打开 > 共享邮箱。
如何在 Outlook 应用中添加共享邮箱（iPhone 和 Android）
- 在 Outlook 应用中登录你自己的帐户。
- 点击左侧导航窗格中的添加帐户，然后点击添加共享邮箱。
- 如果你有多个帐户，请选择拥有访问权限的那个。
Microsoft 的移动版文章表示，只有当你的邮箱和共享邮箱都在 Exchange Online 中时，这种方法才有效。否则，请在手机浏览器中使用 Outlook 网页版。
如何在 Outlook 中从共享邮箱发送邮件
这需要“发送方式”或“代表发送”权限。仅有完全访问权限是不够的。
- 新版 Outlook：选择开始 > 新建 > 邮件。如果看不到发件人，请选择选项 > 显示发件人。把发件人改为共享地址，或者选择其他电子邮件地址后键入它。
- 经典 Outlook：选择新建电子邮件。如果看不到发件人，请选择选项 > 发件人，然后选择共享地址或其他电子邮件地址。
- Outlook 网页版：选择新邮件，然后选择更多操作和显示发件人。第一次使用时，右键单击发件人地址，选择删除，然后键入共享地址。之后它就会出现在发件人列表中。
- Outlook for Mac：共享帐户会作为发件人中的一个选项出现。Microsoft 表示，如果没有“发送方式”或“代表发送”权限，邮件将无法发送。
从共享邮箱发出的邮件保存在哪里
在 Microsoft 365 中，你从共享邮箱发送的邮件默认保存在你自己的“已发送邮件”中，而不是共享邮箱的“已发送邮件”中，这是 Microsoft 的“已发送邮件”文章中的说明。管理员可以更改一项邮箱设置，让共享邮箱的“已发送邮件”中也保存一份副本，“发送方式”和“代表发送”分别设置。在新版 Outlook 中，只有这项管理员设置可用。
为什么共享邮箱没有显示在 Outlook 中
请按顺序逐项检查。先做一个快速测试：在 Outlook 网页版中用打开其他邮箱打开该邮箱。如果在那里能打开，说明你的访问权限没问题，问题出在你的 Outlook 应用上。
- 还没有授予访问权限，或者刚刚授予。Microsoft 表示，管理员添加你之后可能需要几分钟。关闭并重新启动 Outlook，等一会儿，再重启一次。如果在网页版中能打开，而在桌面版 Outlook 中不能，说明访问权限已经生效，只是桌面应用还没有跟上。
- 访问权限来自一个组。如果管理员把完全访问权限授予了你所在的安全组，Outlook 不会自动添加该邮箱，因为自动映射不会查看组的成员。手动添加仍然可以使用。要让它自动出现，管理员必须直接向你授予完全访问权限。
- 自动映射被关闭了。管理员可以在不自动映射的情况下授予访问权限，通常是因为自动映射的邮箱太多会拖慢 Outlook 的启动。请手动添加。
- 你用的是 Mac 或手机。Outlook for Mac 不会自动映射共享邮箱，Microsoft 给出的手机步骤也全是手动的。请按照上面的步骤操作。
- 邮箱其实在，只是折叠起来了。在新版 Outlook 中，展开文件夹窗格中的与我共享。
- 只显示最近的邮件（缓存 Exchange 模式下的经典 Outlook）。经典 Outlook 默认会把共享文件夹下载到你的电脑上，而且下载过去邮件设置同样适用于共享邮箱，详见 Microsoft 的说明。选择文件夹底部的单击此处查看有关 Microsoft Exchange 的详细信息，或者把下载过去邮件设为全部：转到文件 > 帐户设置 > 帐户设置，然后双击你的帐户。
- 能读但不能发送。你有完全访问权限，但没有“发送方式”或“代表发送”权限。Microsoft 还指出，如果共享邮箱在地址列表中被隐藏，这两种发送权限在桌面版 Outlook 中都会失效。这两个问题都需要管理员来解决。
如何从 Outlook 中删除共享邮箱
- Outlook 网页版：右键单击共享邮箱，然后选择删除共享文件夹。
- 经典 Outlook，手动添加的：回到文件 > 帐户设置 > 帐户设置 > 更改 > 更多设置 > 高级。在打开这些附加邮箱下，选择该邮箱，然后选择删除。
- 经典 Outlook，自动映射的：你无法自己删除。只有 Exchange 管理员才能关闭自动映射，Microsoft 表示，它可能要过最多一小时才会从你的 Outlook 中消失。
- iPhone 和 Android：转到设置 > 帐户，点击共享邮箱，然后选择删除帐户。
从 Outlook 中删除它只会改变你自己看到的内容。在管理员撤销之前，你的访问权限仍然有效。
常见问题
共享邮箱要多久才会显示在 Outlook 中？
Microsoft 表示，管理员添加你之后可能需要几分钟。关闭并重新启动 Outlook。在桌面版 Outlook 中可能需要更长时间。如果仍然没有出现，请手动添加，或者在 Outlook 网页版中用“打开其他邮箱”检查能否打开它。
为什么同事能看到共享邮箱，我却看不到？
一个常见原因是你通过安全组获得了访问权限。只有直接向你授予完全访问权限时，Outlook 才会自动添加共享邮箱。你仍然可以手动添加，或者请管理员直接按你的名字授予权限。
能把共享邮箱添加到个人 Outlook.com 帐户吗？
不能。共享邮箱由 Microsoft 365 管理员为工作或学校帐户创建。对于个人帐户，Microsoft 介绍的是共享日历。
为什么从共享邮箱发出的邮件不在共享邮箱的“已发送邮件”中？
在 Microsoft 365 中，从共享邮箱发送的邮件默认保存在你自己的“已发送邮件”中。管理员可以开启一项设置，同时在共享邮箱的“已发送邮件”中保存一份副本。
需要共享邮箱的密码吗？
不需要。你用自己的帐户登录，然后打开共享邮箱。即使在经典 Outlook 中把它添加为帐户，在登录提示中输入的也是你自己的电子邮件地址。
为什么我能读共享邮箱，却不能从它发送邮件？
完全访问权限让你可以打开和管理邮箱，但发送邮件还需要“发送方式”或“代表发送”权限。请管理员为你添加其中一项。