小規模法律事務所向けのメール振り分けソフト: 確認すべき点と Outlook での導入方法
事務所では案件ファイルを Outlook で管理していて、忙しい週に後回しになるのが振り分けの作業です。全員分の依頼者のメールを読むツールを購入する前に、決めておくべきことがいくつかあります。
要点: 事務所が文書管理システムや案件管理ソフトを使っているなら、その保存ツールを使ってください。事務所の記録に保存されるからです。Outlook が記録であるなら、どの振り分けツールでも購入前に 5 つの点を確認してください。メールの内容がどこへ送られるか、人が行き先を確認する前に振り分けられることがないか、メールボックスへのどのようなアクセスが必要か、自分たちのメールボックスで動作するか、使うのをやめたときに何が残るか、です。まずフォルダーの決まりを 1 つに統一し、完全な案件ファイルを誰が持つかを決めてから、シートを購入する前に数人の弁護士で短い試験導入を行ってください。
そもそもメール振り分けソフトは必要か?
まず、事務所が案件の記録をどこに保管しているかを確認します。それが iManage、NetDocuments、Clio なら、それぞれの Outlook 用保存ツールを使ってください。Outlook のフォルダー間でメールを移動する別個のアドインは、これらのシステムには保存しません。Folder Suggest も例外ではありません。環境ごとの説明は弁護士と法律事務所のメール管理にあります。
このページの以降の内容は、Outlook の案件フォルダーが記録である事務所向けです。小規模事務所にはよくあることで、弱点はたいてい受信トレイと送信済みアイテムにたまったメールです。
メール振り分けソフトを購入する前に確認すべきこと
どの提供事業者にもこれらの質問をし、回答を書面で受け取ってください。右の列は Folder Suggest の回答なので、比較に使えます。
| 質問 | 事務所にとって重要な理由 | Folder Suggest の回答 |
|---|---|---|
| メールの内容はどこへ送られるか? | メールを別の場所にコピーするツールは、依頼者とのやり取りを保持する当事者をもう 1 つ増やします | AI はユーザーのデバイス上で動作します。メールは Microsoft 365 にとどまり、アドインはメールの内容、件名、フォルダー名を当社のサーバーや AI サービスに送らない設計になっています |
| 人が確認せずに振り分けるか? | 誤って振り分けられたメールは、別の依頼者のファイルについて回ります | いいえ。ユーザーがクリックするまで何も移動しません。1 回のクリックで 1 通のメールを、まとめて確認する場合はチェックを入れたままのメールすべてを振り分け、各メールにはフォルダーが表示されます。振り分けるたびに、元に戻す操作が表示されます |
| どのようなアクセスが必要か? | IT 部門は、何を承認するのかを正確に把握する必要があります | Microsoft Graph のアクセス許可 Mail.ReadWrite (ユーザー自身のメールボックスのすべてのメールが対象で、送信は含みません) と、Outlook のメールボックス読み取り/書き込みのアドイン レベルです。後者について Microsoft は、より広く、送信も含むと説明しています。Folder Suggest にはメールを送信するコードはありません |
| どのメールボックスで使えるか? | 今も自前のメール サーバーを運用している事務所や、案件に共有メールボックスを使っている事務所もあります | Microsoft 365 でホストされているメールボックスと Outlook.com。IMAP や POP のアカウント、共有メールボックス、代理アクセスで開いた同僚のメールボックス (そのため、アシスタントが自分のアカウントからパートナー弁護士のメールを振り分けることはできません)、事務所やホスティング事業者が運用する Exchange サーバーには対応していません |
| どの Outlook で使えるか? | 弁護士はメールを読む場所から振り分けます | クラシック Outlook、新しい Outlook、Outlook on the web、Mac。iPhone と Android のアプリには対応していません |
| 事務所全体で学習するか? | 事務所全体での学習は新しく入った人の助けになりますが、振り分けの履歴を共有することになります | いいえ。各自への提案はその人自身のフォルダーから作られ、共有モデルの学習は行われません |
| 使うのをやめたら何が残るか? | 自分のファイルを読むのに提供事業者が必要であってはなりません | メールは、自分のメールボックスの通常の Outlook フォルダーに残ります。利用を終えるには、Microsoft でアプリのアクセス権を取り消し、当社にアカウント記録の削除をご依頼ください |
これらの回答は製品についての説明です。ツールが職業上の義務を満たすかどうかを決めるものではありません。それは法域と事務所の方針によるので、事務所のリスク管理や倫理の担当者に確認してください。当社のサーバーが実際に保存するもの (アカウント識別子とメールアドレス、プランとシートの記録、利用回数、エラー報告を含む診断情報) はプライバシーポリシー (英語) に記載しています。
何かをインストールする前にフォルダーの決まりをそろえる
振り分けツールは今あるフォルダーをもとに動作し、明確で区別しやすい名前は案件の見分けに役立ちます。統一されていれば、探す必要のある人も助かります。弁護士と法律事務所のメール管理に、案件ごとに 1 フォルダーを基本にした、出発点となるフォルダー構成があります。事務所全体では、次の点を加えてください:
- 全員が同じ最上位フォルダーを使う。 たとえば、進行中の案件、終了した案件、事務所です。
- 送信メールにも同じ決まりを。 返信も振り分けると決めておきます。Folder Suggest は、受信トレイと同じように「送信済みアイテム」も一覧で表示し、各メールの横にフォルダーの候補を示すことができます。
- 終了した案件の名前を確認する。 Folder Suggest はフォルダーを除外できないため、終了した案件が提案されることもあります。
完全な案件ファイルを誰が持つかを決める
これはソフトが代わりに答えてはくれない問いです。Outlook のフォルダーは各自のメールボックスにあります。3 人で 1 つの案件を担当すると、部分的なファイルが 3 つでき、それぞれにはその人が送受信したものしか入っていません。振り分けアドインはそれぞれを整理します。1 つにまとめることはしません。
ですから、事務所全体で一度決めてください。実行しやすいルールの 1 つは、担当弁護士のフォルダーをファイルとし、そこに入れるべきものについては同僚がその弁護士を CC に入れる、というものです。そのルールを文書にし、誰かが事務所を辞めたときの扱いも含めてください。全員が検索できる共有の記録が 1 つ必要だとわかったら、それは文書管理システムを検討するよい理由になります。
振り分けソフトがしないこと
振り分けアドインはフォルダー間でメールを移動するもので、それ以外のことはほとんどしません。次の項目はいずれも Folder Suggest では行わないので、既存の手順を続けてください:
- 利益相反の確認
- 保存期間の管理やリーガルホールド
- 時間の記録や請求
- 文書や添付ファイルの案件システムへの保存
- 誰も見ていないあいだのメールの自動振り分け
事務所全体にメール振り分けを導入する方法
- IT 部門の承認が必要か確認する。 組織によっては、メールを読むアプリを承認できるのは管理者だけです。その場合は、管理者がIT 部門向けの説明 (英語) から全員分を一度承認できます。承認しても何もインストールされません。事務所の Microsoft 365 を自分で設定したなら、その管理者はおそらくあなたです。外部の事業者が設定したなら、そのページを送ってください。
- 無料プランで 2、3 人の弁護士から始める。 Folder Suggest の無料プランにはすべての提案機能があり、振り分けは 1 日 5 通までです。提案が案件フォルダーに合うかどうかを確かめるには十分です。フォルダーに約 20 通のメールが入り、誰かが同じ差出人をそこへ 2 回振り分けると判断材料が増えるので、すでにフォルダーを使っている人を選んでください。依頼者もやり取りの相手も同じ 2 つの案件の間では、最も確信が低くなると考えてください。だからこそ、人が 1 通ずつ確認します。
- 全員に行き渡らせる。 各自が Microsoft Marketplace から追加することも、管理者がすべてのユーザーまたは特定のグループに展開することもできます。どちらの方法もインストールガイドに載っています。
- Microsoft 365 へのサインインに使う職場のアドレスでシートを購入する。 チーム向けのシートは 3 シートからで、請求書は 1 通です。通常、割り当て作業はありません。組織のメンバーが職場アカウントでアドインを開くと、開いた順にシートを受け取り、購入したシートがなくなるまで続きます。退職した人のシートは請求ポータルで取り消すと、別の人が受け取れるようになります。
- 1 か月後に振り返る。 受信トレイと送信済みアイテムが実際に減っているか、同僚が人に尋ねなくても案件のメールを見つけられるかを確認します。そうなっていなければ、請求ポータルから解約するか、シートを取り消して数を減らしてください。使用中のシートは削除できず、取り消された人には新しいシートは自動で割り当てられません。
料金
2026年11月時点で、月払いの場合、1 シートあたりの料金は 3〜9 シートで月額 €6.99、10〜24 シートで €5.99、25〜99 シートで €4.99 です。年払いなら 18% お得です。100 シート以上はお問い合わせください。個人で開業している弁護士にシートは必要ありません。Pro は 1 人分で月額 €7.99 です。2 人の事務所なら、最低の 3 シート (€20.97) より Pro を 2 つ契約するほうが安くなります (月額 €15.98)。ただし請求書は 2 通になります。最新の料金はチーム向けのページをご覧ください。
事務所全体で案件のメールを Outlook で振り分けていますか? インストールしてまず無料プランを試し、合うようなら 3 シートから購入してください。
チーム向け料金を見るよくある質問
小規模な法律事務所に最適なメール振り分けソフトは何ですか?
事務所が記録をどこに保管しているかによります。iManage、NetDocuments、Clio を使っているなら、それぞれの保存ツールを使ってください。Outlook の案件フォルダーが記録であるなら、メールの内容を提供事業者のサーバーに置かず、人が行き先を確認してクリックするまで何も振り分けず、使うのをやめてもメールが通常のフォルダーに残るツールを探してください。
Folder Suggest は案件用の共有メールボックスで使えますか?
いいえ。サインインした本人のメールボックスの中で振り分けます。共有メールボックスと代理アクセスのメールボックスには対応していません。
IT 部門の関与は必要ですか?
組織でアプリを承認できる人やアドインをインストールできる人を制限している場合にのみ必要です。その場合は管理者が全員分を一度承認でき、Microsoft 365 管理センターからすべてのユーザーに展開することもできます。
依頼者のメールに使っても安全ですか?
分析はユーザーのデバイス上で行われ、アドインはメールの内容、件名、フォルダー名を当社のサーバーや AI サービスに送らない設計になっています。それが事務所の義務を満たすかどうかは、法域によって規則が異なるため、事務所のリスク管理や倫理の担当者に確認すべき問題です。このページは法的助言ではありません。