Outlook-Verteilerliste erstellen: Kontaktgruppen und Kontaktlisten in jeder Version
Sie schreiben immer wieder denselben Personen, und jede Adresse einzutippen ist langsam und fehleranfällig. Outlook kann sie unter einem Namen speichern, aber die Schaltfläche heißt in jeder Version anders.
Kurz gesagt: In Ihrem eigenen Outlook sind eine Kontaktgruppe (klassisches Outlook) und eine Kontaktliste (überall sonst) dasselbe, und Microsoft nennt sie manchmal Verteilerliste: ein Name, der für mehrere E-Mail-Adressen steht. Im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook.com gehen Sie zu People, wählen den Pfeil neben Neuer Kontakt und dann Neue Kontaktliste, geben einen Namen ein, fügen Namen oder E-Mail-Adressen hinzu und wählen Erstellen. Im klassischen Outlook gehen Sie zu People und wählen Neue Kontaktgruppe, dann Mitglieder hinzufügen und Speichern & schließen. Auf dem Mac gehen Sie zu People und wählen Neue Kontaktliste. Um alle anzuschreiben, geben Sie den Namen der Liste in die Zeile An ein. Damit die Mitglieder die Adressen der anderen nicht sehen, setzen Sie die Liste in Bcc. Eine Liste, die das ganze Unternehmen nutzen kann, erstellt meist die IT.
Microsofts eigene Seiten verwenden alle drei Namen. Das klassische Outlook sagt Kontaktgruppe, das neue Outlook, das Web und der Mac sagen Kontaktliste, und laut Microsoft werden Kontaktlisten manchmal auch Verteilerlisten genannt. Microsoft sagt außerdem, dass die Kontaktlisten des neuen Outlook das sind, was das klassische Outlook Kontaktgruppen nannte. Für die Outlook-App für iPhone und Android ist kein Weg dokumentiert, eine zu erstellen.
Kontaktgruppe oder Firmen-Verteilerliste: Was Sie brauchen
Eine Kontaktgruppe, die Sie selbst erstellen, liegt in Ihren eigenen Kontakten, und nur Sie können an sie senden. Ein Team, das eine gemeinsame Liste braucht, benötigt eine Verteilerliste oder eine Microsoft 365-Gruppe, die zu Ihrer Organisation gehören. Siehe Microsofts Vergleich der Gruppentypen und seinen Administratorleitfaden für Verteilerlisten.
| Persönliche Kontaktgruppe oder Kontaktliste | Verteilerliste der Organisation | Microsoft 365-Gruppe | |
|---|---|---|---|
| Wer sie erstellt | Sie, in Outlook | Meist die IT, im Exchange Admin Center. Wo Ihre Organisation es erlaubt, können Sie auch selbst eine im Gruppenportal von Microsoft erstellen | Sie, mit Neue Gruppe, sofern die IT Gruppen nicht deaktiviert hat |
| Konto | Privat oder geschäftlich | Geschäft, Schule oder Uni (Microsoft 365) | Geschäft, Schule oder Uni, mit einem passenden Microsoft 365-Abonnement |
| Wer sie sieht | Nur Sie, in Ihren Kontakten | Alle, im Adressbuch Ihrer Organisation, sofern die IT sie nicht ausblendet | Nicht in Microsofts Vergleich behandelt; fragen Sie die IT |
| Wer an sie senden kann | Nur Sie. Sie liegt in Ihren eigenen Kontakten | Standardmäßig jeder in Ihrer Organisation, aber keine externen Absender | E-Mails gehen an die eigene Adresse der Gruppe. Externe Absender nur, wenn die IT es erlaubt |
| Personen außerhalb Ihres Unternehmens | Jede E-Mail-Adresse | Die IT kann sie als E-Mail-Kontakte hinzufügen | Als Gäste, wenn die IT es erlaubt |
| Was sie sonst bietet | Nichts. Sie ist eine Liste von Adressen | Besitzer, Moderation und Einschränkungen für Absender | Einen gemeinsamen Posteingang, Kalender und Dateien |
| Am besten für | Eine kleine Gruppe, die Sie selbst anschreiben | Einen festen Empfängerkreis, etwa eine Abteilung | Ein Team, das zusammenarbeitet |
Bitten Sie die IT um eine Verteilerliste, wenn mehrere Personen an dieselbe Gruppe senden müssen, wenn sie groß ist oder wenn jemand für sie zuständig sein soll, während Leute kommen und gehen. Seit August 2023 lassen sich Verteilergruppen nicht mehr in Outlook im Web verwalten; Microsoft verweist Nicht-Administratoren stattdessen auf ein Gruppenportal. Microsoft 365-Gruppen werden mit Neue Gruppe in Outlook erstellt.
Kontaktliste im neuen Outlook und in Outlook im Web erstellen
Microsofts Artikel zu Kontaktlisten nennt für das neue Outlook für Windows, Outlook im Web und Outlook.com dieselben Schritte.
- Wählen Sie im Seitenbereich People.
- Wählen Sie den Pfeil neben Neuer Kontakt und dann Neue Kontaktliste.
- Geben Sie einen Namen für die Liste ein.
- Geben Sie unter Empfänger hinzufügen Namen oder E-Mail-Adressen ein. Sie können auch eine Beschreibung hinzufügen.
- Wählen Sie Erstellen.
Um mit vorhandenen Kontakten zu beginnen, markieren Sie sie auf der Seite People und wählen dann Zur Liste hinzufügen > Neue Kontaktliste. Eine Liste enthält nur Kontakte mit E-Mail-Adresse.
Ihre Listen erscheinen unter Ihre Kontaktlisten. Microsofts Seite zu Outlook.com nennt das stattdessen Alle Kontaktlisten, achten Sie also auf beides.
Sehen Sie Neue Kontaktliste nicht, sind Sie laut Microsoft vielleicht noch im klassischen Outlook; nutzen Sie dann die Schritte für das klassische Outlook weiter unten. Microsofts Funktionsvergleich, aktualisiert im September 2026, führt Kontaktlisten als im neuen Outlook verfügbar. Eine undatierte Seite, Erstellen einer Verteilerliste in Outlook, sagt noch, dass die Funktion dort in Entwicklung ist.
Kontaktgruppe im klassischen Outlook erstellen
Nach Microsofts Seite Erstellen einer Kontaktgruppe in Outlook:
- Wählen Sie auf der Navigationsleiste People.
- Wählen Sie Start > Neue Kontaktgruppe.
- Geben Sie im Feld Kontaktgruppe einen Namen für die Gruppe ein.
- Wählen Sie Mitglieder hinzufügen und dann Aus Outlook-Kontakten, Aus Adressbuch oder Neuer E-Mail-Kontakt.
- Wählen Sie die Personen aus und dann OK. Halten Sie Strg gedrückt, um mehrere auf einmal auszuwählen.
- Wählen Sie Speichern & schließen.
Kontaktliste in Outlook für Mac erstellen
Nach Microsofts Mac-Artikel:
- Wählen Sie in der Seitenleiste People.
- Öffnen Sie den Ordner Kontakte unter dem gewünschten Konto.
- Zeigen Sie auf Neuer Kontakt und wählen Sie Neue Kontaktliste.
- Geben Sie einen Namen ein. Geben Sie unter Mitglieder hinzufügen eine E-Mail-Adresse ein und wählen Sie Hinzufügen. Wiederholen Sie das für jede Person.
- Wählen Sie Speichern.
Im Legacy-Outlook für Mac ist der Befehl Neue Kontaktliste auf der Registerkarte Start, und Sie schließen mit Speichern & schließen ab. Laut Microsoft sollte der Support für das Legacy-Outlook für Mac im Oktober 2026 enden.
Laut Microsoft funktioniert das Synchronisieren von Listen vom Server nur bei Microsoft 365- und Outlook.com-Konten. Bei einem Microsoft Exchange-Konto werden Kontaktlisten nicht auf dem Exchange-Server gespeichert: Laut Microsoft liegen sie auf Ihrem Computer und sind nur in Outlook für Mac verfügbar. Nutzen Sie bei einem POP- oder IMAP-Konto den Ordner Kontakte unter Auf meinem Computer. Ist Neue Kontaktliste ausgegraut, aktivieren Sie unter Einstellungen > Anzeige die Option, die Ordner unter „Auf meinem Computer“ anzuzeigen.
Kann man auf dem iPhone oder unter Android eine Kontaktgruppe erstellen?
Microsoft dokumentiert dafür keinen Weg in der App. Seine Seite zu Outlook für iOS und Android behandelt nur das Erstellen und Bearbeiten einzelner Kontakte. Erstellen Sie die Liste in Outlook im Web, im Browser des Smartphones oder an einem Computer, oder in Outlook für Windows oder Mac.
Personen zu einer Outlook-Kontaktgruppe hinzufügen oder daraus entfernen
- Neues Outlook, Web und Outlook.com: Öffnen Sie in People den Bereich Ihre Kontaktlisten, zeigen Sie auf die Liste und wählen Sie Bearbeiten (den Stift). Geben Sie unter Empfänger hinzufügen neue Namen ein, oder wählen Sie das X neben einer Person, um sie zu entfernen. Wählen Sie Speichern.
- Klassisches Outlook: Doppelklicken Sie auf die Gruppe, um sie zu öffnen. Wählen Sie Mitglieder hinzufügen, um Personen hinzuzufügen. Um jemanden zu entfernen, markieren Sie die Person und wählen Mitglied entfernen, wie in Microsofts Schritten zum Entfernen beschrieben. Wählen Sie Speichern & schließen.
- Mac: Öffnen Sie die Liste, wählen Sie neben einem Mitglied die Schaltfläche Entfernen (Papierkorb) und dann Speichern.
Wenn Sie eine Liste löschen, werden die Kontakte darin nicht gelöscht, nur die Liste.
E-Mail an eine Verteilerliste senden und Adressen per Bcc verbergen
Beginnen Sie eine neue E-Mail und geben Sie den Namen der Liste in die Zeile An ein. Outlook sendet die Nachricht an jedes Mitglied. Für das klassische Outlook nennt Microsoft auch einen längeren Weg: Wählen Sie An, geben Sie den Namen der Gruppe in das Feld Suchen ein, doppelklicken Sie darauf und wählen Sie OK.
Eine Liste in der Zeile An ist nicht vertraulich. Laut Microsoft können Sie den Namen einer Liste nicht in An anzeigen, ohne dass Empfänger sie erweitern und jeden Namen und jede Adresse sehen können. Um die Mitglieder voreinander zu verbergen, setzen Sie Ihre eigene Adresse in An und die Liste in Bcc.
- Neues Outlook: Gehen Sie in der Nachricht zu Optionen > Felder anzeigen und wählen Sie Bcc anzeigen.
- Klassisches Outlook: Wählen Sie Optionen > Bcc, oder Bcc im Menüband, wenn sich die Nachricht im Lesebereich öffnet.
- Legacy-Outlook für Mac: Eine Liste hat eine eigene Einstellung, um die Mitgliederinformationen per Bcc auszublenden.
Empfänger sehen nicht, wer in der Bcc-Zeile steht. Senden Sie dieselbe Nachricht häufig, speichern Sie sie als Outlook-Vorlage.
Grenzen für Verteilerlisten in Outlook
Microsoft nennt für eine persönliche Kontaktgruppe keine Höchstzahl an Mitgliedern. Die Grenze ist, an wie viele Empfänger Sie senden dürfen, Stand November 2026:
- Geschäfts-, Schul- oder Unikonto (Exchange Online): bis zu 1.000 Empfänger pro Nachricht, von Ihrem Administrator festgelegt, und 10.000 Empfänger pro Tag, laut Microsofts Grenzwerten für Exchange Online. Jedes Mitglied einer persönlichen Kontaktgruppe zählt einzeln. Eine Verteilerliste der Organisation zählt als ein Empfänger.
- Verteilerliste der Organisation: bis zu 100.000 Mitglieder. Für eine Liste mit 5.000 oder mehr Mitgliedern müssen eingeschränkte Absender oder eine Nachrichtengenehmigung eingerichtet sein.
- Outlook.com: für Microsoft 365-Abonnenten 500 Empfänger pro Nachricht und 5.000 pro Tag, laut Sendelimits in Outlook.com. Ohne Abonnement sind die Grenzen laut Microsoft niedriger.
Warum Ihre Kontaktgruppe nicht funktioniert
- Der Name wird beim Tippen nicht vorgeschlagen: Wählen Sie im klassischen Outlook An und suchen Sie die Gruppe dort. Prüfen Sie sonst den genauen Namen der Liste in People.
- Jemand fehlt: Eine Liste enthält nur Kontakte mit E-Mail-Adresse. Öffnen Sie die Liste und fügen Sie die Adresse direkt hinzu.
- Externe Absender erreichen eine Firmenliste nicht: Standardmäßig nimmt eine Verteilerliste der Organisation nur E-Mails aus der Organisation an. Bitten Sie die IT, das zu ändern.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Kontaktgruppe und einer Verteilerliste in Outlook?
Für den eigenen Gebrauch keiner. Das klassische Outlook nennt sie Kontaktgruppe, das neue Outlook und das Web nennen sie Kontaktliste, und laut Microsoft werden Kontaktlisten manchmal auch Verteilerlisten genannt. Eine Verteilerliste der Organisation ist etwas anderes: Sie wird meist von der IT erstellt, steht im Adressbuch des Unternehmens, und standardmäßig kann jeder im Unternehmen an sie senden.
Können die Personen in meiner Kontaktgruppe die Adressen der anderen sehen?
Ja, wenn die Liste in der Zeile An steht. Laut Microsoft können Empfänger sie erweitern und jeden Namen und jede Adresse sehen. Setzen Sie Ihre eigene Adresse in An und die Liste in Bcc, damit die Mitglieder einander nicht sehen.
Kann ich in der Outlook-App auf meinem Smartphone eine Verteilerliste erstellen?
Microsofts Hilfe zu Outlook für iPhone und Android behandelt nur einzelne Kontakte. Erstellen Sie die Liste in Outlook im Web, im Browser des Smartphones oder an einem Computer, oder in Outlook für Windows oder Mac.
Wie viele Personen passen in eine Outlook-Kontaktgruppe?
Microsoft nennt für eine persönliche Kontaktgruppe keine Höchstzahl an Mitgliedern. Stand November 2026 kann ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto an bis zu 1.000 Empfänger pro Nachricht senden, je nach Einstellung des Administrators, und jedes Mitglied zählt einzeln. Outlook.com erlaubt Microsoft 365-Abonnenten 500 pro Nachricht. Eine Verteilerliste der Organisation kann bis zu 100.000 Mitglieder haben und zählt als ein Empfänger.
Kann ich meine Kontaktgruppe mit einem Kollegen teilen?
Microsoft dokumentiert keinen Schritt, um eine persönliche Kontaktgruppe an jemand anderen zu senden. Braucht ein Team dieselbe Liste, bitten Sie die IT um eine Verteilerliste, oder erstellen Sie mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto eine Microsoft 365-Gruppe.