SimplyFile vs Folder Suggest: welke invoegtoepassing voor archiveren in Outlook past bij jou?
Zowel SimplyFile als Folder Suggest gebruikt AI om voor te stellen waar e-mails in Outlook horen. Maar ze gaan uit van verschillende ideeën over hoe AI moet werken, en die verschillen bepalen voor wie elk hulpmiddel geschikt is.
SimplyFile is een al lang bestaande invoegtoepassing voor archiveren in Outlook die leert van je archiveergeschiedenis, alleen op de Windows-desktop werkt en als jaarabonnement wordt verkocht. Folder Suggest gebruikt een taalmodel op je apparaat dat de inhoud van elke e-mail leest in plaats van je gewoonten te leren, werkt op Windows, Mac en Outlook op het web, en je begint gratis. Kies SimplyFile als je klassieke Outlook voor Windows gebruikt en een volwassen hulpmiddel wilt dat je met het toetsenbord bedient. Kies Folder Suggest als je ondersteuning op meerdere platforms nodig hebt, voorstellen wilt voor afzenders en projecten waarvoor je nog geen archiveergeschiedenis hebt, of wilt dat de inhoud van je e-mail op je apparaat blijft.
E-mails met de hand in Outlook-mappen archiveren lijkt een kleine taak, tot je de tijd echt optelt. Tientallen keren per dag slepen over tientallen mappen loopt snel op. SimplyFile (van TechHit) en Folder Suggest proberen dit allebei op te lossen door te voorspellen waar elke e-mail hoort, zodat je dat met één klik bevestigt.
Buiten dat gedeelde doel verschillen de twee hulpmiddelen behoorlijk: in hoe hun AI werkt, welke versies van Outlook ze ondersteunen, wat ze kosten en welke extra functies ze bieden. Deze vergelijking behandelt wat het zwaarst weegt.
Wat is SimplyFile?
SimplyFile is een Outlook-invoegtoepassing voor Windows van TechHit die al sinds midden jaren 2000 bestaat. Het gebruikt gedragsgebaseerde AI, wat betekent dat het leert van je archiveergeschiedenis. Elke keer dat je een e-mail naar een map verplaatst, legt SimplyFile die actie vast. Na verloop van tijd bouwt het een model van je gewoonten op en gebruikt het dat om te voorspellen waar nieuwe e-mails horen.
De werkwijze draait om het toetsenbord. Je selecteert een of meer e-mails, drukt op een sneltoets (of klikt op de SimplyFile-knop in het lint) en er verschijnt een klein venster met een voorgestelde map. Druk op Enter en de e-mail wordt verplaatst. Geen muis nodig. Voor wie liever op het toetsenbord blijft, is dat een echt snelle manier van werken.
SimplyFile heeft ook een aantal functies naast gewoon archiveren:
- Send & File. Als je een e-mail beantwoordt, archiveert SimplyFile het gesprek automatisch in één handeling.
- Archiveren per gesprek en per afzender. Archiveer alle e-mails in een gesprek, of alle e-mails van een afzender, in één keer.
- Berichten uitstellen en omzetten in taken. Beschikbaar in de Pro- en Ultimate-versie.
- Archiveergeschiedenis. Een doorzoekbaar overzicht van waar e-mails zijn gearchiveerd (Pro: 1 maand; Ultimate: langer).
SimplyFile draait volledig op je computer. Volgens de eigen documentatie van TechHit wordt de inhoud van e-mails niet naar de servers van TechHit of naar een andere externe dienst gestuurd.
De prijs werkt met een abonnement dat jaarlijks wordt gefactureerd: Standard kost $ 59,88 per jaar, Pro $ 95,88 per jaar en Ultimate $ 149,88 per jaar. Er is een gratis proefversie.
Werkt SimplyFile in de nieuwe Outlook?
Nee. Op de eigen helppagina van TechHit staat dat de producten van het bedrijf, SimplyFile inbegrepen, niet werken met de nieuwe Outlook voor Windows, en TechHit heeft geen datum voor ondersteuning aangekondigd (Do TechHit products work with the "New Outlook"?, Engelstalig, gecontroleerd in oktober 2026).
SimplyFile is een COM-invoegtoepassing voor klassieke Outlook voor Windows. De nieuwe Outlook, Outlook op het web en Outlook voor Mac draaien alleen webinvoegtoepassingen, dus dezelfde beperking geldt voor alle drie.
Ben je afhankelijk van SimplyFile, dan is de oplossing van TechHit om beide versies geïnstalleerd te houden: open het Startmenu, typ "Outlook" en kies Outlook (classic) als je met SimplyFile wilt archiveren. TechHit verwacht dat Microsoft klassieke Outlook tot minstens 2029 ondersteunt, dus die route blijft voorlopig werken. Is je organisatie overgestapt op de nieuwe Outlook, of werk je op een Mac of in de browser, dan heb je een webinvoegtoepassing nodig, zoals QuickFile365 (Engels) of Folder Suggest.
Wat is Folder Suggest?
Folder Suggest is een Outlook-invoegtoepassing met een semantische aanpak. In plaats van te leren van je eerdere archiveerbeslissingen leest het de inhoud van de e-mail die je bekijkt (afzender, onderwerp en tekst) en vergelijkt het die met een taalmodel op je apparaat met de e-mails die al in elk van je mappen staan.
Het resultaat is een gerangschikte lijst met mappen, geordend op hoe goed hun bestaande inhoud overeenkomt met de huidige e-mail. Er is geen inleerperiode. Geen archiveergeschiedenis nodig. De invoegtoepassing werkt direct na de installatie, zelfs in een gloednieuw Outlook-profiel.
Belangrijkste functies:
- Semantische AI. Begrijpt waar een e-mail over gaat, niet alleen wie hem stuurde of waar vergelijkbare e-mails eerder naartoe gingen.
- Verwerking op je apparaat. Het taalmodel draait volledig op je computer. Er wordt niets naar buiten gestuurd.
- Niets in te stellen. Geen configuratie, geen regels, geen inleerperiode. Werkt direct na de installatie.
- Ook verzonden e-mail. Archiveert de e-mails die je verstuurt net zo goed als de e-mails die je ontvangt, en koppelt verzonden e-mail aan de persoon naar wie je schreef.
- Veel e-mails tegelijk. Toont je Postvak IN of Verzonden items als lijst met bij elke e-mail een voorgestelde map, en archiveert alle zekere overeenkomsten met één klik, elk in de eigen map, met één keer ongedaan maken. In klassieke Outlook voor Windows kun je ook tot 25 e-mails selecteren en samen archiveren.
- Werkt in de nieuwe Outlook. Ondersteunt Outlook op het web, de nieuwe Outlook voor Windows en klassieke Outlook voor Windows.
- Gratis abonnement. 5 gearchiveerde e-mails per dag zonder kosten; Pro (€ 7,99 per maand) voor onbeperkt archiveren.
Eén ding doet Folder Suggest niet: e-mails automatisch archiveren zonder dat jij eraan te pas komt. Het doet een voorstel en jij bevestigt het. Er is geen tegenhanger van Send & File van SimplyFile: er wordt niets gearchiveerd op het moment dat je verstuurt, en verzonden e-mails archiveer je daarna, net als ontvangen e-mails. (Zoek je archiveren dat helemaal vanzelf gaat, dan vergelijkt onze gids over e-mails automatisch archiveren in Outlook (Engels) elke aanpak, regels inbegrepen.)
SimplyFile vs Folder Suggest: de vergelijking naast elkaar
| Functie | SimplyFile | Folder Suggest |
|---|---|---|
| AI-aanpak | Gedragsgebaseerd: leert van je archiveergeschiedenis | Semantisch: leest en begrijpt de inhoud van e-mails |
| Privacy / omgang met gegevens | Lokaal: niet naar de servers van TechHit gestuurd | Op je apparaat: niets verlaat je computer |
| Prijs | $ 59,88–$ 149,88 per jaar | Gratis abonnement: 5 gearchiveerde e-mails per dag; Pro € 7,99 per maand |
| Complexiteit van de installatie | Gemiddeld: Windows-installatieprogramma + .NET Framework | Laag: standaardinstallatie van een Outlook-invoegtoepassing |
| Werkt offline | ✓ Ja, volledig lokaal | ✓ Ja, zodra het model is gedownload |
| Ondersteunde Outlook-versies | Alleen klassieke Outlook voor Windows (2013–2024, M365) | Outlook op het web, nieuwe Outlook, klassieke Outlook |
| Ondersteuning voor Mac | ✗ Niet ondersteund | ✓ Ja (via Outlook op het web) |
| Training / inleerperiode nodig | Ja: heeft archiveergeschiedenis nodig om van te leren | Nee: werkt direct na de installatie |
| Archiveert verzonden e-mail | ✓ Ja | ✓ Ja: gekoppeld aan de ontvanger |
| Archiveert meerdere e-mails tegelijk | ✓ Ja: meerdere selecteren en dan archiveren | ✓ Ja: alle zekere overeenkomsten met één klik, elk in de eigen map |
| Send & File | ✓ Ja (alle versies) | ✗ Niet beschikbaar |
| Archiveren per gesprek en afzender | ✓ Ja (Pro en hoger) | ✗ Niet beschikbaar |
| Berichten uitstellen / omzetten in taken | ✓ Ja (Pro en hoger) | ✗ Niet beschikbaar |
| Leercurve | Laag: gewoon e-mails archiveren en het wordt beter | Geen: werkt direct |
De belangrijkste verschillen uitgelegd
Gedragsgebaseerde AI vs. semantische AI
De voorspellingen van SimplyFile zijn gebaseerd op wat je eerder hebt gedaan. Heb je e-mails van een bepaalde afzender of met een bepaald patroon in het onderwerp steeds in een specifieke map gezet, dan voorspelt SimplyFile die map opnieuw. Dat werkt heel goed zodra het genoeg geschiedenis heeft om van te leren, meestal na een paar weken regelmatig gebruik.
De beperking is het koudestartprobleem: SimplyFile heeft archiveergeschiedenis nodig voordat het bruikbare voorspellingen kan doen. In een nieuw Outlook-profiel, een nieuwe mappenstructuur of bij soorten e-mail die je nog niet eerder hebt gehad, heeft het weinig om op af te gaan.
De voorspellingen van Folder Suggest zijn gebaseerd op overeenkomst in inhoud. Het vergelijkt waar een e-mail over gaat met de e-mails die al in elke map staan. Een e-mail over de aftrap van een project past bij een map "Projectnaam", ook als je nooit eerder een vergelijkbare e-mail hebt ontvangen, zolang die map verwante e-mails bevat om mee te vergelijken. Geen eerdere archiveerbeslissingen nodig.
Ondersteunde platforms
Dit is in de praktijk een van de verschillen met de grootste gevolgen. SimplyFile is een Windows-toepassing die inhaakt op klassieke Outlook voor Windows. Het werkt niet met de nieuwe Outlook voor Windows, Outlook op het web of Outlook voor Mac. Stapt je organisatie over op de nieuwe Outlook, die Microsoft op Windows 11 als standaard naar voren schuift, dan blijft SimplyFile alleen werken voor wie klassieke Outlook ernaast geïnstalleerd houdt.
Folder Suggest is gebouwd als standaard Outlook-invoegtoepassing en draait in alle drie de belangrijkste omgevingen: Outlook op het web, de nieuwe Outlook voor Windows en klassieke Outlook voor Windows. Op een Mac werkt het via Outlook op het web.
Kosten
De Standard-versie van SimplyFile begint bij $ 59,88 per jaar per gebruiker. Voor een team van tien is dat ongeveer $ 600 per jaar, alleen voor het archiveren van e-mail. De volledige Ultimate-versie kost $ 149,88 per jaar per gebruiker.
Folder Suggest heeft een gratis abonnement waarop je zo lang kunt blijven als je wilt, en Pro kost een vast bedrag van € 7,99 per maand (€ 79 per jaar). Qua prijs zit dat tussen de Standard- en de Ultimate-versie van SimplyFile in. Het verschil is dat je het kunt uitproberen, en voor af en toe archiveren kunt blijven gebruiken, zonder iets te betalen.
Extra functies
SimplyFile kan meer. Send & File springt het meest in het oog: als je een e-mail beantwoordt, kun je het hele gesprek in dezelfde handeling archiveren. Voor advocaten, accountants of iedereen die tijd schrijft op cliëntdossiers en elke e-mail in de juiste map nodig heeft, is dat een merkbare tijdwinst.
Met SimplyFile kun je ook een heel gesprek in één keer archiveren, berichten uitstellen tot later en e-mails omzetten in taken of agenda-afspraken. Die functies hebben niets met mapvoorspelling te maken, maar maken het tot een breder hulpmiddel voor e-mailbeheer.
Folder Suggest richt zich op archiveren. Het stelt voor elke e-mail een map voor, ontvangen of verzonden, en archiveert één e-mail of veel tegelijk. Een heel gesprek of alles van één afzender archiveren in één handeling kan het niet, een antwoord archiveren op het moment dat je het verstuurt ook niet, en het heeft geen functies om uit te stellen of taken te maken. Heb je die mogelijkheden nodig, dan heeft SimplyFile een duidelijk voordeel.
Voor wie is SimplyFile de betere keuze?
SimplyFile past beter bij je als:
- je klassieke Outlook voor Windows gebruikt en niet van plan bent over te stappen op de nieuwe Outlook
- Send & File belangrijk voor je is: elk antwoord archiveren in dezelfde handeling waarmee je het verstuurt
- je al een flinke archiveergeschiedenis hebt waar SimplyFile van kan leren
- werken met het toetsenbord belangrijk is voor je snelheid
- je een vollediger hulpmiddel voor e-mailbeheer wilt, niet alleen mapvoorstellen
- je veel e-mail verwerkt en de productiviteitswinst een abonnement rechtvaardigt
Voor wie is Folder Suggest de betere keuze?
Folder Suggest past beter bij je als:
- je Outlook op het web, de nieuwe Outlook voor Windows of Outlook voor Mac gebruikt
- je een gratis abonnement wilt, met een voordelig Pro-abonnement en een lagere prijs per gebruiker voor teams
- je een nieuw profiel inricht, of onlangs je mappenstructuur hebt omgegooid
- voorstellen op basis van waar een e-mail over gaat voor jou zwaarder wegen dan eerdere archiveerpatronen
- je een eenvoudige installatie wilt, zonder extra Windows-software of framework
- je een vol Postvak IN of volle Verzonden items snel wilt opruimen, door alle zekere overeenkomsten met één klik te archiveren
- je veel e-mail krijgt over nieuwe onderwerpen of van nieuwe afzenders, waar gedragsgebaseerde AI nog geen raad mee zou weten
Conclusie
SimplyFile is een volwassen hulpmiddel met een goede naam en een trouwe aanhang onder ervaren gebruikers van klassieke Outlook voor Windows. De werkwijze via het toetsenbord, Send & File en het archiveren van hele gesprekken zijn echt nuttig, vooral voor professionals die elk antwoord al bij het versturen gearchiveerd willen hebben. Voor veel gebruikers is de abonnementsprijs de grootste drempel.
Folder Suggest is de toegankelijkere keuze: je begint gratis, het past bij de richting waarin Outlook zich ontwikkelt (de nieuwe Outlook en het web) en het is meteen bruikbaar, zonder dat je eerst archiveergeschiedenis hoeft op te bouwen. Het richt zich op één ding, en het gratis abonnement dekt 5 gearchiveerde e-mails per dag.
Gebruik je klassieke Outlook voor Windows en heb je Send & File nodig, dan is SimplyFile het overwegen waard. Voor alle anderen, vooral wie de nieuwe Outlook gebruikt of een gratis SimplyFile-alternatief zoekt, is Folder Suggest een sterke optie.
Veelgestelde vragen
Werkt SimplyFile met de nieuwe Outlook?
Nee. TechHit zegt dat zijn producten niet werken met de nieuwe Outlook voor Windows en heeft geen datum genoemd. Je kunt SimplyFile blijven gebruiken door klassieke Outlook naast de nieuwe Outlook te gebruiken.
Werkt SimplyFile op een Mac of in Outlook op het web?
Nee. SimplyFile draait alleen in klassieke Outlook voor Windows. Op een Mac of in de browser heb je een webinvoegtoepassing nodig, die in elke versie van Outlook draait.
Wat is een SimplyFile-alternatief voor de nieuwe Outlook?
Elke invoegtoepassing voor archiveren die als webinvoegtoepassing is gebouwd, draait in de nieuwe Outlook, in Outlook op het web en op een Mac. Folder Suggest en QuickFile365 doen dat allebei. Folder Suggest stelt mappen voor op basis van de inhoud van de e-mail, zonder dat er archiveergeschiedenis nodig is, en heeft een gratis abonnement; QuickFile365 is een betaalde invoegtoepassing met een gratis proefperiode.
Op zoek naar een alternatief voor SimplyFile waarmee je gratis begint? Folder Suggest werkt in de nieuwe Outlook, Outlook op het web, klassieke Outlook en Outlook voor Mac, met een gratis abonnement (5 gearchiveerde e-mails per dag) en een voordelig Pro-abonnement. Bekijk hoe het werkt.
Toevoegen aan Outlook