Cómo agregar un buzón compartido en Outlook y por qué no aparece
Tu empresa te ha dado acceso a una dirección compartida como info@ o support@, y la quieres en Outlook junto a tu propio correo. A menudo aparece sola después de reiniciar. Cuando no aparece, el motivo suele ser cómo se configuró tu acceso, no algo que hayas hecho mal.
En resumen: un buzón compartido es una función de las cuentas de trabajo o educativas de Microsoft 365, y el administrador tiene que darte acceso antes de que ningún Outlook pueda abrirlo. En Outlook para Windows suele aparecer solo después de cerrar Outlook y volver a abrirlo, a veces unos minutos después de que el administrador te agregue. Si no aparece, agrégalo a mano: en el nuevo Outlook y en Outlook en la Web, haz clic con el botón derecho en el nombre de tu cuenta (en la Web, en Carpetas) y elige Agregar carpeta o buzón compartido. En Outlook clásico, ve a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Cambiar > Más configuraciones > Avanzadas > Agregar. En un Mac, usa Archivo > Abrir > Buzón compartido. En la aplicación del móvil, pulsa Agregar cuenta y luego Agregar un buzón compartido. Un motivo habitual por el que nunca aparece solo es que el acceso se concedió a través de un grupo de seguridad, que Outlook no agrega automáticamente.
Qué es un buzón compartido y qué acceso necesitas
Un buzón compartido es una sola dirección que leen y contestan varias personas. Con el permiso adecuado, las respuestas salen de la dirección compartida y no de ti. Lo crea el administrador de Microsoft 365, que da permisos a cada persona, como se describe en la guía para administradores de Microsoft:
- Acceso completo: puedes abrir el buzón, leer, eliminar y cambiar correos y usar su calendario. Por sí solo no te permite enviar.
- Enviar como: tu correo parece enviado por el buzón compartido.
- Enviar en nombre de: tu correo aparece como enviado por ti en nombre del buzón compartido.
Nunca inicias sesión en un buzón compartido con una contraseña propia de él. Inicias sesión como tú mismo y lo abres. Microsoft incluye los buzones compartidos solo para cuentas de trabajo o educativas. Con una cuenta personal de Outlook.com no puedes usar un buzón compartido, pero sí compartir un calendario; mira cómo compartir un calendario en Outlook.
Dónde agregar un buzón compartido en cada Outlook
| Outlook | ¿Aparece solo? | Dónde agregarlo a mano |
|---|---|---|
| Nuevo Outlook para Windows | Normalmente sí, tras reiniciar, en Compartido conmigo | Clic con el botón derecho en el nombre de tu cuenta > Agregar carpeta o buzón compartido |
| Outlook clásico para Windows | Normalmente sí, tras reiniciar (asignación automática) | Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Cambiar > Más configuraciones > Avanzadas > Agregar, o Archivo > Agregar cuenta |
| Outlook en la Web | Agrégalo una vez a mano | Clic con el botón derecho en Carpetas > Agregar carpeta o buzón compartido, o tu nombre > Abrir otro buzón de correo |
| Outlook para Mac | No, Mac no admite la asignación automática | Archivo > Abrir > Buzón compartido, o Herramientas > Cuentas > Delegación y uso compartido |
| Outlook para iPhone y Android | No, Microsoft solo da pasos manuales | Agregar cuenta > Agregar un buzón compartido |
Cómo agregar un buzón compartido en el nuevo Outlook
Cierra el nuevo Outlook y vuelve a abrirlo después de que el administrador te agregue. El artículo de Microsoft sobre buzones compartidos dice que debería aparecer en el panel de carpetas, quizá unos minutos más tarde. Busca en Compartido conmigo: el buzón compartido es una subcarpeta de ahí. Para agregarlo tú mismo:
- Selecciona Correo en el panel de navegación.
- En el panel de carpetas, haz clic con el botón derecho en el nombre de tu cuenta y selecciona Agregar carpeta o buzón compartido.
- Escribe la dirección compartida, por ejemplo info@contoso.com.
Agregado así, el buzón funciona como una carpeta. Para tener sus propias notificaciones, reglas y categorías, agrégalo mejor como cuenta. La página de Microsoft sobre la configuración de buzones compartidos lo sitúa en Configuración > Cuentas > Compartido conmigo: selecciona Convertir en un buzón que se agregó por ti, o + Agregar para uno que no. Para esto necesitas Acceso completo. Microsoft dice que puede que esta opción aún no esté en tu versión del nuevo Outlook. Para convertir de nuevo una cuenta en carpeta, selecciona Más sobre ella en Compartido conmigo y luego Usar como carpeta compartida.
Cómo agregar un buzón compartido en Outlook clásico
Outlook clásico puede tener un buzón compartido de tres formas. Con asignación automática: Outlook lo agrega tras reiniciar cuando el administrador te dio Acceso completo directamente (activado por defecto). Como buzón adicional: lo agregas dentro de tu propia cuenta. Como cuenta adicional: está en Outlook como una cuenta aparte, que según Microsoft es la única forma de recibir sus avisos de eventos. Usa solo una, o tendrás dos copias.
Para agregarlo como buzón adicional:
- Selecciona Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta y luego la pestaña Correo electrónico.
- Comprueba que tu propia cuenta esté resaltada y elige Cambiar.
- Elige Más configuraciones > Avanzadas > Agregar.
- Escribe la dirección compartida y elige Aceptar, Aceptar, Siguiente, Finalizar y Cerrar.
Para agregarlo como cuenta adicional:
- Si el buzón ya está en tu panel de carpetas, quítalo primero (mira más abajo). Uno con asignación automática solo lo puede quitar el administrador, y puede tardar hasta una hora en desaparecer.
- Selecciona Archivo > Agregar cuenta, escribe la dirección compartida y selecciona Conectar.
- En la pantalla de inicio de sesión, escribe tu propia dirección de correo, no la compartida, y selecciona Siguiente. Si la pantalla no te deja cambiar la dirección, selecciona Iniciar sesión con otra cuenta.
- Reinicia Outlook.
Cómo abrir un buzón compartido en Outlook en la Web
El artículo de Microsoft para la Web da dos formas. Para tenerlo en tu lista de carpetas:
- Haz clic con el botón derecho en Carpetas en el panel izquierdo y elige Agregar carpeta o buzón compartido. Con un buzón de Exchange local, haz clic con el botón derecho en el nombre de tu propio buzón.
- Escribe la dirección compartida. El buzón aparece entonces en tu lista de carpetas.
Para abrirlo en otra ventana del navegador:
- Selecciona tu nombre en la barra de navegación.
- Selecciona Abrir otro buzón de correo, escribe la dirección y selecciona Abrir.
Microsoft dice que solo recibes notificaciones de correo nuevo de la Bandeja de entrada compartida en esa ventana aparte.
Cómo abrir un buzón compartido en Outlook para Mac
Según el artículo de Microsoft para Mac, necesitas una cuenta de Exchange, Outlook para Mac solo admite el Acceso completo para buzones compartidos y no los asigna automáticamente, así que tienes que agregarlo tú:
- Ve a Herramientas > Cuentas y selecciona la cuenta que tiene acceso.
- Selecciona Delegación y uso compartido y luego la pestaña Compartido conmigo.
- Haz clic en + y agrega el buzón compartido.
O ve a Archivo > Abrir > Buzón compartido.
Cómo agregar un buzón compartido en la aplicación de Outlook (iPhone y Android)
- Inicia sesión con tu propia cuenta en la aplicación de Outlook.
- Pulsa Agregar cuenta en el panel de navegación izquierdo y luego pulsa Agregar un buzón compartido.
- Si tienes varias cuentas, elige la que tiene acceso.
El artículo de Microsoft para el móvil dice que esto funciona cuando tu buzón y el buzón compartido están los dos en Exchange Online. Si no, usa Outlook en la Web en el navegador del móvil.
Cómo enviar desde un buzón compartido en Outlook
Para esto necesitas Enviar como o Enviar en nombre de. Con el Acceso completo solo no basta.
- Nuevo Outlook: selecciona Inicio > Nuevo > Correo. Si no ves De, selecciona Opciones > Mostrar de. Cambia De a la dirección compartida, o elige Otras direcciones de correo electrónico y escríbela.
- Outlook clásico: elige Nuevo correo. Si no ves De, elige Opciones > De y luego la dirección compartida u Otras direcciones de correo electrónico.
- Outlook en la Web: elige Nuevo correo, luego Más acciones y Mostrar desde. La primera vez, haz clic con el botón derecho en la dirección de De, elige Quitar y escribe la dirección compartida. Después ya aparece en la lista De.
- Outlook para Mac: la cuenta compartida aparece como opción en De. Sin Enviar como ni Enviar en nombre de, Microsoft dice que el correo no se enviará.
Adónde va el correo enviado desde un buzón compartido
Por defecto en Microsoft 365, un mensaje que envías desde un buzón compartido se guarda en tus propios Elementos enviados, no en los del buzón compartido, según el artículo de Microsoft sobre Elementos enviados. Un administrador puede cambiar una opción del buzón para que se guarde también una copia en los Elementos enviados del buzón compartido, por separado para Enviar como y Enviar en nombre de. En el nuevo Outlook, esa opción del administrador es la única posibilidad.
Por qué tu buzón compartido no aparece en Outlook
Recorre esta lista. Una primera prueba rápida: abre el buzón en Outlook en la Web con Abrir otro buzón de correo. Si se abre ahí, tu acceso funciona y el problema está en tu aplicación de Outlook.
- El acceso aún no está concedido, o es muy reciente. Microsoft dice que puede tardar unos minutos después de que el administrador te agregue. Cierra Outlook y vuelve a abrirlo, espera y reinícialo otra vez. Si se abre en la Web pero no en Outlook de escritorio, el acceso ya está, y la aplicación de escritorio todavía no se ha puesto al día.
- El acceso llegó a través de un grupo. Si el administrador dio Acceso completo a un grupo de seguridad al que perteneces, Outlook no agregará el buzón automáticamente, porque la asignación automática no mira dentro de los grupos. Agregado a mano sigue funcionando. Para que aparezca solo, el administrador tiene que darte Acceso completo directamente.
- La asignación automática está desactivada. Los administradores pueden dar acceso sin asignación automática, a menudo porque muchos buzones asignados automáticamente ralentizan el inicio de Outlook. Agrégalo a mano.
- Usas un Mac o un móvil. Outlook para Mac no asigna automáticamente los buzones compartidos, y todos los pasos de Microsoft para el móvil son manuales. Sigue los pasos de arriba.
- Está ahí, pero plegado. En el nuevo Outlook, expande Compartido conmigo en el panel de carpetas.
- Solo se ve el correo reciente (Outlook clásico en modo de Exchange en caché). Outlook clásico descarga por defecto las carpetas compartidas en tu equipo, y la opción Descargar correo electrónico de los últimos se aplica también a los buzones compartidos, según Microsoft. Selecciona Haga clic aquí para ver más en Microsoft Exchange al final de la carpeta, o pon Descargar correo electrónico de los últimos en Todo: ve a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta y haz doble clic en tu cuenta.
- Puedes leer pero no enviar. Tienes Acceso completo sin Enviar como ni Enviar en nombre de. Microsoft señala además que los dos permisos de envío fallan en Outlook de escritorio cuando el buzón compartido está oculto en la lista de direcciones. Las dos cosas las tiene que arreglar el administrador.
Cómo quitar un buzón compartido de Outlook
- Outlook en la Web: haz clic con el botón derecho en el buzón compartido y selecciona Eliminar carpeta compartida.
- Outlook clásico, agregado a mano: vuelve a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Cambiar > Más configuraciones > Avanzadas. En Abrir estos buzones adicionales, selecciona el buzón y luego Quitar.
- Outlook clásico, con asignación automática: no puedes quitarlo tú. Solo un administrador de Exchange puede desactivar la asignación automática, y Microsoft dice que puede tardar hasta una hora en desaparecer de tu Outlook.
- iPhone y Android: ve a Configuración > Cuentas, pulsa el buzón compartido y selecciona Eliminar cuenta.
Quitarlo de Outlook solo cambia lo que ves tú. Tu acceso sigue hasta que el administrador lo retire.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda en aparecer un buzón compartido en Outlook?
Microsoft dice que puede tardar unos minutos después de que el administrador te agregue. Cierra Outlook y vuelve a abrirlo. En Outlook de escritorio puede tardar más. Si sigue sin aparecer, agrégalo a mano o comprueba si se abre en Outlook en la Web con Abrir otro buzón de correo.
¿Por qué el buzón compartido les aparece a mis compañeros pero a mí no?
Una causa habitual es que recibiste el acceso a través de un grupo de seguridad. Outlook solo agrega un buzón compartido automáticamente cuando el Acceso completo se te concedió directamente a ti. Aun así puedes agregarlo a mano, o pedir al administrador que te lo conceda a tu nombre.
¿Puedo agregar un buzón compartido a una cuenta personal de Outlook.com?
No. Los buzones compartidos los crea un administrador de Microsoft 365 para cuentas de trabajo o educativas. Para cuentas personales, Microsoft describe en su lugar el uso compartido del calendario.
¿Por qué los correos que envío desde el buzón compartido no están en sus Elementos enviados?
En Microsoft 365, el correo que envías desde un buzón compartido se guarda por defecto en tus propios Elementos enviados. Un administrador puede activar una opción que guarda también una copia en los Elementos enviados del buzón compartido.
¿Necesito la contraseña del buzón compartido?
No. Inicias sesión con tu propia cuenta y abres el buzón compartido. Incluso cuando lo agregas como cuenta en Outlook clásico, en la pantalla de inicio de sesión escribes tu propia dirección de correo.
¿Por qué puedo leer el buzón compartido pero no enviar desde él?
El Acceso completo te permite abrir y gestionar el buzón, pero para enviar también hace falta Enviar como o Enviar en nombre de. Pide al administrador que te añada uno de los dos.