Outlook: ‘Fout bij het lezen van de regels van de server’ oplossen
Klassiek Outlook opent Regels en waarschuwingen, toont een lege lijst en meldt dat het formaat van de serverregels niet wordt herkend. Je regels zijn niet verdwenen. Eén ervan is opgeslagen in een vorm die klassiek Outlook niet kan lezen, en de oplossing is die ene te vinden.
De melding ‘Er is een fout opgetreden bij het lezen van de regels van de server. Het formaat van de serverregels wordt niet herkend.’ (de precieze tekst verschilt iets per Outlook-versie) is een bekend probleem in klassiek Outlook voor Windows dat Microsoft nog onderzoekt, zonder oplossing tot nu toe. Ze verschijnt nadat een regel is gewijzigd, de volgende keer dat je Regels en waarschuwingen opent. Je regels staan nog in je postvak: Outlook op het web toont ze, en serverregels blijven werken. De snelste oplossing: open Outlook op het web, verwijder de regel die je het laatst hebt gemaakt of bewerkt, start klassiek Outlook opnieuw en maak die regel opnieuw aan op het web. Helpt dat niet, dan is Microsofts eigen tijdelijke oplossing alle regels verwijderen en opnieuw toevoegen, op het web of met outlook.exe /cleanrules.
Wat de fout betekent
Outlook bewaart de meeste regels in je postvak op de mailserver, zodat ze ook werken als Outlook dicht is. Klassiek Outlook downloadt die set regels elke keer dat je Start > Regels > Regels en waarschuwingen beheren opent. Is één regel in de set opgeslagen in een formaat dat het niet begrijpt, dan weigert het de hele set. De lijst blijft leeg, en de melding verschijnt één keer of, volgens sommige meldingen, wel tien keer bij elke start.
Er is niets verwijderd. De nieuwe Outlook en Outlook op het web lezen dezelfde regels zonder problemen, en dat is het eerste wat je moet controleren: staan je regels daar, dan heb je dit probleem en ben je geen regels kwijt.
Waarom het gebeurt
Volgens Microsofts beschrijving volgt de fout op wijzigingen aan regels in klassiek Outlook. De volgorde die Microsoft geeft, begint met een regel met de actie Een bureaubladmelding weergeven, waardoor de regel in een nieuwere versie wordt opgeslagen, gevolgd door latere bewerkingen of kopieën van regels. Microsoft zegt er ook bij dat dit misschien niet de enige oorzaak is. In de meldingen op het forum van Microsoft is de aanleiding bijna altijd de regel die het laatst is gemaakt of bewerkt voordat de fout begon.
Dit is een andere fout dan de melding dat een of meer regels niet naar de Exchange-server konden worden geüpload en zijn uitgeschakeld. Die betekent dat een regel alleen op de computer draait of dat het postvak over zijn regelquotum gaat. Dat staat in waarom Outlook-regels steeds uitschakelen (Engels).
Voordat je iets verwijdert
Elke oplossing hieronder verwijdert minstens één regel, dus noteer eerst wat je regels doen. Klassiek Outlook kan ze niet tonen zolang de fout er is, en de optie Regels exporteren exporteert alleen de lege lijst die het kan lezen. Open ze in plaats daarvan in Outlook op het web (Instellingen > E-mail > Regels) en schrijf de voorwaarden en acties van elke regel op, of maak van elke regel een schermafbeelding.
Oplossing 1: de nieuwste regel verwijderen in Outlook op het web
Dit is de oplossing die bij de meeste mensen die het meldden heeft gewerkt, en je andere regels blijven bestaan.
- Meld je aan bij Outlook op het web (of bij Outlook.com voor een persoonlijk account).
- Ga naar Instellingen > E-mail > Regels.
- Verwijder de regel die je het laatst hebt gemaakt of gewijzigd voordat de fout begon.
- Sluit klassiek Outlook helemaal af, open het opnieuw en open dan Regels en waarschuwingen beheren.
- Laadt de lijst nu wel, maak de verwijderde regel dan opnieuw aan in Outlook op het web, niet in klassiek Outlook.
Is de fout er nog, dan ligt het aan een andere regel. Verwijder de volgende nieuwste en start opnieuw. Zodra de lijst in klassiek Outlook laadt, maak je de verwijderde regels opnieuw aan op het web.
Oplossing 2: alle regels verwijderen en opnieuw toevoegen
Dit is de tijdelijke oplossing die Microsoft geeft, en die verhelpt de fout altijd, omdat er niets meer over is om verkeerd te lezen. Er zijn twee manieren:
- Op het web: verwijder in Outlook op het web onder Instellingen > E-mail > Regels alle regels.
- Met een opdracht: sluit klassiek Outlook, druk op Windows + R, typ
outlook.exe /cleanrulesen druk op Enter. Outlook start zonder regels.
/cleanrules verwijdert serverregels en regels die alleen op de computer draaien, en werkt op de postvakken in je Outlook-profiel. Opent het profiel ook een gedeeld of tweede postvak, controleer dan daarna de regels daarvan. E-mail en mappen blijven onaangeroerd.
Maak je regels daarna opnieuw aan vanuit je notities, waar het kan in Outlook op het web.
Wat niet helpt
- Snelle reparatie of onlinereparatie van Office. Wie beide op het forum van Microsoft probeerde, hield de fout. Het probleem zit in de regelgegevens in je postvak, niet in het geïnstalleerde programma.
- Regels opnieuw inschakelen of bewerken in klassiek Outlook. Het kan ze niet tonen, en juist door daar te bewerken is de kapotte regel meestal opgeslagen.
Voorkomen dat het terugkomt
- Maak en bewerk regels in Outlook op het web of de nieuwe Outlook. Die bieden alleen acties die de server kan uitvoeren, dus kunnen ze het soort regel dat deze fout veroorzaakt niet opslaan.
- Laat ‘Een bureaubladmelding weergeven’ weg, net als andere acties die alleen op de computer draaien, als je ze niet nodig hebt. Een regel met zo’n actie draait toch alleen zolang klassiek Outlook open is. Zie regels alleen op de client tegenover serverregels (Engels).
- Houd het aantal regels klein. Minder regels betekent minder om na te lopen als er één stukgaat, en minder gebruikt regelquotum van het postvak. Hoeveel Outlook-regels je kunt hebben (Engels) legt de grens uit.
Regels gaan stuk omdat een archiefsysteem van regels een verzameling instructies is die je steeds kloppend moet houden. Folder Suggest werkt andersom: het leest elke e-mail en stelt de juiste map voor uit de mappen die je al hebt, dus er is geen regelset die beschadigd kan raken. Het draait op je eigen computer, in klassiek Outlook, de nieuwe Outlook, Outlook op het web en op de Mac, en je kunt gratis beginnen.
Toevoegen aan OutlookVeelgestelde vragen
Ben ik mijn Outlook-regels kwijt?
Nee. De regels staan in je postvak op de server, en Outlook op het web en de nieuwe Outlook tonen ze nog gewoon. Regels die op de server draaien, blijven meestal mail archiveren terwijl de fout in beeld is. Alleen klassiek Outlook voor Windows kan ze niet lezen.
Verwijdert outlook.exe /cleanrules mijn e-mails?
Nee. Het verwijdert alleen regels, zowel de regels op de server als de regels die alleen op die computer draaien. Je e-mails en mappen blijven onaangeroerd. Noteer je regels eerst, want ze worden allemaal verwijderd.
Komt deze fout ook voor in de nieuwe Outlook?
Microsoft beschrijft het als een probleem van klassiek Outlook. De nieuwe Outlook en Outlook op het web lezen dezelfde regels zonder fout, en daarom zoek en verwijder je daar de regel die het veroorzaakt.
Waarom kwam de fout terug nadat ik hem had opgelost?
Waarschijnlijk is de regel die hem veroorzaakt opnieuw op dezelfde manier in klassiek Outlook gemaakt. Volgens Microsofts beschrijving volgt de fout op een regel met de actie ‘Een bureaubladmelding weergeven’ die daarna wordt bewerkt of gekopieerd. Maak regels in Outlook op het web, waar je geen acties kunt toevoegen die alleen op de computer draaien, en laat bureaubladmeldingen weg.