Regra do Outlook não move e-mails para a pasta? 7 causas e soluções
Você criou uma regra para arquivar e-mails automaticamente, e os e-mails continuam na caixa de entrada. Sete problemas diferentes produzem esse mesmo resultado, e a solução de um não resolve os outros. Comece pelo que você está vendo.
As causas mais comuns: a regra só se aplica a e-mails novos, então as mensagens antigas ficam onde estão até você usar Executar Regras Agora; a regra é somente do cliente e só roda enquanto o Outlook clássico está aberto em um computador; ou uma regra anterior pega a mensagem primeiro e interrompe o processamento. Se nada disso se encaixa, provavelmente a condição da regra não corresponde à mensagem como você espera.
Encontre a causa pelo sintoma
| O que você vê | Causa mais provável |
|---|---|
| Os e-mails novos são arquivados, mas tudo o que chegou antes da regra continua na caixa de entrada | 1. As regras só rodam em e-mails novos |
| O arquivamento funciona quando o computador está ligado e o Outlook aberto, e falha no resto do tempo | 2. A regra é somente do cliente |
| A regra funcionava no Outlook clássico e parou depois da troca para o novo Outlook | 2. A regra é somente do cliente |
| A regra funciona quando você a executa manualmente, mas não quando o e-mail chega | 3. Outra regra roda primeiro |
| Algumas mensagens do remetente são arquivadas e outras não | 4. A condição não corresponde |
| A regra está desmarcada ou desativada, ou o Outlook mostrou um erro de "não foi possível carregar as regras" | 5. A regra foi desativada |
| Parou depois que você excluiu ou reorganizou pastas | 6. A pasta de destino não existe mais |
| Nada acontece com os e-mails de uma caixa de correio compartilhada ou de uma segunda conta | 7. A regra está na caixa de correio errada |
Um teste separa as causas rapidamente. Execute a regra manualmente na caixa de entrada (os passos estão na causa 1). Se ela mover as mensagens certas, a condição está boa, e o problema é quando ou se a regra roda: causas 2, 3 e 5. Se não mover nada, o problema é a condição, a pasta ou a caixa de correio: causas 4, 6 e 7.
1. As regras só rodam em e-mails novos
Uma regra age sobre as mensagens quando elas chegam. Criá-la não faz nada com os e-mails que já estão na caixa de entrada, e é por isso que muita gente acha que uma regra recém-criada está com defeito.
Para aplicá-la às mensagens existentes, execute-a manualmente:
- Outlook clássico para Windows: Página Inicial > Regras > Gerenciar Regras e Alertas > Executar Regras Agora. Marque a regra, escolha a pasta em que ela deve rodar (normalmente a Caixa de Entrada) e clique em Executar Agora.
- Novo Outlook e Outlook na web: Configurações > Email > Regras e use a opção Executar regra ao lado da regra.
Quando você cria uma regra no Outlook clássico em Regras > Criar Regra, ele oferece executá-la na pasta atual na hora. É fácil passar por essa opção sem marcar.
2. A regra é somente do cliente
A maioria das regras roda no servidor de e-mail, então funciona com o Outlook fechado e o computador desligado. Algumas não conseguem, porque fazem algo que só o programa Outlook sabe fazer. O Outlook clássico marca essas regras como (somente cliente) em Gerenciar Regras e Alertas. Elas rodam em um único computador, e só enquanto o Outlook clássico está aberto nele.
Uma regra se torna somente do cliente quando faz qualquer uma destas coisas:
- Move ou copia e-mails para um arquivo .pst em vez de uma pasta da caixa de correio
- Toca um som, exibe um alerta na área de trabalho, imprime, executa um script ou inicia um aplicativo
- Tem a opção somente neste computador marcada
Isso explica duas queixas comuns. Os e-mails que chegam durante a noite ficam na caixa de entrada até você abrir o Outlook de manhã. E uma regra que funcionou por anos para depois da troca para o novo Outlook, que só executa regras no servidor e não traz as regras somente do cliente.
Solução: remova o que torna a regra somente do cliente. Normalmente isso significa arquivar em uma pasta da caixa de correio em vez de um .pst. Se você passou para o novo Outlook, recrie a regra lá em Configurações > Email > Regras. A lista completa de ações somente do cliente está em regras do Outlook somente do cliente vs no servidor.
3. Outra regra roda primeiro
As regras rodam em ordem, de cima para baixo. Se uma regra anterior corresponde à mesma mensagem e inclui Parar de processar mais regras, nada abaixo dela roda. A mensagem vai para outro lugar, ou fica onde está, e a regra que você está olhando nunca a vê.
O novo Outlook e o Outlook na web marcam Parar de processar mais regras por padrão quando você cria uma regra. Se você criou várias regras lá sem desmarcar a opção, uma regra ampla perto do topo pode bloquear tudo o que está abaixo.
Solução: abra sua lista de regras e leia de cima para baixo. Coloque as regras específicas (um remetente, um assunto) acima das amplas (um domínio inteiro, "com anexo"). No Outlook clássico, use as setas Mover para Cima e Mover para Baixo em Gerenciar Regras e Alertas. No novo Outlook e na web, use as setas ao lado de cada regra em Configurações > Email > Regras. Mantenha Parar de processar mais regras só nas regras em que você quer essa opção.
4. A condição não corresponde à mensagem
A regra está rodando e a mensagem não se qualifica. Normalmente é um destes casos:
- O remetente usa mais de um endereço. "Sempre mover mensagens de" corresponde ao endereço exato em que você clicou com o botão direito. Se uma empresa também escreve de cobranca@, noreply@ ou do endereço pessoal de alguém, essas mensagens escapam. Use o domínio como condição: O endereço do remetente inclui no novo Outlook e na web, ou com palavras específicas no endereço do remetente no Outlook clássico.
- O e-mail vem de uma lista. Mensagens de uma lista de distribuição, de um Grupo do Google ou "enviadas em nome de" costumam mostrar a pessoa como remetente, não a lista. Use o endereço da lista com Enviado para, ou o cabeçalho da mensagem.
- Você não está na linha Para. Condições como "enviado somente para mim" ou "meu nome está na caixa Para" falham quando você está em Cc ou quando o e-mail foi para uma lista de distribuição da qual você faz parte.
- As duas condições precisam ser verdadeiras. Vários valores dentro de uma condição são alternativas (qualquer um destes remetentes). Condições separadas precisam corresponder todas. Uma regra para "de Contoso" e "o assunto contém fatura" ignora todo e-mail da Contoso sem essa palavra.
- Uma exceção esquecida. Confira o final da regra em busca de exceções adicionadas meses atrás.
Solução: abra uma mensagem que deveria ter sido arquivada e compare com a regra. Olhe o endereço real do remetente, não o nome exibido, e veja onde você aparece em Para e Cc.
5. A regra foi desativada
Uma regra pode ser desativada sem que você faça nada. No Outlook clássico, ela aparece desmarcada em Gerenciar Regras e Alertas, e talvez você tenha visto esta mensagem:
Não foi possível carregar uma ou mais regras no servidor do Exchange, e elas foram desativadas.
Isso normalmente significa que a caixa de correio ficou sem espaço para regras. O Exchange limita o tamanho total de todas as suas regras a 256 KB, e as regras desativadas continuam contando. Marcar a regra de novo funciona até a próxima sincronização, e então ela se desativa outra vez. As causas e as soluções estão em por que as regras do Outlook se desativam sozinhas, e o limite de tamanho em quantas regras do Outlook você pode ter.
6. A pasta de destino não existe mais
Se você excluiu a pasta para a qual uma regra arquiva, a regra não tem onde colocar os e-mails e para de funcionar. O Outlook nem sempre avisa. Renomear a pasta, ou movê-la para outro lugar da mesma caixa de correio, normalmente não causa problema.
Solução: edite a regra e escolha a pasta de novo. Se você reorganizou suas pastas recentemente, confira todas as regras que arquivam na área que mudou, não só a que você percebeu.
7. A regra está na caixa de correio errada
Uma regra pertence a uma caixa de correio. Uma regra criada na sua própria caixa de correio não faz nada com os e-mails que chegam a uma caixa de correio compartilhada, nem a uma conta do Gmail ou outra conta IMAP que você adicionou ao Outlook.
- Caixa de correio compartilhada: a regra precisa ser criada na própria caixa compartilhada, o que exige acesso total a ela. No Outlook na web, abra a caixa compartilhada em uma janela própria e adicione a regra nas configurações dela. No Outlook clássico, se a caixa compartilhada estiver adicionada como conta, escolha-a na lista Aplicar alterações a esta pasta em Gerenciar Regras e Alertas.
- Contas IMAP e POP no Outlook clássico: as regras dessas contas são somente do cliente, então também só rodam enquanto o Outlook está aberto (causa 2).
Quando a regra funciona e a caixa de entrada continua enchendo
Depois de corrigir esses pontos, uma regra arquiva exatamente o que descreve. Ela não consegue arquivar uma mensagem de um remetente para o qual você não criou regra, nem um e-mail sobre um projeto cujo nome não está no assunto. Esse é um limite das próprias regras, e é por isso que os conjuntos de regras crescem até bater na cota da causa 5.
As regras são a ferramenta certa para e-mails previsíveis: newsletters, alertas, um cliente que sempre escreve do mesmo endereço. Para o resto, as opções realistas são arquivar à mão ou ter algo que leia cada mensagem e sugira a pasta.
O Folder Suggest lê o e-mail que você tem aberto e sugere a melhor correspondência entre as suas pastas existentes, então o e-mail que nenhuma regra cobre também é arquivado com um clique. A IA roda no seu dispositivo, e há um plano gratuito para começar.
Adicionar ao OutlookPerguntas frequentes
Por que minha regra do Outlook só funciona com o Outlook aberto?
A regra é somente do cliente. Ela usa uma ação que o servidor de e-mail não consegue executar, como tocar um som ou mover e-mails para um arquivo .pst, então roda dentro do Outlook clássico em um único computador e só enquanto o Outlook estiver aberto nele. Remova essa ação, ou arquive em uma pasta da caixa de correio em vez de um .pst, e a regra passa a rodar no servidor, com o Outlook aberto ou não.
Por que minha nova regra do Outlook não moveu os e-mails que já estavam na caixa de entrada?
As regras agem sobre as mensagens quando elas chegam, então uma regra nova ignora tudo o que já está na caixa de entrada. Para aplicá-la aos e-mails existentes, execute-a manualmente: no Outlook clássico, use Página Inicial > Regras > Gerenciar Regras e Alertas > Executar Regras Agora; no novo Outlook ou no Outlook na web, use a opção Executar regra ao lado da regra em Configurações > Email > Regras.
As regras do Outlook funcionam no app do Outlook para iPhone e Android?
O app para celular não tem configurações de regras, então não dá para criar nem editar regras nele. As regras no servidor criadas no Outlook na web ou no computador continuam funcionando, porque o servidor de e-mail as aplica antes que a mensagem chegue a qualquer dispositivo; o e-mail aparece no celular já arquivado. Regras somente do cliente não rodam para e-mails que você só abre no celular.
Por que minha regra funciona no Outlook clássico, mas não no novo Outlook?
O novo Outlook só executa regras no servidor. Uma regra somente do cliente do Outlook clássico não é transferida, então ela simplesmente para depois da troca. Recrie-a no novo Outlook em Configurações > Email > Regras, arquivando em uma pasta da caixa de correio em vez de um .pst, e ela vai rodar no servidor.