Créer une liste de distribution dans Outlook : groupes et listes de contacts dans chaque version
Vous écrivez sans cesse aux mêmes personnes, et taper chaque adresse est long et source d’erreurs. Outlook peut les enregistrer sous un seul nom, mais le bouton ne porte pas le même nom dans chaque version.
En bref : dans votre propre Outlook, un groupe de contacts (Outlook classique) et une liste de contacts (partout ailleurs) sont la même chose, que Microsoft appelle parfois liste de distribution : un nom qui représente plusieurs adresses e-mail. Dans le nouvel Outlook, Outlook sur le web et Outlook.com, allez dans Personnes, sélectionnez la flèche à côté de Nouveau contact, choisissez Nouvelle liste de contacts, saisissez un nom, ajoutez des noms ou des adresses e-mail, et sélectionnez Créer. Dans Outlook classique, allez dans Personnes et sélectionnez Nouveau groupe de contacts, puis Ajouter des membres et Enregistrer et fermer. Sur Mac, allez dans Personnes et choisissez Nouvelle liste de contacts. Pour écrire à tout le monde, tapez le nom de la liste dans la ligne À. Pour que les membres ne voient pas les adresses des autres, mettez la liste en Cci. Une liste utilisable par toute l’entreprise est en général créée par le service informatique.
Les pages de Microsoft emploient les trois noms. Outlook classique dit Groupe de contacts, le nouvel Outlook, le web et Mac disent liste de contacts, et Microsoft précise que les listes de contacts sont parfois appelées listes de distribution. Microsoft indique aussi que les listes de contacts du nouvel Outlook correspondent à ce qu’Outlook classique appelait groupes de contacts. L’application Outlook pour iPhone et Android n’a pas de moyen documenté d’en créer une.
Groupe de contacts ou liste de distribution d’entreprise : ce qu’il vous faut
Un groupe de contacts que vous créez vous-même se trouve dans vos propres contacts, et vous seul pouvez lui écrire. Une équipe qui a besoin d’une liste commune a besoin d’une liste de distribution ou d’un groupe Microsoft 365, qui appartiennent à votre organisation. Voir la comparaison des types de groupes de Microsoft et son guide d’administration des listes de distribution.
| Groupe ou liste de contacts personnel | Liste de distribution d’organisation | Groupe Microsoft 365 | |
|---|---|---|---|
| Qui le crée | Vous, dans Outlook | En général le service informatique, dans le Centre d’administration Exchange. Si votre organisation le permet, vous pouvez aussi en créer une dans le portail des groupes de Microsoft | Vous, avec Nouveau groupe, sauf si le service informatique a désactivé les groupes |
| Compte | Personnel ou professionnel | Professionnel ou scolaire (Microsoft 365) | Professionnel ou scolaire, avec un abonnement Microsoft 365 éligible |
| Qui le voit | Vous seul, dans vos contacts | Tout le monde, dans le carnet d’adresses de votre organisation, sauf si le service informatique le masque | Non couvert par la comparaison de Microsoft ; demandez au service informatique |
| Qui peut lui écrire | Vous seul. Il est enregistré dans vos propres contacts | Par défaut, tout le monde dans votre organisation, et aucun expéditeur extérieur | Le courrier va à l’adresse propre du groupe. Expéditeurs extérieurs seulement si le service informatique l’autorise |
| Personnes extérieures à l’entreprise | N’importe quelle adresse e-mail | Le service informatique peut les ajouter comme contacts de messagerie | Comme invités, si le service informatique l’autorise |
| Ce qu’il offre d’autre | Rien. C’est une liste d’adresses | Propriétaires, modération et restrictions d’expéditeurs | Une boîte de réception, un calendrier et des fichiers partagés |
| Idéal pour | Un petit groupe auquel vous écrivez vous-même | Un public fixe, comme un service | Une équipe qui travaille ensemble |
Demandez une liste de distribution au service informatique quand plusieurs personnes doivent écrire au même groupe, quand il est grand, ou quand quelqu’un doit en être responsable au fil des arrivées et des départs. Depuis août 2023, les groupes de distribution ne peuvent plus être gérés dans Outlook sur le web ; Microsoft renvoie les non-administrateurs vers un portail des groupes. Les groupes Microsoft 365 se créent avec Nouveau groupe dans Outlook.
Créer une liste de contacts dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web
L’article de Microsoft sur les listes de contacts donne les mêmes étapes pour le nouvel Outlook pour Windows, Outlook sur le web et Outlook.com.
- Sélectionnez Personnes dans le volet latéral.
- Sélectionnez la flèche à côté de Nouveau contact, puis Nouvelle liste de contacts.
- Saisissez un nom de liste de contacts.
- Sous Ajouter des destinataires, saisissez des noms ou des adresses e-mail. Vous pouvez aussi ajouter une description.
- Sélectionnez Créer.
Pour partir de contacts existants, sélectionnez-les sur la page Personnes, puis Ajouter à la liste > Nouvelle liste de contacts. Une liste ne contient que des contacts qui ont une adresse e-mail.
Vos listes apparaissent sous Vos listes de contacts. La page de Microsoft sur Outlook.com parle plutôt de Toutes les listes de contacts : cherchez l’un ou l’autre.
Si vous ne voyez pas Nouvelle liste de contacts, Microsoft indique que vous êtes peut-être encore dans Outlook classique ; suivez alors les étapes pour Outlook classique ci-dessous. La comparaison des fonctionnalités de Microsoft, mise à jour en septembre 2026, indique que les listes de contacts sont disponibles dans le nouvel Outlook. Une page non datée, Créer une liste de distribution dans Outlook, dit encore que la fonction y est en cours de développement.
Créer un groupe de contacts dans Outlook classique
D’après l’article de Microsoft Créer un groupe de contacts dans Outlook :
- Sélectionnez Personnes dans la barre de navigation.
- Sélectionnez Accueil > Nouveau groupe de contacts.
- Saisissez un nom pour le groupe dans la zone Groupe de contacts.
- Sélectionnez Ajouter des membres, puis choisissez À partir des contacts Outlook, À partir du carnet d’adresses ou Nouveau contact de messagerie.
- Choisissez les personnes et sélectionnez OK. Maintenez Ctrl enfoncée pour en choisir plusieurs à la fois.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
Créer une liste de contacts dans Outlook pour Mac
D’après l’article de Microsoft sur Mac :
- Sélectionnez Personnes dans la barre latérale.
- Ouvrez le dossier Contacts du compte souhaité.
- Survolez Nouveau contact et sélectionnez Nouvelle liste de contacts.
- Saisissez un nom. Sous Ajouter des membres, tapez une adresse e-mail et sélectionnez Ajouter. Recommencez pour chaque personne.
- Sélectionnez Enregistrer.
Dans l’ancien Outlook pour Mac, la commande est Nouvelle liste de contacts sous l’onglet Accueil, et vous terminez avec Enregistrer et fermer. Microsoft avait annoncé la fin de la prise en charge de l’ancien Outlook pour Mac en octobre 2026.
Microsoft indique que la synchronisation des listes depuis le serveur ne fonctionne que pour les comptes Microsoft 365 et Outlook.com. Avec un compte Microsoft Exchange, les listes de contacts ne sont pas enregistrées sur le serveur Exchange : Microsoft indique qu’elles sont enregistrées sur votre ordinateur et disponibles uniquement dans Outlook pour Mac. Avec un compte POP ou IMAP, utilisez le dossier Contacts sous Sur mon ordinateur. Si Nouvelle liste de contacts est grisé, activez Afficher les dossiers Sur mon ordinateur sous Paramètres > Afficher.
Peut-on créer un groupe de contacts sur iPhone ou Android ?
Microsoft ne documente aucun moyen de le faire dans l’application. Sa page sur Outlook pour iOS et Android ne couvre que la création et la modification de contacts individuels. Créez la liste dans Outlook sur le web, dans le navigateur de votre téléphone ou sur un ordinateur, ou dans Outlook pour Windows ou Mac.
Ajouter ou retirer des personnes d’un groupe de contacts Outlook
- Nouvel Outlook, web et Outlook.com : dans Personnes, ouvrez Vos listes de contacts, survolez la liste et sélectionnez Modifier (le crayon). Saisissez de nouveaux noms dans Ajouter des destinataires, ou sélectionnez le X à côté d’une personne pour la retirer. Sélectionnez Enregistrer.
- Outlook classique : double-cliquez sur le groupe pour l’ouvrir. Sélectionnez Ajouter des membres pour ajouter des personnes. Pour retirer quelqu’un, sélectionnez-le et choisissez Supprimer le membre, comme le décrivent les étapes de suppression de Microsoft. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
- Mac : ouvrez la liste, sélectionnez le bouton Supprimer (la corbeille) à côté d’un membre, et sélectionnez Enregistrer.
Supprimer une liste ne supprime pas les contacts qu’elle contient, seulement la liste.
Écrire à une liste de distribution et masquer les adresses avec Cci
Commencez un nouvel e-mail et tapez le nom de la liste dans la ligne À. Outlook envoie le message à chaque membre. Dans Outlook classique, Microsoft donne aussi un chemin plus long : sélectionnez À, tapez le nom du groupe dans la zone Rechercher, double-cliquez dessus et sélectionnez OK.
Une liste dans la ligne À n’est pas confidentielle. Microsoft indique que vous ne pouvez pas afficher le nom d’une liste dans À sans permettre aux destinataires de la développer et de voir chaque nom et chaque adresse. Pour masquer les membres les uns aux autres, mettez votre propre adresse dans À et la liste dans Cci.
- Nouvel Outlook : dans le message, allez dans Options > Afficher les champs et sélectionnez Afficher cci.
- Outlook classique : sélectionnez Options > Cci, ou Cci dans le ruban si le message s’ouvre dans le volet de lecture.
- Ancien Outlook pour Mac : une liste a son propre réglage Utiliser le champ Cci pour masquer les informations sur les membres.
Les destinataires ne voient pas qui figure dans la ligne Cci. Si vous envoyez souvent le même message, enregistrez-le comme modèle Outlook.
Les limites des listes de distribution Outlook
Microsoft ne publie aucune limite de membres pour un groupe de contacts personnel. La limite porte sur le nombre de destinataires auxquels vous pouvez écrire, en novembre 2026 :
- Compte professionnel ou scolaire (Exchange Online) : jusqu’à 1 000 destinataires par message, selon le réglage de votre administrateur, et 10 000 destinataires par jour, d’après les limites d’Exchange Online de Microsoft. Chaque membre d’un groupe de contacts personnel compte séparément. Une liste de distribution d’organisation compte pour un seul destinataire.
- Liste de distribution d’organisation : jusqu’à 100 000 membres. Une liste de 5 000 membres ou plus doit avoir des expéditeurs restreints ou une approbation des messages.
- Outlook.com : pour les abonnés Microsoft 365, 500 destinataires par message et 5 000 par jour, d’après les limites d’envoi dans Outlook.com. Microsoft indique que les limites sont plus basses sans abonnement.
Pourquoi votre groupe de contacts ne fonctionne pas
- Le nom ne s’affiche pas pendant la saisie : dans Outlook classique, sélectionnez À et cherchez le groupe à cet endroit. Ailleurs, vérifiez le nom exact de la liste dans Personnes.
- Quelqu’un manque : une liste ne contient que des contacts qui ont une adresse e-mail. Ouvrez la liste et ajoutez directement l’adresse.
- Les expéditeurs extérieurs ne peuvent pas joindre une liste d’entreprise : par défaut, une liste de distribution d’organisation n’accepte que le courrier venant de l’organisation. Demandez au service informatique de changer ce réglage.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un groupe de contacts et une liste de distribution dans Outlook ?
Pour votre propre usage, aucune. Outlook classique parle de groupe de contacts, le nouvel Outlook et le web de liste de contacts, et Microsoft précise que les listes de contacts sont parfois appelées listes de distribution. Une liste de distribution d’organisation est différente : elle est en général créée par le service informatique, elle figure dans le carnet d’adresses de l’entreprise, et par défaut tout le monde dans l’entreprise peut lui écrire.
Les membres de mon groupe de contacts voient-ils les adresses des autres ?
Oui, si la liste est dans la ligne À. Microsoft indique que les destinataires peuvent la développer et voir chaque nom et chaque adresse. Mettez votre propre adresse dans À et la liste dans Cci pour que les membres ne se voient pas entre eux.
Puis-je créer une liste de distribution dans l’application Outlook sur mon téléphone ?
L’aide de Microsoft pour Outlook sur iPhone et Android ne couvre que les contacts individuels. Créez la liste dans Outlook sur le web, depuis le navigateur de votre téléphone ou un ordinateur, ou dans Outlook pour Windows ou Mac.
Combien de personnes peut contenir un groupe de contacts Outlook ?
Microsoft ne publie aucune limite de membres pour un groupe de contacts personnel. En novembre 2026, un compte professionnel ou scolaire peut écrire à 1 000 destinataires au plus par message, selon le réglage de l’administrateur, et chaque membre compte séparément. Outlook.com autorise 500 destinataires par message pour les abonnés Microsoft 365. Une liste de distribution d’organisation peut compter jusqu’à 100 000 membres et compte pour un seul destinataire.
Puis-je partager mon groupe de contacts avec un collègue ?
Microsoft ne documente aucune étape pour envoyer un groupe de contacts personnel à quelqu’un d’autre. Si une équipe a besoin de la même liste, demandez une liste de distribution au service informatique, ou créez un groupe Microsoft 365 avec un compte professionnel ou scolaire.