小型律所邮件归档软件：选购时核查什么，以及如何在 Outlook 中推行
您的律所把案卷保存在 Outlook 中，而归档是忙碌一周里最容易被搁下的工作。在为所有人购买一款会读取客户邮件的工具之前，有几件事需要先定下来。
简而言之：如果您的律所使用文档管理系统或案件管理软件，请用它们自带的归档工具，因为它们会归档到律所的记录中。如果 Outlook 就是您的记录，在购买任何归档工具之前请核查五件事：邮件内容会去哪里，是否会在有人看到去向之前就归档，需要什么邮箱访问权限，是否支持您的邮箱，以及停止使用后会留下什么。先统一一套文件夹约定，决定由谁保管完整的案卷，然后让几位律师做一次短期试用，再为席位付费。
您真的需要邮件归档软件吗？
先看律所把案件记录保存在哪里。如果是 iManage、NetDocuments 或 Clio，请使用它们自带的 Outlook 归档工具。在 Outlook 文件夹之间移动邮件的独立加载项不会归档到这些系统，Folder Suggest 也不例外。律师与律所的邮件管理分别介绍了每种环境。
本页其余内容面向以 Outlook 案件文件夹为记录的律所。这在小型律所中很常见，弱点通常是收件箱和“已发送邮件”中的积压。
购买邮件归档软件前要核查什么
向每家提供商提出这些问题，并要求书面答复。右侧一栏列出了 Folder Suggest 的答案，方便您比较。
| 问题 | 对律所为什么重要 | Folder Suggest 的答案 |
|---|---|---|
| 邮件内容会去哪里？ | 把邮件复制到别处的工具，会多出一方持有客户往来内容 | AI 在用户的设备上运行。邮件留在 Microsoft 365 中，这个加载项在设计上不向我们的服务器或任何 AI 服务发送邮件内容、主题或文件夹名称 |
| 它会不经人工确认就归档吗？ | 归错档的邮件会跟着错误当事人的案卷流转 | 不会。在用户点击之前，不会移动任何邮件。点一下归档一封邮件；在批量检查中，则归档所有仍保持勾选的邮件，每封都会显示其文件夹。每次归档后都提供撤销 |
| 它需要什么访问权限？ | IT 必须确切知道自己审批的是什么 | Microsoft Graph 权限 Mail.ReadWrite，涵盖用户自己邮箱中的所有邮件，不包括发送；另加 Outlook 的读/写邮箱加载项级别，Microsoft 称其范围更广，包括发送。Folder Suggest 没有发送邮件的代码 |
| 它支持哪些邮箱？ | 有些律所仍在运行自己的邮件服务器，或为某个案件使用共享邮箱 | 托管在 Microsoft 365 和 Outlook.com 上的邮箱。不支持 IMAP 或 POP 账户、共享邮箱、通过委派打开的同事邮箱（因此助理无法从自己的账户归档合伙人的邮件），也不支持由律所或托管服务商运行的 Exchange 服务器 |
| 它可用于哪些 Outlook？ | 律师在哪里读邮件，就在哪里归档 | 经典版 Outlook、新版 Outlook、网页版 Outlook 和 Mac 版 Outlook。不支持 iPhone 和 Android 应用 |
| 它会在全所范围内学习吗？ | 全所共同学习可以帮助新加入的同事，但这意味着要共享归档历史 | 不会。每个人的建议都来自自己的文件夹，也没有任何内容用于训练共享模型 |
| 停止使用后会留下什么？ | 读取您自己的文件不应该需要提供商 | 您的邮件，保存在您自己邮箱中的普通 Outlook 文件夹里。最后，请在 Microsoft 中撤销该应用的访问权限，并请我们删除您的账户记录 |
这些答案描述的是产品，并不能确定某个工具是否符合您的职业义务。这取决于您所在的司法辖区和律所的政策，因此请向律所负责风险或职业伦理的人提出这个问题。隐私政策（英文）列出了我们的服务器确实存储的内容：账户标识符和电子邮件地址、方案和席位记录、使用次数，以及包括错误报告在内的诊断信息。
安装任何工具之前，先统一文件夹约定
归档工具依据您现有的文件夹工作，清晰、易区分的名称有助于它分辨不同案件。保持一致则方便需要查找资料的人。律师与律所的邮件管理提供了一套可以作为起点的文件夹结构，每个案件一个文件夹。对整个律所，再加上以下几点：
- 所有人使用相同的顶层文件夹。 例如“进行中的案件”“已结案件”和“律所”。
- 发出的邮件采用同一规则。 定下回复也要归档。Folder Suggest 可以像处理收件箱一样列出“已发送邮件”，并在每封邮件旁给出建议的文件夹。
- 检查已结案件的名称。 Folder Suggest 无法排除文件夹，因此已结案件仍可能被建议。
决定由谁保管完整的案卷
这是软件不会替您回答的问题。Outlook 文件夹存在于每个人自己的邮箱中。三个人处理同一案件时，就有三份不完整的案卷，每份只包含这个人收发的邮件。归档加载项会把每一份都整理好，但不会把它们合并起来。
所以，请为全所统一决定一次。一条可行的规则是：以负责律师的文件夹为案卷，同事把应归入案卷的内容都抄送给这位律师。把这条规则写下来，并写明有人离开律所时怎么办。如果您发现需要一份所有人都能搜索的共享记录，这就是转而考虑文档管理系统的好理由。
归档软件不会做什么
归档加载项在文件夹之间移动邮件，除此之外几乎不做别的。以下每一项都请保留现有流程，因为 Folder Suggest 都不做：
- 利益冲突审查
- 保留计划或法律保留
- 工时记录或计费
- 把文档和附件归档到案件系统
- 在无人查看时自动归档邮件
如何在全所推行邮件归档
- 确认是否需要 IT 审批。 有些组织只允许管理员审批读取邮件的应用。如果是这样，您的管理员可以通过IT 需要了解的内容（英文）为所有人审批一次。审批不会安装任何东西。如果律所的 Microsoft 365 是您自己设置的，那位管理员大概就是您。如果是外部服务商设置的，请把这个页面发给他们。
- 先让两三位律师使用免费版。 Folder Suggest 的免费版包含所有建议功能，每天限归档 5 封邮件。这足以看出建议是否符合您的案件文件夹。当一个文件夹中有大约 20 封邮件，并且有人已把同一发件人的邮件归入该文件夹两次后，它可依据的信息会更多，所以请选择已经在使用文件夹的人。预计在当事人和往来人员都相同的两个案件之间，它最没有把握，这也是每封邮件都要由人来确认的原因。
- 让每个人都用上。 每个人都可以从 Microsoft Marketplace 添加它，管理员也可以将它部署给所有用户或选定的组。安装指南介绍了这两种方式。
- 用您登录 Microsoft 365 的工作邮箱地址购买席位。 团队席位 3 个起，开在一张发票上。通常无需分配：组织中任何人用工作账户打开加载项，都会按打开的先后顺序获得席位，直到您购买的席位用完。请在账单门户中撤销离职人员的席位，以便其他人使用。
- 一个月后回头检查。 看看收件箱和“已发送邮件”是否真的在减少，以及同事能否不用询问就找到某个案件的邮件。如果不是，请在账单门户中取消，或撤销席位并减少数量。正在使用的席位不能移除，被撤销的人不会自动获得新席位。
费用
截至 2026 年 11 月，按月计费时，3 到 9 个席位每席位每月 €6.99，10 到 24 个席位 €5.99，25 到 99 个席位 €4.99。按年计费可节省 18%。100 个席位或以上请联系我们。个人执业律师不需要席位：Pro 版面向一个人，每月 €7.99。两人律所购买两个 Pro 订阅（每月 €15.98）比 3 个席位的最低起购量（€20.97）更便宜，不过会有两张发票。当前价格见团队页面。
常见问题
小型律所最适合用什么邮件归档软件？
这取决于律所把记录保存在哪里。如果使用 iManage、NetDocuments 或 Clio，请用它们自带的归档工具。如果 Outlook 中的案件文件夹就是记录，请选择这样的工具：不把邮件内容放到提供商的服务器上，在有人看到目标文件夹并点击之前不归档任何邮件，并且在您停止使用后，邮件仍留在普通文件夹中。
Folder Suggest 能用于案件专用的共享邮箱吗？
不能。它只在已登录者本人的邮箱内归档。不支持共享邮箱和委派邮箱。
我们的 IT 部门需要参与吗？
只有当您的组织限制谁可以审批应用或安装加载项时才需要。这时管理员可以为所有人审批一次，也可以从 Microsoft 365 管理中心将它部署给所有用户。
用它处理客户邮件安全吗？
分析在用户的设备上进行，这个加载项在设计上不向我们的服务器或任何 AI 服务发送邮件内容、主题或文件夹名称。这是否符合您的义务，需要由律所负责风险或职业伦理的人来判断，因为相关规定取决于您所在的司法辖区。本页不构成法律意见。