Outlook-Ordner erstellen: Anleitung für jede Version (2026)
Ordner sind der einfachste Weg, einen überquellenden Posteingang wieder auffindbar zu machen. Einen anzulegen dauert ein paar Klicks — aber die Schritte unterscheiden sich je nachdem, welches Outlook Sie nutzen. Diese Anleitung deckt alle ab.
Um in Outlook einen Ordner zu erstellen, klicken Sie im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen und wählen Neuen Ordner erstellen (neues Outlook) beziehungsweise Neuer Ordner (klassisches Outlook). Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste. Die genauen Schritte unterscheiden sich je nach Version. Die folgenden Abschnitte behandeln das neue Outlook für Windows, das klassische Outlook, Outlook im Web, Mac und Handy.
Kurzübersicht: Ordner erstellen in jeder Outlook-Version
| Outlook-Version | So erstellen Sie einen Ordner |
|---|---|
| Neues Outlook für Windows | Rechtsklick auf den Kontonamen → Neuen Ordner erstellen → Namen eingeben → Eingabetaste |
| Klassisches Outlook für Windows | Rechtsklick im Ordnerbereich → Neuer Ordner → Namen eingeben → Eingabetaste (oder Strg+Umschalt+E) |
| Outlook im Web | In der Ordnerliste nach unten scrollen → Neuen Ordner erstellen → Namen eingeben → Eingabetaste |
| Outlook für Mac | Rechtsklick auf Konto oder Ordner → Neuer Ordner → Namen eingeben → Eingabetaste |
| Outlook auf dem Handy (iOS/Android) | Ordnerbereich öffnen → Ordner hinzufügen oder + antippen → Namen eingeben → bestätigen |
Neues Outlook für Windows
Die neue Outlook-App ist seit dem Rollout durch Microsoft ab 2024 die Standardversion — das ist also das, was die meisten heute vor sich haben.
- Öffnen Sie die neue Outlook-Desktop-App und stellen Sie sicher, dass E-Mail ausgewählt ist.
- Klicken Sie im Ordnerbereich links mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen (oder fahren Sie mit der Maus darüber und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü Weitere Optionen).
- Wählen Sie Neuen Ordner erstellen.
- Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Klassisches Outlook für Windows
Wenn Ihr Outlook oben noch ein Menüband hat, arbeiten Sie mit dem klassischen Outlook.
- Klicken Sie im Ordnerbereich links mit der rechten Maustaste auf die Stelle, an der der Ordner entstehen soll (für einen Ordner auf oberster Ebene auf Ihre E-Mail-Adresse).
- Wählen Sie Neuer Ordner.
- Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Mit Strg+Umschalt+E öffnen Sie das Dialogfeld Neuer Ordner auch direkt. Dort können Sie vor dem Anlegen noch den Ordnertyp und den übergeordneten Ordner festlegen.
Outlook im Web (Outlook.com)
- Melden Sie sich unter outlook.com an.
- Scrollen Sie in der Ordnerliste links ganz nach unten und klicken Sie auf Neuen Ordner erstellen.
- Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Outlook für Mac
- Klicken Sie im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf Ihr Konto oder einen vorhandenen Ordner.
- Wählen Sie Neuer Ordner.
- Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Outlook auf dem Handy (iPhone und Android)
Wie Sie auf dem Handy Ordner anlegen, hängt von der App-Version und der Kontoart ab.
- Öffnen Sie die Outlook-App und tippen Sie auf Ihr Profil- oder Postfachsymbol, um den Ordnerbereich zu öffnen.
- Suchen Sie nach Ordner hinzufügen, einem Plus (+) oder einem Drei-Punkte-Menü.
- Geben Sie einen Namen ein und bestätigen Sie mit einem Tipp.
Fehlt die Option, legen Sie den Ordner in Outlook im Web oder in der Desktop-App an. Er wird automatisch auf das Handy synchronisiert.
Unterordner in Outlook erstellen
Ein Unterordner liegt innerhalb eines vorhandenen Ordners. Das Vorgehen ist in allen Versionen gleich — nur klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den übergeordneten Ordner statt auf Ihren Kontonamen und wählen Neuen Unterordner erstellen (im klassischen Outlook: Neuer Ordner). Der Unterordner erscheint eingerückt darunter.
Verschachteln Sie höchstens ein bis zwei Ebenen tief. Darüber hinaus verbringen Sie mehr Zeit mit Navigieren als mit Finden. Wenn Ihr Ordnerbaum zu tief wird, finden Sie in unserem Leitfaden zum Organisieren von Outlook-Ordnern Vorlagen für flachere, praktischere Strukturen.
E-Mails in den neuen Ordner verschieben
Sobald der Ordner existiert, gibt es im Wesentlichen drei Wege, E-Mails abzulegen:
- Ziehen und Ablegen — ziehen Sie eine E-Mail aus der Nachrichtenliste auf den Ordner in der Seitenleiste.
- Rechtsklick → Verschieben — klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, wählen Sie Verschieben und dann den Ordner.
- Tastenkombination — im neuen Outlook öffnen Sie mit Strg+Umschalt+V das Verschieben-Dialogfeld und suchen den Ordner über seinen Namen.
Wer es freihändig mag: Outlook-Regeln verschieben E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, automatisch. Die Abwägungen dazu stehen in unserem Vergleich Outlook-Regeln und ihre Alternativen.
Tipps für eine Ordnerstruktur, die nützlich bleibt
- Bilden Sie ab, wie Sie tatsächlich arbeiten. Ordner nach Mandant, Projekt oder Verantwortungsbereich überleben clevere Kategoriensysteme meist deutlich länger.
- Heften Sie an, was Sie täglich brauchen. Rechtsklick auf einen Ordner und Zu Favoriten hinzufügen setzt ihn an den oberen Rand der Seitenleiste.
- Archivieren statt horten. Verschieben Sie alte Referenzpost ins Archiv, um die aktive Liste kurz zu halten, ohne etwas zu löschen.
- Nutzen Sie Regeln für das Offensichtliche. Newsletter und automatische Berichte lassen sich direkt bei Ankunft einsortieren. Im neuen Outlook und im Web gehen Sie dazu auf Einstellungen > E-Mail > Regeln. Mehr dazu in unserem Beitrag E-Mails in Outlook automatisch verschieben.
Wenn das Ablegen trotzdem lästig bleibt
Ordner lösen das Speicherproblem — aber nicht die tägliche Entscheidung, in welchen Ordner eine bestimmte E-Mail gehört. Bei Dutzenden von Ordnern bremst Sie genau diese Wahl jedes Mal aus.
Folder Suggest ist ein Outlook-Add-In, das mit semantischer KI direkt auf dem Gerät den passenden Zielordner für eine E-Mail vorschlägt und sie mit einem Klick dorthin verschiebt. Es liest die Nachricht und Ihre vorhandenen Ordnernamen lokal auf Ihrem Rechner — der Inhalt der E-Mail verlässt Ihr Gerät nicht. Es arbeitet mit der Ordnerstruktur, die Sie nach den obigen Schritten aufbauen, braucht keine Einrichtung und keine Regeln und ist zum Einstieg kostenlos.
Die Installation aus dem Microsoft Marketplace dauert unter einer Minute. Es läuft im neuen Outlook für Windows, im klassischen Outlook und in Outlook im Web.
Müde von der Frage, in welchen Ordner jede E-Mail gehört? Folder Suggest schlägt den passenden Ordner per KI vor und verschiebt die E-Mail mit einem Klick — kostenlos, privat und ohne Regeln, die gepflegt werden müssen.
Zu Outlook hinzufügenHäufige Fragen
Warum finde ich die Option zum Erstellen eines Ordners in Outlook nicht?
Die Option liegt je nach Outlook-Version an einer anderen Stelle. Im neuen Outlook für Windows klicken Sie mit der rechten Maustaste im Ordnerbereich auf Ihren Kontonamen und wählen Neuen Ordner erstellen. Im klassischen Outlook klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Neuer Ordner. Falls die Schritte für das neue Outlook nicht greifen, schalten Sie über den Umschalter zurück zum klassischen Outlook — oder klicken Sie auf Ihren Kontonamen statt auf den Posteingang.
Was ist der Unterschied zwischen einem Ordner und einer Kategorie?
Ein Ordner speichert die E-Mail physisch an einem Ort. Eine Kategorie ist eine farbige Markierung, die die E-Mail dort belässt, wo sie ist. Nutzen Sie Ordner für die Ablage und Kategorien für übergreifende Markierungen wie „Wiedervorlage“ oder „Dringend“.
Wohin verschwinden gelöschte Ordner in Outlook?
Gelöschte Ordner landen im Ordner Gelöschte Elemente und lassen sich von dort wiederherstellen, solange dieser Ordner nicht geleert wurde.
Werden Outlook-Ordner auf allen Geräten synchronisiert?
Ja, solange Sie dasselbe Konto verwenden. Ein am Desktop erstellter Ordner erscheint auch in Outlook im Web und auf dem Handy, meist innerhalb einer Minute.
Kann ich Ordner in Outlook neu anordnen?
Im neuen Outlook für Windows können Sie Ordner in der Seitenleiste nach oben und unten ziehen. Für eine alphabetische Sortierung gehen Sie auf Ansicht > Layout > Ordnerbereich und wählen Ordner von A bis Z sortieren.
Welche Tastenkombination erstellt einen Ordner in Outlook?
Im klassischen Outlook für Windows öffnet Strg+Umschalt+E das Dialogfeld Neuer Ordner. Diese Tastenkombination gibt es im neuen Outlook und in Outlook im Web nicht.