Como compartilhar calendário no Outlook e abrir um que compartilharam com você
Você quer que alguém veja o seu calendário, ou alguém compartilhou o dele e você não o encontra. Os passos variam em cada Outlook, e o nível que você escolhe decide o que a outra pessoa vê.
Em resumo: selecione Calendário e, na guia Página Inicial, selecione Compartilhar calendário (novo Outlook, Outlook na Web, Outlook.com) ou Compartilhar Calendário (Outlook clássico). Adicione a pessoa, escolha um nível de permissão e envie. Ela recebe um convite por email e seleciona Aceitar. Para alguém que não usa o Outlook, publique o calendário em Configurações > Calendário > Calendários compartilhados e envie o link HTML ou ICS, mas qualquer pessoa que tenha esse link pode ver o calendário. Se o compartilhamento estiver esmaecido, o administrador de TI o bloqueou.
Compartilhamento de calendário do Outlook em cada versão
| Outlook | Compartilhar o seu calendário | Abrir o de outra pessoa |
|---|---|---|
| Novo Outlook para Windows, Outlook na Web (conta corporativa ou de estudante) | Página Inicial > Compartilhar calendário | Aceitar o convite, ou Adicionar calendário > Adicionar do diretório (conta corporativa ou de estudante) |
| Outlook clássico para Windows | Página Inicial > Compartilhar Calendário | Aceitar o convite, ou Adicionar Calendário > Abrir Calendário Compartilhado |
| Outlook.com (pessoal) | Página Inicial > Compartilhar calendário. Só exibir ou editar | Aceitar o convite. Não é possível adicionar um diretamente |
| Outlook para Mac | Três pontos > Permissões de Compartilhamento. As duas pessoas precisam de contas do Exchange | Arquivo > Abrir > pasta de outro usuário |
| Outlook para iPhone e Android | Menu > engrenagem > adicionar pessoas | Menu > + > adicionar calendário compartilhado |
Níveis de permissão do calendário em palavras simples
O artigo da Microsoft sobre compartilhamento lista estes rótulos:
- Pode ver quando eu estou ocupado: vê quando você está ocupado, sem detalhes dos eventos.
- Pode exibir títulos e locais: horários ocupados, mais o título e o local de cada evento.
- Pode exibir todos os detalhes: tudo nos seus eventos, mas sem poder alterar nada.
- Pode editar: pode ver e alterar o seu calendário. Só pessoas da sua organização.
- Representante: pode editar o seu calendário, compartilhá-lo com outras pessoas e agendar e responder a reuniões em seu nome. Só contas corporativas ou de estudante, pessoas da sua organização e o seu calendário principal. A Microsoft tem passos separados para isso.
O Outlook.com só oferece exibir ou editar. No Mac, algumas páginas da Microsoft usam esses nomes e outras, nomes mais antigos como Revisor.
Como compartilhar calendário no novo Outlook, no Outlook na Web e no Outlook.com
- Selecione Calendário.
- Na guia Página Inicial, selecione Compartilhar calendário. Se você tiver vários calendários, escolha um.
- Digite o nome ou o endereço de email da pessoa. Selecione o nome na lista ou pressione Enter. Adicione uma pessoa por vez.
- Use o menu suspenso ao lado do nome para escolher um nível de permissão.
- Selecione Compartilhar. A pessoa recebe um convite por email.
Como compartilhar calendário no Outlook clássico
- Na pasta Calendário, selecione Compartilhar Calendário na guia Página Inicial e escolha o calendário.
- Na caixa de diálogo Propriedades do Calendário, selecione Adicionar.
- Pesquise no catálogo de endereços ou digite os endereços de email e selecione OK.
- Selecione cada pessoa, escolha o nível de detalhes e selecione OK.
Como compartilhar calendário no Outlook para Mac
A Microsoft diz que você e a outra pessoa precisam de contas do Exchange.
- Selecione o botão Calendário na barra lateral e depois o calendário.
- Selecione os três pontos ao lado dele, ou clique nele com a tecla Control pressionada, e selecione Permissões de Compartilhamento.
- Em Propriedades do Calendário, selecione o botão de adicionar (+) e localize a pessoa.
- Escolha um nível de permissão, selecione Adicionar e conclua, se aparecer um botão para isso.
Como compartilhar calendário no aplicativo Outlook (iPhone e Android)
Estes passos são do guia da Microsoft para iOS e Android.
- Toque no ícone Calendário na parte de baixo da tela.
- Toque no botão Menu no canto superior esquerdo e depois no ícone de engrenagem ao lado do calendário.
- Toque na opção de adicionar pessoas e selecione-as.
- Toque em uma pessoa para definir a permissão dela e depois na marca de seleção.
Compartilhar um calendário do Outlook fora da sua organização
O que a outra pessoa recebe depende de onde está a conta dela:
- Outra organização do Microsoft 365, compartilhamento externo ativado: um calendário compartilhado completo.
- Compartilhamento externo desativado, ou Outlook.com, Gmail ou outro serviço: um link de assinatura ICS. De uma conta do Outlook.com, usuários do Gmail precisam aceitar com uma conta do Outlook.com ou do Microsoft 365, então publique um link no lugar.
Publicar um link do calendário para quem não usa o Outlook
- No Outlook na Web ou no Outlook.com, vá em Configurações > Calendário > Calendários compartilhados. No novo Outlook, selecione Calendário, depois a guia Exibir, as configurações do calendário e Calendário > Calendários compartilhados.
- Em Publicar um calendário, escolha o calendário e quantos detalhes mostrar.
- Selecione Publicar. Aparecem um link HTML e um link ICS.
- Envie o link HTML para visualização em um navegador ou o link ICS para assinatura em um aplicativo de calendário.
Com o Outlook clássico ou um Mac, publique pelo Outlook na Web. O que um link expõe, segundo a documentação da Microsoft sobre publicação:
- Sem precisar entrar. Qualquer pessoa que tenha a URL pode ver o calendário. A Microsoft diz para tratar essas URLs como confidenciais.
- Um único nível de detalhes para todos. As páginas da Microsoft não dizem como os eventos particulares aparecem em um link, então não parta do princípio de que ficam ocultos.
- Se o link se espalhar demais, desative a publicação, publique de novo e envie só o novo link.
Assinar ou importar? Um link ICS fica sempre atualizado. Um arquivo ICS baixado é uma cópia única. Para assinar no Outlook.com ou no Outlook na Web, vá em Calendário > Adicionar calendário, escolha a opção de assinar pela Web, cole o link e selecione Importar (e depois Salvar, na Web).
Como abrir um calendário compartilhado no Outlook
Se você tem um convite, selecione Aceitar na mensagem. Depois procure aqui:
- Novo Outlook: os calendários compartilhados ficam ocultos por padrão. Escolha mostrar todos na lista de calendários e procure o calendário na seção de calendários de outras pessoas.
- Outlook clássico: ele aparece em Calendários Compartilhados. Sem um convite, selecione Adicionar Calendário e depois Abrir Calendário Compartilhado, digite o nome da pessoa e selecione OK. A Microsoft diz que isso exige uma conta do Exchange e abre só o calendário padrão da pessoa.
- Novo Outlook e Web, conta corporativa ou de estudante: sem um convite, vá em Calendário > Adicionar calendário > Adicionar do diretório, selecione a conta e selecione Adicionar. A Microsoft observa que isso pode mostrar só a disponibilidade, então prefira o convite.
- Outlook para Mac: no menu Arquivo, aponte para Abrir e selecione a opção da pasta de outro usuário. Procure a pessoa e selecione Abrir.
- iPhone e Android: abra o Calendário, toque no botão Menu e depois em +. Toque na opção de adicionar um calendário compartilhado (o rótulo muda um pouco entre iOS e Android), procure a pessoa na sua organização e toque no + ao lado dela.
Como mudar ou remover o acesso de alguém
- Outlook na Web e Outlook.com: vá em Calendário, clique com o botão direito no calendário e selecione Compartilhamento e permissões. Escolha um novo nível ou selecione Remover.
- Novo Outlook: na guia Página Inicial, selecione Compartilhar calendário e depois Remover ao lado da pessoa. A mesma página também diz para usar o Outlook na Web.
- Outlook clássico: selecione Calendário, depois a guia Pasta e Propriedades do Calendário. Na guia Permissões, selecione a pessoa na lista de quem já tem acesso, selecione Remover e depois OK.
- Outlook para Mac: abra Propriedades do Calendário no mesmo menu, selecione a pessoa, pressione o botão de menos (-) e conclua.
- iPhone e Android: toque na engrenagem ao lado do calendário, toque na pessoa, mude ou remova o acesso dela e toque na marca de seleção.
A Microsoft diz que a remoção é detectada em algumas horas. Alguém de outra organização mantém a própria cópia, que para de atualizar.
Ocultar compromissos particulares de quem vê o seu calendário
Marque o evento como particular e a maioria das pessoas com quem você compartilha vê só o horário dele.
No novo Outlook, selecione Particular na guia Evento ou no menu suspenso de privacidade. No Outlook clássico, selecione Particular no grupo Marcas.
A Microsoft diz para não confiar em Particular e para negar permissão de leitura a quem não pode ver esses itens. As páginas dela divergem sobre se essas pessoas e os representantes conseguem ver os detalhes.
Por que você não consegue compartilhar o calendário do Outlook
- A opção está esmaecida. A Microsoft diz que o administrador definiu uma política que bloqueia o compartilhamento de calendário. Só o TI pode mudar isso.
- “Este calendário não pode ser compartilhado.” No Outlook clássico, o endereço é inválido, pertence a um grupo do Microsoft 365 ou a alguém de fora da sua organização. Para um endereço externo, tente o Outlook na Web.
- O TI limita o compartilhamento externo. Os administradores decidem com quais domínios você pode compartilhar e com quantos detalhes, e você não pode ignorar esses limites. Sem uma política que permita, você não consegue publicar.
Por que um convite de calendário não chega ou não abre
Se ele nunca chegar, confira o endereço, procure em Lixo Eletrônico e peça ao proprietário para compartilhar de novo.
Regras de email, avisos de isenção de responsabilidade e filtros de email de terceiros podem invalidar um convite, e uma regra de aviso de isenção pode remover o botão Aceitar, o que o TI pode corrigir. Se só um aplicativo esconde o botão, tente aceitar no Outlook na Web. Depois de qualquer correção, peça um novo convite.
Por que um calendário compartilhado não atualiza
Primeiro confira se ele já deveria ter atualizado. Em novembro de 2026, a Microsoft dá estes prazos:
- Mesma organização do Microsoft 365, ou compartilhado de uma conta do Outlook.com: na hora.
- Outra organização do Microsoft 365: em até três horas na maioria dos casos.
- Link ICS no Outlook.com ou no Outlook na Web: a cada 3 a 6 horas, embora a Microsoft diga que pode levar mais de 24.
- Link ICS no Gmail: a cada 24 a 48 horas.
Se estiver atrasado, siga estes passos:
- Compare com o Outlook na Web. Se a Web estiver certa, o problema é o aplicativo de desktop. Se os dois estiverem errados, confira primeiro a permissão. Um calendário também pode parecer vazio até a primeira sincronização terminar.
- No Outlook clássico, confira o tipo. Abra as propriedades do calendário. Sem (REST), ele usa a conexão mais antiga. Atualize o Outlook e confirme que Ativar melhorias no calendário compartilhado está ativado, em Arquivo > Configurações de Conta, em Alterar > Mais Configurações > Avançado da conta do Exchange. Reinicie o Outlook.
- Exclua o calendário, reinicie o Outlook e adicione-o de novo com Adicionar Calendário > Abrir Calendário Compartilhado, ou aceite um novo convite. Não use a opção de adicionar pelo catálogo de endereços, que cria o tipo mais antigo.
Perguntas frequentes
Posso compartilhar o meu calendário do Outlook com alguém que usa Gmail?
Sim, como link somente leitura. De uma conta corporativa ou de estudante, compartilhe com o endereço da pessoa e ela recebe um link ICS. Do Outlook.com, a Microsoft diz que um usuário do Gmail só pode aceitar com uma conta do Outlook.com ou do Microsoft 365, então publique o calendário em Calendários compartilhados e envie o link ICS. O serviço da pessoa decide com que frequência ele atualiza, e a Microsoft diz que o Gmail pode levar de 24 a 48 horas. Qualquer pessoa que tenha um link publicado pode ver o calendário.
Alguém de fora da minha organização pode editar o meu calendário do Outlook?
Não. A Microsoft diz que você não pode dar acesso de editor ou de representante a pessoas de fora da sua organização. Elas só podem receber níveis de visualização, e o administrador de TI pode limitá-los ainda mais.
Qual é a diferença entre compartilhar um calendário e o acesso de representante?
Compartilhar permite que alguém veja o seu calendário ou o altere, dependendo do nível. Um representante também pode agendar e responder a reuniões em seu nome. O acesso de representante exige uma conta corporativa ou de estudante, vale para o seu calendário principal e é só para pessoas da sua organização.
As pessoas com quem compartilho o calendário veem os meus compromissos particulares?
A maioria vê só o horário de um evento marcado como Particular, segundo a maioria das páginas da Microsoft, mas uma diz que quem tem permissão de leitura pode ver os detalhes, assim como os representantes. A Microsoft diz para não confiar em Particular, então não dê permissão de leitura a quem não pode ver um item.
Por que não vejo um calendário que compartilharam comigo?
No novo Outlook, os calendários compartilhados ficam ocultos por padrão: escolha mostrar todos na lista de calendários e procure na seção de calendários de outras pessoas. No Outlook clássico, procure em Calendários Compartilhados. Se você nunca aceitou um convite, aceite-o ou peça ao proprietário para compartilhar de novo. No celular, tente adicioná-lo pelo menu do calendário com o botão +.
Por que a opção Compartilhar Calendário está esmaecida no Outlook?
A Microsoft diz que o administrador da sua organização definiu uma política que impede o compartilhamento de calendário. Você mesmo não pode mudar isso, então fale com o TI. A publicação e o compartilhamento fora da organização são controlados por configurações de administrador parecidas.