Reglas de Outlook solo de cliente o de servidor: ¿cuáles tienes?
Si tus reglas se activan cuando estás en tu mesa pero no por la noche, ni en el móvil, ni en Outlook en la web, nada está roto: son reglas solo de cliente. Aquí se explica cómo saber cuáles de las tuyas son de cada tipo y qué hacer al respecto.
Una regla de servidor se almacena en tu buzón y se ejecuta en el servidor Exchange, esté Outlook abierto o no, así que también se aplica en el móvil y en Outlook en la web. Una regla solo de cliente se ejecuta únicamente mientras Outlook está en marcha en el equipo concreto que la contiene. Outlook decide automáticamente cuál es cuál: una regla pasa a ser solo de cliente en cuanto usa una condición o acción que el servidor no puede realizar (reproducir un sonido, mostrar una Alerta de escritorio, imprimir, ejecutar un script, iniciar una aplicación o mover correo a un archivo .pst local). Outlook las etiqueta como (solo cliente) en Administrar reglas y alertas, y esa etiqueta es la forma más rápida de responder a la pregunta en tu propio buzón.
La diferencia en un párrafo
Tus reglas viven en uno de dos sitios. Las reglas de servidor se almacenan en tu buzón en Exchange y las ejecuta el servidor según llega el correo: funcionan a las 3 de la madrugada con todos los dispositivos apagados, y sus efectos ya están ahí cuando abres Outlook en el móvil. Las reglas solo de cliente las ejecuta la aplicación de Outlook en tu ordenador, así que solo se ejecutan cuando esa aplicación está abierta, en ese equipo.
No eliges entre ellas. Outlook decide por ti, según si el servidor es capaz de hacer lo que pide la regla.
Cómo saber cuáles de las tuyas son de cada tipo
En el Outlook clásico, ve a Archivo → Administrar reglas y alertas. Fíjate en los nombres de las reglas. A cualquier regla que el servidor no pueda ejecutar se le añade automáticamente (solo cliente). No hay que comprobar nada más: si la etiqueta no aparece, la regla es de servidor.
Merece la pena hacerlo una vez aunque nada parezca roto, porque la etiqueta explica una cantidad sorprendente de comportamientos que la gente atribuye a fallos: correo que está archivado cuando llegas a tu mesa unos días sí y otros no, carpetas que se ven distintas en el móvil, reglas que parecen saltarse mensajes.
Qué obliga a una regla a ser de cliente
Cualquiera de estas basta. No es acumulativo: una sola acción no admitida hace que toda la regla sea solo de cliente, aunque todo lo demás en ella sea normal:
- Reproducir un sonido
- Mostrar una Alerta de escritorio o un mensaje en la ventana de Alerta de nuevo elemento
- Imprimir el mensaje
- Ejecutar un script
- Iniciar una aplicación
- Mover o copiar a un archivo .pst: un archivo de datos local en lugar de una carpeta del buzón
- "Solo en este equipo" marcado en la configuración de la regla
El de los .pst es el que más gente pasa por alto. Archivar en un archivo que vive en tu disco duro parece archivado normal, pero el servidor no tiene acceso a tu disco duro, así que la regla no puede ejecutarse allí.
Por qué importa más que antes
Cuando todo el mundo usaba un único PC de sobremesa encendido todo el día, una regla solo de cliente era casi indistinguible de una de servidor. Ya no es así:
- El correo leído en un móvil no ha pasado en absoluto por tus reglas solo de cliente.
- Outlook en la web muestra una bandeja de entrada sin archivar, porque las reglas nunca se ejecutaron allí.
- Todo lo que llega mientras tu equipo está apagado se procesa de golpe la próxima vez que abres Outlook, y por eso a veces la bandeja de entrada de la mañana se reorganiza sola delante de tus ojos.
- Dos ordenadores que ejecutan las mismas reglas solo de cliente sobre archivos locales entrarán en conflicto, y Outlook puede desactivar reglas como resultado, una de las tres causas que cubre por qué se desactivan solas las reglas de Outlook.
La complicación del nuevo Outlook
El nuevo Outlook para Windows ejecuta únicamente reglas de servidor y admite un conjunto de condiciones más reducido que el Outlook clásico. Las reglas solo de cliente no se migran. Si te has cambiado y te faltan reglas, esta suele ser la razón: no se perdieron, nunca fueron portables.
Qué puedes hacer: reconstruirlas como reglas de servidor cuando las acciones lo permitan, mantenerlas en el Outlook clásico o aplicarlas a mano con Ejecutar reglas ahora.
Convertir una regla solo de cliente
Suele ser sencillo, y casi siempre se reduce a uno de dos cambios:
- Archivar en una carpeta del buzón en lugar de en un .pst. Crea el destino dentro de tu buzón y no en un archivo de datos local. La regla pasa a poder ejecutarse en el servidor de inmediato.
- Desmarcar "solo en este equipo" en Cambiar regla → Editar configuración de la regla, salvo que de verdad quieras limitar la regla a un solo ordenador.
Después, quita las acciones cosméticas. Una Alerta de escritorio o un sonido casi nunca compensan hacer que una regla de archivado dependa de que la aplicación esté abierta; y si quieres la alerta, es mejor configurarla aparte de la regla que archiva el correo.
Cuando no se puede convertir
Algunas reglas son solo de cliente porque de verdad necesitan un cliente: ejecutar un script, lanzar una aplicación, imprimir. Esas no pueden pasar al servidor en absoluto, y la respuesta honesta es que solo se ejecutarán mientras Outlook esté abierto. Si el objetivo de la regla era archivar el correo de forma fiable, hay que dividirla: una regla de servidor que se encargue del archivado y otra solo de cliente para lo demás que hiciera.
Si estás leyendo esto porque el archivado no ocurre de forma fiable, Folder Suggest adopta otro enfoque: lee cada correo que tienes delante y sugiere la carpeta correcta a partir de tu estructura actual, con un clic para archivar. Sin reglas, sin distinción entre cliente y servidor, y la IA se ejecuta en tu propio dispositivo.
Añadir a OutlookPreguntas frecuentes
¿Cómo puedo saber si una regla de Outlook es solo de cliente?
Abre Archivo > Administrar reglas y alertas. Cualquier regla que Outlook no puede ejecutar en el servidor lleva el texto (solo cliente) añadido a su nombre en la lista. No hay ningún ajuste aparte que revisar; la etiqueta se aplica automáticamente según lo que hace la regla.
¿Por qué mis reglas de Outlook solo funcionan cuando Outlook está abierto?
Porque son solo de cliente. Las reglas de servidor se ejecutan dentro de Exchange y les da igual que Outlook esté en marcha, pero una regla solo de cliente la ejecuta la propia aplicación de Outlook, así que solo puede activarse mientras esa aplicación está abierta en ese equipo. El correo que llega por la noche se procesa la próxima vez que inicias Outlook, no al llegar.
¿Qué hace que una regla sea solo de cliente?
Cualquier condición o acción que el servidor Exchange no pueda realizar. En la práctica eso significa: reproducir un sonido, mostrar una Alerta de escritorio, imprimir, ejecutar un script, iniciar una aplicación, marcar como leído en algunas versiones, mover o copiar a un archivo .pst local, o tener marcado "solo en este equipo". Una sola acción de esas basta para que toda la regla sea solo de cliente.
¿Funcionan las reglas solo de cliente en el nuevo Outlook para Windows?
No. El nuevo Outlook ejecuta únicamente reglas de servidor y admite un conjunto de condiciones más reducido que el Outlook clásico, así que las reglas solo de cliente no se trasladan al cambiar. Hay que reconstruirlas como reglas de servidor cuando sea posible, o ejecutarlas manualmente con Ejecutar reglas ahora cuando no lo sea.