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November 2026  ·  Folder Suggest

E-Mail-Ablage-Software für kleine Kanzleien: Was Sie prüfen sollten und wie Sie sie in Outlook einführen

Ihre Kanzlei führt ihre Akten in Outlook, und das Ablegen bleibt in einer vollen Woche als Erstes liegen. Bevor Sie ein Werkzeug kaufen, das für alle die Mandanten-E-Mails liest, sind ein paar Dinge zu klären.

Kurz gesagt: Arbeitet Ihre Kanzlei mit einem Dokumentenmanagementsystem oder einer Kanzleisoftware, nutzen Sie deren eigene Ablagewerkzeuge, denn sie legen in die Akte der Kanzlei ab. Ist Outlook Ihre Akte, prüfen Sie vor dem Kauf eines Ablagewerkzeugs fünf Dinge: wohin E-Mail-Inhalte gehen, ob etwas abgelegt wird, bevor eine Person gesehen hat, wohin es geht, welchen Postfachzugriff es braucht, ob es mit Ihren Postfächern funktioniert und was bleibt, wenn Sie es nicht mehr nutzen. Einigen Sie sich zuerst auf eine Ordnerkonvention, legen Sie fest, wer die vollständige Akte führt, und starten Sie dann einen kurzen Pilotversuch mit ein paar Anwältinnen und Anwälten, bevor Sie Lizenzen bezahlen.

Brauchen Sie überhaupt E-Mail-Ablage-Software?

Beginnen Sie mit der Frage, wo die Kanzlei die Akte eines Mandats führt. Sind das iManage, NetDocuments oder Clio, nutzen Sie deren eigene Outlook-Ablagewerkzeuge. Ein separates Add-In, das E-Mails zwischen Outlook-Ordnern verschiebt, legt nicht in diesen Systemen ab, und Folder Suggest ist da keine Ausnahme. E-Mail-Management für Anwälte und Kanzleien behandelt jede dieser Ausstattungen.

Der Rest dieser Seite richtet sich an Kanzleien, in denen Akten-Ordner in Outlook die Akte sind. Das ist in kleinen Kanzleien verbreitet, und die Schwachstelle ist meist der Rückstand im Posteingang und in den Gesendeten Elementen.

Was Sie vor dem Kauf von E-Mail-Ablage-Software prüfen sollten

Stellen Sie jedem Anbieter diese Fragen und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben. Die rechte Spalte zeigt, wie Folder Suggest sie beantwortet, damit Sie vergleichen können.

Frage Warum das für eine Kanzlei wichtig ist Die Antwort von Folder Suggest
Wohin geht der Inhalt der E-Mail? Ein Werkzeug, das E-Mails anderswohin kopiert, bringt einen weiteren Beteiligten hinzu, bei dem Mandantenkommunikation liegt Die KI läuft auf dem Gerät des Nutzers. E-Mails bleiben in Microsoft 365, und das Add-In ist so gebaut, dass es E-Mail-Inhalte, Betreffzeilen und Ordnernamen weder an unsere Server noch an einen KI-Dienst sendet
Legt es ab, ohne dass eine Person prüft? Eine falsch abgelegte E-Mail wandert mit der Akte des falschen Mandanten mit Nein. Nichts wird verschoben, bevor der Nutzer klickt. Ein Klick legt eine E-Mail ab oder, bei einer Sammelprüfung, jede E-Mail, die angehakt bleibt, jede mit ihrem angezeigten Ordner. Danach wird jeweils angeboten, den Vorgang rückgängig zu machen
Welchen Zugriff braucht es? Die IT muss genau wissen, was sie genehmigt Die Microsoft-Graph-Berechtigung Mail.ReadWrite, die alle E-Mails im eigenen Postfach des Nutzers umfasst und das Senden ausschließt, dazu die Outlook-Add-In-Stufe für Lese- und Schreibzugriff auf das Postfach, die laut Microsoft weiter reicht und das Senden einschließt. Folder Suggest enthält keinen Code, der E-Mails sendet
Mit welchen Postfächern funktioniert es? Manche Kanzleien betreiben noch einen eigenen Mailserver oder nutzen für ein Mandat ein freigegebenes Postfach In Microsoft 365 gehostete Postfächer und Outlook.com. Nicht IMAP- oder POP-Konten, freigegebene Postfächer, das per Delegierung geöffnete Postfach eines Kollegen (eine Assistenz kann also nicht aus dem eigenen Konto die E-Mails eines Partners ablegen) oder Exchange-Server, die die Kanzlei oder ein Hosting-Anbieter betreibt
In welchem Outlook funktioniert es? Anwältinnen und Anwälte legen dort ab, wo sie ihre E-Mails lesen Im klassischen Outlook, im neuen Outlook, in Outlook im Web und auf dem Mac. Nicht in den Apps für iPhone und Android
Lernt es kanzleiweit? Kanzleiweites Lernen kann neuen Kolleginnen und Kollegen helfen, bedeutet aber, die Ablagehistorie zu teilen Nein. Die Vorschläge jeder Person stammen aus ihren eigenen Ordnern, und nichts trainiert ein gemeinsames Modell
Was bleibt, wenn Sie es nicht mehr nutzen? Sie sollten den Anbieter nicht brauchen, um Ihre eigenen Akten zu lesen Ihre E-Mails, in gewöhnlichen Outlook-Ordnern in Ihrem eigenen Postfach. Zum Abschluss widerrufen Sie den Zugriff der App bei Microsoft und bitten uns, Ihren Kontodatensatz zu löschen

Diese Antworten beschreiben das Produkt. Sie klären nicht, ob ein Werkzeug Ihren Berufspflichten genügt. Das hängt von Ihrer Rechtsordnung und den Richtlinien Ihrer Kanzlei ab, stellen Sie die Frage also der Person, die in Ihrer Kanzlei für Risiko oder Berufsrecht zuständig ist. Die Datenschutzerklärung führt auf, was unsere Server tatsächlich speichern: Kontokennungen und E-Mail-Adressen, Tarif- und Lizenzdaten, Nutzungszähler und Diagnosedaten einschließlich Fehlerberichten.

Einigen Sie sich auf eine Ordnerkonvention, bevor Sie etwas installieren

Ein Ablagewerkzeug arbeitet mit den Ordnern, die Sie haben, und ein klarer, eindeutiger Name hilft ihm, Mandate auseinanderzuhalten. Einheitlichkeit hilft denen, die etwas finden müssen. E-Mail-Management für Anwälte und Kanzleien enthält eine Ordnerstruktur als Ausgangspunkt, mit einem Ordner pro Akte. Für eine ganze Kanzlei ergänzen Sie Folgendes:

Legen Sie fest, wer die vollständige Akte führt

Diese Frage beantwortet Ihnen keine Software. Outlook-Ordner liegen im eigenen Postfach jeder Person. Arbeiten drei Personen an einem Mandat, gibt es drei Teilakten, und jede enthält nur, was diese Person gesendet und empfangen hat. Ein Ablage-Add-In bringt jede davon in Ordnung. Es führt sie nicht zusammen.

Entscheiden Sie das also einmal, für die ganze Kanzlei. Eine praktikable Regel lautet: Der Ordner der verantwortlichen Anwältin oder des verantwortlichen Anwalts ist die Akte, und Kolleginnen und Kollegen setzen diese Person bei allem in Kopie, was dort hineingehört. Halten Sie die Regel schriftlich fest, auch was geschieht, wenn jemand die Kanzlei verlässt. Stellen Sie fest, dass Sie eine gemeinsame Akte brauchen, die alle durchsuchen können, ist das ein guter Grund, sich stattdessen ein Dokumentenmanagementsystem anzusehen.

Was Ablage-Software nicht leistet

Ein Ablage-Add-In verschiebt E-Mails zwischen Ordnern und tut darüber hinaus wenig. Behalten Sie für jeden der folgenden Punkte Ihr bestehendes Verfahren bei, denn Folder Suggest übernimmt keinen davon:

So führen Sie die E-Mail-Ablage in der ganzen Kanzlei ein

  1. Prüfen Sie, ob die IT genehmigen muss. Manche Organisationen lassen nur Administratoren Apps genehmigen, die E-Mails lesen. In dem Fall kann Ihr Administrator es auf der Seite Was die IT wissen muss einmal für alle genehmigen. Das Genehmigen installiert nichts. Haben Sie das Microsoft 365 Ihrer Kanzlei selbst eingerichtet, sind Sie dieser Administrator wahrscheinlich selbst. Hat das ein externer Dienstleister getan, schicken Sie ihm diese Seite.
  2. Beginnen Sie mit zwei oder drei Anwältinnen und Anwälten im kostenlosen Tarif. Der kostenlose Tarif von Folder Suggest enthält alle Vorschlagsfunktionen, mit einem Limit von 5 abgelegten E-Mails pro Tag. Das reicht, um zu sehen, ob die Vorschläge zu Ihren Akten-Ordnern passen. Es hat mehr Anhaltspunkte, sobald ein Ordner etwa 20 E-Mails enthält und jemand denselben Absender zweimal dort abgelegt hat, wählen Sie also Personen, die bereits mit Ordnern arbeiten. Rechnen Sie damit, dass es bei zwei Mandaten mit demselben Mandanten und denselben Korrespondenzpartnern am wenigsten sicher ist, und genau deshalb prüft eine Person jede E-Mail.
  3. Bringen Sie es zu allen. Jede Person kann es aus dem Microsoft Marketplace hinzufügen, oder ein Administrator stellt es für alle Benutzer oder für ausgewählte Gruppen bereit. Die Installationsanleitung beschreibt beide Wege.
  4. Kaufen Sie Lizenzen mit der geschäftlichen Adresse, mit der Sie sich bei Microsoft 365 anmelden. Team-Lizenzen gibt es ab 3 Stück, auf einer Rechnung. Normalerweise gibt es nichts zuzuweisen: Jede Person in Ihrer Organisation, die das Add-In mit ihrem Geschäftskonto öffnet, erhält eine Lizenz, in der Reihenfolge des Öffnens, bis die gekauften Lizenzen vergeben sind. Entziehen Sie einer ausscheidenden Person die Lizenz im Abrechnungsportal, damit jemand anderes sie erhalten kann.
  5. Ziehen Sie nach einem Monat Bilanz. Achten Sie darauf, ob Posteingänge und Gesendete Elemente tatsächlich schrumpfen und ob eine Kollegin oder ein Kollege die E-Mails eines Mandats findet, ohne nachzufragen. Ist das nicht so, kündigen Sie im Abrechnungsportal oder entziehen Lizenzen und senken die Anzahl. Belegte Lizenzen lassen sich nicht entfernen, und wem eine Lizenz entzogen wurde, der erhält nicht automatisch eine neue.

Was es kostet

Stand November 2026 kostet eine Lizenz bei monatlicher Abrechnung 6,99 € pro Monat für 3 bis 9 Lizenzen, 5,99 € für 10 bis 24 und 4,99 € für 25 bis 99. Bei jährlicher Abrechnung sparen Sie 18 %. Ab 100 Lizenzen nehmen Sie bitte Kontakt auf. Einzelanwälte brauchen keine Lizenzen: Pro deckt eine Person für 7,99 € pro Monat ab. Eine Kanzlei mit zwei Personen zahlt mit zwei Pro-Abos (15,98 € pro Monat) weniger als mit dem Minimum von 3 Lizenzen (20,97 €), allerdings auf zwei Rechnungen. Aktuelle Preise stehen auf der Team-Seite.

Legen Sie Mandats-E-Mails in der ganzen Kanzlei in Outlook ab? Installieren Sie es und testen Sie zuerst den kostenlosen Tarif, und kaufen Sie dann Lizenzen ab 3 Stück, wenn es passt.

Team-Preise ansehen

Häufig gestellte Fragen

Was ist die beste E-Mail-Ablage-Software für eine kleine Kanzlei?
Das hängt davon ab, wo die Kanzlei ihre Akten führt. Mit iManage, NetDocuments oder Clio nutzen Sie deren eigene Ablagewerkzeuge. Sind Akten-Ordner in Outlook die Akte, suchen Sie ein Werkzeug, das E-Mail-Inhalte von den Servern des Anbieters fernhält, nichts ablegt, bevor eine Person das Ziel gesehen und geklickt hat, und Ihre E-Mails in gewöhnlichen Ordnern belässt, wenn Sie es nicht mehr nutzen.

Funktioniert Folder Suggest mit einem freigegebenen Postfach für ein Mandat?
Nein. Es legt im eigenen Postfach der angemeldeten Person ab. Freigegebene und delegierte Postfächer werden nicht unterstützt.

Muss unsere IT beteiligt werden?
Nur wenn Ihre Organisation einschränkt, wer Apps genehmigen oder Add-Ins installieren darf. Ein Administrator kann es dann einmal für alle genehmigen und außerdem über das Microsoft 365 Admin Center für alle Benutzer bereitstellen.

Ist der Einsatz bei Mandanten-E-Mails sicher?
Die Analyse findet auf dem Gerät des Nutzers statt, und das Add-In ist so gebaut, dass es E-Mail-Inhalte, Betreffzeilen und Ordnernamen weder an unsere Server noch an einen KI-Dienst sendet. Ob das Ihren Pflichten genügt, ist eine Frage für die Person, die in Ihrer Kanzlei für Risiko oder Berufsrecht zuständig ist, denn die Regeln hängen von Ihrer Rechtsordnung ab. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.

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