Outlook empfängt keine E-Mails? So finden und beheben Sie die Ursache
Seit Stunden ist nichts Neues angekommen, oder jemand sagt, er habe Ihnen eine E-Mail geschickt, die Sie nie bekommen haben. Die Ursache hängt von Ihrem Konto ab und davon, welches Outlook Sie verwenden. Beginnen Sie also mit den schnellen Prüfungen und gehen Sie dann zu dem Abschnitt, der zu dem passt, was Sie sehen.
Kurz gesagt: Öffnen Sie Ihr Postfach zuerst im Browser. Ist die E-Mail dort, synchronisiert Ihre Outlook-App nicht mehr: Im klassischen Outlook schalten Sie Senden/Empfangen > Offline arbeiten aus, im neuen Outlook wählen Sie Synchronisieren auf der Registerkarte Ansicht. Fehlt sie auch im Web, sehen Sie auf der Registerkarte Sonstige und in Junk-E-Mail nach und prüfen Sie dann Ihre Regeln, blockierten Absender und die Weiterleitung unter Einstellungen > E-Mail. Ein volles Postfach stoppt eingehende E-Mails, und E-Mails, die Ihnen in der Zwischenzeit geschickt werden, gehen zurück. Bei einem Geschäftskonto liegt die Nachricht vielleicht in Quarantäne oder wurde von einer Regel gestoppt, die nur die IT sieht. Erklärt nichts davon das Problem, bitten Sie den Absender um die Unzustellbarkeitsnachricht und prüfen Sie Microsofts Dienststatus.
Das sollten Sie zuerst prüfen
- Liegt die E-Mail auf dem Server? Melden Sie sich bei Outlook im Web an (bei einem privaten Konto bei Outlook.com). Ist die E-Mail dort, aber nicht in Ihrer App, liegt das Problem bei der App.
- Ist sie woanders gelandet? Sehen Sie auf der Registerkarte Sonstige und in Junk-E-Mail nach, und durchsuchen Sie dann alle Ordner nach dem Absender.
- Ist Ihr Postfach voll? Ein volles Postfach stoppt eingehende E-Mails.
- Hat der Absender eine Fehlermeldung zurückbekommen? Eine Unzustellbarkeitsnachricht nennt den Grund.
Was Sie sehen und wo Sie nachsehen
| Was Sie sehen | Wahrscheinlichste Ursache | Wo Sie nachsehen |
|---|---|---|
| E-Mails sind im Web, aber nicht in Ihrer App | Die App ist offline oder synchronisiert nicht | Offline arbeiten (klassisch), Synchronisieren (neues Outlook), das Konto in der Smartphone-App |
| E-Mails anderer kommen an, die eines Absenders nie | Blockierter Absender oder blockierte Domäne, Junk, eine Regel | Einstellungen > E-Mail > Junk-E-Mail; Ihre Regeln |
| Newsletter und automatische E-Mails scheinen auszubleiben | Posteingang mit Relevanz | Die Registerkarte „Sonstige“ |
| Von niemandem kommt etwas an | Volles Postfach, Weiterleitung oder ein Dienstproblem | Speicher, Weiterleitung, Dienststatus |
| Der Absender hat eine Unzustellbarkeitsnachricht erhalten | Falsche Adresse, volles Postfach oder eine Sperre | Der Fehlercode in der Unzustellbarkeitsnachricht |
| Ein Gmail- oder Yahoo-Konto in Outlook wird nicht mehr aktualisiert | Abgelaufene Anmeldung oder IMAP-Einstellungen | Das Konto in Outlook, IMAP in Gmail |
| Geschäftskonto, externe E-Mails fehlen | Quarantäne oder eine Nachrichtenflussregel | Ihre Quarantäneseite, dann die IT |
Die E-Mail ist angekommen, aber woanders gelandet
Microsofts Seite zu fehlenden E-Mails nennt die Stellen, an denen Sie nachsehen sollten:
- Die Registerkarte „Sonstige“. Ist der Posteingang mit Relevanz aktiviert, landen dort E-Mails, die Outlook für weniger wichtig hält. Siehe wie der Posteingang mit Relevanz entscheidet.
- Junk-E-Mail. Im neuen Outlook und im Web wählen Sie die Nachricht aus und dann Melden > Keine Junk-E-Mail. Im klassischen Outlook wählen Sie die Nachricht aus und dann Start > Junk-E-Mail > Keine Junk-E-Mail (hat Ihr Menüband keine Schaltfläche „Junk-E-Mail“, suchen Sie nach Melden oder Blockieren, die Microsofts Seiten ebenfalls verwenden). Junk-E-Mail wird automatisch geleert: Laut Microsoft werden Junk-E-Mails zwischen 10 und 30 Tagen nach dem Eintreffen gelöscht (Microsofts andere Seiten nennen 30). Verschieben Sie E-Mails also noch am selben Tag heraus.
- Eine Regel oder Sweep-Regel. Im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook.com gehen Sie zu Einstellungen > E-Mail > Regeln. Im klassischen Outlook gehen Sie zu Datei > Regeln & Benachrichtigungen verwalten (Microsofts Seite zu Regeln).
- Archiv, wenn Sie oder ein Tastenkürzel die E-Mail archiviert haben.
- Ein Filter auf der Liste. Im neuen Outlook und im Web stellen Sie Filter wieder auf Alle.
Haben Sie die E-Mail gesehen und ist sie später verschwunden, lesen Sie, wohin verschwundene Outlook-E-Mails gehen. Für eine Regel, die E-Mails ablegen soll und es nicht tut, siehe Outlook-Regel funktioniert nicht.
Sie haben den Absender oder seine ganze Domäne blockiert
Laut Microsofts Seite zum Blockieren und Entsperren landen E-Mails von einem blockierten Absender in Junk-E-Mail oder im klassischen Outlook in der Quarantäne, wenn Ihr Administrator das eingerichtet hat.
- Neues Outlook, Outlook im Web und Outlook.com: Gehen Sie zu Einstellungen > E-Mail > Junk-E-Mail und entfernen Sie die Adresse oder Domäne aus den Sperrlisten (wählen Sie Speichern, wenn Outlook die Schaltfläche zeigt). Das neue Outlook kann für Gmail-, Yahoo- oder iCloud-Konten keine Absender blockieren; prüfen Sie diese also auf der Website des Anbieters.
- Klassisches Outlook: Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Blockieren > Junk-E-Mail-Optionen, öffnen Sie die Registerkarte Blockierte Absender und entfernen Sie den Eintrag.
Achten Sie auf ganze Domänen. Microsofts Seite zu bekannten Problemen in Outlook.com beschreibt, dass Gmail-E-Mails nicht ankamen, weil beim Blockieren eines einzelnen Gmail-Nutzers gmail.com selbst blockiert wurde.
Ihr Postfach ist voll
Bei einem privaten Konto können Sie nicht senden oder empfangen, wenn Ihr Microsoft-Cloudspeicher voll ist, und laut Microsofts Seite zum Senden und Empfangen gehen E-Mails, die Ihnen in der Zwischenzeit geschickt werden, zurück und lassen sich nicht wiederherstellen. Bitten Sie diese Absender, erneut zu senden. Ein geschäftliches Postfach am Limit weist eingehende E-Mails ab, und der Absender erhält einen Unzustellbarkeitsbericht. Outlook-Postfach voll zeigt, wie Sie Platz schaffen.
Probleme mit dem Outlook.com-Konto
Microsofts Seite zum Senden und Empfangen nennt zwei Kontoprobleme in Outlook.com: ein geändertes Kennwort, das eine App noch verwendet, und ein Konto, das nach ungewöhnlichen Anmeldeaktivitäten vorübergehend gesperrt ist. Microsofts Seite zu fehlenden E-Mails ergänzt, dass ein Outlook.com-Postfach, bei dem sich ein Jahr lang niemand anmeldet, geschlossen und seine E-Mails gelöscht werden.
Klassisches Outlook synchronisiert nicht: offline, getrennt oder ein beschädigtes Profil
Nach Microsofts Seite zu Problemen beim Senden und Empfangen und seiner Seite zum Offlinebetrieb:
- Lesen Sie die Statusleiste unten im Fenster. Offline arbeiten, Getrennt oder Verbindungsversuch… bedeutet, dass Outlook den Mailserver nicht erreicht.
- Bei Offline arbeiten wählen Sie Senden/Empfangen > Offline arbeiten. Die Schaltfläche ist hervorgehoben, solange Sie offline sind.
- Prüfen Sie Ihre Internetverbindung in einem Browser. Wurde Ihr Kennwort geändert, melden Sie sich mit dem neuen erneut an.
- Reparieren Sie das Konto: Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen, markieren Sie es auf der Registerkarte E-Mail und wählen Sie Reparieren (Schritte). In Outlook 2016 mit einem Exchange-Konto gibt es diese Option nicht.
- Starten Sie Outlook im abgesicherten Modus (outlook.exe /safe), um ein Add-in als Ursache auszuschließen.
Microsofts Reparaturschritte löschen nichts, und Sie sollten kein Profil und keine Datendatei löschen, um die Synchronisierung zu reparieren. Am wichtigsten ist das bei einem POP-Konto: Standardmäßig wird jede Nachricht nach dem Herunterladen vom Server gelöscht, die PST-Datei auf Ihrem Computer kann also die einzige Kopie sein. Diese Standardeinstellung bedeutet auch, dass ein altes Gerät, das dasselbe Konto per POP abruft, Ihre E-Mails zuerst abholen kann. Abhilfe schafft Kopie von Nachrichten auf dem Server lassen: Gehen Sie zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen, markieren Sie das Konto auf der Registerkarte E-Mail und wählen Sie dann Ändern > Weitere Einstellungen > Erweitert. Tun Sie das auf jedem Computer, der das Konto abruft.
Neues Outlook synchronisiert nicht
- Synchronisierung erzwingen: Wählen Sie Synchronisieren auf der Registerkarte Ansicht. Laut Microsoft funktioniert das nicht für Gmail, Yahoo, iCloud oder andere POP- und IMAP-Konten.
- Kennwort geändert: Wählen Sie den Kontonamen und melden Sie sich erneut an.
Ein Gmail-, Yahoo- oder IMAP-Konto synchronisiert nicht mehr
- Outlook.com: Microsoft hat verbundene Konten entfernt, etwa Gmail, einschließlich der Synchronisierung bestehender Konten. Es empfiehlt eine Outlook-App (Windows, Mac, iOS, Android) oder die Weiterleitung der E-Mails des anderen Kontos an Ihre Outlook.com-Adresse.
- Gmail-Einstellungen: Laut Microsofts Seite zur Google-Synchronisierung aktivieren Sie in den Gmail-Einstellungen unter Weiterleitung und POP/IMAP die Option IMAP aktivieren, lassen In IMAP anzeigen für den Posteingang eingeschaltet und warten bis zu 15 Minuten.
- Klassisches Outlook nach einer Kennwortänderung: Outlook kann die Synchronisierung beenden, ohne Sie zur Anmeldung aufzufordern. Laut Microsofts Seite zu diesem bekannten Problem fragt Outlook meist innerhalb einer Stunde nach, und die Seite nennt eine Umgehung über die Anmeldeinformationsverwaltung, die das Konto laut Microsoft nicht beeinträchtigt.
- Neues Outlook, als letzter Schritt: Wählen Sie unter Einstellungen > Konten > Ihre Konten die Option Verwalten, dann Entfernen, und fügen Sie das Konto erneut hinzu. Laut Microsofts Seite zu Konten entfernt das das Konto nur aus Outlook, nicht das Konto selbst, und löscht die auf Ihrem Computer gespeicherte Kopie. Entfernen Sie es nur von diesem Gerät: Microsoft warnt, dass beim Entfernen von allen Geräten auch die Daten des Kontos in der Microsoft Cloud entfernt werden, die beim erneuten Hinzufügen des Kontos eventuell nicht zurückkommen.
Outlook für Mac und die Smartphone-App
- Outlook für Mac: Achten Sie darauf, dass im Menü Outlook die Option Offline arbeiten nicht aktiviert ist, und prüfen Sie dann das Konto unter Extras > Konten (Microsofts Mac-Seite).
- iPhone und Android: Öffnen Sie in der Outlook-App die Einstellungen, tippen Sie auf Konten, dann auf das Konto, und wählen Sie Konto zurücksetzen (Microsoft bietet das für Konten an, die nicht IMAP oder POP sind). Als letzten Schritt lässt Microsofts Seite zur Einrichtung Sie auf Konto löschen > Von diesem Gerät löschen tippen und das Konto erneut hinzufügen. Prüfen Sie vorher, dass die E-Mails im Web sind, denn Microsoft sagt nicht, was das Löschen mit den E-Mails auf dem Smartphone macht.
Die Weiterleitung schickt Ihre E-Mails woandershin
Ist die Weiterleitung aktiv und die Option, eine Kopie weitergeleiteter Nachrichten zu behalten, ausgeschaltet, gehen E-Mails an die andere Adresse und bleiben nicht in Ihrer. Prüfen Sie das nach Microsofts Seite zur Weiterleitung:
- Neues Outlook und Outlook im Web: Einstellungen > E-Mail > Weiterleitung.
- Outlook.com: Einstellungen > E-Mail, dann der Bereich für Weiterleitung und IMAP.
- Klassisches Outlook: Die Weiterleitung ist eine Regel. Suchen Sie also unter Datei > Regeln & Benachrichtigungen verwalten nach einer Regel, die weiterleitet oder umleitet.
Microsoft nennt Weiterleitungen an unbekannte Adressen als eines der Anzeichen für ein kompromittiertes Geschäftskonto. Finden Sie eine Weiterleitung, die Sie nicht eingerichtet haben, ändern Sie Ihr Kennwort und informieren Sie bei der Arbeit die IT.
Geschäfts-, Schul- oder Unikonto: Quarantäne und Nachrichtenflussregeln
- Quarantäne: Microsofts Quarantäneseite für Benutzer schickt Sie zu https://security.microsoft.com/quarantine. Je nach den Einstellungen Ihrer Organisation können Sie eine Nachricht Freigeben, eine Freigabe anfordern oder keins von beidem. E-Mails, die als Schadsoftware, als Phishing mit hoher Zuverlässigkeit oder durch eine Nachrichtenflussregel unter Quarantäne gestellt wurden, sind standardmäßig nur für Administratoren sichtbar. E-Mails in Quarantäne werden nach ihrem Ablaufdatum endgültig gelöscht.
- Nachrichtenflussregeln: Ihre Organisation kann E-Mails mit Regeln abweisen oder in Quarantäne stellen, die Sie nicht sehen. Ein Administrator kann eine Nachricht mit der Nachrichtenablaufverfolgung verfolgen. Sie zeigt, ob Microsoft 365 die Nachricht empfangen, abgewiesen, zurückgestellt oder zugestellt hat. Sie sucht bis zu 90 Tage zurück, und für die letzten 10 Tage zeigt sie auch, ob die Nachricht unter Quarantäne gestellt wurde.
Das Problem liegt beim Absender
Hat der Absender eine Unzustellbarkeitsnachricht (einen Unzustellbarkeitsbericht) erhalten, bitten Sie ihn um den Fehlercode. Microsofts Liste der Codes enthält 5.1.1, meist eine vertippte oder nicht mehr gültige Adresse, und 5.7.1, bei dem der Absender Ihnen nicht senden darf, etwa wegen einer Regel. Gab es keine Unzustellbarkeitsnachricht, bitten Sie den Absender, die genaue Adresse zu prüfen, die er verwendet hat.
Ist Outlook gestört? Microsofts Dienststatus prüfen
- Private Konten: Die Seite zu bekannten Problemen in Outlook.com verlinkt auf Microsofts Dienststatusseite und listet aktuelle Probleme mit Outlook.com selbst auf.
- Geschäfts-, Schul- oder Unikonten: Ausfälle für Ihre Organisation erscheinen unter Integrität > Dienststatus im Microsoft 365 Admin Center, das eine Administratorrolle voraussetzt. Fragen Sie also die IT.
Wann Sie sich an den Microsoft-Support oder Ihre IT wenden
- Geschäfts-, Schul- oder Unikonto: Wenden Sie sich an die IT, sobald die Prüfungen oben nichts ergeben, oder sofort bei Quarantäne, die Sie nicht freigeben können, bei Verdacht auf eine Nachrichtenflussregel oder bei einem Postfachlimit. Nennen Sie die Adresse des Absenders, die Sendezeit und einen eventuellen Fehlercode aus der Unzustellbarkeitsnachricht, denn danach sucht die Nachrichtenablaufverfolgung.
- Privates Konto: Nutzen Sie die Kontaktmöglichkeiten am Ende von Microsofts Seite zum Senden und Empfangen in Outlook.com, wenn die E-Mail auch im Web fehlt, Ihr Speicher unter dem Limit liegt und nichts blockiert oder weitergeleitet wird.
- Gmail, Yahoo oder ein anderer Anbieter: Fehlt die E-Mail auch im Webmail des Anbieters, fragen Sie den Anbieter.
Häufig gestellte Fragen
Warum empfängt Outlook keine E-Mails von einem bestimmten Absender?
Der Absender oder seine ganze Domäne steht vielleicht auf Ihrer Liste blockierter Absender, seine E-Mails landen in Junk-E-Mail oder auf der Registerkarte Sonstige, oder eine Regel verschiebt sie. Prüfen Sie Einstellungen > E-Mail > Junk-E-Mail und Einstellungen > E-Mail > Regeln (im klassischen Outlook Datei > Regeln & Benachrichtigungen verwalten). Hat der Absender eine Unzustellbarkeitsnachricht erhalten, nennt deren Fehlercode den Grund.
Warum bekomme ich E-Mails im Web, aber nicht im klassischen Outlook?
Das klassische Outlook synchronisiert nicht mit dem Server. Steht in der Statusleiste Offline arbeiten, wählen Sie Senden/Empfangen > Offline arbeiten, um wieder online zu gehen. Steht dort Getrennt, prüfen Sie Ihre Internetverbindung und Ihr Kennwort und reparieren Sie dann das Konto unter Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.
Warum synchronisiert Outlook mein Gmail-Konto nicht?
Outlook.com synchronisiert Gmail nicht mehr; Microsoft hat verbundene Konten entfernt. Prüfen Sie in den Outlook-Apps, ob IMAP in den Gmail-Einstellungen aktiviert ist, und melden Sie sich in Outlook erneut beim Konto an, vor allem nach einer Änderung des Google-Kennworts. Im neuen Outlook ist der letzte Schritt, das Konto nur von diesem Gerät zu entfernen und neu hinzuzufügen.
Was passiert mit E-Mails, die mir geschickt werden, während mein Postfach voll ist?
Bei einem privaten Outlook.com-Konto gehen sie laut Microsoft an den Absender zurück und lassen sich nicht wiederherstellen. Bitten Sie die Absender also, sie erneut zu senden, sobald Sie Platz geschaffen haben. Auch ein geschäftliches Postfach am Limit weist eingehende E-Mails ab, und der Absender erhält einen Unzustellbarkeitsbericht.
Woran erkenne ich, ob Outlook gestört ist?
Bei einem privaten Konto prüfen Sie Microsofts Dienststatusseite unter status.cloud.microsoft und die Seite zu bekannten Problemen in Outlook.com. Bei einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto sieht Ihr IT-Administrator den Dienststatus im Microsoft 365 Admin Center.
Kann meine IT-Abteilung E-Mails blockieren, die ich nie zu sehen bekomme?
Ja. In Microsoft 365 können E-Mails in Quarantäne gestellt oder durch eine Nachrichtenflussregel abgewiesen werden, bevor sie Ihr Postfach erreichen. Manche E-Mails in Quarantäne können Sie vielleicht selbst freigeben, aber E-Mails, die durch eine Regel, als Schadsoftware oder als Phishing mit hoher Zuverlässigkeit unter Quarantäne gestellt wurden, sind standardmäßig nur für Administratoren sichtbar.