Novembro de 2026 · Folder Suggest

Mala direta no Outlook: como enviar email em massa personalizado com Word e Excel

Q: Como testo uma mala direta sem enviar email para todo mundo?

Confira cada mensagem primeiro com Visualizar Resultados. Depois conecte uma cópia da sua planilha em que todos os endereços de email são o seu e execute a mala direta nela. No Windows, você pode em vez disso colocar o seu endereço na primeira linha e enviar só essa linha com Enviar registros definido como De 1 Até 1. Quando o teste estiver certo, conecte a lista real (ou desmarque a sua linha em Editar Lista de Destinatários), visualize de novo e envie.

Você precisa enviar o mesmo email para uma lista de pessoas, cada uma com o próprio nome ou dados, e cada uma em uma mensagem separada. O Outlook não faz isso sozinho. O caminho padrão é uma mala direta no Word, com a lista no Excel, enviada pelo Outlook clássico.

Em resumo: coloque a lista no Excel com uma coluna de endereços de email, abra o aplicativo de desktop do Word e vá em Correspondências > Iniciar Mala Direta > Mensagens de Email. Escolha Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente para conectar a planilha, adicione campos com Inserir Campo de Mesclagem ou Linha de Saudação e confira cada mensagem com Visualizar Resultados. Antes de enviar para a lista, execute a mala direta uma vez em uma cópia da planilha em que todos os endereços são o seu e confira o que chega. Depois conecte a lista real, selecione Concluir e Mesclar > Enviar Mensagens de Email, escolha a coluna de endereços em Para, digite a Linha de assunto, escolha um Formato de email e selecione OK: isso envia na hora. No Windows, o Word envia pelo Outlook clássico: o novo Outlook para Windows não suporta a conexão que o Word usa. Cada pessoa recebe a própria mensagem, sem Cc, sem Cco e sem anexos.

Qual Outlook funciona com mala direta

A mala direta para email do Word precisa de um programa de email compatível com MAPI, e a comparação da Microsoft entre o novo Outlook e o Outlook clássico lista o MAPI como disponível no Outlook clássico e não suportado no novo Outlook. Em fevereiro de 2024, um moderador da Microsoft no Microsoft Q&A respondeu que enviar uma mala direta pelo Word não era suportado no novo Outlook para Windows e sugeriu voltar para o Outlook clássico com a alternância no canto superior direito.

Outlook	Mala direta do Word para email	Mala direta integrada
Outlook clássico para Windows	Sim, com o Word para Windows	Não, passa pelo Word
Novo Outlook para Windows	Não. Mude para o Outlook clássico	Só básica, sem campos pessoais (listada como “Parcialmente disponível”)
Outlook na Web (trabalho ou estudante)	Não. O Word para a Web não cria mala direta	Só básica, segundo o roteiro da Microsoft
Outlook.com (pessoal)	Sim, se a conta estiver configurada no Outlook clássico para Windows ou no aplicativo de email padrão do seu Mac	–
Outlook para Mac	O Word para Mac envia pelo seu aplicativo de email padrão (a Microsoft não diz se o novo Outlook para Mac funciona)	–

A página Criar uma mala direta da Microsoft diz que no momento não é possível criar uma mala direta no Word para a Web, então você precisa do aplicativo de desktop do Word no Windows ou no Mac. A Microsoft não documenta nenhum jeito de fazer mala direta pelo aplicativo do Outlook no celular.

Antes de começar: prepare a lista do Excel

O artigo da Microsoft sobre mala direta com o Excel dá estas regras:

Dê a cada coluna o nome do campo que você quer inserir, como Nome, Sobrenome e Email. Use colunas separadas para nome e sobrenome.
Coloque todos os dados na primeira planilha da pasta de trabalho.
Formate porcentagens, valores em moeda e códigos postais corretamente para o Word lê-los. O guia da Microsoft para preparar a fonte de dados do Excel acrescenta: formate as colunas de código postal como texto, ou os zeros à esquerda se perdem.
Guarde o arquivo no seu computador e termine as edições antes de conectá-lo ao Word.

Como fazer mala direta no Outlook (Word para Windows e Outlook clássico)

Confira se o Outlook clássico está configurado com a conta pela qual você quer enviar. Estas etapas seguem o artigo da Microsoft sobre email em massa, a página sobre fontes de dados e a página sobre mesclar com email. As etapas 7 a 14 enviam primeiro um teste para você, e a etapa 15 envia para a lista.

Abra um documento em branco no Word e vá em Correspondências > Iniciar Mala Direta > Mensagens de Email. Escreva a mensagem.
Selecione Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente. Localize o arquivo do Excel e escolha Abrir.
Na caixa que se abre, escolha a planilha. Deixe o intervalo de células em branco para usar a planilha inteira e selecione OK.
Para deixar pessoas de fora, selecione Editar Lista de Destinatários e desmarque a caixa de seleção ao lado de cada uma.
Clique onde entra um dado pessoal. Selecione Linha de Saudação, escolha um formato e selecione OK, ou selecione a seta abaixo de Inserir Campo de Mesclagem e escolha uma coluna, como Nome. Depois salve o documento.
Selecione Visualizar Resultados e percorra os registros com as setas de registro seguinte e anterior. Confira nomes, espaçamento e formatação em várias mensagens.
Conecte uma lista de teste antes de enviar qualquer coisa. Salve uma cópia da sua planilha, deixe duas ou três linhas e troque todos os endereços de email pelo seu. No Word, conecte a cópia com Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente. Até você reconectar a lista real, a mala direta só consegue chegar a você.
Selecione Concluir e Mesclar > Enviar Mensagens de Email.
Em Para, escolha a coluna que contém os endereços de email.
Em Linha de assunto, digite o assunto.
Em Formato de email, mantenha HTML (o padrão) ou escolha Texto sem formatação. O texto sem formatação perde toda a formatação e as imagens.
Em Enviar registros, mantenha Todos. Na lista de teste, todas as linhas são você.
Selecione OK. Não há tela de revisão depois: o Word envia na hora, pelo Outlook, uma mensagem para cada linha selecionada.
Abra as mensagens de teste na sua caixa de entrada e confira o assunto, os campos e a formatação. Se algo estiver errado, corrija o documento e repita as etapas 8 a 13 com a lista de teste.
Quando o teste estiver certo, conecte a lista real com Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente, confira de novo Editar Lista de Destinatários e Visualizar Resultados e repita as etapas 8 a 13 para enviar a todos.

Salve o documento do Word se quiser reutilizá-lo: ele mantém a ligação com a planilha.

Como enviar primeiro uma mala direta de teste para você mesmo

Um teste pega uma coluna errada em Para, um campo quebrado ou um assunto ruim antes que alguém veja. As etapas 7 a 14 acima usam uma cópia da lista. Se você preferir manter uma só planilha, use uma linha sua e um intervalo de registros:

Adicione o seu nome e endereço de email como a primeira linha de dados da planilha e salve antes de conectá-la ao Word.
No Word, selecione Visualizar Resultados e confira se o registro 1 é você.
Selecione Concluir e Mesclar > Enviar Mensagens de Email. Em Enviar registros, escolha De 1 Até 1 e selecione OK. Só a sua linha é enviada.
Confira a mensagem na sua caixa de entrada.
Antes de enviar para todos, selecione Editar Lista de Destinatários e desmarque a caixa de seleção ao lado da sua linha, para não receber uma segunda cópia.
Execute Concluir e Mesclar > Enviar Mensagens de Email de novo com Enviar registros definido como Todos.

Registro atual envia para a linha que Visualizar Resultados estiver mostrando. Na lista real, é um destinatário de verdade, a menos que a linha na tela seja a sua.

Como fazer mala direta no Mac (Word para Mac e Outlook para Mac)

O seu Mac precisa ter um aplicativo de email padrão definido, ou Mesclar com Email fica indisponível. As etapas da Microsoft para Mac não descrevem intervalo de registros, então teste com uma cópia da sua lista. As etapas, do mesmo artigo da Microsoft:

Vá em Correspondências > Iniciar Mala Direta > Mensagens de Email e escreva a mensagem.
Vá em Correspondências > Selecionar Destinatários e escolha a sua lista.
Vá em Correspondências > Inserir Campo de Mesclagem e adicione os campos de que precisa.
Vá em Correspondências > Visualizar Resultados e use as setas para conferir cada mensagem.
Conecte uma lista de teste antes de enviar qualquer coisa. Salve uma cópia da sua planilha em que todos os endereços de email são o seu, depois vá em Correspondências > Selecionar Destinatários e escolha a cópia.
Vá em Correspondências > Concluir e Mesclar > Mesclar com Email. Defina o campo Para, o assunto e o formato: texto, HTML ou anexo.
Selecione a opção que envia a mala direta para a Caixa de Saída.
Confira as mensagens de teste que você receber. Quando estiverem certas, vá em Correspondências > Selecionar Destinatários, escolha a lista real, confira Visualizar Resultados de novo e repita as etapas 6 e 7 para enviar a todos.

Se você escolher o formato de anexo, cada mensagem fica sem texto no corpo e leva o documento como anexo.

Mala direta no novo Outlook e no Outlook na Web

A página de comparação da Microsoft lista a mala direta no novo Outlook como “Parcialmente disponível”. O item 423047 do roteiro do Microsoft 365 explica a diferença. A atual Mala Direta (Básica) do Outlook na Web e do novo Outlook para Windows não preenche campos por destinatário. A Mala Direta (Avançada) deve enviar a cada destinatário um email próprio, com só o endereço dele na lista de destinatários, personalizado com dados como o nome.

Em novembro de 2026, o roteiro lista a Mala Direta (Avançada) como “Em desenvolvimento”, com versão prévia pública em agosto de 2026 e disponibilidade geral em setembro de 2026. Essas datas passaram sem mudança de status, então confira o item do roteiro antes de fazer planos com base nele. Até ela ser lançada, uma mala direta personalizada no Windows significa Word e Outlook clássico.

Limites da mala direta: anexos, Cc e Cco

Do artigo da Microsoft sobre email em massa, para o Word no Windows:

Sem anexos no Windows. A Microsoft diz que não é possível adicionar anexos, mas você pode incluir links. Coloque o arquivo no OneDrive ou no SharePoint e crie um link para ele.
Sem Cc nem Cco. O Word envia uma mensagem separada para cada endereço e não consegue copiar mais ninguém.

Limites de envio do Outlook para uma mala direta

Uma mala direta envia uma mensagem por linha selecionada, então uma lista longa pode atingir o limite diário da sua conta. Em novembro de 2026:

Trabalho ou estudante (Exchange Online): os Limites do Exchange Online da Microsoft são 10.000 destinatários por dia e 30 mensagens por minuto. As mensagens acima de 30 por minuto ficam retidas e são enviadas nos minutos seguintes. A sua organização também tem um limite diário de destinatários externos, baseado no número de licenças. Se você envia do endereço padrão terminado em onmicrosoft.com, a organização inteira só consegue alcançar 100 destinatários externos por dia. Ao chegar a 10.000, você não consegue enviar de novo até a sua contagem das últimas 24 horas cair abaixo do limite.
Outlook.com: a página de limites de envio da Microsoft dá aos assinantes do Microsoft 365 5.000 destinatários por dia, dos quais só 1.000 podem ser pessoas para quem você nunca enviou email. Ela diz que os limites são menores para quem não assina e para contas novas, sem dar números.

A Microsoft diz que o Exchange Online não foi feito para email comercial em massa, como newsletters para clientes, e recomenda um serviço especializado nisso. Uma mala direta serve para uma lista de pessoas com quem você trata, não para uma lista de marketing.

Perguntas frequentes

Dá para fazer mala direta no Outlook sem o Word?
Não uma personalizada, em novembro de 2026. O novo Outlook e o Outlook na Web têm uma mala direta básica que não preenche nomes nem outros campos por destinatário. O roteiro da Microsoft lista uma Mala Direta (Avançada) personalizada como em desenvolvimento. Por enquanto, use a guia Correspondências do Word com o Outlook clássico.

Por que a mala direta do Word não envia pelo novo Outlook?
O Word envia a mala direta por um programa de email MAPI, e a Microsoft lista o MAPI como não suportado no novo Outlook para Windows. Volte para o Outlook clássico e execute a mala direta de novo.

Posso adicionar um anexo a uma mala direta no Outlook?
Não com o Word para Windows. A Microsoft diz que não é possível adicionar anexos, mas você pode incluir links, então coloque o arquivo no OneDrive ou no SharePoint e crie um link para ele. No Word para Mac, o formato de anexo envia o próprio documento mesclado como anexo, sem texto no corpo.

Posso colocar alguém em Cc ou Cco em uma mala direta?
Não. O Word envia uma mensagem para cada endereço da sua lista e não consegue adicionar destinatários em Cc ou Cco.

Quantos emails posso enviar com uma mala direta pelo Outlook?
Em novembro de 2026, uma conta corporativa ou de estudante no Exchange Online pode enviar para 10.000 destinatários por dia, a até 30 mensagens por minuto, e só para 100 destinatários externos por dia a partir de um endereço padrão onmicrosoft.com. O Outlook.com permite 5.000 destinatários por dia a assinantes do Microsoft 365, mas só 1.000 deles podem ser pessoas para quem você nunca enviou email. Contas gratuitas têm menos.

Como testo uma mala direta sem enviar email para todo mundo?
Confira cada mensagem primeiro com Visualizar Resultados. Depois conecte uma cópia da sua planilha em que todos os endereços de email são o seu e execute a mala direta nela. No Windows, você pode em vez disso colocar o seu endereço na primeira linha e enviar só essa linha com Enviar registros definido como De 1 Até 1. Quando o teste estiver certo, conecte a lista real (ou desmarque a sua linha em Editar Lista de Destinatários), visualize de novo e envie.