Novembro de 2026 · Folder Suggest

Software para arquivar emails em escritórios de advocacia pequenos: o que verificar e como implantar no Outlook

O seu escritório guarda os arquivos dos casos no Outlook, e arquivar é a tarefa que fica para trás numa semana cheia. Antes de comprar para todos uma ferramenta que lê emails de clientes, há algumas coisas a definir.

Em resumo: se o seu escritório usa um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) ou um software jurídico de gestão, use as ferramentas de arquivamento deles, porque elas arquivam no registro do escritório. Se o Outlook é o seu registro, verifique cinco coisas antes de comprar qualquer ferramenta de arquivamento: para onde vai o conteúdo dos emails, se algo é arquivado antes de uma pessoa ver para onde vai, que acesso à caixa de correio ela exige, se funciona com as suas caixas de correio e o que fica se você parar de usá-la. Combine primeiro uma única convenção de pastas, decida quem guarda o arquivo completo do caso e depois faça um piloto curto com alguns advogados antes de pagar por licenças.

Você precisa mesmo de um software para arquivar emails?

Comece por onde o escritório guarda o registro de um caso. Se for no iManage, no NetDocuments ou no Clio, use as ferramentas de arquivamento deles no Outlook. Um suplemento à parte que move emails entre pastas do Outlook não arquiva nesses sistemas, e o Folder Suggest não é exceção. Gestão de emails para advogados e escritórios de advocacia trata de cada estrutura.

O restante desta página é para escritórios em que as pastas de caso no Outlook são o registro. Isso é comum em escritórios pequenos, e o ponto fraco costuma ser o acúmulo na caixa de entrada e em Itens Enviados.

O que verificar antes de comprar um software para arquivar emails

Faça estas perguntas a cada fornecedor e peça as respostas por escrito. A coluna da direita mostra como o Folder Suggest responde a elas, para que você possa comparar.

Pergunta	Por que isso importa para um escritório	A resposta do Folder Suggest
Para onde vai o conteúdo dos emails?	Uma ferramenta que copia emails para outro lugar acrescenta mais uma parte que guarda comunicações de clientes	A IA roda no dispositivo do usuário. Os emails ficam no Microsoft 365, e o suplemento foi feito para não enviar o conteúdo, os assuntos ou os nomes de pastas dos emails aos nossos servidores nem a nenhum serviço de IA
Ela arquiva sem que uma pessoa confira?	Um email arquivado no lugar errado acompanha o arquivo do cliente errado	Não. Nada é movido até o usuário clicar. Um clique arquiva um email ou, em uma revisão em lote, todos os emails que ficaram marcados, cada um mostrado com a sua pasta. A opção Desfazer é oferecida depois de cada arquivamento
De que acesso ela precisa?	A TI precisa saber exatamente o que está aprovando	A permissão Mail.ReadWrite do Microsoft Graph, que cobre todos os emails da caixa de correio do próprio usuário e exclui o envio, mais o nível de suplemento do Outlook de leitura e gravação da caixa de correio, que a Microsoft descreve como mais amplo e incluindo o envio. O Folder Suggest não tem código que envie emails
Com quais caixas de correio ela funciona?	Alguns escritórios ainda têm o próprio servidor de email ou usam uma caixa compartilhada para um caso	Caixas de correio hospedadas no Microsoft 365 e no Outlook.com. Não funciona com contas IMAP ou POP, caixas compartilhadas, a caixa de um colega aberta por delegação (portanto, um assistente não consegue arquivar os emails de um sócio pela própria conta) nem servidores Exchange administrados pelo escritório ou por um provedor de hospedagem
Em qual Outlook ela funciona?	Os advogados arquivam de onde quer que leiam os emails	Outlook clássico, novo Outlook, Outlook na web e Mac. Não nos aplicativos para iPhone e Android
Ela aprende com o escritório inteiro?	O aprendizado em todo o escritório pode ajudar quem acaba de chegar, mas significa compartilhar o histórico de arquivamento	Não. As sugestões de cada pessoa vêm das próprias pastas dela, e nada treina um modelo compartilhado
O que fica se você parar de usá-la?	Você não deveria precisar do fornecedor para ler os seus próprios arquivos	Os seus emails, em pastas comuns do Outlook na sua própria caixa de correio. Para concluir, revogue o acesso do aplicativo na Microsoft e peça que excluamos o registro da sua conta

Estas respostas descrevem o produto. Elas não determinam se uma ferramenta atende às suas obrigações profissionais. Isso depende da sua jurisdição e da política do seu escritório, portanto leve a pergunta ao responsável por riscos ou por ética do escritório. A política de privacidade lista o que os nossos servidores de fato armazenam: identificadores de conta e endereços de email, registros de plano e de licenças, contagens de uso e diagnósticos, incluindo relatórios de erro.

Combine uma convenção de pastas antes de instalar qualquer coisa

Uma ferramenta de arquivamento trabalha com as pastas que você tem, e um nome claro e distinto a ajuda a diferenciar os casos. A consistência ajuda as pessoas que precisam encontrar as coisas. Gestão de emails para advogados e escritórios de advocacia traz uma estrutura de pastas para começar, com uma pasta por caso. Para o escritório inteiro, acrescente o seguinte:

As mesmas pastas de nível superior para todos. Por exemplo, Casos ativos, Casos encerrados e Escritório.
A mesma regra para os emails enviados. Decida que as respostas também são arquivadas. O Folder Suggest pode listar os Itens Enviados com uma pasta sugerida ao lado de cada email, como faz com a caixa de entrada.
Confira o nome dos casos encerrados. O Folder Suggest não tem como deixar uma pasta de fora das sugestões, então um caso encerrado ainda pode ser sugerido.

Decida quem guarda o arquivo completo do caso

Esta é a pergunta que o software não responde por você. As pastas do Outlook ficam na caixa de correio de cada pessoa. Quando três pessoas trabalham em um caso, há três arquivos parciais, e cada um contém apenas o que aquela pessoa enviou e recebeu. Um suplemento de arquivamento organiza cada um deles. Ele não os combina.

Portanto, decida isso uma vez, para o escritório inteiro. Uma regra viável é que a pasta do advogado responsável seja o arquivo, e que os colegas coloquem esse advogado em cópia em tudo o que pertence ao arquivo. Escreva a regra e inclua o que acontece quando alguém sai do escritório. Se você perceber que precisa de um único registro compartilhado que todos possam pesquisar, esse é um bom motivo para considerar, em vez disso, um GED.

O que um software de arquivamento não faz

Um suplemento de arquivamento move emails entre pastas e pouco mais que isso. Mantenha o seu processo atual para cada item abaixo, porque o Folder Suggest não faz nenhum deles:

Verificação de conflitos de interesse
Cronogramas de retenção ou preservação legal
Registro de horas ou faturamento
Arquivar documentos e anexos em um sistema de gestão de casos
Arquivar emails automaticamente sem ninguém olhando

Como implantar o arquivamento de emails em todo o escritório

Verifique se a TI precisa aprová-lo. Algumas organizações só deixam administradores aprovarem aplicativos que leem emails. Nesse caso, o seu administrador pode aprová-lo uma única vez para todos pela página o que a TI precisa saber. Aprovar não instala nada. Se foi você quem configurou o Microsoft 365 do escritório, esse administrador provavelmente é você. Se foi um provedor externo, envie essa página a ele.
Comece com dois ou três advogados no plano gratuito. O plano gratuito do Folder Suggest tem todos os recursos de sugestão, com um limite de 5 emails arquivados por dia. Isso basta para ver se as sugestões se encaixam nas suas pastas de caso. Ele tem mais com que trabalhar quando uma pasta tem cerca de 20 emails e alguém já arquivou o mesmo remetente nela duas vezes, então escolha pessoas que já usam pastas. Espere menos certeza justamente entre dois casos com o mesmo cliente e os mesmos correspondentes; é por isso que uma pessoa confere cada um.
Leve-o a todos. Cada pessoa pode adicioná-lo pelo Microsoft Marketplace, ou um administrador pode implantá-lo para todos os usuários ou para grupos específicos. O guia de instalação traz os dois caminhos.
Compre as licenças com o endereço do trabalho que você usa para entrar no Microsoft 365. As licenças de equipe começam em 3 e vêm em uma única fatura. Normalmente não há nada para atribuir: qualquer pessoa da sua organização que abra o suplemento com a conta corporativa recebe uma licença, na ordem em que o abre, até que as licenças compradas acabem. Revogue no portal de cobrança a licença de quem sai do escritório, para que outra pessoa possa usá-la.
Reavalie depois de um mês. Veja se as caixas de entrada e os Itens Enviados estão mesmo diminuindo e se um colega consegue encontrar os emails de um caso sem perguntar. Se não, cancele pelo portal de cobrança, ou revogue licenças e reduza a quantidade. Licenças em uso não podem ser removidas, e quem teve a licença revogada não receberá uma nova automaticamente.

Quanto custa

Em novembro de 2026, na cobrança mensal, uma licença custa € 6,99 por mês de 3 a 9 licenças, € 5,99 de 10 a 24 e € 4,99 de 25 a 99. A cobrança anual economiza 18%. Para 100 licenças ou mais, fale conosco. Um advogado autônomo não precisa de licenças: o Pro cobre uma pessoa por € 7,99 por mês. Um escritório de duas pessoas paga menos com duas assinaturas Pro (€ 15,98 por mês) do que com o mínimo de 3 licenças (€ 20,97), embora em duas faturas. Os preços atuais estão na página de equipes.

Arquiva emails de casos no Outlook em todo o escritório? Instale e experimente primeiro o plano gratuito; depois compre licenças a partir de 3, quando fizer sentido.

Ver preços para equipes

Perguntas frequentes

Qual é o melhor software para arquivar emails em um escritório de advocacia pequeno?
Depende de onde o escritório guarda o seu registro. Com iManage, NetDocuments ou Clio, use as ferramentas de arquivamento deles. Se as pastas de caso no Outlook são o registro, procure uma ferramenta que mantenha o conteúdo dos emails fora dos servidores do fornecedor, não arquive nada até que uma pessoa tenha visto o destino e clicado, e deixe os seus emails em pastas comuns se você parar de usá-la.

O Folder Suggest funciona com uma caixa de correio compartilhada para um caso?
Não. Ele arquiva dentro da caixa de correio da própria pessoa conectada. Caixas compartilhadas e delegadas não são compatíveis.

Nossa equipe de TI precisa participar?
Só se a sua organização restringe quem pode aprovar aplicativos ou instalar suplementos. Nesse caso, um administrador pode aprová-lo uma única vez para todos e também implantá-lo para todos os usuários pelo Centro de administração do Microsoft 365.

É seguro usar em emails de clientes?
A análise acontece no dispositivo do usuário, e o suplemento foi feito para não enviar o conteúdo, os assuntos ou os nomes de pastas dos emails aos nossos servidores nem a nenhum serviço de IA. Se isso atende às suas obrigações é uma questão para o responsável por riscos ou por ética do escritório, pois as regras dependem da sua jurisdição. Esta página não é orientação jurídica.