Cómo crear una lista de distribución en Outlook: grupos de contactos y listas de contactos en cada versión
Escribes una y otra vez a las mismas personas, y teclear cada dirección es lento y fácil de equivocar. Outlook puede guardarlas con un solo nombre, pero el botón se llama distinto en cada versión.
En resumen: en tu propio Outlook, un grupo de contactos (Outlook clásico) y una lista de contactos (en todos los demás) son lo mismo, y Microsoft a veces lo llama lista de distribución: un nombre que representa varias direcciones de correo. En el nuevo Outlook, Outlook en la Web y Outlook.com, ve a Personas, selecciona la flecha junto a Nuevo contacto, elige Nueva lista de contactos, escribe un nombre, añade nombres o direcciones de correo y selecciona Crear. En Outlook clásico, ve a Personas y selecciona Nuevo grupo de contactos, luego Agregar miembros y Guardar y cerrar. En Mac, ve a Personas y elige Nueva lista de contactos. Para escribir a todos, teclea el nombre de la lista en la línea Para. Para que los miembros no vean las direcciones de los demás, pon la lista en CCO. Una lista que pueda usar toda tu empresa normalmente la crea TI.
Las propias páginas de Microsoft usan los tres nombres. Outlook clásico dice grupo de contactos, el nuevo Outlook, la Web y Mac dicen lista de contactos, y Microsoft señala que las listas de contactos a veces se llaman listas de distribución. Microsoft también dice que las listas de contactos del nuevo Outlook son lo que Outlook clásico llamaba grupos de contactos. La aplicación de Outlook para iPhone y Android no tiene ninguna forma documentada de crear una.
Grupo de contactos o lista de distribución de la empresa: cuál necesitas
Un grupo de contactos que creas tú está en tus propios contactos, y solo tú puedes enviarle correo. Un equipo que necesita una lista compartida quiere una lista de distribución o un grupo de Microsoft 365, que pertenecen a tu organización. Mira la comparación de tipos de grupo de Microsoft y su guía para administradores sobre listas de distribución.
| Grupo de contactos o lista de contactos personal | Lista de distribución de la organización | Grupo de Microsoft 365 | |
|---|---|---|---|
| Quién la crea | Tú, en Outlook | Normalmente TI, en el Centro de administración de Exchange. Si tu organización lo permite, también puedes crear una en el portal de grupos de Microsoft | Tú, con Nuevo grupo, salvo que TI haya desactivado los grupos |
| Cuenta | Personal o de trabajo | De trabajo o educativa (Microsoft 365) | De trabajo o educativa, con una suscripción a Microsoft 365 que lo incluya |
| Quién la ve | Solo tú, en tus Contactos | Todos, en la libreta de direcciones de tu organización, salvo que TI la oculte | No lo cubre la comparación de Microsoft; pregunta a TI |
| Quién puede enviarle correo | Solo tú. Se guarda en tus propios Contactos | De forma predeterminada, cualquiera de tu organización, y ningún remitente de fuera | El correo va a la dirección propia del grupo. Remitentes de fuera solo si TI lo permite |
| Personas de fuera de tu empresa | Cualquier dirección de correo | TI puede añadirlas como contactos de correo | Como invitados, si TI lo permite |
| Qué más tiene | Nada. Es una lista de direcciones | Propietarios, moderación y restricciones de remitentes | Una bandeja de entrada, un calendario y archivos compartidos |
| Ideal para | Un grupo pequeño al que escribes tú | Un público fijo, como un departamento | Un equipo que trabaja junto |
Pide a TI una lista de distribución cuando varias personas necesiten enviar al mismo grupo, cuando sea grande o cuando alguien deba encargarse de ella a medida que la gente entra y sale. Desde agosto de 2023, los grupos de distribución no se pueden administrar en Outlook en la Web; Microsoft remite a quien no es administrador a un portal de grupos. Los grupos de Microsoft 365 se crean con Nuevo grupo en Outlook.
Cómo crear una lista de contactos en el nuevo Outlook y en Outlook en la Web
El artículo de Microsoft sobre las listas de contactos da los mismos pasos para el nuevo Outlook para Windows, Outlook en la Web y Outlook.com.
- Selecciona Personas en el panel lateral.
- Selecciona la flecha junto a Nuevo contacto y luego Nueva lista de contactos.
- Escribe un nombre para la lista de contactos.
- En Agregar destinatarios, escribe nombres o direcciones de correo. También puedes añadir una descripción.
- Selecciona Crear.
Para empezar con contactos que ya tienes, selecciónalos en la página Personas y luego Agregar a la lista > Nueva lista de contactos. Una lista solo admite contactos con dirección de correo.
Tus listas aparecen en Sus listas de contactos. La página de Microsoft sobre Outlook.com la llama Todas las listas de contactos, así que busca cualquiera de las dos.
Si no ves Nueva lista de contactos, Microsoft dice que puede que sigas en Outlook clásico; usa los pasos de Outlook clásico de más abajo. La comparación de características de Microsoft, actualizada en septiembre de 2026, indica que las listas de contactos están disponibles en el nuevo Outlook. Una página sin fecha, Crear una lista de distribución en Outlook, todavía dice que ahí la función está en desarrollo.
Cómo crear un grupo de contactos en Outlook clásico
Según la página de Microsoft Crear un grupo de contactos en Outlook:
- Selecciona Personas en la barra de navegación.
- Selecciona Inicio > Nuevo grupo de contactos.
- Escribe un nombre para el grupo en el cuadro Grupo de contactos.
- Selecciona Agregar miembros y elige De los contactos de Outlook, De la libreta de direcciones o Nuevo contacto de correo electrónico.
- Elige a las personas y selecciona Aceptar. Mantén pulsada Ctrl para elegir varias a la vez.
- Selecciona Guardar y cerrar.
Cómo crear una lista de contactos en Outlook para Mac
Según el artículo de Microsoft sobre Mac:
- Selecciona Personas en la barra lateral.
- Abre la carpeta Contactos de la cuenta que quieras.
- Pasa el puntero sobre Nuevo contacto y selecciona Nueva lista de contactos.
- Escribe un nombre. En Agregar miembros, escribe una dirección de correo y selecciona Agregar. Repítelo con cada persona.
- Selecciona Guardar.
En el Outlook para Mac heredado, el comando es Nueva lista de contactos en la pestaña Inicio, y terminas con Guardar y cerrar. Microsoft dijo que el soporte del Outlook para Mac heredado terminaría en octubre de 2026.
Microsoft dice que la sincronización de listas desde el servidor solo funciona con cuentas de Microsoft 365 y Outlook.com. Con una cuenta de Microsoft Exchange, las listas de contactos no se guardan en el servidor de Exchange: Microsoft dice que se guardan en tu ordenador y solo están disponibles en Outlook para Mac. Con una cuenta POP o IMAP, usa la carpeta Contactos de En mi equipo. Si Nueva lista de contactos aparece atenuado, activa la opción que muestra las carpetas de En mi equipo (en inglés, Show On my Computer folders) en la configuración de pantalla de Outlook (en inglés, Settings > Display).
¿Se puede crear un grupo de contactos en iPhone o Android?
Microsoft no documenta ninguna forma de hacerlo en la aplicación. Su página sobre Outlook para iOS y Android solo cubre crear y editar contactos individuales. Crea la lista en Outlook en la Web, desde el navegador del móvil o en un ordenador, o en Outlook para Windows o Mac.
Cómo añadir o quitar personas de un grupo de contactos de Outlook
- Nuevo Outlook, la Web y Outlook.com: en Personas, abre Sus listas de contactos, pasa el puntero sobre la lista y selecciona Editar (el lápiz). Escribe nombres nuevos en Agregar destinatarios, o selecciona la X junto a una persona para quitarla. Selecciona Guardar.
- Outlook clásico: haz doble clic en el grupo para abrirlo. Selecciona Agregar miembros para añadir personas. Para quitar a alguien, selecciónalo y elige Quitar miembro, como describen los pasos de Microsoft para quitar nombres. Selecciona Guardar y cerrar.
- Mac: abre la lista, selecciona el botón Quitar (la papelera) junto a un miembro y selecciona Guardar.
Eliminar una lista no elimina los contactos que contiene, solo la lista.
Cómo enviar correo a una lista de distribución y ocultar las direcciones con CCO
Empieza un correo nuevo y escribe el nombre de la lista en la línea Para. Outlook envía el mensaje a todos los miembros. En Outlook clásico, Microsoft da también una ruta más larga: selecciona Para, escribe el nombre del grupo en el cuadro Buscar, haz doble clic en él y selecciona Aceptar.
Una lista en la línea Para no es privada. Microsoft dice que no puedes mostrar el nombre de una lista en Para sin dejar que los destinatarios la expandan y vean todos los nombres y direcciones. Para ocultar a los miembros entre sí, pon tu propia dirección en Para y la lista en CCO.
- Nuevo Outlook: en el mensaje, ve a Opciones > Mostrar campos y selecciona Mostrar CCO.
- Outlook clásico: selecciona Opciones > CCO, o CCO en la cinta de opciones si el mensaje se abre en el panel de lectura.
- Outlook para Mac heredado: una lista tiene su propio ajuste para usar CCO y ocultar la información de los miembros (en inglés, Use Bcc to hide member information).
Los destinatarios no ven quién está en la línea CCO. Si envías a menudo el mismo mensaje, guárdalo como plantilla de Outlook.
Límites de las listas de distribución de Outlook
Microsoft no publica un límite de miembros para un grupo de contactos personal. El límite es a cuántos destinatarios puedes enviar, a noviembre de 2026:
- Cuenta de trabajo o educativa (Exchange Online): hasta 1.000 destinatarios por mensaje, según lo fije tu administrador, y 10.000 destinatarios al día, según los límites de Exchange Online de Microsoft. Cada miembro de un grupo de contactos personal cuenta por separado. Una lista de distribución de la organización cuenta como un solo destinatario.
- Lista de distribución de la organización: hasta 100.000 miembros. Una lista con 5.000 miembros o más tiene que tener configurada una restricción de remitentes o la aprobación de mensajes.
- Outlook.com: para los suscriptores de Microsoft 365, 500 destinatarios por mensaje y 5.000 al día, según Límites de envío en Outlook.com. Microsoft dice que los límites son más bajos sin suscripción.
Por qué no funciona tu grupo de contactos
- El nombre no aparece al escribirlo: en Outlook clásico, selecciona Para y busca ahí el grupo. En los demás, comprueba el nombre exacto de la lista en Personas.
- Falta alguien: una lista solo admite contactos con dirección de correo. Abre la lista y añade la dirección directamente.
- Los remitentes de fuera no llegan a una lista de la empresa: de forma predeterminada, una lista de distribución de la organización solo acepta correo de dentro de la organización. Pide a TI que lo cambie.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un grupo de contactos y una lista de distribución en Outlook?
Para tu propio uso, ninguna. Outlook clásico lo llama grupo de contactos, el nuevo Outlook y la Web lo llaman lista de contactos, y Microsoft señala que las listas de contactos a veces se llaman listas de distribución. Una lista de distribución de la organización es otra cosa: normalmente la crea TI, está en la libreta de direcciones de la empresa y, de forma predeterminada, cualquiera de la empresa puede enviarle correo.
¿Pueden las personas de mi grupo de contactos ver las direcciones de los demás?
Sí, si la lista está en la línea Para. Microsoft dice que los destinatarios pueden expandirla y ver todos los nombres y direcciones. Pon tu propia dirección en Para y la lista en CCO para que los miembros no se vean entre sí.
¿Puedo crear una lista de distribución en la aplicación de Outlook del móvil?
La ayuda de Microsoft para Outlook en iPhone y Android solo cubre contactos individuales. Crea la lista en Outlook en la Web, desde el navegador del móvil o un ordenador, o en Outlook para Windows o Mac.
¿Cuántas personas caben en un grupo de contactos de Outlook?
Microsoft no publica un límite de miembros para un grupo de contactos personal. A noviembre de 2026, una cuenta de trabajo o educativa puede enviar a un máximo de 1.000 destinatarios por mensaje, según lo fije el administrador, y cada miembro cuenta por separado. Outlook.com permite 500 por mensaje a los suscriptores de Microsoft 365. Una lista de distribución de la organización puede tener hasta 100.000 miembros y cuenta como un solo destinatario.
¿Puedo compartir mi grupo de contactos con un compañero?
Microsoft no documenta ningún paso para enviar un grupo de contactos personal a otra persona. Si un equipo necesita la misma lista, pide a TI una lista de distribución o crea un grupo de Microsoft 365 con una cuenta de trabajo o educativa.