SimplyFile oder Folder Suggest: Welches Outlook-Add-In passt zu Ihnen?
SimplyFile und Folder Suggest schlagen beide mit KI vor, in welchen Outlook-Ordner eine E-Mail gehört. Sie beruhen aber auf unterschiedlichen Vorstellungen davon, wie diese KI arbeiten soll — und diese Unterschiede entscheiden, für wen welches Werkzeug das richtige ist.
SimplyFile ist ein seit Langem etabliertes Ablage-Add-In für Outlook: Es lernt aus Ihrer bisherigen Ablage, läuft ausschließlich auf dem Windows-Desktop und wird als Abonnement verkauft. Folder Suggest nutzt ein Sprachmodell direkt auf Ihrem Gerät, das den Inhalt jeder E-Mail liest, statt Ihre Gewohnheiten zu lernen; es läuft unter Windows, auf dem Mac und in Outlook im Web und ist zum Einstieg kostenlos. Nehmen Sie SimplyFile, wenn Sie das klassische Outlook für Windows nutzen und ein ausgereiftes, tastaturorientiertes Werkzeug möchten. Nehmen Sie Folder Suggest, wenn Sie plattformübergreifend arbeiten, Vorschläge auch für Absender und Projekte brauchen, zu denen es noch keine Ablagehistorie gibt, oder wenn Ihre E-Mail-Inhalte auf Ihrem Gerät bleiben sollen.
E-Mails von Hand in Outlook-Ordner einzusortieren ist eine dieser Aufgaben, die unbedeutend wirken, bis man die Zeit zusammenrechnet. Ziehen und Ablegen über Dutzende Ordner, Dutzende Male am Tag — das summiert sich schnell. SimplyFile (von TechHit) und Folder Suggest lösen das beide, indem sie vorhersagen, wohin eine E-Mail gehört, sodass Sie den Vorschlag mit einem Klick bestätigen können.
Über dieses gemeinsame Ziel hinaus unterscheiden sich die beiden Werkzeuge allerdings deutlich: darin, wie ihre KI funktioniert, welche Outlook-Versionen sie unterstützen, was sie kosten und welche Zusatzfunktionen sie mitbringen. Dieser Vergleich behandelt, worauf es dabei ankommt.
Was ist SimplyFile?
SimplyFile ist ein Outlook-Add-In für Windows, entwickelt von TechHit, das es seit Mitte der 2000er-Jahre gibt. Es arbeitet mit verhaltensbasierter KI — es lernt also aus Ihrer bisherigen Ablage. Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail in einen Ordner verschieben, hält SimplyFile das fest. Mit der Zeit entsteht daraus ein Modell Ihrer Gewohnheiten, mit dem das Add-In vorhersagt, wohin neue E-Mails gehören.
Der Arbeitsablauf ist auf die Tastatur ausgelegt. Sie markieren eine oder mehrere E-Mails, drücken ein Tastenkürzel (oder klicken die SimplyFile-Schaltfläche im Menüband an), und ein kleines Fenster zeigt einen Ordnervorschlag. Ein Druck auf die Eingabetaste verschiebt die E-Mail. Ganz ohne Maus. Wer lieber auf der Tastatur bleibt, arbeitet damit wirklich schnell.
SimplyFile bringt außerdem einige Funktionen mit, die über das reine Ablegen hinausgehen:
- Senden und Ablegen. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, legt SimplyFile die Konversation in einem Schritt automatisch ab.
- Ablage nach Konversation und Absender. Legen Sie alle E-Mails eines Verlaufs oder alle E-Mails eines Absenders auf einmal ab.
- Nachrichten zurückstellen und in Aufgaben umwandeln. Verfügbar in den Stufen Pro und Ultimate.
- Ablageverlauf. Ein durchsuchbares Archiv darüber, wohin E-Mails abgelegt wurden (Stufe Ultimate, ein Jahr Aufbewahrung).
SimplyFile läuft vollständig auf Ihrem Rechner. Laut der Dokumentation von TechHit werden E-Mail-Inhalte weder an TechHit-Server noch an einen anderen externen Dienst übertragen.
Abgerechnet wird im Abonnement, jährlich: Standard für 59,88 $ pro Jahr, Pro für 95,88 $ pro Jahr und Ultimate für 149,88 $ pro Jahr. Eine kostenlose Testphase gibt es ebenfalls.
Was ist Folder Suggest?
Folder Suggest verfolgt einen semantischen Ansatz. Statt aus Ihren früheren Ablageentscheidungen zu lernen, liest das Add-In den Inhalt der E-Mail, die Sie gerade geöffnet haben — Absender, Betreff und Text — und vergleicht ihn mithilfe eines Sprachmodells auf Ihrem Gerät mit den E-Mails, die bereits in Ihren Ordnern liegen.
Das Ergebnis ist eine sortierte Liste von Ordnern, geordnet danach, wie gut ihr vorhandener Inhalt zur aktuellen E-Mail passt. Es gibt keine Einlernphase und es wird keine Ablagehistorie benötigt. Das Add-In funktioniert unmittelbar nach der Installation, selbst in einem brandneuen Outlook-Profil.
Die wichtigsten Funktionen:
- Semantische KI. Versteht, worum es in einer E-Mail geht — nicht nur, wer sie geschickt hat oder wohin ähnliche E-Mails früher gewandert sind.
- Verarbeitung auf dem Gerät. Das Sprachmodell läuft vollständig auf Ihrem Rechner. Es wird nichts nach außen übertragen.
- Keine Einrichtung nötig. Keine Konfiguration, keine Regeln, keine Einlernphase. Funktioniert sofort nach der Installation.
- Läuft im neuen Outlook. Unterstützt Outlook im Web, das neue Outlook für Windows und das klassische Outlook für Windows.
- Kostenloser Tarif. 5 abgelegte E-Mails pro Tag kostenlos; Pro (4,99 €/Monat) ohne Begrenzung.
Das Einzige, was Folder Suggest nicht tut: E-Mails ohne Ihr Zutun automatisch ablegen. Es macht einen Vorschlag, Sie bestätigen ihn. Ein Gegenstück zu SimplyFiles „Senden und Ablegen“ gibt es nicht, und gesendete Elemente rührt es nicht an. (Wenn Sie Automatisierung ganz ohne Zutun suchen, vergleicht unser Leitfaden zum automatischen Verschieben von E-Mails in Outlook alle Ansätze, Regeln eingeschlossen.)
SimplyFile vs. Folder Suggest: der direkte Vergleich
| Merkmal | SimplyFile | Folder Suggest |
|---|---|---|
| KI-Ansatz | Verhaltensbasiert — lernt aus Ihrer Ablagehistorie | Semantisch — liest und versteht den E-Mail-Inhalt |
| Datenschutz / Datenverarbeitung | Lokal — keine Übertragung an TechHit-Server | Auf dem Gerät — nichts verlässt Ihren Rechner |
| Preis | 59,88–149,88 $ pro Jahr | Kostenlos |
| Aufwand bei der Einrichtung | Mittel — Windows-Installer und .NET Framework | Gering — normale Outlook-Add-In-Installation |
| Funktioniert offline | ✓ Ja — vollständig lokal | ✓ Ja, sobald das Modell geladen ist |
| Unterstützte Outlook-Versionen | Nur klassisches Outlook für Windows (2013–2021, M365) | Outlook im Web, neues Outlook, klassisches Outlook |
| Mac-Unterstützung | ✗ Nicht unterstützt | ✓ Ja (über Outlook im Web) |
| Einlernphase nötig | Ja — braucht eine Ablagehistorie zum Lernen | Nein — funktioniert sofort nach der Installation |
| Senden und Ablegen | ✓ Ja (alle Stufen) | ✗ Nicht verfügbar |
| Ablage nach Konversation und Absender | ✓ Ja (ab Pro) | ✗ Nicht verfügbar |
| Zurückstellen / Umwandeln in Aufgaben | ✓ Ja (ab Pro) | ✗ Nicht verfügbar |
| Einarbeitung | Gering — einfach ablegen, es wird besser | Keine — funktioniert sofort |
Die wichtigsten Unterschiede im Detail
Verhaltensbasierte gegen semantische KI
Die Vorhersagen von SimplyFile beruhen darauf, was Sie zuvor getan haben. Haben Sie E-Mails eines bestimmten Absenders oder mit einem bestimmten Betreffmuster konsequent in einen bestimmten Ordner verschoben, schlägt SimplyFile diesen Ordner wieder vor. Das funktioniert sehr gut, sobald genügend Historie zum Lernen vorliegt — typischerweise nach einigen Wochen regelmäßiger Nutzung.
Die Grenze ist das Kaltstartproblem: SimplyFile braucht eine Ablagehistorie, bevor es brauchbare Vorhersagen treffen kann. In einem frischen Outlook-Profil, bei einer neuen Ordnerstruktur oder bei E-Mail-Arten, die Ihnen bisher nicht begegnet sind, hat es wenig, worauf es sich stützen könnte.
Die Vorhersagen von Folder Suggest beruhen auf inhaltlicher Ähnlichkeit. Verglichen wird, worum es in einer E-Mail geht, mit den E-Mails, die bereits in den einzelnen Ordnern liegen. Eine E-Mail zum Auftakt eines Projekts passt zum Ordner „Projektname“, auch wenn Sie nie zuvor eine ähnliche E-Mail bekommen haben — vorausgesetzt, im Ordner liegen thematisch verwandte E-Mails zum Abgleich. Frühere Ablageentscheidungen sind dafür nicht nötig.
Unterstützte Plattformen
Das ist einer der praktisch folgenreichsten Unterschiede. SimplyFile ist eine Windows-Anwendung, die sich in das klassische Outlook für Windows einklinkt. Mit dem neuen Outlook für Windows, mit Outlook im Web oder mit Outlook für Mac funktioniert es nicht. Wenn Ihre Organisation auf das neue Outlook umstellt — das Microsoft unter Windows 11 als Standard vorantreibt — hört SimplyFile auf zu arbeiten.
Folder Suggest ist als reguläres Outlook-Add-In gebaut und läuft in allen drei wichtigen Umgebungen: Outlook im Web, neues Outlook für Windows und klassisches Outlook für Windows. Über Outlook im Web funktioniert es auch auf dem Mac.
Kosten
Die Stufe Standard von SimplyFile beginnt bei 59,88 $ pro Jahr und Nutzer. Für ein Team von zehn Personen sind das rund 600 $ im Jahr, nur für die E-Mail-Ablage. Die voll ausgestattete Stufe Ultimate kostet 149,88 $ pro Jahr und Nutzer.
Folder Suggest hat einen kostenlosen Tarif, und Pro kostet pauschal 4,99 € pro Monat und Nutzer — deutlich weniger als die Preise pro Arbeitsplatz bei SimplyFile.
Zusatzfunktionen
SimplyFile kann mehr. „Senden und Ablegen“ ist die auffälligste Funktion: Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, legen Sie im selben Schritt die gesamte Konversation ab. Für Anwältinnen, Steuerberater oder alle, die Zeit auf Mandate abrechnen und jede E-Mail im richtigen Ordner brauchen, ist das ein spürbarer Gewinn.
Mit SimplyFile lässt sich außerdem ein ganzer Verlauf auf einmal ablegen, Nachrichten lassen sich zurückstellen und in Aufgaben oder Kalendereinträge umwandeln. Diese Funktionen haben mit Ordnervorhersage nichts zu tun, machen es aber zu einem breiteren Werkzeug für die E-Mail-Verwaltung.
Folder Suggest konzentriert sich ausschließlich darauf vorzuschlagen, wohin die E-Mail gehört, die Sie gerade lesen. Es rührt gesendete Elemente nicht an, legt keine Verläufe im Stapel ab und bietet weder Zurückstellen noch Aufgaben. Wenn Sie diese Funktionen brauchen, ist SimplyFile klar im Vorteil.
Für wen ist SimplyFile die richtige Wahl?
SimplyFile passt besser, wenn:
- Sie das klassische Outlook für Windows nutzen und keinen Wechsel zum neuen Outlook planen
- Ihnen „Senden und Ablegen“ wichtig ist — gesendete Elemente zusammen mit der Antwort in einem Schritt ablegen
- Sie eine gewachsene Ablagehistorie haben, aus der SimplyFile lernen kann
- tastaturgesteuertes Arbeiten für Ihr Tempo entscheidend ist
- Sie ein umfassenderes Werkzeug zur E-Mail-Verwaltung möchten, nicht nur Ordnervorschläge
- Sie sehr viele E-Mails bearbeiten und der Zeitgewinn ein Abonnement rechtfertigt
Für wen ist Folder Suggest die richtige Wahl?
Folder Suggest passt besser, wenn:
- Sie Outlook im Web, das neue Outlook für Windows oder Outlook für Mac nutzen
- Sie einen kostenlosen Tarif und einen günstigen Pauschalpreis statt Abrechnung pro Arbeitsplatz möchten
- Sie ein neues Profil einrichten oder Ihre Ordnerstruktur gerade umgebaut haben
- Ihnen Vorschläge auf Basis des Inhalts wichtiger sind als frühere Ablagemuster
- Sie eine einfache Installation ohne zusätzliche Windows-Software oder Frameworks möchten
- Sie viele E-Mails zu neuen Themen oder von neuen Absendern erhalten, mit denen eine verhaltensbasierte KI noch nichts anfangen kann
Fazit
SimplyFile ist ein ausgereiftes, angesehenes Werkzeug mit einer treuen Anhängerschaft unter erfahrenen Nutzerinnen und Nutzern des klassischen Outlook für Windows. Der tastaturorientierte Ablauf, „Senden und Ablegen“ und die Ablage ganzer Verläufe sind wirklich nützlich — besonders für Berufe, in denen jede E-Mail am richtigen Platz liegen muss, gesendete eingeschlossen. Für viele ist der Abopreis die entscheidende Hürde.
Folder Suggest ist die zugänglichere Wahl: kostenlos im Einstieg, kompatibel mit der Richtung, in die sich Outlook entwickelt (neues Outlook und Web), und sofort nützlich, ohne dass erst eine Ablagehistorie entstehen muss. Es macht eine Sache — und verlangt dafür kein Geld.
Wenn Sie das klassische Outlook für Windows nutzen und „Senden und Ablegen“ brauchen, lohnt sich ein Blick auf SimplyFile. Für alle anderen — besonders für alle, die das neue Outlook verwenden oder eine kostenlose SimplyFile-Alternative suchen — ist Folder Suggest eine starke Option.
Sie suchen eine kostenlose Alternative zu SimplyFile? Folder Suggest läuft im neuen Outlook, in Outlook im Web, im klassischen Outlook und in Outlook für Mac — mit kostenlosem Tarif und günstigem Pro-Preis.
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