Combinar correspondencia en Outlook: cómo enviar correos masivos personalizados con Word y Excel
Tienes que enviar el mismo correo a una lista de personas, cada una con su propio nombre o sus datos, y cada uno como un mensaje aparte. Outlook no puede hacerlo por sí solo. La forma habitual es una combinación de correspondencia en Word, con tu lista en Excel, enviada a través de Outlook clásico.
En resumen: pon tu lista en Excel con una columna de direcciones de correo, abre la aplicación de escritorio de Word y ve a Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Mensajes de correo electrónico. Elige Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente para conectar la hoja de cálculo, añade campos con Insertar campo de combinación o Línea de saludo, y revisa cada mensaje con Vista previa de resultados. Antes de enviar a la lista, ejecuta la combinación una vez con una copia de la hoja de cálculo en la que todas las direcciones sean la tuya, y comprueba lo que llega. Después conecta la lista real, selecciona Finalizar y combinar > Enviar mensajes de correo electrónico, elige la columna de direcciones en Para, escribe la Línea de asunto, elige un Formato de correo y selecciona Aceptar: el envío es inmediato. En Windows, Word envía a través de Outlook clásico: el nuevo Outlook para Windows no admite la conexión que usa Word. Cada persona recibe su propio mensaje, sin CC, sin CCO y sin archivos adjuntos.
Qué Outlook sirve para combinar correspondencia
La combinación de correspondencia por correo electrónico de Word necesita un programa de correo compatible con MAPI, y la comparación de Microsoft entre el nuevo Outlook y el clásico indica que MAPI está disponible en Outlook clásico y no es compatible con el nuevo Outlook. En febrero de 2024, un moderador de Microsoft en Microsoft Q&A respondió que enviar una combinación de correspondencia desde Word no era compatible con el nuevo Outlook para Windows, y sugirió volver a Outlook clásico con el botón de alternancia de arriba a la derecha.
| Outlook | Combinación de Word por correo electrónico | Combinación de correspondencia integrada |
|---|---|---|
| Outlook clásico para Windows | Sí, con Word para Windows | No, se hace a través de Word |
| Nuevo Outlook para Windows | No. Cambia a Outlook clásico | Solo básica, sin campos personales (figura como «Parcialmente disponible») |
| Outlook en la Web (trabajo o educativa) | No. Word para la Web no puede crear una combinación de correspondencia | Solo básica, según la hoja de ruta de Microsoft |
| Outlook.com (personal) | Sí, si la cuenta está configurada en Outlook clásico en Windows o en la aplicación de correo predeterminada de tu Mac | – |
| Outlook para Mac | Word para Mac envía a través de tu aplicación de correo predeterminada (Microsoft no dice si funciona el nuevo Outlook para Mac) | – |
La página de Microsoft Crear una combinación de correspondencia dice que actualmente no se puede crear una combinación de correspondencia en Word para la Web, así que necesitas la aplicación de escritorio de Word en Windows o Mac. Microsoft no documenta ninguna forma de hacer una combinación de correspondencia desde la aplicación de Outlook en el móvil.
Antes de empezar: prepara la lista de Excel
El artículo de Microsoft sobre la combinación con Excel da estas reglas:
- Pon a cada columna el nombre del campo que quieres insertar, como Nombre, Apellidos y Correo. Usa columnas separadas para el nombre y los apellidos.
- Pon todos los datos en la primera hoja del libro.
- Da el formato correcto a los porcentajes, las monedas y los códigos postales para que Word los lea bien. La guía de Microsoft para preparar el origen de datos de Excel añade: da formato de texto a las columnas de códigos postales, o se pierden los ceros a la izquierda.
- Guarda el archivo en tu equipo y termina de editarlo antes de conectarlo a Word.
Cómo combinar correspondencia en Outlook (Word para Windows y Outlook clásico)
Asegúrate de que Outlook clásico está configurado con la cuenta desde la que quieres enviar. Estos pasos siguen el artículo de Microsoft sobre correos masivos, su página sobre orígenes de datos y su página sobre combinar con correo electrónico. Los pasos 7 a 14 te envían primero una prueba a ti, y el paso 15 envía a la lista.
- Abre un documento en blanco en Word y ve a Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Mensajes de correo electrónico. Escribe el mensaje.
- Selecciona Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente. Busca el archivo de Excel y elige Abrir.
- En el cuadro Abrir libro, elige la hoja. Deja Rango de celdas en blanco para usar toda la hoja y selecciona Aceptar.
- Para dejar fuera a alguien, selecciona Editar lista de destinatarios y desmarca la casilla junto a cada persona.
- Haz clic donde va un dato personal. Selecciona Línea de saludo, elige un formato y selecciona Aceptar, o selecciona la flecha bajo Insertar campo de combinación y elige una columna, como Nombre. Después guarda el documento.
- Selecciona Vista previa de resultados y recorre los registros con Siguiente y Anterior. Revisa los nombres, los espacios y el formato en varios mensajes.
- Conecta una lista de prueba antes de enviar nada. Guarda una copia de tu hoja de cálculo, deja dos o tres filas y sustituye todas las direcciones de correo por la tuya. En Word, conecta la copia con Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente. Hasta que vuelvas a conectar la lista real, la combinación solo puede llegarte a ti.
- Selecciona Finalizar y combinar > Enviar mensajes de correo electrónico.
- En Para, elige la columna que contiene las direcciones de correo.
- En Línea de asunto, escribe el asunto.
- En Formato de correo, deja HTML (la opción predeterminada) o elige Texto sin formato. El texto sin formato quita todo el formato y los gráficos.
- En Enviar registros, deja Todos. En la lista de prueba, todas las filas eres tú.
- Selecciona Aceptar. No hay ninguna pantalla de revisión después: Word envía al instante a través de Outlook un mensaje por cada fila seleccionada.
- Abre los mensajes de prueba en tu bandeja de entrada y revisa el asunto, los campos y el formato. Si algo está mal, corrige el documento y repite los pasos 8 a 13 con la lista de prueba.
- Cuando la prueba esté bien, conecta la lista real con Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente, vuelve a revisar Editar lista de destinatarios y Vista previa de resultados, y repite los pasos 8 a 13 para enviar a todos.
Guarda el documento de Word si quieres reutilizarlo: conserva su vínculo con la hoja de cálculo.
Cómo enviarte primero una prueba de la combinación de correspondencia
Una prueba detecta una columna equivocada en Para, un campo roto o un asunto mal escrito antes de que nadie más lo vea. Los pasos 7 a 14 de arriba usan una copia de la lista. Si prefieres mantener una sola hoja de cálculo, usa una fila tuya y un intervalo de registros:
- Añade tu nombre y tu dirección de correo como primera fila de datos de la hoja de cálculo, y guárdala antes de conectarla a Word.
- En Word, selecciona Vista previa de resultados y comprueba que el registro 1 eres tú.
- Selecciona Finalizar y combinar > Enviar mensajes de correo electrónico. En Enviar registros, elige Desde 1 Hasta 1 y selecciona Aceptar. Solo se envía tu fila.
- Revisa el mensaje en tu bandeja de entrada.
- Antes de enviar a todos, selecciona Editar lista de destinatarios y desmarca la casilla junto a tu fila, para no recibir una segunda copia.
- Vuelve a ejecutar Finalizar y combinar > Enviar mensajes de correo electrónico con Enviar registros en Todos.
Registro actual envía a la fila que muestre Vista previa de resultados. En la lista real, es un destinatario real, salvo que la fila en pantalla sea la tuya.
Cómo combinar correspondencia en Mac (Word para Mac y Outlook para Mac)
Tu Mac necesita tener configurada una aplicación de correo predeterminada, o Combinar con correo electrónico no estará disponible. Los pasos de Microsoft para Mac no describen ningún intervalo de registros, así que haz la prueba con una copia de tu lista. Los pasos, del mismo artículo de Microsoft:
- Ve a Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Mensajes de correo electrónico y escribe el mensaje.
- Ve a Correspondencia > Seleccionar destinatarios y elige tu lista.
- Ve a Correspondencia > Insertar campo de combinación y añade los campos que necesites.
- Ve a Correspondencia > Vista previa de resultados y usa las flechas para revisar cada mensaje.
- Conecta una lista de prueba antes de enviar nada. Guarda una copia de tu hoja de cálculo en la que todas las direcciones de correo sean la tuya, ve a Correspondencia > Seleccionar destinatarios y elige la copia.
- Ve a Correspondencia > Finalizar y combinar > Combinar con correo electrónico. Rellena el campo Para, el asunto y el formato: texto, HTML o datos adjuntos.
- Selecciona Combinar correspondencia en bandeja de salida.
- Revisa los mensajes de prueba que recibas. Cuando estén bien, ve a Correspondencia > Seleccionar destinatarios, elige la lista real, vuelve a revisar Vista previa de resultados y repite los pasos 6 y 7 para enviar a todos.
Si eliges el formato de datos adjuntos, cada mensaje va sin texto en el cuerpo y lleva el documento como archivo adjunto.
Combinar correspondencia en el nuevo Outlook y en Outlook en la Web
La página de comparación de Microsoft indica que la combinación de correspondencia en el nuevo Outlook está «Parcialmente disponible». Su elemento 423047 de la hoja de ruta de Microsoft 365 explica la diferencia. La combinación actual, Mail Merge (Basic), de Outlook en la Web y del nuevo Outlook para Windows no rellena los campos para cada destinatario. Mail Merge (Advanced) debe enviar a cada destinatario su propio correo, con solo su dirección en la lista de destinatarios, personalizado con datos como su nombre.
A noviembre de 2026, la hoja de ruta indica Mail Merge (Advanced) como «In development» (en desarrollo), con una versión preliminar pública en agosto de 2026 y disponibilidad general en septiembre de 2026. Esas fechas han pasado sin cambio de estado, así que consulta el elemento de la hoja de ruta antes de contar con ello. Hasta que llegue, una combinación personalizada en Windows significa Word y Outlook clásico.
Límites de la combinación de correspondencia: archivos adjuntos, CC y CCO
Del artículo de Microsoft sobre correos masivos, para Word en Windows:
- Sin archivos adjuntos en Windows. Microsoft dice que no puedes añadir archivos adjuntos, pero sí incluir vínculos. Sube el archivo a OneDrive o SharePoint y pon un vínculo.
- Sin CC ni CCO. Word envía un mensaje aparte a cada dirección y no puede poner a nadie más en copia.
Límites de envío de Outlook para una combinación de correspondencia
Una combinación envía un mensaje por cada fila seleccionada, así que una lista larga puede alcanzar el límite diario de tu cuenta. A noviembre de 2026:
- Trabajo o educativa (Exchange Online): los límites de Exchange Online de Microsoft son 10.000 destinatarios al día y 30 mensajes por minuto. Los mensajes que pasan de 30 por minuto se retienen y se envían en los minutos siguientes. Tu organización también tiene un tope diario de destinatarios externos, según su número de licencias. Si envías desde la dirección predeterminada que termina en onmicrosoft.com, toda tu organización solo puede llegar a 100 destinatarios externos al día. Al llegar a 10.000, no puedes volver a enviar hasta que tu recuento de las últimas 24 horas baje del límite.
- Outlook.com: la página de Microsoft sobre los límites de envío da a los suscriptores de Microsoft 365 5.000 destinatarios al día, de los que solo 1.000 pueden ser personas a las que nunca has escrito. Dice que los límites son más bajos para quienes no están suscritos y para las cuentas nuevas, sin dar cifras.
Microsoft dice que Exchange Online no está pensado para correo comercial masivo, como boletines para clientes, y recomienda un servicio especializado en ello. Una combinación de correspondencia sirve para una lista de personas con las que tratas, no para una lista de marketing.
Preguntas frecuentes
¿Se puede combinar correspondencia en Outlook sin Word?
No de forma personalizada, a noviembre de 2026. El nuevo Outlook y Outlook en la Web tienen una combinación de correspondencia básica que no rellena nombres ni otros campos para cada destinatario. La hoja de ruta de Microsoft incluye una combinación personalizada, Mail Merge (Advanced), como en desarrollo. Por ahora, usa la pestaña Correspondencia de Word con Outlook clásico.
¿Por qué la combinación de correspondencia de Word no se envía en el nuevo Outlook?
Word envía la combinación a través de un programa de correo compatible con MAPI, y Microsoft indica que MAPI no es compatible con el nuevo Outlook para Windows. Vuelve a Outlook clásico y ejecuta la combinación de nuevo.
¿Puedo añadir un archivo adjunto a una combinación de correspondencia en Outlook?
No con Word para Windows. Microsoft dice que no puedes añadir archivos adjuntos, pero sí incluir vínculos, así que sube el archivo a OneDrive o SharePoint y pon un vínculo. En Word para Mac, el formato de datos adjuntos envía el propio documento combinado como archivo adjunto, sin texto en el cuerpo.
¿Puedo poner a alguien en CC o CCO en una combinación de correspondencia?
No. Word envía un mensaje a cada dirección de tu lista y no puede añadir destinatarios en CC ni en CCO.
¿Cuántos correos puedo enviar con una combinación de correspondencia desde Outlook?
A noviembre de 2026, una cuenta de trabajo o educativa en Exchange Online puede enviar a 10.000 destinatarios al día, con un máximo de 30 mensajes por minuto, y solo a 100 destinatarios externos al día desde una dirección predeterminada de onmicrosoft.com. Outlook.com permite a los suscriptores de Microsoft 365 5.000 destinatarios al día, pero solo 1.000 de ellos pueden ser personas a las que nunca has escrito. Las cuentas gratuitas tienen menos.
¿Cómo pruebo una combinación de correspondencia sin escribir a todo el mundo?
Revisa primero cada mensaje con Vista previa de resultados. Después conecta una copia de tu hoja de cálculo en la que todas las direcciones de correo sean la tuya y ejecuta la combinación con ella. En Windows también puedes poner tu propia dirección en la primera fila y enviar solo esa fila con Enviar registros en Desde 1 Hasta 1. Cuando la prueba esté bien, conecta la lista real (o desmarca tu fila en Editar lista de destinatarios), vuelve a revisar la vista previa y envía.