Cómo compartir un calendario en Outlook y abrir uno compartido contigo
Quieres que alguien vea tu calendario, o alguien ha compartido el suyo y no lo encuentras. Los pasos cambian en cada Outlook, y el nivel que elijas decide lo que ve la otra persona.
En resumen: selecciona Calendario y, en la pestaña Inicio, selecciona Compartir calendario (nuevo Outlook, Outlook en la Web, Outlook.com) o Compartir Calendar (Outlook clásico). Añade a la persona, elige un nivel de permiso y envía. Recibe una invitación por correo y selecciona Aceptar. Para alguien que no usa Outlook, publica el calendario en Configuración > Calendario > Calendarios compartidos y envía el vínculo HTML o ICS, pero cualquiera que tenga ese vínculo puede verlo. Si la opción de compartir aparece atenuada, tu administrador de TI la ha bloqueado.
Compartir el calendario de Outlook en cada versión
| Outlook | Compartir tu calendario | Abrir el de otra persona |
|---|---|---|
| Nuevo Outlook para Windows, Outlook en la Web (trabajo o educación) | Inicio > Compartir calendario | Acepta la invitación, o Agregar calendario > Agregar desde el directorio (trabajo o educación) |
| Outlook clásico para Windows | Inicio > Compartir Calendar | Acepta la invitación, o Agregar calendario > Abrir calendario compartido |
| Outlook.com (personal) | Inicio > Compartir calendario. Solo ver o editar | Acepta la invitación. No puedes añadir uno directamente |
| Outlook para Mac | Tres puntos > Permisos de uso compartido. Las dos personas necesitan cuentas de Exchange | Archivo > Abrir > Carpeta de otro usuario |
| Outlook para iPhone y Android | Menú > engranaje > Agregar personas | Menú > + > Agregar calendario compartido |
Los niveles de permiso del calendario, en palabras sencillas
El artículo de Microsoft sobre compartir da estas etiquetas:
- Puede ver cuando estoy ocupado: ve cuándo estás ocupado, sin detalles de los eventos.
- Puede ver títulos y ubicaciones: las horas ocupadas, más el título y la ubicación de cada evento.
- Puede ver todos los detalles: todo lo de tus eventos, pero no puede cambiar nada.
- Puede editar: puede ver y cambiar tu calendario. Solo personas de tu organización.
- Delegado: puede editar tu calendario, compartirlo con otros y programar reuniones y responder a ellas en tu nombre. Solo cuentas de trabajo o educativas, personas de tu organización y tu calendario principal. Microsoft tiene pasos aparte para esto.
Outlook.com solo ofrece ver o editar. En Mac, algunas páginas de Microsoft usan estos nombres y otras otros más antiguos, como Revisor.
Cómo compartir tu calendario en el nuevo Outlook, Outlook en la Web y Outlook.com
- Selecciona Calendario.
- En la pestaña Inicio, selecciona Compartir calendario. Si tienes varios calendarios, elige uno.
- Escribe el nombre o la dirección de correo de la persona. Selecciona su nombre en la lista o pulsa Entrar. Añade a una persona cada vez.
- Usa la lista desplegable junto a su nombre para elegir un nivel de permiso.
- Selecciona Compartir. Recibirá una invitación por correo.
Cómo compartir tu calendario en Outlook clásico
- En la carpeta Calendario, selecciona Compartir Calendar en la pestaña Inicio y luego elige el calendario.
- En el cuadro de diálogo Propiedades de Calendar, selecciona Agregar.
- Busca en tu libreta de direcciones o escribe las direcciones de correo, y selecciona Aceptar.
- Selecciona a cada persona, elige su nivel de detalle y selecciona Aceptar.
Cómo compartir tu calendario en Outlook para Mac
Microsoft dice que tanto tú como la otra persona necesitáis cuentas de Exchange.
- Selecciona el botón Calendario en la barra lateral y luego el calendario.
- Selecciona los tres puntos que tiene al lado, o haz clic en él con la tecla Control pulsada, y selecciona Permisos de uso compartido.
- En Propiedades de Calendar, selecciona el botón de agregar (+) y busca a la persona.
- Elige un nivel de permiso, selecciona Agregar y luego Listo si aparece.
Cómo compartir tu calendario en la aplicación de Outlook (iPhone y Android)
Estos pasos son de la guía de Microsoft para iOS y Android.
- Toca el icono Calendario en la parte inferior de la pantalla.
- Toca el botón Menú arriba a la izquierda y luego el icono del engranaje junto al calendario.
- Toca Agregar personas y selecciónalas.
- Toca a una persona para fijar su permiso y luego toca la marca de verificación.
Compartir un calendario de Outlook fuera de tu organización
Lo que recibe la otra persona depende de dónde esté su cuenta:
- Otra organización de Microsoft 365, con el uso compartido externo activado: un calendario compartido completo.
- Uso compartido externo desactivado, u Outlook.com, Gmail u otro servicio: un vínculo de suscripción ICS. Desde una cuenta de Outlook.com, los usuarios de Gmail tienen que aceptar con una cuenta de Outlook.com o Microsoft 365, así que publica mejor un vínculo.
Publicar un vínculo de calendario para alguien que no usa Outlook
- En Outlook en la Web u Outlook.com, ve a Configuración > Calendario > Calendarios compartidos. En el nuevo Outlook, selecciona Calendario, luego la pestaña Vista y luego Configuración de Calendar > Calendar > Calendarios compartidos.
- En Publicar un calendario, elige el calendario y cuánto detalle mostrar.
- Selecciona Publicar. Aparecen un vínculo HTML y un vínculo ICS.
- Envía el vínculo HTML para verlo en un navegador, o el vínculo ICS para suscribirse en una aplicación de calendario.
Con Outlook clásico o un Mac, publica desde Outlook en la Web. Lo que expone un vínculo, según la documentación de Microsoft sobre publicación:
- Sin inicio de sesión. Cualquiera que tenga la URL puede ver el calendario. Microsoft dice que trates estas URL como confidenciales.
- Un solo nivel de detalle para todos. Las páginas de Microsoft no dicen cómo aparecen los eventos privados en un vínculo, así que no des por hecho que siguen ocultos.
- Si se difunde demasiado, selecciona Cancelar publicación, publica de nuevo y envía solo el vínculo nuevo.
¿Suscribirse o importar? Un vínculo ICS se mantiene al día. Un archivo ICS descargado es una copia puntual. Para suscribirte en Outlook.com u Outlook en la Web, ve a Calendario > Agregar calendario > Suscribirse desde Web, pega el vínculo y selecciona Importar (y luego Guardar, en la Web).
Cómo abrir un calendario compartido en Outlook
Si tienes una invitación, selecciona Aceptar en el mensaje. Luego mira aquí:
- Nuevo Outlook: los calendarios compartidos están ocultos por defecto. Selecciona Mostrar todo en la lista de calendarios y búscalo en Calendarios de personas.
- Outlook clásico: aparece en Calendarios compartidos. Sin invitación, selecciona Agregar calendario y luego Abrir calendario compartido, escribe el nombre de la persona y selecciona Aceptar. Microsoft dice que esto requiere una cuenta de Exchange y solo abre su calendario predeterminado.
- Nuevo Outlook y la Web, trabajo o educación: sin invitación, ve a Calendario > Agregar calendario > Agregar desde el directorio, selecciona la cuenta y selecciona Agregar. Microsoft señala que esto puede mostrar solo la disponibilidad, así que es mejor la invitación.
- Outlook para Mac: en el menú Archivo, señala Abrir y selecciona Carpeta de otro usuario. Busca a la persona y selecciona Abrir.
- iPhone y Android: abre Calendario, toca el botón Menú y luego +. Toca Agregar calendario compartido (iOS) o Agregar un calendario compartido (Android), busca a la persona en tu organización y toca el + que tiene al lado.
Cómo cambiar o quitar el acceso de alguien
- Outlook en la Web y Outlook.com: ve a Calendario, haz clic con el botón derecho en el calendario y selecciona Uso compartido y permisos. Elige un nivel nuevo o selecciona Quitar.
- Nuevo Outlook: en la pestaña Inicio, selecciona Compartir Calendar y luego Quitar junto a la persona. La misma página también dice que uses Outlook en la Web.
- Outlook clásico: selecciona Calendario, luego la pestaña Carpeta y luego Propiedades de Calendar. En la pestaña Permisos, selecciona a la persona en Uso compartido actualmente, selecciona Quitar y luego Aceptar.
- Outlook para Mac: abre Propiedades de Calendar desde el mismo menú, selecciona a la persona, pulsa el botón menos (-) y selecciona Listo.
- iPhone y Android: toca el engranaje junto al calendario, toca a la persona, cambia o quita su acceso y luego toca la marca de verificación.
Microsoft dice que la retirada se detecta en unas horas. Alguien de otra organización conserva su copia, que deja de actualizarse.
Ocultar citas privadas a las personas con las que compartes
Marca el evento como privado, y la mayoría de las personas con las que compartes solo ven su hora.
En el nuevo Outlook, selecciona Privado en la pestaña Evento o en la lista desplegable No privado. En Outlook clásico, selecciona Privado en el grupo Etiquetas.
Microsoft dice que no te fíes de Privado, y que no des permiso de lectura a nadie que no deba ver estos elementos. Sus páginas no coinciden sobre si esas personas y los delegados pueden ver los detalles.
Por qué no puedes compartir tu calendario de Outlook
- La opción aparece atenuada. Microsoft dice que tu administrador ha fijado una directiva que bloquea compartir calendarios. Solo el equipo de TI puede cambiarlo.
- «Este calendario no se puede compartir». En Outlook clásico, la dirección no es válida, pertenece a un grupo de Microsoft 365 o pertenece a alguien de fuera de tu organización. Para una dirección externa, prueba Outlook en la Web.
- El equipo de TI limita el uso compartido externo. Los administradores deciden con qué dominios puedes compartir y cuánto detalle, y no puedes saltarte esos límites. Sin una directiva que lo permita, no puedes publicar.
Por qué una invitación de calendario no llega o no se abre
Si nunca llega, comprueba la dirección, mira en Correo no deseado y pide al propietario que vuelva a compartirlo.
Las reglas de correo, los avisos de declinación de responsabilidades y los filtros de correo de terceros pueden invalidar una invitación, y una regla de aviso de declinación de responsabilidades puede quitar el botón Aceptar, algo que el equipo de TI puede arreglar. Si solo una aplicación oculta el botón, prueba a aceptar en Outlook en la Web. Después de cualquier arreglo, pide una invitación nueva.
Por qué un calendario compartido no se actualiza
Primero comprueba si ya debería haberse actualizado. En noviembre de 2026, Microsoft da estos tiempos:
- Misma organización de Microsoft 365, o compartido desde una cuenta de Outlook.com: al instante.
- Otra organización de Microsoft 365: en menos de tres horas en la mayoría de los casos.
- Vínculo ICS en Outlook.com u Outlook en la Web: cada 3 a 6 horas, aunque Microsoft dice que puede tardar más de 24.
- Vínculo ICS en Gmail: cada 24 a 48 horas.
Si ya tendría que haberse actualizado, prueba esto:
- Compara con Outlook en la Web. Si la Web está bien, el problema es tu aplicación de escritorio. Si los dos están mal, comprueba primero el permiso. Un calendario también puede parecer vacío hasta que termina su primera sincronización.
- En Outlook clásico, comprueba el tipo. Abre las propiedades del calendario. Sin (REST), usa la conexión antigua. Actualiza Outlook y confirma que Activar las mejoras del calendario compartido está activado, en Archivo > Configuración de la cuenta, en Cambiar > Más configuraciones > Avanzadas de la cuenta de Exchange. Reinicia Outlook.
- Elimina el calendario, reinicia Outlook y añádelo de nuevo con Agregar calendario > Abrir calendario compartido, o acepta una invitación nueva. No uses Agregar de la lista de direcciones, que crea el tipo antiguo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo compartir mi calendario de Outlook con alguien que usa Gmail?
Sí, como vínculo de solo lectura. Desde una cuenta de trabajo o educativa, compártelo con su dirección y recibirá un vínculo ICS. Desde Outlook.com, Microsoft dice que un usuario de Gmail solo puede aceptar con una cuenta de Outlook.com o Microsoft 365, así que publica el calendario en Calendarios compartidos y envía el vínculo ICS. Su servicio decide cada cuánto se actualiza, y Microsoft dice que Gmail puede tardar de 24 a 48 horas. Cualquiera que tenga un vínculo publicado puede ver el calendario.
¿Puede alguien de fuera de mi organización editar mi calendario de Outlook?
No. Microsoft dice que no puedes dar acceso de editor o delegado a personas de fuera de tu organización. Solo pueden tener niveles de visualización, y tu administrador de TI puede limitarlos aún más.
¿Qué diferencia hay entre compartir un calendario y el acceso de delegado?
Compartir permite a alguien ver tu calendario o cambiarlo, según el nivel. Un delegado también puede programar reuniones y responder a ellas en tu nombre. El acceso de delegado requiere una cuenta de trabajo o educativa, se aplica a tu calendario principal y es solo para personas de tu organización.
¿Pueden las personas con las que comparto mi calendario ver mis citas privadas?
La mayoría solo ve la hora de un evento marcado como Privado, según la mayoría de las páginas de Microsoft, pero una dice que quienes tienen permiso de lectura pueden ver los detalles, igual que los delegados. Microsoft dice que no te fíes de Privado, así que no des permiso de lectura a nadie que no deba ver un elemento.
¿Por qué no veo un calendario que alguien ha compartido conmigo?
En el nuevo Outlook, los calendarios compartidos están ocultos por defecto: selecciona Mostrar todo y mira en Calendarios de personas. En Outlook clásico, mira en Calendarios compartidos. Si nunca aceptaste una invitación, acéptala o pide al propietario que vuelva a compartirlo. En un teléfono, prueba a añadirlo desde el menú del calendario con el botón +.
¿Por qué la opción Compartir Calendar aparece atenuada en Outlook?
Microsoft dice que el administrador de tu organización ha fijado una directiva que impide compartir calendarios. No puedes cambiarlo tú, así que pregunta al equipo de TI. Publicar y compartir fuera de tu organización dependen de ajustes de administrador parecidos.