Novembre 2026 · Folder Suggest

Logiciel de classement des e-mails pour petits cabinets d’avocats : que vérifier, et comment le déployer dans Outlook

Votre cabinet tient ses dossiers d’affaires dans Outlook, et le classement est la tâche qui saute pendant une semaine chargée. Avant d’acheter un outil qui lit les e-mails des clients pour tout le cabinet, il y a quelques points à régler.

En bref : si votre cabinet utilise une GED (gestion électronique de documents) ou un logiciel de cabinet, servez-vous de ses propres outils de classement, car ils classent dans le dossier du cabinet. Si Outlook tient lieu de dossier, vérifiez cinq points avant d’acheter un outil de classement, quel qu’il soit : où va le contenu des e-mails, si quelque chose est classé avant qu’une personne ait vu la destination, quel accès à la boîte aux lettres il demande, s’il fonctionne avec vos boîtes aux lettres, et ce qui reste si vous cessez de l’utiliser. Mettez-vous d’abord d’accord sur une convention de dossiers, décidez qui tient le dossier complet de l’affaire, puis menez un court pilote avec quelques avocats avant de payer des licences.

Avez-vous vraiment besoin d’un logiciel de classement des e-mails ?

Partez de l’endroit où le cabinet tient le dossier d’une affaire. Si c’est iManage, NetDocuments ou Clio, utilisez leurs propres outils de classement dans Outlook. Un complément distinct qui déplace les e-mails entre dossiers Outlook ne classe pas dans ces systèmes, et Folder Suggest ne fait pas exception. Gestion des e-mails pour avocats et cabinets traite chaque configuration.

Le reste de cette page s’adresse aux cabinets où les dossiers d’affaires dans Outlook sont le dossier. C’est courant dans les petits cabinets, et le point faible est généralement le retard accumulé dans la boîte de réception et dans les Éléments envoyés.

Que vérifier avant d’acheter un logiciel de classement des e-mails

Posez ces questions à chaque éditeur et faites-vous donner les réponses par écrit. La colonne de droite indique comment Folder Suggest y répond, pour que vous puissiez comparer.

Question	Pourquoi c’est important pour un cabinet	La réponse de Folder Suggest
Où va le contenu des e-mails ?	Un outil qui copie les e-mails ailleurs ajoute un tiers qui détient des échanges avec les clients	L’IA tourne sur l’appareil de l’utilisateur. Les e-mails restent dans Microsoft 365, et le complément est conçu pour ne pas envoyer le contenu des e-mails, les objets ou les noms de dossiers, ni à nos serveurs ni à aucun service d’IA
Classe-t-il sans qu’une personne vérifie ?	Un e-mail mal classé suit le dossier du mauvais client	Non. Rien ne bouge tant que l’utilisateur n’a pas cliqué. Un clic classe un e-mail ou, dans une vérification groupée, tous les e-mails restés cochés, chacun affiché avec son dossier. L’annulation est proposée après chaque classement
De quel accès a-t-il besoin ?	Le service informatique doit savoir exactement ce qu’il approuve	L’autorisation Microsoft Graph Mail.ReadWrite, qui couvre tout le courrier de la propre boîte aux lettres de l’utilisateur et exclut l’envoi, plus le niveau d’accès en lecture et écriture à la boîte aux lettres prévu par Outlook pour les compléments, que Microsoft décrit comme plus large et incluant l’envoi. Folder Suggest ne contient aucun code qui envoie des e-mails
Avec quelles boîtes aux lettres fonctionne-t-il ?	Certains cabinets ont encore leur propre serveur de messagerie ou utilisent une boîte aux lettres partagée pour une affaire	Les boîtes aux lettres hébergées dans Microsoft 365 et sur Outlook.com. Pas les comptes IMAP ou POP, les boîtes aux lettres partagées, la boîte aux lettres d’un collègue ouverte par délégation (un assistant ne peut donc pas classer le courrier d’un associé depuis son propre compte), ni les serveurs Exchange gérés par le cabinet ou par un hébergeur
Dans quel Outlook fonctionne-t-il ?	Les avocats classent depuis l’endroit où ils lisent leurs e-mails	Outlook classique, le nouvel Outlook, Outlook sur le web et Mac. Pas les applications iPhone et Android
Apprend-il à l’échelle du cabinet ?	Un apprentissage à l’échelle du cabinet peut aider les nouveaux arrivants, mais il suppose de partager l’historique de classement	Non. Les suggestions de chacun viennent de ses propres dossiers, et rien n’entraîne de modèle partagé
Que reste-t-il si vous cessez de l’utiliser ?	Vous ne devriez pas avoir besoin de l’éditeur pour lire vos propres dossiers	Vos e-mails, dans des dossiers Outlook ordinaires de votre propre boîte aux lettres. Pour terminer, révoquez l’accès de l’application chez Microsoft et demandez-nous de supprimer votre fiche de compte

Ces réponses décrivent le produit. Elles ne disent pas si un outil respecte vos obligations professionnelles. Cela dépend de l’endroit où vous exercez et de la politique de votre cabinet : posez donc la question au responsable des risques ou de la déontologie de votre cabinet. La politique de confidentialité (en anglais) énumère ce que nos serveurs conservent bien : identifiants de compte et adresses e-mail, données d’offre et de licences, compteurs d’utilisation, et diagnostics, dont les rapports d’erreur.

Fixez une convention de dossiers avant d’installer quoi que ce soit

Un outil de classement travaille à partir des dossiers que vous avez, et un nom clair et distinctif l’aide à distinguer les affaires. La cohérence aide ceux qui doivent retrouver les choses. Gestion des e-mails pour avocats et cabinets propose une arborescence de départ, avec un dossier par affaire. Pour tout un cabinet, ajoutez ceci :

Les mêmes dossiers de premier niveau pour tout le monde. Par exemple, Dossiers en cours, Dossiers clos et Cabinet.
La même règle pour les e-mails envoyés. Décidez que les réponses sont classées aussi. Folder Suggest peut afficher les Éléments envoyés avec un dossier proposé à côté de chaque e-mail, comme il le fait pour la boîte de réception.
Vérifiez le nom sur les affaires closes. Folder Suggest ne peut pas exclure un dossier, si bien qu’une affaire close peut encore être proposée.

Décidez qui tient le dossier complet de l’affaire

C’est la question à laquelle aucun logiciel ne répondra pour vous. Les dossiers Outlook se trouvent dans la propre boîte aux lettres de chacun. Quand trois personnes travaillent sur une affaire, il y a trois dossiers partiels, et chacun ne contient que ce que cette personne a envoyé et reçu. Un complément de classement range chacun d’eux. Il ne les fusionne pas.

Décidez-le donc une fois, pour tout le cabinet. Une règle possible : le dossier de l’avocat responsable est le dossier, et ses collègues le mettent en copie de tout ce qui doit y figurer. Mettez la règle par écrit, en prévoyant ce qui se passe quand quelqu’un quitte le cabinet. Si vous constatez qu’il vous faut un dossier commun unique où chacun peut chercher, c’est une bonne raison de vous tourner plutôt vers une GED.

Ce qu’un logiciel de classement ne fera pas

Un complément de classement déplace les e-mails entre dossiers, et guère plus. Gardez votre processus actuel pour chacun de ces points, car Folder Suggest n’en fait aucun :

Contrôle des conflits d’intérêts
Calendriers de conservation ou conservations pour litige
Saisie des temps ou facturation
Classement de documents et de pièces jointes dans un système de gestion des dossiers
Classement automatique des e-mails sans que personne les regarde

Comment déployer le classement des e-mails dans tout le cabinet

Vérifiez si le service informatique doit l’approuver. Certaines organisations ne laissent que les administrateurs approuver les applications qui lisent le courrier. Si c’est le cas, votre administrateur peut l’approuver une fois pour tous depuis la page ce que l’informatique doit savoir (en anglais). L’approbation n’installe rien. Si vous avez configuré vous-même le Microsoft 365 de votre cabinet, cet administrateur, c’est probablement vous. Si c’est un prestataire extérieur qui l’a fait, envoyez-lui cette page.
Commencez avec deux ou trois avocats sur l’offre gratuite. L’offre gratuite de Folder Suggest comprend toutes les fonctions de suggestion, avec une limite de 5 e-mails classés par jour. Cela suffit pour voir si les suggestions correspondent à vos dossiers d’affaires. Il dispose de plus d’éléments une fois qu’un dossier contient environ 20 e-mails et que quelqu’un y a classé deux fois le même expéditeur : choisissez donc des personnes qui ont déjà des dossiers en service. Attendez-vous à ce qu’il soit le moins sûr entre deux affaires ayant le même client et les mêmes correspondants, et c’est pourquoi une personne vérifie chaque classement.
Mettez-le à la disposition de tous. Chacun peut l’ajouter depuis le Microsoft Marketplace, ou un administrateur peut le déployer pour tous les utilisateurs ou pour des groupes choisis. Le guide d’installation présente les deux voies.
Achetez les licences avec l’adresse professionnelle qui vous sert à vous connecter à Microsoft 365. Les licences d’équipe commencent à 3 et figurent sur une seule facture. Normalement, il n’y a rien à attribuer : toute personne de votre organisation qui ouvre le complément avec son compte professionnel reçoit une licence, dans l’ordre d’ouverture, jusqu’à ce que toutes les licences achetées soient prises. Dans le portail de facturation, révoquez la licence d’une personne qui part, pour que quelqu’un d’autre puisse la prendre.
Faites le point au bout d’un mois. Regardez si les boîtes de réception et les Éléments envoyés diminuent vraiment, et si un collègue peut retrouver les e-mails d’une affaire sans demander. Si ce n’est pas le cas, résiliez depuis le portail de facturation, ou révoquez des licences et réduisez leur nombre. Les licences utilisées ne peuvent pas être retirées, et une personne dont la licence a été révoquée n’en recevra pas de nouvelle automatiquement.

Ce que cela coûte

En novembre 2026, avec une facturation mensuelle, une licence coûte 6,99 € par mois de 3 à 9 licences, 5,99 € de 10 à 24 et 4,99 € de 25 à 99. La facturation annuelle fait économiser 18 %. À partir de 100 licences, contactez-nous. Un avocat exerçant seul n’a pas besoin de licences d’équipe : Pro couvre une personne à 7,99 € par mois. Un cabinet de deux personnes paie moins avec deux abonnements Pro (15,98 € par mois) qu’avec le minimum de 3 licences (20,97 €), mais sur deux factures. Les prix actuels figurent sur la page équipes.

Vous classez les e-mails de vos affaires dans Outlook dans tout le cabinet ? Installez-le et essayez d’abord l’offre gratuite, puis achetez des licences à partir de 3 si cela vous convient.

Voir les tarifs équipes

Questions fréquentes

Quel est le meilleur logiciel de classement des e-mails pour un petit cabinet d’avocats ?
Cela dépend de l’endroit où le cabinet tient son dossier. Avec iManage, NetDocuments ou Clio, utilisez leurs propres outils de classement. Si ce sont les dossiers d’affaires dans Outlook qui constituent le dossier du cabinet, cherchez un outil qui garde le contenu des e-mails hors des serveurs de l’éditeur, ne classe rien tant qu’une personne n’a pas vu la destination et cliqué, et laisse vos e-mails dans des dossiers ordinaires si vous cessez de l’utiliser.

Folder Suggest fonctionne-t-il avec une boîte aux lettres partagée pour une affaire ?
Non. Il classe dans la propre boîte aux lettres de la personne connectée. Les boîtes aux lettres partagées et déléguées ne sont pas prises en charge.

Notre service informatique doit-il intervenir ?
Seulement si votre organisation limite qui peut approuver des applications ou installer des compléments. Un administrateur peut alors l’approuver une fois pour tous, et peut aussi le déployer pour tous les utilisateurs depuis le Centre d’administration Microsoft 365.

Peut-on l’utiliser sans risque sur les e-mails des clients ?
L’analyse se fait sur l’appareil de l’utilisateur, et le complément est conçu pour ne pas envoyer le contenu des e-mails, les objets ou les noms de dossiers, ni à nos serveurs ni à aucun service d’IA. La question de savoir si cela répond à vos obligations relève du responsable des risques ou de la déontologie de votre cabinet, car les règles dépendent de l’endroit où vous exercez. Cette page n’est pas un avis juridique.