法律事務所のメール管理: Outlook フォルダー、DMS、それとも両方?
法律事務所がどのシステムにメールを保存すべきかは、ひとつの問いで決まります。事務所は案件の記録をどこに保管しているのか。まずそれに答えれば、残りの大半は自然に決まります。
事務所が iManage や NetDocuments のような文書管理システム (DMS) を使っているなら、依頼者のメールは DMS の案件ワークスペースに、DMS 自身の Outlook 用ツールで保存します。Clio のような案件管理ソフトを使っているなら、その Outlook アドインで案件にメールを保存します。Outlook しかない場合 (小規模事務所や個人で開業している弁護士ではよくあることです) は、メールボックスの案件フォルダーが記録そのものであり、それを漏れなく一貫して保つことが仕事になります。
最初の問い: 案件の記録はどこにあるか
弁護士がメールを保存する理由は 2 つあり、混同しがちです。ひとつは事務所の記録、つまり同僚や後任、弁護士会が頼りにできる完全な案件ファイルです。もうひとつは、自分の作業用の受信トレイです。後者に役立つ仕組みが前者では役に立たないこともあり、その逆も同じくらいよくあります。
| 事務所の環境 | 記録の保管場所 | メールの保存方法 | Outlook フォルダーの役割 |
|---|---|---|---|
| DMS (iManage、NetDocuments) | DMS の案件ワークスペース | DMS の Outlook ウィンドウまたはアドイン | あっても個人の作業用コピー |
| 案件管理ソフト (Clio など) | ソフト内の案件 | そのソフトの Outlook アドイン | 任意。自分用の整理 |
| Outlook のみ | メールボックスの案件フォルダー | 手作業、ルール、または保存用アドイン | 記録そのもの |
上の 2 行に当たる事務所でも、習慣で Outlook に案件フォルダーのツリーを並行して持ち続けていることがあります。これは保存の手間を倍にし、同じ案件ファイルが 2 つできて、少しずつ食い違っていきます。記録の場所を 1 か所に決め、それ以外は便宜上のものと割り切りましょう。
事務所が iManage や NetDocuments を使っている場合
どちらのシステムも、事務所自身の保存履歴をもとに、メールの保存先をすでに提案してくれます。
- iManage Work は Outlook にメール管理用のウィンドウを追加します。選んだメールについて、過去にメールが保存された場所をもとに保存先の候補を表示し、Quick File で 1 回の操作でそこへ保存できます。最近使った保存先も横に並びます。
- NetDocuments ndMail は、事務所全体で似たメールがどう保存されたかをもとに保存先を予測します。差出人、宛先、件名、本文、添付ファイル名を手がかりにし、送信と同時にメールを保存することもできます。
この場合は DMS のツールを使ってください。記録そのものに保存され、1 人ではなく事務所全体から学習し、IT 担当者のサポートも受けられます。Outlook のフォルダー間でメールを移動する個人向けの保存アドインは、Folder Suggest も含め、iManage や NetDocuments には保存できず、記録のための道具としては不向きです。
事務所が案件管理ソフトを使っている場合
DMS ではなく案件管理ソフトで案件を管理している事務所も多くあります。たとえば Clio Manage は、専用のアドインで Outlook からメールを保存します。受信・送信メール、スレッド全体、添付ファイルを案件に保存でき、送信前に案件を選べば送信メールは自動で保存され、保存済みのメールには目印が付きます。提供元は Microsoft 365 の法人向けプランを要件としているので、導入前にご契約のプランを確認してください。
この場合、記録はソフトの中にあります。Outlook フォルダーは任意になり、裁判所ごとのフォルダーや依頼者の返事待ちの案件用など、自分の整理用にいくつか残す弁護士もいます。
Outlook が保存の仕組みそのものである場合
小規模な事務所の多くや、個人で開業している弁護士の大半は、案件ファイルを Outlook そのものに保管しています。構成が統一されていて、受信トレイや送信済みアイテムに何も取り残されていなければ、それで十分に機能します。
- 依頼者ごとではなく、案件ごとに 1 フォルダー。 守秘と請求の単位は案件であり、1 人の依頼者が複数の案件を同時に抱えることもあります。事件番号を先頭に付ければ並び順が安定し、同じ姓の依頼者が混同されることもありません。詳しくはプロフェッショナル向けガイドの依頼者別と案件別のフォルダー構成をご覧ください。
- 案件はフォルダーを移して終了する。 案件が終わったら、フォルダーを削除したり少しずつアーカイブしたりせず、終了した案件の下に丸ごと移します。記録がそろったまま残ります。
- 送信したメールも案件と一緒に。 案件ファイルの半分は、自分が送った内容です。クラシック Outlook では、返信を元のメッセージと同じフォルダーに保存できます。そのほかの方法はOutlook で送信済みメールを整理する方法にまとめています。
- 案件の保存にルールを使うときは注意。 差出人を条件にしたルールは、相手方代理人からのメールを、別の案件についての連絡であってもすべて 1 つの案件に入れてしまいます。ルールは依頼者とのやり取りより、事務所の総務やニュースレター向きです。ルールと提案型の保存の比較もご覧ください。
Outlook だけで管理する場合の弱点は、たまっていくことです。手作業の保存は正確ですが、忙しい週には真っ先に後回しになります。Folder Suggest はまさにこの環境のために作られました。表示中のメールを読み、案件フォルダーにすでにあるメールと比べて保存先を提案するので、保存はワンクリックで済みます。差出人だけでなくメールの内容を比べるので、同じ相手方代理人との 2 つの案件も区別できます。
AI を使う保存ツールに確認すべきこと
依頼者とのメールは原則として秘密です。弁護士法第 23 条は弁護士に職務上知り得た秘密を保持する権利と義務を定め、弁護士職務基本規程第 23 条も依頼者の秘密の保持を求めています。個人情報保護法も適用されます。そのため、こうしたメールを読むツールは、導入前に確認が必要です。
次の 3 つの質問で、たいていのツールはすぐに見分けられます。
- メールの内容はどこへ送られるか。 提供事業者のサーバーか、第三者の AI サービスか、どこにも送られないのか。
- 他者も使うモデルの学習に使われるか。 事務所の外と共有されるモデルが最も慎重を要するケースです。自分の事務所の保存履歴から学ぶ DMS は、事務所の中で完結します。
- 何が、どれくらいの期間保存されるか。 提案には過去の保存についての記憶が必要です。その記憶がどこにあるのかを確認してください。
Folder Suggest の答えは簡単です。照合は、Outlook の中で、お使いのデバイス上の小さな AI モデルが行います。メールの本文、件名、フォルダー名が当社のサーバーや AI サービスに送られることはなく、共有モデルの学習にも使われません。当社のサーバーが受け取るのは 1 日の上限のための利用回数だけで、詳細はプライバシーポリシー (英語) に記載しています。これらは法的助言ではありません。依頼者のメールを読むツールを導入する前に、所属弁護士会の指針と事務所の IT ポリシーを確認してください。
よくある質問
弁護士はメールを Outlook フォルダーと文書管理システムのどちらに保存すべきですか?
iManage や NetDocuments のような文書管理システム (DMS) がある事務所では、依頼者のメールはその DMS の案件ワークスペースに保存します。そちらが事務所の記録であり、ほかの弁護士もそこで探します。Outlook フォルダーは、あっても個人の作業用コピーにすぎません。DMS も案件管理ソフトもない事務所では、Outlook の案件フォルダーが記録そのものなので、漏れなく保つ必要があります。
iManage や NetDocuments は、メールの保存先を提案してくれますか?
はい。Outlook の iManage Work のメール管理ウィンドウは、過去にメールが保存された場所をもとに保存先の候補を表示し、Quick File でそこへ保存できます。NetDocuments ndMail は、事務所全体で似たメールがどう保存されたかから保存先を予測し、送信と同時に保存することもできます。
依頼者のメールの保存に AI を使っても倫理上問題ありませんか?
ツールによります。依頼者とのやり取りは弁護士法と弁護士職務基本規程の守秘義務の対象なので、提供事業者が内容にアクセスするか、保存するか、モデルの学習に使うかを確認してください。メールを自分のデバイス上で照合し、内容をどこにも送らないツールでは、問題の性質が異なり、範囲も小さくなります。判断に迷う場合は所属弁護士会に確認してください。これは法的助言ではありません。
小規模な法律事務所に向いた Outlook のフォルダー構成は?
案件ごとに 1 フォルダー、名前の先頭に事件番号を付け、進行中の案件の下にまとめます。終了した案件というフォルダーを用意し、案件が終わったらそこへ移します。事務所の総務やナレッジは案件のツリーの外に置き、送信した返信も案件フォルダーに入るようにしてください。
案件のメールを Outlook で管理していますか? Folder Suggest はメールごとに最適な案件フォルダーを提案し、お使いのデバイス上で動作します。1 日 5 通まで無料で始められます。
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