November 2026 · Folder Suggest

Software voor e-mailarchivering voor kleine advocatenkantoren: waar je op let en hoe je het uitrolt in Outlook

Je kantoor houdt zijn dossiers bij in Outlook, en archiveren is het werk dat in een drukke week blijft liggen. Voordat je een hulpmiddel koopt dat voor iedereen e-mails van cliënten leest, zijn er een paar dingen om te regelen.

Kort gezegd: werkt je kantoor met een documentmanagementsysteem of praktijksoftware, gebruik dan de eigen archiveringshulpmiddelen daarvan, want die archiveren in het dossier van het kantoor. Is Outlook je dossier, controleer dan vijf dingen voordat je een archiveringshulpmiddel koopt: waar de inhoud van e-mails naartoe gaat, of er iets wordt gearchiveerd voordat iemand heeft gezien waarheen, welke toegang tot het postvak het nodig heeft, of het met jullie postvakken werkt, en wat er overblijft als je ermee stopt. Spreek eerst één mappenconventie af, beslis wie het volledige dossier bijhoudt, en doe dan een korte proef met een paar advocaten voordat je voor licenties betaalt.

Heb je wel software voor e-mailarchivering nodig?

Begin bij waar het kantoor het dossier van een zaak bijhoudt. Is dat iManage, NetDocuments of Clio, gebruik dan hun eigen hulpmiddelen om vanuit Outlook te archiveren. Een aparte invoegtoepassing die e-mails tussen Outlook-mappen verplaatst, archiveert niet in die systemen, en Folder Suggest is daarop geen uitzondering. E-mailbeheer voor advocaten en advocatenkantoren behandelt elke situatie.

De rest van deze pagina is voor kantoren waar de dossiermappen in Outlook het dossier zijn. Dat komt veel voor bij kleine kantoren, en het zwakke punt is meestal de achterstand in het Postvak IN en in Verzonden items.

Waar je op let voordat je software voor e-mailarchivering koopt

Stel elke leverancier deze vragen en vraag de antwoorden schriftelijk. De rechterkolom laat zien hoe Folder Suggest ze beantwoordt, zodat je kunt vergelijken.

Vraag	Waarom het voor een kantoor telt	Het antwoord van Folder Suggest
Waar gaat de inhoud van de e-mail naartoe?	Een hulpmiddel dat e-mails ergens anders naartoe kopieert, voegt een partij toe die communicatie met cliënten in handen heeft	De AI draait op het apparaat van de gebruiker. E-mail blijft in Microsoft 365, en de invoegtoepassing is gebouwd om geen e-mailinhoud, onderwerpen of mapnamen naar onze servers of naar een AI-dienst te sturen
Archiveert het zonder dat iemand het controleert?	Een verkeerd gearchiveerde e-mail reist mee met het dossier van de verkeerde cliënt	Nee. Er wordt niets verplaatst totdat de gebruiker klikt. Eén klik archiveert één e-mail of, bij het nakijken in bulk, elke e-mail die aangevinkt blijft, telkens met de map erbij. Na elke actie krijg je de mogelijkheid om die ongedaan te maken
Welke toegang heeft het nodig?	De IT-afdeling moet precies weten wat ze goedkeurt	De Microsoft Graph-machtiging Mail.ReadWrite, die alle e-mail in het eigen postvak van de gebruiker omvat en verzenden uitsluit, plus het lees-/schrijfniveau voor postvakinvoegtoepassingen in Outlook, dat volgens Microsoft ruimer is en ook verzenden omvat. Folder Suggest heeft geen code die e-mail verstuurt
Met welke postvakken werkt het?	Sommige kantoren hebben nog een eigen mailserver of gebruiken een gedeeld postvak voor een dossier	Postvakken in Microsoft 365 en Outlook.com. Niet met IMAP- of POP-accounts, gedeelde postvakken, het postvak van een collega dat via delegatie is geopend (een assistent kan dus niet vanuit het eigen account de e-mail van een partner archiveren), of Exchange-servers die het kantoor of een hostingprovider zelf beheert
In welke Outlook werkt het?	Advocaten archiveren vanaf de plek waar ze hun e-mail lezen	Klassiek Outlook, nieuwe Outlook, Outlook op het web en Mac. Niet de apps voor iPhone en Android
Leert het van het hele kantoor?	Leren van het hele kantoor kan nieuwe collega's helpen, maar betekent dat je archiveringsgeschiedenis deelt	Nee. De suggesties van elke persoon komen uit de eigen mappen, en er wordt geen gedeeld model getraind
Wat blijft er over als je ermee stopt?	Je zou de leverancier niet nodig moeten hebben om je eigen dossiers te lezen	Je e-mail, in gewone Outlook-mappen in je eigen postvak. Om af te ronden trek je de toegang van de app in bij Microsoft en vraag je ons je accountgegevens te verwijderen

Deze antwoorden beschrijven het product. Ze bepalen niet of een hulpmiddel aan je beroepsverplichtingen voldoet. Dat hangt af van je jurisdictie en het beleid van je kantoor, dus leg de vraag voor aan wie op je kantoor over risico's of gedragsregels gaat. Het privacybeleid (in het Engels) somt op wat onze servers wel opslaan: account-ID's en e-mailadressen, gegevens over abonnement en licenties, gebruikstellingen, en diagnostische gegevens, waaronder foutrapporten.

Spreek een mappenconventie af voordat je iets installeert

Een archiveringshulpmiddel werkt met de mappen die je hebt, en een duidelijke, onderscheidende naam helpt het om dossiers uit elkaar te houden. Consistentie helpt de mensen die dingen moeten terugvinden. E-mailbeheer voor advocaten en advocatenkantoren geeft een mappenstructuur om mee te beginnen, met één map per dossier. Voor een heel kantoor voeg je dit toe:

Dezelfde mappen op het hoogste niveau voor iedereen. Bijvoorbeeld Lopende dossiers, Gesloten dossiers en Kantoor.
Dezelfde regel voor verzonden e-mail. Spreek af dat antwoorden ook worden gearchiveerd. Folder Suggest kan Verzonden items als lijst tonen, met naast elke e-mail een voorgestelde map, zoals het dat ook voor het Postvak IN doet.
Let op de naam bij gesloten dossiers. Folder Suggest kan geen map uitsluiten, dus een gesloten dossier kan nog steeds worden voorgesteld.

Beslis wie het volledige dossier bijhoudt

Dit is de vraag die software niet voor je beantwoordt. Outlook-mappen staan in ieders eigen postvak. Werken drie mensen aan een zaak, dan zijn er drie gedeeltelijke dossiers, en elk bevat alleen wat die persoon heeft verzonden en ontvangen. Een archiveringsinvoegtoepassing ruimt elk daarvan op. Ze voegt ze niet samen.

Beslis dit dus één keer, voor het hele kantoor. Een werkbare regel is dat de map van de verantwoordelijke advocaat het dossier is, en dat collega's die advocaat in de kopie zetten van alles wat erin hoort. Leg de regel vast, ook wat er gebeurt als iemand het kantoor verlaat. Merk je dat je één gedeeld dossier nodig hebt waarin iedereen kan zoeken, dan is dat een goede reden om in plaats daarvan naar een documentmanagementsysteem te kijken.

Wat archiveringssoftware niet doet

Een archiveringsinvoegtoepassing verplaatst e-mails tussen mappen en doet verder weinig. Houd voor elk van deze zaken je bestaande werkwijze aan, want Folder Suggest doet er geen van:

Conflictchecks
Bewaarschema's of legal holds
Tijdregistratie of facturering
Documenten en bijlagen archiveren in een dossiersysteem
E-mails automatisch archiveren terwijl niemand ernaar kijkt

Zo rol je e-mailarchivering uit in het hele kantoor

Ga na of de IT-afdeling het moet goedkeuren. Sommige organisaties laten alleen beheerders apps goedkeuren die e-mail lezen. Is dat zo, dan kan je beheerder het één keer voor iedereen goedkeuren via wat IT moet weten (in het Engels). Goedkeuren installeert niets. Heb je de Microsoft 365-omgeving van je kantoor zelf ingericht, dan ben jij die beheerder waarschijnlijk. Heeft een externe dienstverlener dat gedaan, stuur die dan die pagina.
Begin met twee of drie advocaten op het gratis abonnement. Het gratis abonnement van Folder Suggest heeft alle suggestiefuncties, met een limiet van 5 gearchiveerde e-mails per dag. Dat is genoeg om te zien of de suggesties bij je dossiermappen passen. Het heeft meer om mee te werken zodra een map ongeveer 20 e-mails bevat en iemand dezelfde afzender daar twee keer heeft gearchiveerd, dus kies mensen die al mappen in gebruik hebben. Reken erop dat het het minst zeker is tussen twee dossiers met dezelfde cliënt en dezelfde correspondenten, en daarom controleert iemand elke e-mail.
Zorg dat iedereen het krijgt. Iedereen kan het zelf toevoegen via Microsoft Marketplace, of een beheerder kan het uitrollen naar alle gebruikers of naar gekozen groepen. De installatiegids (in het Engels) beschrijft beide routes.
Koop licenties (seats) met het werkadres waarmee je je bij Microsoft 365 aanmeldt. Teamlicenties beginnen bij 3 en komen op één factuur. Normaal gesproken hoef je niets toe te wijzen: iedereen in je organisatie die de invoegtoepassing met het werkaccount opent, krijgt een licentie, in de volgorde waarin ze die openen, totdat de gekochte licenties op zijn. Trek de licentie van iemand die vertrekt in via het facturatieportaal, zodat een ander die kan krijgen.
Kijk na een maand terug. Bekijk of het Postvak IN en Verzonden items echt kleiner worden, en of een collega de e-mails van een dossier kan vinden zonder ernaar te vragen. Is dat niet zo, zeg dan op via het facturatieportaal, of trek licenties in en verlaag het aantal. Licenties die in gebruik zijn, kun je niet verwijderen, en iemand van wie de licentie is ingetrokken, krijgt niet automatisch een nieuwe.

Wat het kost

Per november 2026 kost een licentie bij maandelijkse facturering € 6,99 per maand voor 3 tot 9 licenties, € 5,99 voor 10 tot 24 en € 4,99 voor 25 tot 99. Jaarlijkse facturering bespaart 18%. Voor 100 licenties of meer neem je contact op. Een eenpitter heeft geen teamlicenties nodig: Pro dekt één persoon voor € 7,99 per maand. Een kantoor van twee personen betaalt minder met twee Pro-abonnementen (€ 15,98 per maand) dan met het minimum van 3 licenties (€ 20,97), al krijg je dan twee facturen. De actuele prijzen staan op de teampagina (in het Engels).

Archiveer je met het hele kantoor de e-mail van dossiers in Outlook? Installeer het en probeer eerst het gratis abonnement, en koop daarna licenties vanaf 3 als het past.

Bekijk de teamprijzen

Veelgestelde vragen

Wat is de beste software voor e-mailarchivering voor een klein advocatenkantoor?
Dat hangt af van waar het kantoor zijn dossier bijhoudt. Met iManage, NetDocuments of Clio gebruik je hun eigen archiveringshulpmiddelen. Zijn de dossiermappen in Outlook het dossier, zoek dan een hulpmiddel dat de inhoud van e-mails van de servers van de leverancier weghoudt, niets archiveert voordat iemand de bestemming heeft gezien en heeft geklikt, en je e-mail in gewone mappen laat staan als je ermee stopt.

Werkt Folder Suggest met een gedeeld postvak voor een dossier?
Nee. Het archiveert binnen het eigen postvak van de aangemelde persoon. Gedeelde en gedelegeerde postvakken worden niet ondersteund.

Moet onze IT-afdeling erbij betrokken worden?
Alleen als je organisatie beperkt wie apps mag goedkeuren of invoegtoepassingen mag installeren. Een beheerder kan het dan één keer voor iedereen goedkeuren, en kan het ook voor alle gebruikers uitrollen via het Microsoft 365-beheercentrum.

Is het veilig om te gebruiken voor e-mails van cliënten?
De analyse gebeurt op het apparaat van de gebruiker, en de invoegtoepassing is gebouwd om geen e-mailinhoud, onderwerpen of mapnamen naar onze servers of naar een AI-dienst te sturen. Of dat voldoet aan je verplichtingen, is een vraag voor wie op je kantoor over risico's of gedragsregels gaat, omdat de regels afhangen van je jurisdictie. Deze pagina is geen juridisch advies.

Lees ook: e-mailbeheer voor advocaten en advocatenkantoren. In het Engels: how lawyers recover billable hours lost to admin en how to file sent emails in Outlook.