Gelöschte E-Mails in Outlook wiederherstellen: Gelöschte Elemente, Ordner und Entwürfe
Sie haben eine E-Mail gelöscht, oder Sie finden eine nicht, von der Sie wissen, dass Sie sie hatten. Outlook kann sie oft zurückholen, und auf die Fristen kommt es an. Hier steht in der richtigen Reihenfolge, wo Sie in jeder Outlook-Version suchen.
Kurz gesagt: Öffnen Sie zuerst Gelöschte Elemente und verschieben Sie die E-Mail in einen anderen Ordner. Ist sie dort nicht, öffnen Sie an einem Computer Wiederherstellbare Elemente. Wählen Sie im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook.com „Gelöschte Elemente“ und dann Wiederherstellen neben Aus diesem Ordner gelöschte Elemente wiederherstellen. Wählen Sie im klassischen Outlook „Gelöschte Elemente“ und dann Start > Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen. Outlook.com gibt Ihnen in jeder Stufe 30 Tage. Bei einem Microsoft 365-Geschäfts- oder Schulkonto rechnen Sie für die zweite Stufe mit 14 Tagen und fragen dann Ihren IT-Administrator. Wenn Sie nicht wissen, ob Sie die E-Mail gelöscht haben, wurde sie vielleicht nur verschoben.
Zuerst den Ordner „Gelöschte Elemente“ prüfen
Laut Microsoft ist „Gelöschte Elemente“ der erste Ort zum Nachsehen. Prüfen Sie auch „Junk-E-Mail“, die Schritte sind dieselben.
- Neues Outlook, Outlook im Web und Outlook.com: Wählen Sie Gelöschte Elemente und aktivieren Sie das Kontrollkästchen der E-Mail. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Verschieben und einen Ordner. Sie können sie auch in einen Ordner ziehen.
- Klassisches Outlook: Wählen Sie Gelöschte Elemente, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, wählen Sie Verschieben und einen Ordner.
- Outlook für iOS und Android oder ein mobiler Browser (Outlook.com): Gehen Sie zu Gelöschte Elemente, wählen Sie die E-Mail und im zugehörigen Menü In Ordner verschieben > Posteingang.
Suchen Sie in einer langen Liste. Das neue Outlook bezieht gelöschte E-Mails nur ein, wenn unter Einstellungen > Allgemein > Suchen Gelöschte Elemente einschließen aktiviert ist.
Danach: Gelöschte Elemente aus „Wiederherstellbare Elemente“ zurückholen
„Wiederherstellbare Elemente“ ist ein versteckter Ordner. Eine E-Mail kommt dorthin, wenn Sie sie aus „Gelöschte Elemente“ löschen, „Gelöschte Elemente“ leeren oder in einem anderen Ordner Umschalt+Entf drücken. Auch ein „endgültiges“ Löschen landet also zuerst hier.
Neues Outlook, Outlook im Web und Outlook.com
- Wählen Sie Gelöschte Elemente.
- Wählen Sie oben in der Nachrichtenliste neben Aus diesem Ordner gelöschte Elemente wiederherstellen die Option Wiederherstellen.
- Wählen Sie die E-Mails aus und dann Wiederherstellen.
Im Web kehrt die E-Mail nach Möglichkeit in ihren ursprünglichen Ordner zurück, sonst in den Posteingang. Microsofts Schritte für das neue Outlook sagen nicht, wo sie landet. Prüfen Sie also den ursprünglichen Ordner und „Gelöschte Elemente“.
Klassisches Outlook
- Stellen Sie sicher, dass Sie online und mit dem Mailserver verbunden sind.
- Wählen Sie in Ihrer Ordnerliste Gelöschte Elemente.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen.
- Wählen Sie die E-Mails aus, wählen Sie Ausgewählte Elemente wiederherstellen und dann OK.
Wiederhergestellte E-Mails landen in „Gelöschte Elemente“, verschieben Sie sie also von dort weiter. Um eine einzelne E-Mail zu finden, sortieren Sie nach Betreff, Gelöscht am oder Von.
Smartphones und Macs. Auf „Wiederherstellbare Elemente“ kommen Sie aus einem mobilen Browser nicht, und bei Outlook.com können auch die Apps für iOS und Android diese E-Mails nicht wiederherstellen. Microsofts Anleitung hat keine Schritte für Outlook für Mac, nutzen Sie auf dem Mac also Outlook im Web in einem Browser.
Gmail, Yahoo und andere Konten. Sie haben einen Ordner „Papierkorb“ statt „Gelöschte Elemente“. Im klassischen Outlook bedeutet laut Microsoft ein Ordner „Papierkorb“ oder ein fehlender Befehl „Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen“, dass Ihr Konto diese Wiederherstellung nicht unterstützt.
Wie lange gelöschte E-Mails wiederherstellbar bleiben
| Wo die E-Mail liegt | Outlook.com (privat) | Microsoft 365 Geschäft oder Schule |
|---|---|---|
| Gelöschte Elemente | 30 Tage, dann automatisch gelöscht | Hängt von Ihrer Organisation ab (siehe unten) |
| Wiederherstellbare Elemente | 30 Tage, nachdem sie „Gelöschte Elemente“ verlassen hat | Standardmäßig 14 Tage; ein Administrator kann bis zu 30 einstellen |
| Junk-E-Mail | 30 Tage laut Microsofts Anleitung zur Wiederherstellung (seine Speicherseite nennt 10), dann entfernt und nicht wiederherstellbar | 30 Tage nach Microsofts Standardrichtlinie, die ein Administrator ändern kann |
Microsofts Seiten widersprechen sich bei Geschäftskonten. Der Supportleitfaden nennt für „Outlook.com und Outlook im Web“ 30 Tage in jeder Stufe. Die Dokumentation zu Exchange Online sagt, endgültig gelöschte Elemente würden standardmäßig 14 Tage aufbewahrt, bis zu 30, und die Standardaufbewahrungsrichtlinie hat keine Regel, die „Gelöschte Elemente“ leert. Rechnen Sie bei einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto mit 14 Tagen und fragen Sie die IT, was eingestellt ist.
Zwei Dinge können die Zeit verkürzen:
- Leeren beim Beenden. Outlook kann „Gelöschte Elemente“ leeren, wenn es geschlossen wird, womit die Wiederherstellungsfrist früher beginnt. Prüfen Sie im neuen Outlook Ansicht > Ansichtseinstellungen > E-Mail > Nachrichtenverarbeitung. Prüfen Sie im klassischen Outlook Datei > Optionen > Erweitert > Outlook Start und Beenden. Prüfen Sie im Web Einstellungen > Nachrichtenverarbeitung.
- Ein voller Ordner (Geschäftskonten). „Wiederherstellbare Elemente“ hat ein Größenlimit, mit einer Warnstufe von standardmäßig 20 GB. Ist sie erreicht, geht die älteste E-Mail zuerst, noch vor Ablauf ihrer Zeit.
Gelöschten Ordner in Outlook wiederherstellen
Das Löschen eines Ordners verschiebt ihn samt Inhalt nach „Gelöschte Elemente“. Wählen Sie den Pfeil neben „Gelöschte Elemente“, um ihn zu sehen. Ziehen Sie im klassischen Outlook den Ordner zurück an seinen Platz in der Ordnerliste. Für die anderen Versionen gibt Microsoft keine Ordnerschritte an, verschieben Sie dort die E-Mails heraus, wie im ersten Abschnitt.
Laut Microsoft lässt sich ein endgültig gelöschter Ordner nicht wiederherstellen, seine E-Mails aber schon. Bei einem Geschäftskonto entfernt Umschalt+Entf bei einem selbst angelegten Ordner oder das Löschen eines Ordners in „Gelöschte Elemente“ den Ordner selbst. Sein Inhalt wandert nach „Wiederherstellbare Elemente“, standardmäßig bis zu 14 Tage lang. Stellen Sie die E-Mails wieder her, legen Sie den Ordner neu an und verschieben Sie sie hinein.
Gelöschten Entwurf in Outlook wiederherstellen
Microsofts Anleitung zur Wiederherstellung erwähnt keine Entwürfe, und seine Seite zu Entwürfen sagt, wie man einen löscht, aber nicht, wohin er geht. Seine Exchange-Dokumentation beschreibt das Löschen als Verschieben eines Elements aus einem beliebigen Ordner nach „Gelöschte Elemente“. Suchen Sie einen gelöschten Entwurf also wie jede E-Mail: „Gelöschte Elemente“, dann „Wiederherstellbare Elemente“.
Wohin ein Entwurf geht, nachdem Sie im Web Verwerfen gewählt haben, sagt Microsoft nicht. Prüfen Sie also beide Orte, aber er ist vielleicht nicht dort. Seine Seiten beschreiben keinen Weg, einen Entwurf wiederherzustellen, der nie gespeichert wurde.
Was ein IT-Administrator bei einem Geschäftskonto tun kann
Administratoren können E-Mails suchen und wiederherstellen, die Sie aus „Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen“ bereinigt haben oder die eine Aufbewahrungsrichtlinie entfernt hat, solange die Einzelelementwiederherstellung eingeschaltet ist (der Standard) und die Aufbewahrungsdauer nicht abgelaufen ist. Auf diese E-Mails kommen Sie selbst nicht.
- Wo sie das tun: im Exchange Admin Center unter Empfänger > Postfächer, im Postfach, dann Weitere > Gelöschte Elemente wiederherstellen, oder in PowerShell mit Get-RecoverableItems und Restore-RecoverableItems.
- Was Sie ihnen sagen: Ihr Postfach, Absender oder Empfänger, Wörter aus der Nachricht und den Zeitraum.
- Was Sie fragen: ob Ihr Postfach unter Litigation Hold oder In-Place Hold steht. Ein Hold stoppt das automatische Bereinigen, solange er besteht.
Wenn eine E-Mail wirklich weg ist
- Outlook.com, nicht in der Ansicht „Wiederherstellen“. Microsoft sagt, sie wurde wahrscheinlich endgültig entfernt, und seine Seiten nennen für ein privates Konto keinen weiteren Schritt. Alles, was Sie aus „Wiederherstellbare Elemente“ entfernen, wird endgültig gelöscht und lässt sich nicht wiederherstellen.
- Das Konto eines Kindes. E-Mails, die aus dem Konto eines Kindes gelöscht wurden, lassen sich nicht wiederherstellen.
- Ein geschlossenes Outlook.com-Postfach. Melden Sie sich innerhalb eines Jahres nicht mindestens einmal an, schließt Microsoft das Postfach, und alle E-Mails darin werden gelöscht.
- Ein Geschäftskonto nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer, ohne Hold. Microsofts Supportleitfaden sagt, ein Administrator könne eventuell noch helfen. Seine Exchange-Dokumentation ist eindeutiger: Läuft die Frist ab, wird das Element entfernt. Fragen Sie nach, rechnen Sie aber nicht damit.
Der Absender oder ein anderer Empfänger hat vielleicht noch eine Kopie, die er weiterleiten kann.
Gelöscht oder verschoben? So erkennen Sie es
Wissen Sie nicht mehr, ob Sie die E-Mail gelöscht haben, wurde sie vielleicht nur verschoben. Suchen Sie in allen Ordnern nach dem Absender oder einem Wort aus dem Betreff (Outlook.com tut das standardmäßig) und prüfen Sie dann Folgendes:
- Archiv. Die Schaltfläche „Archivieren“ verschiebt E-Mails in den Ordner „Archiv“, ohne sie zu löschen. Im klassischen Outlook tut die Rücktaste dasselbe.
- Die Registerkarte „Sonstige“. Ist der Posteingang mit Relevanz aktiv, liegt die E-Mail vielleicht auf der Registerkarte „Sonstige“ Ihres Posteingangs.
- Eine Regel. Eine Posteingangsregel oder Sweep-Regel verschiebt sie vielleicht in einen anderen Ordner.
- Sweep. Sweep kann E-Mails auch von selbst löschen: alles von einem Absender (auch was er später schickt, wenn Sie das gewählt haben), alles bis auf seine neueste E-Mail oder alles, was älter als 10 Tage ist. Siehe Archiv, Sweep und Bereinigen erklärt.
Alle anderen Ursachen finden Sie unter wohin verschwundene Outlook-E-Mails meist gehen.
Microsoft rät davon ab, „Gelöschte Elemente“ oder „Junk-E-Mail“ zum Aufbewahren von Nachrichten zu nutzen, verschieben Sie E-Mails, die Sie behalten wollen, also in einen Ordner. Wenn das Ablegen zu kurz kommt, schlägt Folder Suggest, ein Outlook-Add-in mit kostenlosem Tarif, für jede E-Mail einen Ordner vor.
Häufig gestellte Fragen
Wie stelle ich gelöschte E-Mails in Outlook wieder her?
Öffnen Sie „Gelöschte Elemente“ und verschieben Sie die E-Mail in einen anderen Ordner. Ist sie dort nicht, nutzen Sie einen Computer: Wählen Sie im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook.com neben „Aus diesem Ordner gelöschte Elemente wiederherstellen“ die Option „Wiederherstellen“; im klassischen Outlook wählen Sie Start > Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen.
Wie lange kann ich gelöschte Elemente in Outlook wiederherstellen?
In Outlook.com bleibt eine E-Mail 30 Tage in „Gelöschte Elemente“ und lässt sich danach noch 30 Tage wiederherstellen. Bei einem Microsoft 365-Geschäfts- oder Schulkonto bleibt sie standardmäßig 14 Tage wiederherstellbar, und ein Administrator kann das auf 30 erhöhen.
Kann ich einen gelöschten Ordner in Outlook wiederherstellen?
Ja, solange er noch in „Gelöschte Elemente“ liegt. Ein endgültig gelöschter Ordner lässt sich nicht wiederherstellen, aber seine E-Mails können innerhalb der Frist aus „Wiederherstellbare Elemente“ zurückgeholt werden.
Kann ich einen gelöschten Entwurf in Outlook wiederherstellen?
Microsofts Anleitung zur Wiederherstellung erwähnt keine Entwürfe. Suchen Sie wie bei jeder E-Mail in „Gelöschte Elemente“ und dann in „Wiederherstellbare Elemente“. Microsofts Seiten beschreiben keinen Weg, einen Entwurf wiederherzustellen, der nie gespeichert wurde.
Warum sehe ich „Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen“ in Outlook nicht?
Im klassischen Outlook bedeutet laut Microsoft ein Ordner „Papierkorb“ statt „Gelöschte Elemente“ oder ein fehlender Befehl, dass Ihr Konto diese Wiederherstellung nicht unterstützt. Auf „Wiederherstellbare Elemente“ kommen Sie außerdem nicht aus einem mobilen Browser.
Kann mein IT-Administrator eine E-Mail wiederherstellen, die ich endgültig gelöscht habe?
Ja, wenn die Einzelelementwiederherstellung eingeschaltet ist, was standardmäßig der Fall ist, und die Aufbewahrungsdauer nicht abgelaufen ist. Laut Microsoft können Administratoren E-Mails wiederherstellen, die ein Nutzer bereinigt hat oder die eine Richtlinie entfernt hat, solange diese Dauer läuft. Fragen Sie bald nach und nennen Sie Absender, Wörter aus der Nachricht und das Datum.