Software para archivar correos en pequeños despachos de abogados: qué comprobar y cómo implantarlo en Outlook
Tu despacho guarda sus expedientes en Outlook, y archivar es la tarea que se queda sin hacer en una semana complicada. Antes de comprar para todos una herramienta que lee el correo de los clientes, hay algunas cosas que conviene dejar claras.
En resumen: si tu despacho trabaja con un sistema de gestión documental o un software de gestión, usa sus propias herramientas de archivado, porque archivan en el registro del despacho. Si Outlook es tu registro, comprueba cinco cosas antes de comprar cualquier herramienta de archivado: adónde va el contenido del correo, si algo se archiva antes de que una persona haya visto adónde va, qué acceso al buzón necesita, si funciona con tus buzones y qué queda si dejas de usarla. Acuerda primero una única convención de carpetas, decide quién guarda el expediente completo y luego haz una prueba breve con unos pocos abogados antes de pagar por los puestos.
¿De verdad necesitas un software para archivar correos?
Empieza por dónde guarda el despacho el registro de un expediente. Si es en iManage, NetDocuments o Clio, usa sus propias herramientas de archivado para Outlook. Un complemento aparte que mueve correos entre carpetas de Outlook no archiva en esos sistemas, y Folder Suggest no es una excepción. Gestión del correo para abogados y despachos trata cada caso.
El resto de esta página es para despachos en los que el registro son las carpetas por expediente de Outlook. Es habitual en despachos pequeños, y el punto débil suele ser lo que se acumula en la Bandeja de entrada y en Elementos enviados.
Qué comprobar antes de comprar un software para archivar correos
Hazle estas preguntas a cada proveedor y pide las respuestas por escrito. La columna de la derecha muestra cómo responde Folder Suggest, para que puedas comparar.
| Pregunta | Por qué le importa a un despacho | La respuesta de Folder Suggest |
|---|---|---|
| ¿Adónde va el contenido del correo? | Una herramienta que copia el correo a otro sitio añade a otra parte que guarda comunicaciones de clientes | La IA se ejecuta en el dispositivo del usuario. El correo sigue en Microsoft 365, y el complemento está diseñado para no enviar el contenido, los asuntos ni los nombres de carpeta de los correos a nuestros servidores ni a ningún servicio de IA |
| ¿Archiva sin que una persona lo compruebe? | Un correo mal archivado viaja con el expediente del cliente equivocado | No. Nada se mueve hasta que el usuario hace clic. Un clic archiva un correo o, en una revisión por lotes, todos los correos que sigan marcados, cada uno mostrado con su carpeta. Después de cada uno se ofrece la opción de deshacer |
| ¿Qué acceso necesita? | El departamento de TI tiene que saber exactamente qué está aprobando | El permiso Mail.ReadWrite de Microsoft Graph, que cubre todo el correo del buzón del propio usuario y excluye el envío, más el nivel de lectura y escritura del buzón para complementos de Outlook, que Microsoft describe como más amplio y que incluye el envío. Folder Suggest no tiene código que envíe correo |
| ¿Con qué buzones funciona? | Algunos despachos siguen teniendo su propio servidor de correo o usan un buzón compartido para un expediente | Buzones alojados en Microsoft 365 y Outlook.com. No con cuentas IMAP o POP, buzones compartidos, el buzón de un compañero abierto por delegación (así que un asistente no puede archivar el correo de un socio desde su propia cuenta) ni servidores Exchange administrados por el despacho o por un proveedor de alojamiento |
| ¿En qué Outlook funciona? | Los abogados archivan desde donde leen el correo | Outlook clásico, el nuevo Outlook, Outlook en la web y Mac. No en las aplicaciones para iPhone y Android |
| ¿Aprende de todo el despacho? | El aprendizaje común del despacho puede ayudar a los recién llegados, pero implica compartir el historial de archivo | No. Las sugerencias de cada persona salen de sus propias carpetas, y nada entrena un modelo compartido |
| ¿Qué queda si dejas de usarla? | No deberías necesitar al proveedor para leer tus propios archivos | Tu correo, en carpetas normales de Outlook en tu propio buzón. Para terminar, revoca el acceso de la aplicación en Microsoft y pídenos que eliminemos el registro de tu cuenta |
Estas respuestas describen el producto. No resuelven si una herramienta cumple tus obligaciones profesionales. Eso depende de tu jurisdicción y de la política de tu despacho, así que plantea la pregunta al responsable de riesgos o de deontología de tu despacho. La política de privacidad (en inglés) enumera lo que sí guardan nuestros servidores: identificadores de cuenta y direcciones de correo, datos de planes y de puestos, recuentos de uso y diagnósticos, incluidos los informes de errores.
Acuerda una convención de carpetas antes de instalar nada
Una herramienta de archivado trabaja con las carpetas que tienes, y un nombre claro y distintivo le ayuda a diferenciar los expedientes. La coherencia ayuda a quienes tienen que encontrar las cosas. Gestión del correo para abogados y despachos propone una estructura de carpetas de la que partir, con una carpeta por expediente. Para todo un despacho, añade esto:
- Las mismas carpetas de primer nivel para todos. Por ejemplo, Expedientes en curso, Expedientes cerrados y Despacho.
- La misma regla para el correo enviado. Decide que las respuestas también se archivan. Folder Suggest puede mostrar Elementos enviados con una carpeta sugerida junto a cada correo, igual que hace con la Bandeja de entrada.
- Fíjate en el nombre de los expedientes cerrados. Folder Suggest no puede excluir una carpeta, así que un expediente cerrado todavía puede aparecer como sugerencia.
Decide quién guarda el expediente completo
Esta es la pregunta que el software no responderá por ti. Las carpetas de Outlook están en el buzón de cada persona. Cuando tres personas trabajan en un expediente, hay tres expedientes parciales, y cada uno contiene solo lo que esa persona envió y recibió. Un complemento de archivo ordena cada uno de ellos. No los combina.
Así que decídelo una sola vez, para todo el despacho. Una regla viable es que la carpeta del abogado responsable sea el expediente, y que sus compañeros le pongan en copia en todo lo que deba estar en él. Deja la regla por escrito e incluye qué pasa cuando alguien se va del despacho. Si ves que necesitas un único registro compartido en el que todos puedan buscar, es una buena razón para plantearte un sistema de gestión documental en su lugar.
Lo que el software de archivo no hace
Un complemento de archivo mueve correos entre carpetas y poco más. Mantén tu proceso actual para cada una de estas tareas, porque Folder Suggest no hace ninguna:
- Comprobación de conflictos de intereses
- Calendarios de conservación o retenciones legales
- Registro de tiempo o facturación
- Archivo de documentos y adjuntos en un sistema de expedientes
- Archivo automático del correo sin que nadie lo esté mirando
Cómo implantar el archivado de correo en todo el despacho
- Comprueba si TI tiene que aprobarlo. Algunas organizaciones solo permiten que los administradores aprueben aplicaciones que leen el correo. Si es tu caso, tu administrador puede aprobarlo una sola vez para todos desde lo que TI necesita saber (en inglés). Aprobarlo no instala nada. Si configuraste tú el Microsoft 365 del despacho, ese administrador probablemente seas tú. Si lo hizo un proveedor externo, envíale esa página.
- Empieza con dos o tres abogados en el plan gratuito. El plan gratuito de Folder Suggest tiene todas las funciones de sugerencia, con un límite de 5 correos archivados al día. Basta para ver si las sugerencias encajan con tus carpetas de expediente. Tiene más con qué trabajar cuando una carpeta contiene unos 20 correos y alguien ha archivado allí dos veces al mismo remitente, así que elige a personas que ya usen carpetas. Cuenta con que dude más entre dos expedientes con el mismo cliente y los mismos interlocutores, y por eso una persona revisa cada uno.
- Hazlo llegar a todos. Cada persona puede añadirlo desde Microsoft Marketplace, o un administrador puede implementarlo para todos los usuarios o para grupos concretos. La guía de instalación explica las dos vías.
- Compra los puestos con la dirección de trabajo con la que inicias sesión en Microsoft 365. Los puestos de equipo empiezan en 3 y van en una sola factura. Normalmente no hay nada que asignar: cualquier persona de tu organización que abra el complemento con su cuenta profesional recibe un puesto, en el orden en que lo abre, hasta que se ocupan los que compraste. Revoca en el portal de facturación el puesto de quien se vaya para que otra persona pueda ocuparlo.
- Revísalo al cabo de un mes. Mira si las bandejas de entrada y Elementos enviados se están reduciendo de verdad, y si un compañero puede encontrar el correo de un expediente sin preguntar. Si no es así, cancela desde el portal de facturación, o revoca puestos y reduce el número. Los puestos en uso no se pueden quitar, y quien tenga un puesto revocado no recibirá uno nuevo automáticamente.
Cuánto cuesta
A fecha de noviembre de 2026, con facturación mensual, un puesto cuesta 6,99 € al mes de 3 a 9 puestos, 5,99 € de 10 a 24 y 4,99 € de 25 a 99. La facturación anual ahorra un 18%. Para 100 puestos o más, ponte en contacto con nosotros. Un abogado que ejerce solo no necesita puestos: Pro cubre a una persona por 7,99 € al mes. Un despacho de dos personas paga menos con dos suscripciones Pro (15,98 € al mes) que con el mínimo de 3 puestos (20,97 €), aunque en dos facturas. Los precios actuales están en la página de equipos.
¿Archivas el correo de los expedientes en Outlook en todo el despacho? Instálalo y prueba primero el plan gratuito; después, compra puestos a partir de 3 cuando encaje.
Ver precios para equiposPreguntas frecuentes
¿Cuál es el mejor software para archivar correos en un pequeño despacho de abogados?
Depende de dónde guarde el despacho su registro. Con iManage, NetDocuments o Clio, usa sus propias herramientas de archivado. Si el registro son las carpetas por expediente de Outlook, busca una herramienta que mantenga el contenido del correo fuera de los servidores del proveedor, que no archive nada hasta que una persona haya visto el destino y hecho clic, y que deje tu correo en carpetas normales si dejas de usarla.
¿Funciona Folder Suggest con un buzón compartido para un expediente?
No. Archiva dentro del buzón de la persona que ha iniciado sesión. Los buzones compartidos y delegados no son compatibles.
¿Tiene que intervenir nuestro departamento de TI?
Solo si tu organización restringe quién puede aprobar aplicaciones o instalar complementos. En ese caso, un administrador puede aprobarlo una sola vez para todos, y también implementarlo para todos los usuarios desde el Centro de administración de Microsoft 365.
¿Es seguro usarlo con el correo de los clientes?
El análisis se hace en el dispositivo del usuario, y el complemento está diseñado para no enviar el contenido, los asuntos ni los nombres de carpeta de los correos a nuestros servidores ni a ningún servicio de IA. Si eso cumple tus obligaciones es una pregunta para el responsable de riesgos o de deontología de tu despacho, porque las normas dependen de tu jurisdicción. Esta página no es asesoramiento jurídico.